Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Chào Đón Tân Sinh Viên Trọn Gói Hà Nội

Tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên giờ đây đã trở thành sự kiện thường niên, đáng mong chờ nhất mỗi khi bước vào năm học mới. Đây là cơ hội để tân sinh viên hiểu thêm về truyền thống giáo dục, văn hoá nhà trường; đồng thời tạo ra một môi trường gắn kết giữa các thế hệ sinh viên, giúp các bạn tân sinh viên giảm bớt cảm giác lo lắng, bỡ ngỡ khi bước vào một cánh cửa hoàn toàn mới.

Ngoài ra, tổ chức một sự kiện chào đón tân sinh viên long trọng, hoành tráng còn là một cách khẳng định vị thế của nhà trường trong môi trường giáo dục; từ đó khơi dậy niềm tự hào của tân sinh viên về ngôi trường mà mình sẽ gắn bó nhiều năm. Với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event sẽ mang đến những đêm hội chào tân sinh viên sôi động, đáng nhớ nhất.

Quy trình tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên

Chương trình chào đón tân sinh viên là sự kiện quy mô lớn, có sự tham gia của Ban giám hiệu nhà trường, các vị đại biểu, nhà tài trợ và toàn thể các bạn sinh viên. Vì vậy cần có kế hoạch, quy trình rõ ràng và chi tiết.

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu sự kiện: là tổ chức một chương trình trước hết để tân sinh viên hiểu hơn về ngôi trường, các ngành nghề mình chuẩn bị theo học; sau đó là tạo ra một lễ hội để các thế hệ sinh viên có cơ hội giao lưu kết nối, chia sẻ, giới thiệu các câu lạc bộ… để các bạn hỗ trợ nhau trong thời gian sắp tới.

Lập kế hoạch và dự kiến chi phí

Kế hoạch tổng thể: địa điểm, thời gian tổ chức, số người tham dự, các khách mời đặc biệt, những hoạt động sẽ diễn ra và vai trò của từng nhân sự trong đêm hội.

Chi phí: được tính toán dựa trên kế hoạch tổng thể. Ngân sách dành cho sự kiện sẽ gồm thuê địa điểm tổ chức (nếu có), thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, các hoạt động giải trí… Nhà trường có thể liên hệ với các tập đoàn, doanh nghiệp liên kết, các trung tâm đào tạo… để tìm nguồn tài trợ cho những chi phí này.

Truyền thông trước sự kiện

Nhằm thu hút sự quan tâm của sinh viên nhà trường và các cơ quan báo chí, nhà trường có thể sử dụng website; các kênh mạng xã hội đang thịnh hành (Facebook, Tiktok), email để đăng tải tin tức truyền thông về sự kiện. Nếu chương trình có sự góp mặt của các KOLs thì có thể thuê họ đăng bài quảng cáo trước sự kiện để tăng hiệu quả truyền thông.

Tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Như đã chia sẻ, tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên là sự kiện quy mô lớn và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nên việc tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói là điều không thể thiếu, giúp tiết kiệm hiệu quả cả thời gian và chi phí tổ chức. Nhà trường nên tìm những doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm, đã tổ chức thành công nhiều sự kiện chuyên nghiệp trên địa bàn và nhận được nhiều feedback tích cực từ khách hàng.

 

Gợi ý một số hoạt động ý nghĩa trong sự kiện chào đón tân sinh viên

Mục đích chính của các hoạt động này là tạo không khí sôi động, vui vẻ; giúp các bạn tân sinh viên dễ dàng bước ra khỏi giới hạn của bạn thân, cởi mở và kết nối với môi trường mới.

Chương trình âm nhạc

Âm nhạc không chỉ khuấy động không khí cực kỳ hiệu quả mà còn chạm đến cảm xúc, giúp những người dù xa lạ nhưng có trái tim đồng điệu dễ dàng kết nối với nhau hơn. Vì vậy, các chương trình âm nhạc thường là hoạt động chính trong sự kiện chào đón tân sinh viên.

Hiện nay, ngoài những tiết mục do sinh viên nhà trường dàn dựng và biểu diễn, các nhà trường thường mời một số nghệ sĩ nổi tiếng được giới trẻ yêu thích để thu hút mạnh mẽ sự hưởng ứng của các bạn sinh viên và bùng nổ hiệu quả truyền thông cho đêm hội.

Giới thiệu các câu lạc bộ

Giới thiệu các câu lạc bộ trong ngày chào đón tân sinh viên sẽ giúp các em kết nối được với những bạn có cùng sở thích, đam mê với mình. Tham gia câu lạc bộ trong những năm tháng sinh viên cũng là sân chơi lành mạnh, tạo nhiều cơ hội quý giá để các em bồi dưỡng năng khiếu, tích luỹ kinh nghiệm, phát triển kỹ năng giao tiếp, làm việc đội nhóm và định hướng nghề nghiệp trong tương lai.

Một số câu lạc bộ phổ biến trong nhà trường là CLB tình nguyện, CLB truyền thông, nhiếp ảnh, âm nhạc, nhảy, karate, khiêu vũ, CLB kinh tế trẻ, CLB ngoại ngữ (tiếng Anh, Trung, Nhật…), hội Thanh niên vận động hiến máu…

Trò chơi đội nhóm

Tổ chức các trò chơi đội nhóm với các khách mời ngẫu nhiên từ các bạn sinh viên cũng là một hoạt động ý nghĩa trong đêm hội này. Một số hoạt động đơn giản như đuổi hình bắt chữ, đoán ý đồng đội, chuyền đồ vật, vua tiếng Việt, tam sao thất bản… có thể tổ chức mà không cần chuẩn bị quá nhiều dụng cụ.

Tổ chức hội chợ sinh viên

Thường là mỗi khoa hoặc mỗi câu lạc bộ sẽ có một gian hàng hội chợ nho nhỏ. Tại đây các bạn có thể bán các sản phẩm đặc sản vùng miền, quà lưu niệm handmade nhỏ xinh, đồ ăn vặt hoặc những sản phẩm đặc trưng của câu lạc bộ mình. Hoạt động này vừa giúp ngày hội chào tân sinh viên thêm sôi động, vừa tạo tình cảm gắn kết, xây dựng tình đồng đội giữa các thế hệ sinh viên.

Dịch vụ tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên trọn gói – Hoàng Phong Event

Tính đến nay, Hoàng Phong Event đã có kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, là đối tác quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như Vinmec, Đất Xanh Miền Bắc, 247 Express, các trường học, trung tâm dạy nghề…. Vì vậy, chúng tôi tự tin về khả năng tổ chức các sự kiện chào đón tân sinh viên trọn gói, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí nhất có thể.

Hỗ trợ xây dựng kế hoạch và dự kiến chi phí

Bước đầu tiên trong tổ chức tất cả các sự kiện của Hoàng Phong luôn là tiếp nhận yêu cầu, xác định mục tiêu sự kiện, ý tưởng, kịch bản chương trình của ban tổ chức để hỗ trợ xây dựng kế hoạch chi tiết. Dựa vào quy mô sự kiện, các đề mục cần chuẩn bị, với kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhiều năm chúng tôi sẽ dễ dàng dự kiến được chi phí tương đối chính xác để khách hàng đưa ra những điều chỉnh phù hợp với ngân sách của mình.

Cung cấp trang thiết bị

Thi công sân khấu, bố trí không gian

Trong tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên, phần thi công sân khấu và bố trí không gian luôn được quan tâm đặc biệt, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách mời về sự kiện, cũng góp phần tạo nên những hình ảnh hoành tráng, hỗ trợ công tác truyền thông cho nhà trường.

• Phần backdrop: đặc trưng của các sự kiện chào đón tân sinh viên là thường tổ chức vào buổi chiều kéo dài đến đêm và có rất nhiều tiết mục âm nhạc, do đó phần sân khấu chính nên chọn màn LED bởi khả năng hiển thị của màn LED hoàn toàn không chịu ảnh hưởng từ ánh sáng của môi trường xung quanh và khả năng thay đổi nội dung rất linh hoạt.

Hệ thống màn LED P3 Indoor được sử dụng phổ biến trong các sự kiện chào đón tân sinh viên:

Phần backdrop của sân khấu check-in thì có thể thiết kế đơn giản hơn với bạt hiflex căng khung sắt, nền trải thảm có gia cố. Chúng tôi sẽ trang bị thêm hệ thống đèn spotlight rọi backdrop và các tấm chắn sáng để khu vực này vẫn đảm bảo ánh sáng khi trời tối.

• Phần bục sân khấu chính: sử dụng kỹ thuật thi công phổ biến, phần tay giằng sân khấu được tạo nên từ sắt hộp 10×10 cm và chân sắt tròn đan chéo. Phần bề mặt sử dụng ván ép loại 18 ly dày 5 lớp có khả năng chịu lực và chống nước cực tốt. Toàn bộ sân khấu trải thảm có gia cố hoặc thêm váy quây xung quanh.

Kích thước dài, rộng của sân khấu phụ thuộc vào quy mô sự kiện và diện tích không gian, nhưng chiều cao tối thiểu thường là 0,6m để đảm bảo tầm nhìn cho khán giả.

Mẫu sân khấu bậc tam cấp trong sự kiện giúp đảm bảo tầm nhìn của khán giả:

Âm thanh, ánh sáng

Cũng là hạng mục quan trọng không kém phần thi công sân khấu. Hai yếu tố này kết hợp với nhau, đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cả về phần nghe và phần nhìn cho khán giả.

• Âm thanh: là sự kết hợp giữa hệ thống loa Full, loa Sub, loa Monitor, bàn mixer, cục đẩy công suất. Các thiết bị được chọn đều có công suất lớn, khả năng kháng bụi, kháng nước để đảm bảo hiệu quả âm thanh trong không gian rộng lớn với số lượng khán giả lên đến hàng nghìn người.

• Ánh sáng: phổ biến là các loại đèn như Moving Beam hoạ tiết luồng hoa văn, đèn Par Led, đèn COB, đèn Follow, Laser… kết hợp với máy tạo khói, pháo điện. Đa phần các sự kiện sẽ có thêm hệ thống cột truss treo đèn và loa để đảm bảo hiệu quả âm thanh ánh sáng ở mức tốt nhất.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp cung cấp bởi Hoàng Phong Event:

Thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm

• Thiết bị che nắng: có thể là nhà bạt khung truss, nhà dù, ô lệch tâm, rất cần thiết cho các sự kiện chào đón tân sinh viên tổ chức ngoài trời. Tuy nhiên nếu tổ chức trong hội trường thì có thể bỏ qua mục này.

• Thiết bị làm mát, sưởi ấm: lễ chào đón tân sinh viên của các trường thường được tổ chức trong khoảng tháng 10 – 11 hàng năm nên sẽ cần nhiều thiết bị làm mát, có thể là quạt công nghiệp hoặc quạt hơi nước. Nếu tổ chức vào cuối năm khi tiết trời đã chuyển lạnh thì sẽ cần thêm cây sưởi, máy sưởi, đặc biệt là khi đêm xuống.

Các thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm sự kiện luôn sẵn sàng với số lượng lớn và chất lượng đảm bảo:

Bàn ghế

• Cho đại biểu, khách mời: chúng tôi thường bố trí bàn đại biểu, ghế banquet có áo tone sur tone để tăng sự chuyên nghiệp, chỉn chu cho sự kiện.

• Cho sinh viên: sử dụng ghế inox tròn hoặc ghế nhựa để dễ dàng vận chuyển và sắp xếp với số lượng lớn lên tới hàng nghìn chiếc.

Cung cấp nhân sự

Đội vận chuyển, thi công

Với số lượng trang thiết bị cần thiết cho quy mô sự kiện, đội vận chuyển và thi công cần tiến hành khảo sát trước không gian sự kiện, lên kế hoạch vận chuyển và thi công trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ. Ngoài ra đội ngũ này cũng chịu trách nhiệm bàn giao thiết bị khi đến, kiểm kê số lượng, chất lượng thiết bị và thu dọn sau khi sự kiện kết thúc.

Đội nhân sự chạy sự kiện

Chịu trách nhiệm hoàn toàn về khâu kiểm soát, hỗ trợ sự kiện, đề phòng sự cố để khắc phục kịp thời và không làm gián đoạn đêm hội. Công việc này không chỉ đòi hỏi về sức khoẻ mà còn yêu cầu rất cao về kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm chạy sự kiện thực tế.

Đội Media

Phụ trách chụp ảnh, quay phim xuyên suốt sự kiện để lưu lại những khoảnh khắc quý giá của đêm hội. Nếu các bạn sinh viên muốn chụp những bức hình lưu niệm trong ngày đặc biệt này thì cũng đừng ngại nhờ các anh Media nhiệt tình của Hoàng Phong nhé!

MC, PG, Ca sĩ, nhóm nhảy, KOLs

Ngoài đội ngũ nhân viên liên quan đến kỹ thuật, Hoàng Phong còn cung cấp MC chuyên nghiệp dẫn dắt chương trình, PG hỗ trợ đón tiếp khách mời, ca sĩ, nhóm nhảy khuấy động không khí hoặc hỗ trợ book KOLs để tăng hiệu quả truyền thông cho sự kiện.

Tham khảo thêm các bài viết liên quan: 

> Sự kiện đêm nhạc Beyond The Horizon chào sinh viên PTIT – 24/09/2024

> Lễ khai giảng trường Cao Đẳng Quốc Tế Hà Nội – 05/10/2024

Dịch vụ khác

Dịch vụ tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên trọn gói của Hoàng Phong còn đính kèm các dịch vụ khác như thiết kế, in ấn giấy mời, standee, vòng quay may mắn, hashtag, cho thuê mascot, dựng gian hội chợ, chuẩn bị dụng cụ cho các trò chơi… với chi phí cực kỳ ưu đãi.

Hình ảnh một số sự kiện chào đón tân sinh viên do Hoàng Phong Event tổ chức trọn gói:

> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Ưu đãi chiết khấu lên đến 30%

Như vậy, có thể nói tổ chức sự kiện chào đón tân sinh viên là chương trình rất cần thiết và mang lại nhiều giá trị cho nhà trường, là kỷ niệm đáng nhớ; đánh dấu một bước ngoặt hoàn toàn mới khi các em học sinh khối 12 chính thức bước chân vào giảng đường đại học.

Và nếu như đang có kế hoạch tổ chức sự kiện chào tân sinh viên, quý khách hãy liên hệ ngay với Hoàng Phong Event theo Hotline 0968.96.04.96, chắc chắn chúng tôi sẽ mang đến một đêm hội hoành tráng, chuyên nghiệp và tràn đầy ý nghĩa với chi phí hợp lý nhất.