Để sự lễ khánh thành diễn ra thành công, mang dấu ấn thương hiệu riêng, sau đây Hoàng Phong Event sẽ hướng dẫn chi tiết mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành để đảm bảo mọi nghi thức có trong buổi lễ được diễn ra trơn tru, hiệu quả.
Cách lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành là sự kiện quan trọng đánh dấu công trình đã hoàn thành, đưa vào hoạt động. Ngoài mục đích thông báo tới các đơn vị, tổ chức và xã hội tên tuổi và thương hiệu của công trình, thì lễ khánh thành còn mang ý nghĩa sâu sắc, cầu sự may mắn và bình an cho bước khởi đầu đưa vào hoạt động, được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Vào dịp đặc biệt này, công ty và doanh nghiệp cần lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành hoàn chỉnh để sự kiện được thành công.
Lên ý tưởng và chủ đề truyền tải thông điệp cho chương trình
Dựa vào mục đích của sự kiện mà lên ý tưởng, chủ đề sao cho đảm bảo thông tin truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp, công ty đang hướng tới. Các nội dung của buổi lễ cần tạo điểm nhấn, điểm ấn tượng thu hút sự chú ý của khách mời.
Lập danh sách khách mời tham dự
Doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng số lượng khách mời và đối tác tham dự trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Cần lựa chọn, lập danh sách những khách mời quan trọng, có tầm ảnh hưởng nhất định tới sự kiện, tạo hiệu ứng cho giới truyền thông biết đến rộng rãi.
Thời gian, địa điểm tổ chức lễ khánh thành
Lễ khánh thành có thể thường diễn ra ngay tại công trình xây dựng hoặc địa điểm thuận tiện gần đó. Bên cạnh việc xác định địa điểm, chọn ngày tổ chức sự kiện quan trọng không kém, theo quan niệm dân gian “có thờ có thiêng, có kiêng có lành” nên chủ doanh nghiệp nên lựa chọn ngày đẹp để tổ chức lễ khánh thành. Khi chọn ngày trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đảm bảo được số lượng khách mời và đối tác tham dự đủ để buổi lễ được thành công, mỹ mãn.
Lên các hạng mục cần thiết để chuẩn bị cho sự kiện
Sau khi có một cái nhìn tổng quan về kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, bước tiếp theo bạn cần lên các hạng mục cần thiết như sau:
- Chuẩn bị và hoàn thành giấy phép xin tổ chức sự kiện theo quy định chính quyền địa phương.
- Thuê trang thiết bị tổ chức khánh thành, cụ thể: cổng chào, sân khấu, backdrop, màn hình LED, hệ thống âm thanh ánh sáng, bàn ghế, hoa tươi, bộ cắt băng khánh thành…
- Phân công nhân sự theo từng hạng mục, mỗi nhóm đảm nhận một nhiệm vụ riêng để dễ dàng kiểm soát và quản lý.
- Tiệc ngọt, tiệc mặn (tùy ngân sách).
- Xử lý các vấn đề phát sinh hoặc một số rủi ro có thể xảy ra trong kế hoạch tổ chức lễ khánh thành.
Dự trù chi phí tổ chức
Cần phải dự trù chi phí, ngân sách tổ chức lễ khánh thành một cách cụ thể và chi tiết. Lên timeline chi tiết cho việc chi trả nhân sự, trang thiết bị, tiệc trà, thiệp mời,… đồng thời có thêm một khoản ngân sách dự trù phát sinh.
Một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức khánh thành
Khánh thành là sự kiện đánh dấu sự ra mắt của công trình. Việc chính thức ra mắt lễ khánh thành có tầm ảnh hưởng lớn tới sự chú ý của khách mời, đối tác và công chúng. Vì thế khi lên kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cần lưu ý một số điều như sau:
- Doanh nghiệp muốn sự kiện tổ chức theo hình thức riêng tư hay công khai. Nếu tổ chức công khai nên gửi thiệp mời tới khách hàng và đối tác trước 2 tuần diễn ra buổi lễ.
- Xây dựng, phát triển sự kiện trên các phương tiện truyền thông, tổ chức live trực tiếp sự kiện… để quảng bá hình ảnh công ty và doanh nghiệp
- Khi tổ chức lễ khánh thành ngoài trời cần theo dõi dự báo thời tiết, đồng thời phải có phương án dự phòng.
- Tổ chức nghi thức cắt băng khánh thành.
- Tổ chức thực hiện chuyến tham quan khu vực sự kiện. Giới thiệu các phân khu chức năng và chuyên biệt.
- Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, viết bài phát biểu giới thiệu chính thức về hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ của chủ doanh nghiệp, công ty.
> Xem thêm: Cách viết bài phát biểu trong lễ khánh thành
- Cung cấp các handout có chứa thông tin của doanh nghiệp muốn truyền tải tới khách hàng, đối tác và người tham gia
- Tổ chức tiệc chiêu đãi khách mời, đồ ăn và thức uống cũng như hệ thống âm thanh ánh sáng…. để cho có thêm nhiều thời gian để doanh nghiệp, công ty tiếp xúc với khách tham dự.
- Tiến hành chụp hình sự kiện dùng với mục đích đăng tin, đăng bài trên các phương tiện truyền thông, hoặc trên hệ thống website nội bộ.
- Các trang thiết bị sử dụng trong buổi lễ khánh thành đảm bảo hoạt động ổn định, an toàn.
Đơn vị tổ chức lễ khánh thành trọn gói Hà Nội
Việc tổ chức lễ khánh thành đòi hỏi phải nắm rõ từng khâu, nếu không có kinh nghiệm sẽ đem lại kết quả không như ý, hiệu quả không cao, mất thời gian để lên kế hoạch. Vì thế, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện nay có nhiều đơn vị chuyên cung cấp kế hoạch tổ chức lễ khánh thành ở Hà Nội. Trong số đó, Hoàng Phong Event là đơn vị được khách hàng đánh giá cao trong việc tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp và chất lượng.
Công ty Hoàng Phong Event dựa theo yêu cầu của khách hàng, mục đích và đáp ứng theo xu hướng hiện đại của xã hội, đội ngũ chúng tôi sẽ tiến hành theo các hạng mục như sau:
- Tiến hành tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc liên quan.
- Lên kịch bản, bài phát biểu đại diện của công ty, doanh nghiệp dựa trên nhu cầu, mục đích của đơn vị tổ chức.
- Khung chương trình, mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành bao gồm các hạng mục như sau:
- Đón tiếp khách mời
- Văn nghệ chào mừng
- Tuyên bố lý do
- Giới thiệu doanh nghiệp, công ty và các đại biểu, khách mời tham dự
- Giới thiệu tổng quan dự án
- Cắt băng khánh thành
- Nghi thức múa Lân – Sư – Rồng cho sự kiện
- Tham quan dự án, công ty và doanh nghiệp
- Đãi tiệc khách mời
- Bế mạc, tiễn chào khách mời và đối tác
>> Xem thêm: Tổ chức lễ khánh thành trọn gói – Hoàng Phong Event
Đội ngũ nhân viên tổ chức lễ khánh thành ở Hoàng Phong Event giàu kinh nghiệm, giỏi chuyên môn, sẵn sàng, linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh và điều phối hoạt động bên trong của sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và thành công.
Bên cạnh đó Hoàng Phong Event cung cấp địa điểm đẹp tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói, cho thuê nhân sự sự kiện: ca sĩ, MC, lễ tân chuyên nghiệp… . Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế hoạch tổ chức lễ khánh thành, Hoàng Phong Event đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu, đem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng để có một sự kiện đáng nhớ và đầy ấn tượng. Mọi thông tin liên hệ theo số hotline 0968 96 04 96 để được nhân viên hỗ trợ, tư vấn và báo giá cụ thể, chi tiết.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp, công ty có thể tham khảo. Đây là sự kiện quan trọng, đánh dấu sự trọng đại, để tạo nên dấu ấn khai trương khánh thành đáng nhớ, độc đáo hãy liên hệ với Hoàng Phong Event.