Kinh doanh quán cafe hiện đang là xu hướng được giới trẻ quan tâm. Tuy nhiên, việc sở hữu một quán cà phê thu hút đông đảo khách hàng, chiếm lĩnh thị trường không hề dễ dàng. Đó là lý do, bạn cần tập trung xây dựng hình ảnh, tạo điểm nhấn ấn tượng và tung ra các chương trình khuyến mãi trong ngày khai trương quán cafe nhằm đánh dấu cột mốc trọng đại, tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh sắp tới.

Các công việc cần chuẩn bị trước khi khai trương quán cafe

Trước khi sự kiện khai trương quán cafe chính thức diễn ra, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng những công việc dưới đây:

Đăng ký kinh doanh và trang trí không gian quán

Đăng ký kinh doanh: Giấy phép kinh doanh quán cafe được cấp khi có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền, giúp quán hoạt động suôn sẻ, đúng quy định pháp luật và không gặp các sự cố liên quan.
Cải tạo, trang trí quán: Không gian quán cafe là yếu tố quan trọng hàng đầu thu hút sự quan tâm của khách hàng tiềm năng. Do đó, bạn cần trang trí, cải tạo quán theo phong cách mình đang hướng đến, tạo sự hài hoà giữa màu sắc, bố cục và nội thất.

Chuẩn bị nhân sự thực đơn, setup hệ thống

Thuê nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế: Ngoài không gian ấn tượng, ngày khai trương quán cafe khách hàng sẽ được thưởng thức đồ uống của quán và đánh giá thái độ phục vụ của nhân viên để quyết định có ghé lại hay không nên vấn đề tuyển dụng nhân viên và phá chế là cực kỳ quan trọng.
Thiết kế menu cho quán: Lên thực đơn những món đồ uống dự định phục vụ cho khách hàng, thiết kế in ấn menu bắt mắt, lồng ghép hình ảnh thương hiệu và lưu ý bố cục menu cần rõ ràng, cân đối.
Xây dựng hệ thống làm việc: Sắp xếp công việc cụ thể cho nhân viên, chia ca theo giờ cụ thể, lên kế hoạch mở – đóng cửa quán, xây dựng quy chế, quy định để nâng cao hiệu quả trong quá trình quán cafe đi vào hoạt động.
Chạy thử: Thời gian chạy thử khoảng 1 tuần, giới hạn khách hàng gồm bạn bè, người thân, thu thập thông tin về đồ uống, thái độ phục vụ của nhân viên, không gian quán, thiết kế menu để tiến hành điều chỉnh, khắc phục, chuẩn bị tốt nhất cho ngày khai trương quán cafe sắp tới.

Xác định thời gian và danh sách khách mời

Xác định ngày giờ khai trương: Chọn ngày đẹp, phong thuỷ, sự kiện lớn và nên quan tâm đến yếu tố thời tiết trong ngày khai trương để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
Lập danh sách khách mời cụ thể và kịch bản khai trương: Lên danh sách khách mời cụ thể chi tiết để setup chỗ ngồi, chuẩn bị đón tiếp chu đáo và có những phần quà sau khai trương phù hợp. Ngoài ra, lên kịch bản chương trình rõ ràng các phần nhằm tránh sai sót không đáng có.

Lên ý tưởng chương trình khai trương

Lên ý tưởng, thiết kế và in ấn các ấn phẩm truyền thông: tờ rơi, standee, biển quảng cáo nhằm tạo điểm nhấn đối với khách mời trong buổi lễ khai trương quán cafe.
Xây dựng những trương chình khuyến mại phù hợp: Khuyến mãi trong ngày khai trương quán cafe không chỉ khuấy động không khí mà còn thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả. Bạn có thể áp dụng một số ưu đãi như bốc thăm trúng thưởng, chiết khấu voucher giảm giá, tặng quà lưu niệm in logo thương hiệu, giảm giá tuần đầu khai trương…

Chuẩn bị thiết bị, nhân sự

Chuẩn bị kỹ các thiết bị, nhân sự trong ngày khai trương: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, cổng chào, bàn ghế, MC, nhân sự hậu cầu, PG, lễ tân…

> Xem thêm: Ý tưởng trang trí khai trương ấn tượng – Hoàng Phong Event

Các chiêu thức marketing cho ngày khai trương quán cafe hiệu quả

Cách tổ chức khai trương quán cà phê thu hút khách hàng không chỉ nằm ở thiết kế menu đồ uống, trang trí không gian, chương trình khuyến mãi mà còn cần chú trọng vào các chiêu thức marketing, quảng bá hình ảnh truyền thông rộng rãi.

MXH, Các nền tảng online

Mạng xã hội, các nền tảng online là kênh tiếp cận khách hàng tiềm năng vô cùng hiệu quả mà bạn tuyệt đối không nên bỏ qua. Trước ngày khai trương quán cà phê, hãy xây dựng một fanpage hấp dẫn với các chương trình khuyến mãi ngày vàng, giảm giá cực sốc cùng menu đồ uống hấp dẫn, view quán xịn sò để tạo điểm nhấn cho khách hàng một cách hoàn hảo nhất.

Chương trình khuyến mãi, quà tặng

Chiêu thức marketing dễ dàng nhất đó chính là áp dụng các chương trình khuyến mãi siêu sốc như giảm giá, tặng voucher đặc biệt, tặng quà kỷ niệm in ấn logo, ưu đãi giảm giá 50% khi đi theo nhóm… Tuỳ vào tài chính của chủ quán cà phê để đưa ra các khuyến mãi hấp dẫn, ấn tượng đối với khách hàng tiềm năng trong ngày khai trương quan trọng.

Truyền thông báo chí

Thời đại 5.0, internet phát triển rầm rộ nên thay vì chú trọng đến tờ rơi như trước đây thì bạn nên tập trung vào hình ảnh, đưa thông tin, chạy quảng cáo bài đăng trên các phương tiện truyền thông để xây dựng thương hiệu, thu hút khách hàng mục tiêu một cách rộng rãi, hiệu quả nhất.

Mời nhân vật có sức ảnh hưởng

Các nhân vật có sức ảnh hưởng như diễn viên, người mẫu, ca sĩ, hoa hậu… check in tại quán trong ngày khai trương chắc chắn sẽ thúc đẩy sự quan tâm của truyền thông, tạo động lực để nhiều khách hàng, đặc biệt là giới trẻ tìm đến quán của bạn nhiều hơn. Mặc dù đây là kênh marketing vô cùng hiệu quả nhưng chi phí lại khá đắt đỏ. Hơn nữa, để mời được vị khách nổi tiếng không hề đơn giản nên bạn cần lên kế hoạch chi tiết trước khi thực hiện.

Khai trương quán cafe

Tổ chức các hoạt động gây chú ý

Trước ngày khai trương quán cà phê, bạn nên cân nhắc thực hiện một số hoạt động gây chú ý như tạo fanpage với các chương trình khuyến mãi đặc biệt, phát tờ rơi tại nơi đông người, chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, lên ý tưởng trang trí quán cà phê mới lạ, sáng tạo, thuê đội múa lân khai trương để tạo điểm nhấn riêng biệt.

> Xem thêm: Bí quyết marketing cho ngày khai trương thu hút khách hiệu quả – Hoàng Phong Event

Những lưu ý để chuẩn bị khai trương quán cafe thành công

Để ngày khai trương quán cafe diễn ra thành công rực rỡ như mong đợi thì bạn cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Dự trù nhân sự hỗ trợ nếu quán quá đông

Trong ngày khai trương quán cafe, khách hàng sẽ bị thu hút bởi các chương trình khuyến mãi siêu hấp dẫn, không gian quán mới lạ và số lượng khách hàng có thể vượt quá mục tiêu theo dự định.

Do đó, bạn cần chuẩn bị nhân sự, nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế đầy đủ, chuyên nghiệp để mang đến cho khách hàng sự thoải mái, đảm bảo chất lượng đồ uống tuyệt vời nhất, tạo nền tảng vững chắc cho những lần ghé quán về sau.

Thời tiết

Thời tiết trong ngày khai trương có thể không đẹp như mong đợi, một trận mưa bất ngờ khiến mọi thứ bị đảo lộn nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng. Vậy nên, bạn cần lên kế hoạch cụ thể, chuẩn bị ô dù sự kiện cùng những phương án backup kịp thời để buổi lễ diễn ra theo kịch bản.

Luôn dự trù các rủi ro về thiết bị, nhân sự

Nhân sự, thiết bị, âm thanh, ánh sáng trong sự kiện khai trương quán cafe có thể gặp một số sự cố không mong muốn. Công tác hậu cần phải đảm bảo chất lượng thì mới có thể hỗ trợ tối đa giúp kịch bản chương trình diễn ra thuận lợi nhất. Vì vậy, việc dự trù rủi ro về thiết bị, nhân sự là khâu quan trọng cần được thực hiện trước ngày khai trương.

Đối với các chủ quán cà phê bận rộn, chưa có kinh nghiệm tổ chức khai trương sẽ trở nên lung túng, lo lắng nếu gặp phải những sự cố kể trên. Để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, quản lý các rủi ro hiệu quả, tối ưu chi phí thực hiện, bạn nên cân nhắc hợp tác cùng đơn vị tổ chức khai trương quán cafe trọn gói uy tín, chất lượng, tiêu biểu như Hoàng Phong Event.

Chi phí cần chuẩn bị khi khai trương quán cafe

Dự trù kinh phí là một trong những cách tổ chức khai trương quán cà phê thành công giúp bạn tiết kiệm tối đa, đảm bảo các hạng mục liên quan và chủ động hơn trong các tình huống phát sinh.

Đối với khai trương quán cafe, bạn cần chuẩn bị một số chi phí cơ bản cho ngày khai trương như sau:

Chi phí thiết kế và trang trí nội thất.
Chi phí đăng ký kinh doanh và thuế.
Chi phí trang trí sân khấu, cổng chào, thảm đỏ, standee, bàn ghế…
Chi phí thuê âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện.
Chi phí marketing, hoạt động truyền thông.
Chi phí cho các hoạt động văn nghệ trong lễ khai trương.
Chi phí thuê nhân sự, MC, lễ tân, PG…
Chi phí quản lý các rủi ro, phát sinh khác.

Việc dự trù kinh phí đầy đủ cho tất cả các hạng mục vô cùng quan trọng, quyết định không nhỏ đến thành công của buổi lễ khai trương. Để nắm cụ thể những chi phí cần bỏ ra trong ngày khai trương, khách hàng có thể tham khảo: Báo giá tổ chức khai trương trọn gói tại Hoàng Phong Event.

Hoàng Phong Event tự hào là đơn vị tổ chức khai trương quán cafe – trọn gói uy tín tại Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ như cho thuê thiết bị sự kiện, cho thuê nhân sự chuyên nghiệp, hỗ trợ marketing truyền thông, lên ý tưởng kịch bản sáng tạo, quản lý rủi ro và đưa ra các phương án tối ưu chi phí tốt nhất cho khách hàng.

> Xem thêm: Tổ chức khai trương trọn gói [ uy tín, chuyên nghiệp – chiết khấu LÊN ĐẾN 30% ] – Hoàng Phong Event