Tổ chức khai trương khách sạn là sự kiện đánh dấu tên tuổi, thương hiệu và tạo cơ hội giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến với khách hàng, đối tác. Đó là lý do, ban quản lý khách sạn luôn chú trọng đầu tư, mang đến một buổi lễ khai trương hoành tráng với không khí tưng bừng, náo nhiệt cùng các tiết mục văn nghệ đặc sắc. Để làm được điều này, cần chuẩn bị những gì, kế hoạch tổ chức ra sao, cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu ngay nhé.
Kế hoạch tổ chức khai trương khách sạn
Việc lên kế hoạch tổ chức khai trương khách sạn chi tiết không chỉ đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và còn giúp ban quản lý khách sạn tính toán được chi phí bỏ ra, loại bỏ một số rủi ro không đáng có.
Một số hạng mục cần chú trọng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức khai trương khách sạn bao gồm:
- Xác định thời gian khai trương khách sạn.
- Lên phương án truyền thông giúp quảng bá thương hiệu một cách hoàn hảo.
- Chuẩn bị lễ vật, nghi lễ cúng khai trương.
- Lên kế hoạch tổ chức minigame, tiết mục văn nghệ lồng ghép giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.
- Lên danh sách khách mời, in ấn thiệp mời, chuẩn bị quà tặng, set up chỗ ngồi hợp lý.
- Khảo sát địa điểm diễn ra lễ khai trương, quản lý rủi ro gặp phải và đưa ra hướng backup tốt nhất.
- Thiết kế banner, standee và sắp xếp vị trí trưng bày.
- Lên danh sách thiết bị, dụng cụ cần thiết như âm thanh, ánh sáng, thảm đỏ, bục phát biểu, sân khấu, dù che, quạt, bàn ghế, rối hơi…
- Xác định chủ đề hướng đến để lên kế hoạch trang trí sân khấu cũng như không gian buổi lễ.
- Lắp đặt, trang trí không gian bên ngoài sự kiện khai trương khách sạn.
- Lên kế hoạch thiết kế backdrop, sân khấu hoành tráng.
- Lên kế hoạch bố trí nhân sự, MC, lễ tân, nhân viên hậu cần tại các khu vực phù hợp nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
- Lên kế hoạch bàn tiệc, menu, quầy teabreak phù hợp với sở thích của khách mời.
Các lưu ý khi tổ chức khai trương cho khách sạn
Buổi lễ tổ chức khai trương cho khách sạn thường diễn ra trong không gian sang trọng, đẳng cấp và đối tượng khách mời hướng đến là những người lịch thiệp, văn minh nên từ khâu chuẩn bị, lên kế hoạch cho đến khâu kết thúc chương trình phải thật hoàn mỹ, chỉnh chu. Đặc biệt, ban quản lý khách sạn phải chú trọng đến một số lưu ý và rủi ro như sau.
Lưu ý khi tổ chức khai trương khách sạn
Để quá trình tổ chức khai trương khách sạn diễn ra đúng kịch bản, kế hoạch từ trước thì cần lưu ý một số vấn đề:
- Có mục tiêu chi tiết: Cần xác định chính xác mục tiêu hướng đến là gì? Số lượng khách hàng tiếp cận được bao nhiêu? Khả năng nhận diện thương hiệu như thế nào? Từ đó, lên kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra.
- Công tác hậu cần: Đây là yếu tố quan trọng giúp buổi lễ tổ chức khai trương cho khách sạn diễn ra thuận lợi, đúng kịch bản. Từ đội ngũ nhân sự như MC, lễ tân, PG cho đến thiết bị dụng cụ như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, thảm đỏ, bộ cắt băng khai trương… đều phải lên kế hoạch chi tiết về số lượng, bố trí sắp xếp khoa học, đầy đủ nhất.
- Dự trù chi phí: Việc xác định được khoảng ngân sách cho phép sẽ giúp ban quản lý khách sạn lên kế hoạch cụ thể, quyết định hạng mục có thể thực hiện và tránh vấn đề phát sinh chi phí trong quá trình diễn ra sự kiện khai trương khách sạn.
- Tổ chức minigame phù hợp: Minigame góp phần khuấy động không khí, tạo cảm giác vui vẻ thoải mái cho khách mời và có thể lồng ghép sản phẩm, dịch vụ của khách sạn vào một cách khéo léo như phần thưởng nhận được khi thắng là voucher giảm giá, ưu đãi khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
- Giới thiệu dịch vụ của khách sạn: Trong buổi lễ khai trương nên chú trọng đến hạng mục giới thiệu những sản phẩm dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Đồng thời dẫn khách mời tham quan, sử dụng thử những tiện nghi để có thể thu hút sự quan tâm cũng như tạo dấu ấn đặc biệt nhất.
- Tổ chức tiệc: Đó có thể là tiệc trà, tiệc mặn nhưng không gian, menu và bố trí chỗ ngồi cho khách mời cần được lên kế hoạch từ trước để sau các nghi lễ như cắt băng khai trương, đại diện phát biểu, giới thiệu sản phẩm dịch vụ thì mọi người cùng hòa vào bữa tiệc sang trọng, hoành tráng.
Các rủi ro khi tổ chức khai trương khách sạn
Buổi lễ khai trương khách sạn có thể bị xáo trộn, không theo kịch bản từ trước do một số rủi ro không đáng có như thời tiết xấu, gặp vấn đề với dàn âm thanh ánh sáng, hậu cần không chuyên nghiệp, kịch bản không rõ ràng, bố trí chỗ ngồi khách mời không hợp lý…
Trong buổi lễ khai trương, nếu không chuẩn bị các phương án backup rủi ro và đội ngũ nhân viên không linh hoạt xử lý tình huống thì sẽ tạo nên không khí bối rối, kịch bản chương trình tạm hoãn, ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện khai trương và tạo nên ấn tượng không tốt đối với khách mời, đối tác, khách hàng.
Tuy nhiên, để có được một buổi lễ khai trương khách sạn hoàn hảo từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, kịch bản cho đến khâu trang trí khai trương, giới thiệu dịch vụ, tiệc trà, kết thúc chương trình tốn rất nhiều thời gian.
Chưa kể, nếu thuê lẻ từng hạng mục như nhân sự, thiết bị dụng cụ, bộ cắt băng khai trương, bàn ghế thì không chỉ tốn thời gian mà còn khiến chúng ta bị rối, khó tính toán được số lượng cần sử dụng dẫn đến thiếu sót trong quá trình tổ chức khai trương khách sạn.
Giải pháp tốt nhất lúc này là hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện khai trương khách sạn trọn gói để tiết kiệm tối đa chi phí, thống nhất các hạng mục liên quan và có một kịch bản, ý tưởng độc đáo, ấn tượng nhất.
Đơn vị tổ chức khai trương khách sạn trọn gói – Hoàng Phong Event
Hoàng Phong Event là một trong những đơn vị tổ chức khai trương trọn gói được khách hàng tin tưởng và ưu ái lựa chọn khi có nhu cầu. Đến với Hoàng Phong Event, khách hàng không chỉ được làm việc với đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp mà còn nhận rất nhiều quyền lợi hấp dẫn với đa dạng các hạng mục như sau:
Lên ý tưởng, kịch bản sự kiện
Hoàng Phong Event sở hữu một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản, hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức khai trương trọn gói, luôn biết nắm bắt xu hướng thị trường, thấu hiểu thị hiếu khách hàng và hứa hẹn mang đến cho quý khách một kịch bản, ý tưởng độc đáo, mới lạ, ấn tượng nhất.
Trang trí không gian sự kiện
Hoàng Phong Event không chỉ lên ý tưởng độc đáo, bám sát chủ đề khách hàng hướng đến mà còn lên kế hoạch cụ thể cho việc trang trí không gian bên trong lẫn bên ngoài giúp sự kiện trở nên hoành tráng, tạo dấu ấn riêng của khách sạn.
Cho thuê nhân sự chuyên nghiệp
Nhân sự của Hoàng Phong Event được đào tạo bài bản, thường xuyên tham gia các khóa học nâng cao để ngày càng hoàn thiện nhằm mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Từ đội ngũ MC, lễ tân, PG, đội múa lân, ca sĩ, quay phim, chụp ảnh cho đến nhân viên đảm nhận công tác hậu cần đều có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo hoàn thành tốt vai trò của mình và phối hợp ăn ý với nhau để mang đến buổi lễ khai trương khách sạn thành công tốt đẹp.
Cho thuê thiết bị, dụng cụ hiện đại
Không chỉ chú trọng đến đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp mà Hoàng Phong Event còn cung cấp, cho thuê thiết bị, dụng cụ sự kiện đầy đủ, hiện đại như âm thanh, ánh sáng, thảm đỏ, cổng hơi, bục phát biểu, standee, bộ cắt băng khai trương, nhà giàn, quạt, ô dù sự kiện… Tùy vào quy mô, nhu cầu và tài chính của khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất.
Dịch vụ tiệc trà ấn tượng
Hoàng Phong Event sẽ tư vấn không gian tiệc trà, quầy teabreak, menu phù hợp với chủ đề, quy mô, sở thích của khách hàng. Đảm bảo, không gian tiệc trà sẽ tạo được ấn tượng mạnh đối với dàn khách mời, đối tác tham dự.
Để chọn được gói dịch vụ phù hợp và nhận báo giá chính xác cho từng hạng mục cụ thể, khách hàng có thể liên hệ đến Hotline 0968 96 04 96, nhân viên của Hoàng Phong Event sẵn sàng tư vấn nhiệt tình.
> Xem thêm: Báo giá khai trương trọn gói – Hoàng Phong Event
Các sự kiện khai trương Hoàng Phong Event đã tổ chức
Hoàng Phong Event luôn là sự lựa chọn hàng đầu khi khách hàng có nhu cầu tổ chức khai trương trọn gói tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận phía Bắc. Chúng tôi vinh dự đồng hành cùng quý khách hàng trong các sự kiện khai trương lớn nhỏ và sẵn sàng mang đến kịch bản ấn tượng, độc đáo không thể nhầm lẫn.
Dưới đây là một số sự kiện khai trương đã được Hoàng Phong Event tổ chức thành công viên mãn để khách hàng tham khảo:
Khai trương Fagi Food
Hoàng Phong Event vinh dự nhận lời mời hợp tác tổ chức sự kiện khai trương Fagi Food vào ngày 5/6/2022 vừa qua. Sự kiện diễn ra trong không khí tưng bừng với sự góp mặt của dàn khách mời nổi tiếng như NSND Trần Nhượng, diễn viên Trọng Lân giúp tạo điểm nhấn cho buổi lễ.
Cùng Hoàng Phong Event ngắm nhìn lại một số khoảnh khắc tuyệt vời trong sự kiện khai trương Fagi Food:
Khai trương công ty Railand
Hoàng Phong Event là đơn vị tổ chức sự kiện khai trương Railand – công ty địa ốc kinh doanh bất động sản uy tín hàng đầu trên thị trường với không gian sang trọng, sân khấu ấn tượng, bàn tiệc nhẹ phục vụ khách mời đủ.
Cùng Hoàng Phong Event ngắm nhìn lại không khí tưng bừng, hân hoan của buổi lễ khai trương dưới đây:
Ngoài ra, Hoàng Phong Event còn có cơ hội hợp tác và tổ chức sự kiện cho các đơn vị, thương hiệu lớn trên thị trường như:
Khai trương King Beauty
Khai trương Wrap Studio Long Biên
Trên đây là thông tin về dịch vụ tổ chức khai trương khách sạn để khách hàng tham khảo. Để nhanh chóng lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp cùng với các hạng mục quan trọng, hãy liên hệ đến Hotline 0968 96 04 96, nhân viên Hoàng Phong Event sẵn sàng tư vấn, báo giá chi tiết.
