Tổ chức khai trương là một sự kiện đánh dấu khởi đầu mới đối với doanh nghiệp, tổ chức. Một kế hoạch tổ chức khai trương chỉn chu giúp đơn giản hóa, tinh gọn sự kiện quan trọng này cũng như ấn tượng khó phai trong mắt khách hàng, đối tác. Với hơn 12 năm kinh nghiệm, Hoàng Phong Event chia sẻ kế hoạch tổ chức khai trương, kinh nghiệm để tối ưu chi phí nhất. Cùng tham khảo trong bài viết sau nhé!
Lập kế hoạch trước khi tổ chức khai trương
Xác định thời gian tổ chức khai trương
Theo quan niệm của người Á Đông, “đầu xuôi đuôi lọt”. Vì vậy, ngay từ bước đầu tiên, doanh nghiệp, tổ chức luôn cẩn thận và lựa chọn những điều tốt nhất, đặc biệt là thời gian tổ chức. Ví dụ: ngày đại cát, đại an, tốc hỷ,… là những ngày được ưu tiên hàng đầu.
Bên cạnh đó, việc xác định thời gian tổ chức là bước đầu để ấn định khung thời gian tổ chức, cũng như “deadline” cho việc chuẩn bị thiết bị, nhân sự cho sự kiện chỉn chu.
Lên danh sách khách mời
Việc lựa chọn đối tượng khách mời tới tham dự sự kiện khai trương góp phần quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, khi bạn có số lượng người tham dự thì dễ dàng xác định được quy mô sự kiện, phong cách thiết kế thiệp mời sao cho lịch sự, phù hợp, chọn địa điểm tổ chức cũng như lên phương án đón tiếp chu đáo.
Dự trù ngân sách
Việc dự trù ngân sách cần được lập văn bản và thực hiện sớm để bạn có đủ kinh phí cho các hạng mục tổ chức sự kiện và nên dự trù một khoản kinh phí để phòng phát sinh xảy ra.
Lập kế hoạch chuẩn bị nhân sự
Kế hoạch tổ chức khai trương chắc chắn không thể thiếu nhân sự như MC, lễ tân đón tiếp, PG cắt băng, nhân sự tổ chức, nghệ sĩ biểu diễn, quay phim, chụp ảnh,….
Câu hỏi đặt ra là nên sử dụng nhân sự của công ty hay thuê ngoài?
Tùy theo quy mô, yêu cầu của sự kiện, bạn cân nhắc nên lựa chọn phương án nào. Tuy nhiên, nhân sự đã có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương sẽ giúp bạn giảm tải được khối lượng lớn công việc. Ngoài ra, sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng như nhanh chóng xử lý sự cố xảy ra (nếu có). Dù lựa chọn phương án nào thì bạn cần lập bảng phân công công việc để từng nhân sự nắm kỹ được vai trò và làm tốt nhiệm vụ tại sự kiện.
Chọn phương án thuê thiết bị tổ chức
Nên thuê thiết bị trọn gói hay thuê lẻ? Qua việc tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau, chúng tôi đã đúc kết kinh nghiệm nên thuê trọn gói. Bởi khi bạn phải làm việc với nhiều đầu mối cung cấp nhiều hạng mục khác nhau sẽ mất rất nhiều thời gian quản lý, chi phí cũng từ đó mà đội lên rất nhiều, đặc biệt là chi phí vận chuyển.
Hơn nữa, khi bạn lựa chọn thuê trọn gói, các đơn vị tổ chức sự kiện thường có nhiều ưu đãi giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian. Chắc chắn đây là điểm cộng cho bạn trong mắt “sếp”!
Chọn mẫu thiệp mời, thiết kế các ấn phẩm in ấn
Ấn phẩm sự kiện khai trương bao gồm: thiệp mời, băng rôn chào mừng, backdrop, banner,… Đây được xem là ấn tượng đầu tiên của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp của bạn. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tư vấn, lựa chọn thiết kế sang trọng, mang dấu ấn thương hiệu doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Khi lên kế hoạch thiết kế, in ấn, thi công backdrop, băng rôn, banner,…. bạn cũng nên lựa chọn đơn vị uy tín để được tư vấn hợp lý về kích thước, chất liệu sao cho đẹp, an toàn mà vẫn tiết kiệm được chi phí.
Kế hoạch trang trí khai trương
Một số bí quyết để trang trí khai trương đơn giản mà sang trọng, thường được lựa chọn như:
- Ngoài khu vực lễ: Bạn sắp xếp banner, băng rôn chào mừng, standee giới thiệu về công ty,… để khách mời có thể dễ dàng nắm bắt được thông điệp của chương trình
- Khu vực lễ tân: Bạn có thể lựa chọn lắp đặt cổng chào (cổng chào bóng bay, cổng chào bằng formex,….), trải thảm đỏ, cột barie dây nhung, bàn ghế đón khách,… nhằm thể hiện sự hiếu khách và tầm quan trọng của sự kiện khai trương.
- Khu vực sân khấu: Một số thiết bị cần phải có như: sân khấu trải thảm đỏ, thiết bị trình chiếu thông tin chương trình như màn hình Led, backdrop hoặc màn chiếu – máy chiếu, pháo điện, bộ cắt băng khai trương,…
- Khu vực hội trường tổ chức sự kiện: Bàn ghế dành cho đại biểu có trang trí khăn trắng, quây màu đỏ/vàng/xanh lá/xanh dương tạo sự sang trọng.
> Tìm hiểu chi tiết nhất về: Cách trang trí khai trương
Kế hoạch chuẩn bị lễ vật, bài cúng khai trương
Lễ cúng trong ngày khai trương được chuẩn bị theo phong tục dân gian. Đặc biệt chú ý chuẩn bị kỹ càng đồ tế lễ và văn khấn.
Tiệc trà khai trương
Bạn có thể sắp xếp thêm tiệc Teabreak tạo tính độc đáo cho sự kiện cũng như giữ chân khách mời tại lễ khai trương. Thông thường tiệc Teabreak sẽ bao gồm: trà, cafe, nước uống, bánh ngọt, hoa quả theo mùa,.. Số lượng được lựa chọn tùy theo quy mô sự kiện, lượng khách mời tham dự.
>> Xem thêm: Thực đơn tiệc ngọt khai trương [hấp dẫn, giá cả phải chăng]
Kế hoạch giám sát sự kiện
Khi thực hiện các hạng mục để tổ chức sự kiện, bạn cần phối hợp với đơn vị thi công để lên thời hạn “deadline” để hoàn thành công việc, giám sát sao cho các hạng mục được hoàn thành đúng tiến độ đề ra, đảm bảo chất lượng, số lượng theo yêu cầu.
Kế hoạch marketing cho ngày khai trương
Có rất nhiều cách thức marketing cho ngày khai trương, nhưng để tinh gọn, theo xu hướng mà vẫn đạt được hiệu quả quảng bá là phương án được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn. Bạn có thể tham khảo một số bí quyết sau:
Marketing Online
Bước vào thời đại công nghệ số thì các kênh online: Facebook, Tiktok, Website, Youtube… là mảnh đất màu mỡ để các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, bán hàng hay bất cứ sự kiện sắp diễn ra. Để gây sự chú ý của khách hàng mục tiêu hay mở rộng tệp khách hàng, bạn có thể lựa chọn hình thức chạy quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội. Các chiến dịch được thực hiện trên mạng xã hội tiếp cận được lượng người cao và chi phí thấp. Tuy nhiên, bạn cần đầu tư kỹ lưỡng vào chất lượng hình ảnh bắt mắt, nội dung bài viết, ngôn từ thu hút.
Lựa chọn các trang mạng xã hội của công ty là cách truyền thông hữu hiệu. Bạn đăng tải thông báo khai trương kèm ưu đãi hấp dẫn để thu hút người đọc. Đây cũng là bước đánh dấu sự xuất hiện của doanh nghiệp trên thị trường công nghệ 4.0. Sau đó, bạn có thể chạy quảng cáo để tăng thu hút như hình thức trên mà Hoàng Phong Event đã chia sẻ.
Marketing truyền thống
Sử dụng standee, banner, tờ rơi là phương thức truyền thống được sử dụng phổ biến. Bạn có thể đăng kèm thêm những khuyến mãi của doanh nghiệp nhân ngày khai trương, tạo sự thu hút với khách tham dự hay những người đi đường.
Các chương trình khuyến mãi
Theo đánh giá, người dùng thường bị thu hút, ấn tượng về những chương trình ưu đãi lớn, giảm giá sâu để thấy được mình là những người mua hàng “lời nhất”. Dựa vào tâm lý này, doanh nghiệp có thể đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp, tăng độ phủ thương hiệu và gia tăng doanh thu ngay từ những ngày đầu khai trương.
> Tham khảo: Cách marketing thu hút khách ngày khai trương
Kế hoạch dự trù rủi ro ngày khai trương
Cho dù lễ khai trương đã được chuẩn bị một cách chi tiết nhất thì cũng xảy ra những trường hợp bất ngờ, khó xử lý. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động lên kế hoạch dự phòng để giải quyết tốt nhất các vấn đề ngoài dự tính. Một số trường hợp bạn cần đặc biệt lưu ý như:
Rủi ro về nhân sự
Một số vấn đề về nhân sự như: không chú ý về giờ giấc, đến muộn, làm việc không chuyên nghiệp, không có chuyên môn,… cũng khiến lễ khai trương của bạn mất điểm trước người tham dự.
Rủi ro về thời tiết: Điều kiện thời tiết luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện, dù là sự kiện indoor hay outdoor. Để lên kế hoạch chuẩn bị tốt nhất, bạn hãy liên tục cập nhật thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện
Rủi ro về trang thiết bị
Đây là trường hợp rủi ro thường gặp phải nhất, nếu bạn sở hữu trang thiết bị của không đảm bảo chất lượng, không am hiểu thiết bị hoặc không có kỹ thuật viên hỗ trợ kịp thời. Và chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật cũng khiến chương trình dừng lại, ảnh hưởng lớn tới thương hiệu của bạn.
Rủi ro từ việc lựa chọn nhiều nhà cung cấp thiết bị, nhân sự: Khi tổ chức, chi phí sẽ bị đội lên cao do phải thuê lẻ tẻ từng đơn vị, khó có giá tốt. Vì vậy, để tối ưu kinh phí và hạn chế rủi ro, bạn nên lựa chọn sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói “vừa lợi về hiệu quả vừa lời về kinh phí.”
> Tham khảo: Báo giá tổ chức khai trương siêu tiết kiệm
Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp, giá tốt tại Hà Nội
Hoàng Phong Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội và nhiều tỉnh lân cận tại phía Bắc và nhận được sự tin tưởng của khách hàng trong nhiều năm qua. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương đa dạng quy mô trong suốt 12 năm qua, nhân sự của chúng tôi được “thử lửa” để học hỏi, đúc rút kinh nghiệm và phát triển. Từ đó, mang lại những sự kiện khai trương thành công nhất, ấn tượng nhất, hạn chế rủi ro xảy ra.
Đặc biệt, Hoàng Phong Event đang chạy chương trình “ƯU ĐÃI KHỦNG lên tới 30%” dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói của chúng tôi.
> Để tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức khai trương chi tiết nhất tại đây: Dịch vụ khai trương trọn gói – Hoàng Phong Event
Trên đây là phần tư vấn lên kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết. Mọi thắc mắc cần hỗ trợ quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay Hoàng Phong Event qua hotline 0968 96 04 96 để được nhận báo giá chi tiết và rinh ưu đãi sớm nhất!
Trụ sở chính: Số 28, ngõ 93, Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội
