Lễ khánh thành là một trong những sự kiện quan trọng với các doanh nghiệp, đặc biệt là ngành xây dựng. Sự kiện không những đánh dấu sự hoàn thiện của dự án mà còn khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Vậy làm sao để tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp với những ý tưởng sáng tạo mới mẻ? Cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu trong bài viết sau. Đừng quên nhấc máy gọi Hotline cho chúng tôi để nhận ưu đãi lên tới 30% cho tất cả khách hàng nhé.
Tổ chức lễ khánh thành cần chuẩn bị những gì?
Lễ khánh thành là một dấu mốc đánh dấu một dự án, công trình chính thức đưa vào hoạt động. Qua đó, góp phần quảng bá tên tuổi của doanh nghiệp tới đối tác, khách hàng. Chính vì thế, ngay từ khâu chuẩn bị tổ chức bạn cần lưu ý những điều như sau:
Kế hoạch tổ chức lễ khánh thành
- Danh sách khách mời là bước đầu tiên để xác định quy mô, chất lượng của chương trình. Qua đó, bạn cũng dễ dàng xác định được khách hàng tiềm năng với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như lên công tác tổ chức đón tiếp đại biểu quan trọng cho phù hợp.
- Xác định địa điểm tổ chức: Thông thường, lễ khánh thành thường được tổ chức ngay tại nơi công trình hoàn thiện hoặc một số nơi thuận lợi gần đó. Một lưu ý nho nhỏ khi xác định mặt bằng tổ chức phải đáp ứng đủ không gian cho số lượng khách tham dự, cũng như vị trí cho các thiết bị cơ bản.
- Thiết kế, in ấn backdrop, sân khấu, thiệp mời, túi quà tặng,…..: Ấn phẩm sự kiện góp phần quảng bá, đưa thương hiệu doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Vì vậy, ấn phẩm sự kiện cần thể hiện một cách ấn tượng các thông tin cơ bản như logo, tên công ty/dự án, thông điệp truyền tải,… Đồng thời, ấn phẩm nên được thiết kế từ sớm để tiến hành sản xuất, in ấn kịp tiến độ chương trình.
- Trang thiết bị sự kiện của lễ khánh thành bao gồm: âm thanh ánh sáng, sân khấu, hoa tươi, thiết bị trình chiếu, bộ cắt băng, bàn ghế,…. góp phần làm nên thành công cho sự kiện. Bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị sự kiện uy tín để được tư vấn sơ đồ vị trí lắp đặt thiết bị phù hợp cũng như tránh rủi ro xảy ra.
- Nhân sự sự kiện: Nếu như thiết bị tạo nên không gian trang hoàng thì nhân sự sự kiện lại mang đến “phần hồn” cho sự kiện, tạo được lòng tin từ khách hàng ngay từ những bước đầu tiên. Lễ khánh thành thường diễn ra với: MC, lễ tân, đội múa lân sư rồng, nghệ sĩ biểu diễn, ca sĩ,….
- Trang trí sân khấu, sự kiện: Với bất cứ sự kiện nào cũng nên được lắp đặt, trang trí từ 12h – 24h trước khi sự kiện diễn ra, sẵn sàng cho buổi tổng duyệt cũng như kịp thời xử lý phát sinh nếu có.
> > Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành – Hoàng Phong Event
Lựa chọn dịch vụ tổ chức lễ khánh thành uy tín, có nhiều kinh nghiệm sẽ giúp bạn an tâm, đảm bảo hạng mục công việc được diễn ra suôn sẻ cũng như tiết kiệm thời gian, giảm bớt gánh nặng công việc cho bạn.
Một số lưu ý khi doanh nghiệp tự tổ chức lễ khánh thành
Hiện nay, việc tổ chức lễ khánh thành trở nên quen thuộc và cần thiết đối với rất nhiều công ty, đặc biệt là công ty về xây dựng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại lựa chọn việc tự tổ chức thay vì thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói, giúp bạn đảm nhận toàn bộ công việc trước, trong và sau buổi lễ. Vậy có nên lựa chọn tự tổ chức hay không?
Có rất nhiều doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện cần huy động sự hỗ trợ của nhiều nhân sự, phòng ban khác nhau để tiết kiệm chi phí. Nhưng việc tự tổ chức sẽ xảy ra rất nhiều rủi ro nếu giao cho người ít kinh nghiệm. Hơn nữa, một sự kiện không chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp, dịch vụ, tạo thành sự cản bước của khách hàng tiếp cận với dịch vụ, sản phẩm, cũng như doanh thu của dự án.
Bên cạnh đó, một sự kiện khánh thành diễn ra cần phải có nhiều nhà cung cấp trang thiết bị, nhân sự sự kiện,… Mặc dù tiết kiệm chi phí cho nhân sự nhưng lại bị “đội giá” vì phải làm việc với quá nhiều nhà cung cấp cùng một lúc. Không những thế còn xảy ra các vấn đề phát sinh về thời gian, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ… ảnh hưởng không ít tới chất lượng của chương trình.
Thay vào đó, một giải pháp hữu ích khi với Hoàng Phong Event kết hợp cùng khách hàng đưa ra dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói với chi phí hợp lý, tiết kiệm mà chương trình vẫn đạt hiệu quả cao.
Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành tại Hoàng Phong Event gồm những gì?
Tư vấn, lên ý tưởng tổ chức khai trương, kịch bản chi tiết
Chúng tôi lắng nghe yêu cầu, mong muốn của khách hàng, dựa vào đó lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện sao cho ấn tượng, có điểm nhấn. Từ đó, định hướng được mọi công tác tổ chức lễ khánh thành từ xây dựng bộ nhận diện, concept, tone màu, những hoạt động chính của sự kiện,….
>> Xem thêm: Kịch bản tổ chức lễ khánh thành
Cung cấp trang thiết bị
Thiết bị sự kiện được ví như một công cụ giúp người tổ chức sự kiện hiện thực hóa ý tưởng của mình. Dù là sự kiện lớn hay nhỏ, đặc biệt lễ khánh thành thì cũng không thể vắng bóng được những trang thiết bị bao gồm:
Tại khu vực cổng, lối vào sự kiện
Đây là khu vực đầu tiên tạo thiện cảm với người tham dự, thôi thúc họ nhanh chân bước và tham dự sự kiện độc đáo. Thông thường, sự kiện lễ khánh thành đề cao tính lịch sự, Hoàng Phong sẽ lựa chọn thiết bị phù hợp như:
- Cổng chào với mẫu mã đa dạng như cổng chào hơi có in thông điệp của chương trình, cổng bóng nghệ thuật với nhiều màu sắc. Hoặc cách điệu hơn, bạn có thể in ấn cổng bằng formex với nhiều concept khác nhau.
- Thảm đỏ trải dọc lối đi, khổ ngang 2m kết hợp với cột inox dây nhung đỏ, tăng sự trang trọng cho sự kiện
- Treo băng rôn, phướn, standee chân X hoặc standee khung nhôm để giới thiệu về chương trình, dự án, doanh nghiệp,…truyền tải thông tin tới khách hàng
Khu vực check in
Bố trí bàn lễ tân kết hợp với ghế banquet. Ngoài ra, có thể bố trí thêm sân khấu, backdrop check in để khách mời có thể lưu lại những tấm hình kỷ niệm tại sự kiện. Sân khấu check in thường có độ cao 0.1m, tạo độ cân đối và dễ dàng di chuyển cho người tham dự.
Tại khu vực xung quanh
- Bố trí treo băng rôn, cờ, phướn,…để khách mời từ xa đến hay những đơn vị xung quanh biết đến buổi lễ khánh thành cũng như thông tin, hình ảnh về dự án.
Tại khu vực sân khấu
- Thi công bục sân khấu: với chất liệu chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ ép sơn chống thấm, an toàn và phù hợp với mọi loại địa hình tổ chức. Phụ kiện đi kèm bao gồm thảm màu đỏ, đen, xanh lá, xanh dương, màu ghi theo tone màu của doanh nghiệp. Tùy vào địa điểm và số lượng người tham dự, Hoàng Phong sẽ tư vấn cho bạn kích thước sân khấu, đáp ứng tầm view của mọi khán giả.
- In ấn, thi công Backdrop, Banner, Poster, Standee,… theo kích thước yêu cầu với công nghệ hiện đại nhất. Tùy vào mẫu thiết kế, ngân sách, yêu cầu của khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn lựa chọn chất liệu phù hợp: Hiflex, PP, decal hay Formex.
- Thiết bị trình chiếu như màn hình LED, máy chiếu, TV… được đặt tại khu vực sân khấu để truyền tải thông tin, video, hình ảnh của dự án, doanh nghiệp một cách chân thực nhất tới khách hàng, tăng tỉ lệ chốt sale cho doanh nghiệp.
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng: các thiết bị âm thanh, ánh sáng không cần phải quá lớn, chỉ cần đủ công suất và hiệu suất để phục vụ cho chương trình.
Tham khảo các gói âm thanh, ánh sáng của Hoàng Phong Event cho sự kiện khánh thành:
| QUY MÔ | GÓI ÂM THANH | GÓI ÁNH SÁNG |
| Quy mô dưới 100 khách | Bộ âm thanh 2 loa
|
|
| Sử dụng trong nhà với số lượng khoảng 200 khách, sử dụng ngoài trời với không gian hẹp | Bộ âm thanh 4 loa
|
|
| Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, sử dụng ngoài trời không gian vừa phải với số lượng khoảng 250 khách | Bộ âm thanh 6 loa
|
|
| Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, ca sĩ chuyên nghiệp hát, sử dụng ngoài trời không gian lớn, số lượng khoảng 300 khách | Bộ âm thanh 8 loa
|
|
- Bộ cắt băng khánh thành bao gồm: 1 khay inox, 1 vải phủ đỏ, 1 hoa đại biểu, 1 kéo, 1 đôi găng tay, 1 dải lụa. Số lượng bộ cắt băng được chúng tôi chuẩn bị phù hợp. Ví dụ số lượng người cắt băng là 5 người thì cần chuẩn bị 6 bộ nghi thức.
- Pháo điện, pháo tràng kim: góp phần trang trí cho khu vực sân khấu, tạo hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt cho những nghi thức quan trọng của buổi lễ.
Tại khu vực nhà lễ
Thiết bị che nắng, mưa: Lễ khánh thành thường được tổ chức ngoài trời nên những thiết bị như nhà bạt không gian, dù tròn, ô lệch tâm,… là hoàn toàn không thể thiếu.
| Nhà giàn không gian | – Cột nhôm đường kính 0.3mx0.3m hoặc 0.4mx0.4m
– Mái bạt trắng xám – Cột kéo cao tối đa 6m – Quây bạt hoặc rèm vải – Trần vải trắng hoặc mái da chống nóng |
| Dù sự kiện | – Màu trắng đa dạng: trắng đỏ, trắng xanh,…
– Kích thước: từ 12 – 24m |
| Ô lệch tâm | – Hình dáng: vuông, tròn
– Kích thước: 2.5 x 2.5m, 3 x 3m, 3.5 x 3.5m |
- Bàn ghế đại biểu: Hoàng Phong Event cung cấp đầy đủ, đa dạng mẫu mã bàn ghế mới nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với quy mô hơn 1000 người.
| Bàn chữ nhật IBM – ghế banquet | – Kích thước bàn 0,4 * 1,6m – 0,5 * 1,6
– Phụ kiện kèm bàn: Khăn trắng / đen; Quây các màu : Trắng, đỏ, ca,, vàng, đen, xanh lá, xanh dương. – Phụ kiện kèm ghế: áo trắng/đen; nơ màu |
| Bàn Xuân Hòa | – Kích thước bàn 0,6 * 1,2m – 0,7 * 1,2m – 0,8 * 1,2m
– Khăn trắng / đen – Quây các màu : Trắng, đỏ, đen, vàng, xanh lá, xanh dương, màu cam – Ghế Xuân Hòa cùng áo trắng/đen, nơ kèm theo. |
| Bàn cocktail – Ghế bar | – Kích thước: đường kính 60 cm * cao 1,1m
– Khăn trắng / đen – Các màu nơ : Vàng, xanh lá, xanh dương, đỏ, cam – Ghế bar có 2 màu cơ bản: trắng/đen |
| Bàn tròn – Ghế banquet | – Kích thước bàn: đường kính 1,2m phù hợp 6-8 người; đường kính 1,6m cho 10 người
– Phụ kiện kèm bàn: khăn trắng/đen; Quây các màu: Trắng, đỏ, đen, vàng, xanh lá, xanh dương, màu cam; Kính xoay. – Bàn tròn thường được sử dụng trong sự kiện có tiệc. |
- Thiết bị làm mát bao gồm: Quạt điện, máy sưởi, quạt công nghiệp, quạt điều hòa … với công suất lớn khi thời tiết quá nóng hoặc quá lạnh
- Tiệc tea break: Hoàng Phong mang tới cho khách hàng đa dạng menu tea break với bánh ngọt, nước, trà, cafe, hoa quả theo mùa,…đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Cung cấp nhân sự sự kiện
Bên cạnh thiết bị, Hoàng Phong cung cấp đa dạng nhân sự sự kiện, giảm thiểu nỗi lo lắng cho khách hàng:
- Cung cấp MC sự kiện chuyên nghiệp với nhiều profile, kinh nghiệm dẫn khác nhau giúp khách hàng có nhiều lựa chọn cho sự kiện của mình.
- Cung cấp PG, lễ tân chuyên nghiệp tại các sự kiện lớn, ngoại hình ưa nhìn, đảm nhận công việc theo kịch bản có sẵn như đón tiếp khách mời, cắt băng khánh thành,…
- Cung cấp ca sĩ, vũ đoàn biểu diễn, ban nhạc, trống hội phục vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói, khuấy động không khí sự kiện.
- Cung cấp đội múa lân sư rồng, trống chiêng, thần tài với những nghệ nhân giàu kinh nghiệm, rước lộc may mắn đến doanh nghiệp, tổ chức.
Cung cấp đội ngũ nhân sự sự kiện, giám sát sự kiện dày dặn kinh nghiệm lên kế hoạch thực hiện chương trình, sẵn sàng ứng phó nếu có sự cố xảy ra, đảm bảo thành công cho sự kiện của khách hàng.
Chi phí tổ chức lễ khánh thành tại Hoàng Phòng Event
Chi phí tổ chức lễ khánh thành phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô tổ chức, số lượng trang thiết bị, số lượng nhân sự, ngân sách,… Hoàng Phong Event sẽ tư vấn gói dịch vụ tổ chức khánh thành trọn gói phù hợp nhất với khách hàng.
Dưới đây là bảng báo giá tổ chức sự kiện khánh thành tại Hoàng Phong Event:
Đặc biệt, với khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói của Hoàng Phong trong tháng này sẽ nhận được voucher ưu đãi lên tới 30%.
Nhanh tay liên hệ ngay qua hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn miễn phí và rinh ưu đãi tại Hoàng Phong Event.
Quy trình tổ chức lễ khánh thành 5 bước chuyên nghiệp tại Hoàng Phong Event
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Bước 2: Hỗ trợ đo đạc, tư vấn miễn phí cho Quý khách hàng, lên ý tưởng, nội dung cho sự kiện khai trương.
Bước 3: Báo giá khai trương trọn gói phù hợp với nhu cầu ngân sách của khách hàng. Sau khi thống nhất phương án, hai bên tiến hành ký hợp đồng.
Bước 4: Hoàn thiện kịch bản, bản thiết kế, kế hoạch thi công.
- Hoàn thành công tác chuẩn bị trước buổi lễ, tổng duyệt chương trình.
- Tổ chức khai trương, đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện hạn chế sơ suất gì và kịp thời xử lý sự cố (nếu có).
Bước 5: Kết thúc sự kiện. Thực hiện thanh toán và các thủ tục thanh lý hợp đồng.
Lý do nên chọn công ty tổ chức lễ khánh thành – Hoàng Phong Event
Trong suốt hơn 12 năm qua, Hoàng Phong Event đã đồng hành cùng nhiều khách hàng, doanh nghiệp lớn nhỏ tổ chức thành công lễ khánh thành, tạo dấu ấn đặc biệt cho những bước đầu tiên của dự án, công trình. Và trong suốt khoảng thời gian qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi của khách hàng, những lời khen là động lực để phát triển, những lời góp ý là những lần Hoàng Phong học hỏi, rút kinh nghiệm, đổi mới để được như hôm nay, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu sự kiện. Hoàng Phong Event sở hữu:
- Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, ý tưởng sáng tạo luôn được “thử lửa”, học hỏi và phát triển để mang lại những sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.
- Trang thiết bị hiện đại: Sở hữu hệ thống kho bãi cùng số lượng lớn thiết bị tại Hà Nội, Hoàng Phong Event luôn đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Không những vậy, thiết bị luôn được chọn lọc kỹ càng, liên tục kiểm tra và thay mới nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp: Chúng tôi luôn đề cao tính chuyên nghiệp, minh bạch trong công việc. Từ quy trình, cách thức triển khai, đến giám sát đều được thực hiện chuyên nghiệp. Thủ tục hợp đồng cam kết rõ ràng, có xuất hóa đơn đầy đủ.
- Thi công đúng thời gian yêu cầu; Giá thành cạnh tranh là điều khách hàng luôn hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại Hoàng Phong Event.
- Dịch vụ tận tâm chu đáo: Đến với Hoàng Phong Event, bạn sẽ được tư vấn miễn phí từ đội ngũ nhân viên thân thiện, nhiệt tình và chu đáo. Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản với tay nghề cao, xử lý tốt với mọi sự cố phát sinh.
Để được báo giá hay tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói, hãy liên hệ ngay với Hoàng Phong Event qua hotline 0968 96 04 96
