Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một mục tiêu khác nhau nhưng chung quy thì tất cả sự kiện hội nghị, hội thảo đều rất quan trọng và cần chuẩn bị kỹ càng. Hoàng Phong event cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói. Với bề dày kinh nghiệm, năng lực nhân sự tổ chức sự kiện, hệ thống thiết bị, kho bãi phủ rộng trên địa bàn Hà Nội, chúng tôi tự tin sẽ tư vấn phương án tổ chức tối ưu chi phí nhất dành cho quý khách hàng. Đặc biệt chương trình chiết khấu LÊN ĐẾN 30% vẫn được áp dụng cho dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói!

Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo là hình thức sự kiện diễn ra rất phổ biến trong các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Hoạt động này có vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp. Đồng thời gắn kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác tiềm năng.

Cùng Hoàng Phong Event tham khảo một số hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo sau đây nhé!

Tổ chức hội nghị khoa học

Các hội nghị khoa học nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu về một đề tài khoa học nào đó. Sự kiện này sẽ có những chuyên gia và diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng nhau nghiên cứu, thảo luận. Vì vậy, hình thức sự kiện này không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp.

Ra mắt sản phẩm, thương hiệu

Đây là sự kiện nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới của doanh nghiệp tới thị trường và khách hàng. Từ đó giúp kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng, kích thích nhu cầu của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách thường được tổ chức vào cuối năm nhằm tri ân những khách hàng, đối tác đã tin và ủng hộ doanh nghiệp trong năm vừa qua. Đây là sự kiện quan trọng cần được đầu tư, lên kế hoạch bài bản để không xảy ra bất kỳ rủi ro nào, ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp với quý khách hàng đối tác.

Tổ chức hội thảo workshop

Một buổi hội thảo workshop nhằm đem đến kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như Marketing, tài chính, ngân hàng… Những người tham gia buổi thảo luận này sẽ được lĩnh hội những kiến thức, kĩ năng thông qua những ví dụ thực tế và ngược lại, họ cũng chia sẻ những điều mình biết đến với người tham gia khác.

Hình thức hội thảo du học

Đây là một trong những hình thức bán hàng của các doanh nghiệp trong lĩnh vực du học và ngoại ngữ. Hội thảo du học được tổ chức với mục đích giải đáp thắc mắc của người tham dự về các vấn đề về du học như: chi phí du học, học bổng, chương trình du học, cuộc sống…

Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo không khó, nhưng để chương trình hấp dẫn và ấn tượng thì việc đầu tiên bạn cần là lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết và cụ thể.

Hoàng Phong Event chia sẻ đến bạn 7 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu, mục đích tổ chức hội nghị, hội thảo

“Kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động về sau

Bước 2: Lên danh sách khách mời dự kiến tham dự

Cần xác định đối tượng khách mời là ai? Họ có phù hợp và có sự quan tâm hiểu biết với chủ đề và mục tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo hay không? Lên danh sách dự kiến cho chương trình.

Bước 3: Xác định nội dung chính và lên kịch bản chương trình

Mỗi chương trình hội nghị, hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và nội dung khác thác cũng sẽ khác nhau. Sau khi đã xác định được nội dung chương trình, bạn cần lên kịch bản sơ bộ gồm những hoạt động sẽ diễn ra và ước lượng thời gian cho từng phần.

Bước 4: Dự trù ngân sách

Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo giúp đảm bảo việc chi tiêu theo kế hoạch cho những hạng mục chính và giảm thiểu tối đa phát sinh chi phí.

Bước 5: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo cần đáp ứng quy mô và phù hợp với chủ đề sự kiện. Một số yếu tổ lưu ý khi lựa chọn địa điểm: Giao thông thuận lợi, dễ tìm đường, an ninh tốt,…

Bên cạnh đó, ban tổ chức cần quan tâm đến thời gian tổ chức, thường các hội nghị, hội thảo sẽ ưu tiên tổ chức vào cuối tuần, vì vậy số người tham dự cũng sẽ đông hơn dự kiến. Lưu ý cần quyết định thời gian tổ chức sớm để kịp thời thông báo, gửi thiệp mời đến khách tham dự.

> Xem thêm: Các địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo Hà Nội

Bước 6: Phân công nhiệm vụ

Trưởng dự án xác định những hạng mục công việc cần thực hiện theo một khung thời gian nhất định sau đó phân công công việc cho từng thành viên, tùy theo năng lực của mỗi cá nhân.

Bước 7: Tổ chức thực hiện

Điều phối chương trình hội nghị, hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Công ty tổ chức hội nghị hội thảo tại Hà Nội – Hoàng Phong Event

Để tổ chức hội nghị, hội thảo đòi hỏi phải trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và lên kế hoạch triển khai tinh tế để sự kiện diễn ra thành công và để lại ấn tượng tốt.

Hoàng Phong Event với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trói gói và đội ngũ nhân sự lành nghề, sáng tạo đảm bảo sẽ đem đến những giải pháp tối ưu về bài toán mà quý khách hàng đang gặp phải.

Tư vấn, lên ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết

Tổ chức hội nghị, hội thảo có nhiều hình thức khác nhau, vậy nên cần linh hoạt trong việc lựa chọn ý tưởng thực hiện chương trình.

Hoàng Phong Event sẽ dựa theo bản tóm tắt yêu cầu mà quý khách hàng cung cấp để nghiên cứu và đưa ra những ý tưởng “đo ni đóng giày” cho sự kiện của bạn.

>> Xem thêm: Kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Thiết kế ấn phẩm truyền thông

Bộ ấn phẩm truyền thông là hạng mục không thể thiếu trong tổ chức sự kiện với mục đích thu hút giới truyền thông, khách mời và đối tác. Bên cạnh đó, việc có bộ ấn phẩm truyền thông đẹp và ấn tượng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như sự kiện.

Các hạng mục cần thiết kế cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm: Thiết kế sân khấu, backdrop, standee, thông điệp, thư mời…

> Xem thêm: Mẫu backdrop hội nghị đẹp

Dựa trên hình thức sự kiện, màu nhận diện, chủ đề chương trình, đội ngũ thiết kế tại Hoàng Phong Event sẽ lên ý tưởng và tư vấn cho quý khách hàng giải pháp tối ưu nhất.

Cung cấp trang thiết bị

Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, tổ chức hội nghị, hội thảo không còn là loại hình sự kiện xa lạ đối với Hoàng Phong Event. Vì vậy, tại Hoàng Phong Event quý khách hàng sẽ được tư vấn lựa chọn cho mình phương án tối ưu cho ngân sách và nhu cầu của mình.

Hạng mục âm thanh ánh sáng

Một số thiết bị âm thanh – ánh sáng phổ biến nhất hiện nay được dùng trong các sự kiện bao gồm:

• Đèn sân khấu: Hệ thống ánh sáng được sử dụng trong tổ chức sự kiện thường là các loại đèn chiếu, ví dụ: đèn Moving Head Bean, đèn Par LED, đèn Kino, đèn Follow …và cùng các trụ treo đèn chữ T. Có thể kết hợp cùng với máy phun khói để tạo hiệu ứng sân khấu đẹp.

• Loa sự kiện: Sự kiện hội nghị, hội thảo thường sẽ phát biểu và trao đổi nhiều, vậy nên cần một hệ thống âm thanh vang và êm. Một số loại loa tiêu biểu như: loa array, loa full arange, loa Sub, loa Monitor…

Hoàng Phong Event cung cấp bộ âm thanh trọn gói, chuyên nghiệp:

• Bàn trộn âm thanh (Mixer): Thiết bị không thể thiếu của hệ thống âm thanh với mục đích xử lý tín hiệu của tất cả các thiết bị đầu ra, đầu vào.
• Các thiết bị đầu vào (input): microphone, nhạc, laptop, DVD…
• Các thiết bị đầu ra (output): công suất power, tai nghe, loa….
• Micro cho sự kiện: Tùy vào nhu cầu sử dụng và Hoàng Phong Event sẽ tư vấn cho bạn loại mic phù hợp. Trong đó có hai dòng micro chính, đó là micro cầm tay không dây và micro cổ ngỗng thường được đặt trên bục phát biểu.

Hạng mục sân khấu

• Màn hình Led: Hội nghị, hội thảo yêu cầu nhiều về phần trình chiếu thuyết trình và video. Màn LED với kích thước lớn, độ phân giải và độ sáng cao của màn hình sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho sự kiện.

• Backdrop: Chất liệu thường được sử dụng: PP, vải, bạt hiflex, bạt chống sáng… Giúp quảng bá nội dung chương trình và thu hút sự tập trung của khách mời.

Bục sân khấu, thảm trải sàn và quây sân khấu: Đây là khu vực đón nhận ánh nhìn từ khách mời và khách tham dự. Bục sân khấu chuẩn là bục được thiết kế phù hợp với không gian sự kiện, màu thảm phù hợp với chủ đề chương trình.

Khu vực tổ chức sự kiện

Bàn ghế sự kiện: Bàn chữ nhật IPM và ghế banquet là thiết bị thường xuyên được sử dụng tại sự kiện hội nghị, hội thảo. Tại Hoàng Phong Event quý khách hàng sẽ được lựa chọn mẫu khăn quây và nơ đa dạng phù hợp với màu chủ đề chương trình.

> Xem thêm: Các mẫu bàn ghế hội nghị

Cung cấp nhân sự: MC, múa lân, ca sĩ, lễ tân,…

Một sự kiện hội nghị, hội thảo thành công không thể thiếu nhân sự chuyên nghiệp. Hoàng Phong Event cung cấp dàn MC, ca sĩ, đội ngũ lễ tân,… đẹp và được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp.

• Cung cấp MC dẫn chương trình: Với tùy loại hình sự kiện và ngân sách mà Hoàng Phong Event sẽ tư vấn cho bạn nhân sự MC phù hợp. Bởi MC là linh hồn của sự kiện, giúp dẫn dắt chương trình và thu hút sự chú ý từ phía khách tham dự.
• Cung cấp PG, PB, lễ tân sự kiện: Tham gia đón khách, hỗ trợ khách mời sẽ là những nhiệm vụ của nhóm nhân sự này.
• Cung cấp nghệ sĩ biểu diễn, ca sĩ: Với tùy tính chất sự kiện mà nhu cầu về giải trí cũng khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung thì để khuấy động không khí và gây ấn tượng với khách mời thì đây là hạng mục nhân sự không thể thiếu.
• Cung cấp nhân sự quay phim, chụp ảnh Full HD, 4K: Hoàng Phong Event với đội ngũ nhân sự chụp hình, quay phim có kinh nghiệm trong việc lựa chọn góc chụp, góc quay và cảm xúc người tham dự, hứa hẹn mang đến cho khách hàng những khoảnh khắc đáng nhớ được lưu lại.

• Cung cấp kỹ thuật viên sự kiện, đạo diễn chương trình, điều phối âm thanh – ánh sáng – sân khấu và màn hình LED.

Dịch vụ tiệc trà hội nghị hội thảo

Đây là loại hình tiệc trà phổ biến tại các sự kiện hội nghị, hội thảo. Thực đơn của tiệc trà chủ yếu bao gồm: bánh ngọt, trái cây, hoa quả, cafe, nước uống đơn giản…

Quản lý, giám sát sự kiện

Phần lớn các công ty, doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện đều xảy ra rủi ro bởi thiếu kinh nghiệm. Có thể kể đến như:

• Rủi ro về trang thiết bị sự kiện: thuê thiết bị cũ, chất lượng âm thanh, hình ảnh kém. Đường dây điện quá tải dẫn đến chậm cháy do khôn không hiểu về kĩ thuật…
• Rủi ro về nhân sự: ca sĩ, mc, lễ tân… đến muộn, làm chậm tiến trình tổ chức sự kiện, hoặc thậm chí không đến do quá trình làm việc trao đổi không rõ ràng.
• Rủi ro trong quá trình thiết kế, lắp đặt sân khấu: Quá trình khảo sát đo đạc có sai sót. Phân bổ đầu công việc không hợp lý dẫn đến chậm trễ tiến độ.

Vậy giải pháp là gì? Đó là sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói tại công ty sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.

Tại Hoàng Phong Event, quý khách hàng sẽ nhận được sự đảm bảo qua các yếu tố: Thành công, nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả. Chúng tôi tự tin trong việc quản lý tiến độ thực hiện và kiểm soát chặt chẽ những rủi ro có thể phát sinh.

Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói

Chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo bao nhiêu là hợp lý? Trên thực tế để tổ chức một chương trình sự kiện cần phải chi trả cho rất nhiều các hạng mục khác nhau, mỗi chương trình sẽ có một khoản chi nhất định. Một số chi phí cố định như:

• Thuê địa điểm
• Thuê thiết bị sự kiện
• Thuê nhân sự sự kiện: MC, ca sĩ, nhân sự quay chụp,…
• Lên concept chương trình và thực hiện trang trí

Rất dễ thấy, nếu thuê riêng lẻ từng hạng mục thì chi phí sẽ đội lên rất nhiều lần, và tệ hơn là khó kiểm soát chất lượng và quy trình thuê.

Tại Hoàng Phong Event, quý khách hàng sẽ nhận được nhiều ưu đãi khi lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói giúp tiết kiệm tối đa chi phí di chuyển, lắp đặt, nhân sự kỹ thuật, khảo sát địa điểm.

Tùy vào hình thức sự kiện, mục đích, ngân sách, quy mô tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event sẽ tư vấn cho quý khách hàng báo giá tổ chức hội nghị, hội thảo phù hợp nhất.

Dưới đây là các gói chi phí tổ chức hội nghị hội thảo tại Hoàng Phong Event, mời quý khách hàng tham khảo:

> Xem thêm: Báo giá chi phí tổ chức hội nghị hội thảo mới nhất, chi tiết nhất – Hoàng Phong Event

Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo tại Hoàng Phong Event

Đối với người chưa có kinh nghiệm thì việc tổ chức hội nghị, hội thảo sẽ là vấn đề nan giải và thậm chí khiến sự kiện thất bại.

Vì vậy, Hoàng Phong Event gửi đến quý khách tham khảo quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp được đúc kết từ kinh nghiệm thực chiến của chúng tôi:

Bước 1: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo chi tiết

Bước 3: Truyền thông, thông báo sự kiện

Bước 4: Thiết kế , in ấn tài liệu

Bước 5: Chuẩn bị trang thiết bị sử dụng trong sự kiện

Bước 6: Thực hiện tổ chức hội nghị, hội thảo

• Đón tiếp khách mời, đại biểu
• Điều phối chương trình, xử lý phát sinh

Bước 7: Kết thúc chương trình

• Ghi biên bản hội thảo, hội nghị.
• Thông báo ý kiến kết luận

Bước 8: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo

• Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo
• Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.

Hình ảnh thực tế Hoàng Phong Event đã tổ chức

Lý do nên chọn dịch vụ tổ chức hội nghị tại Hoàng Phong Event

Hoàng Phong Event không còn là cái tên xa lạ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Vậy chúng tôi có gì để cho quý khách hàng yên tâm lựa chọn và tin tưởng trong suốt những năm qua?

12 năm kinh nghiệm trong nghề

Lợi thế của Hoàng Phong Event là tuổi nghề cao và may mắn được “thử lửa” qua hàng trăm sự kiện lớn nhỏ. Vì vậy, chúng tôi có thể tư vấn các thiết bị phù hợp cho nhu cầu sự kiện và tối ưu chi phí cho quý khách hàng. Bên cạnh đó là khả năng dự đoán và kiểm soát rủi ro phát sinh.

Trang bị đầy đủ thiết bị

Để phục vụ cho nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng cao, Hoàng Phong Event trang bị cho mình hệ thống thiết bị phong phú, chất lượng và hiện đại. Quý khách hàng hoàn toàn có thể đến tận nơi khảo sát và đánh giá chất lượng. Chúng tôi cam kết: Thiết bị không qua bên thứ 3, chi phí tốt nhất, quy trình quản lý chuyên nghiệp thuận tiện cho quý khách hàng.

Nhân sự dày dặn kinh nghiệm

Nhân sự là linh hồn của sự kiện, hiểu được điều đó, đội ngũ nhân sự tại Hoàng Phong Event được đào tạo cả về kỹ năng và thái độ làm việc. Đảm bảo mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo.

Hệ thống kho bãi

Hoàng Phong Event sở hữu hệ thống kho bãi trải rộng khắp các quận huyện Hà Nội, đảm bảo đúng hẹn giao đồ và tiết kiệm chi phí vận chuyển tối đa.

Hoàng Phong Event

Hotline: 0968 96 04 96

Trụ sở chính: Số 28, ngõ 93, Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

Email: sukienhoangphong@gmail.com

Website: hoangphongevent.com