Khảo sát mặt bằng tưởng chừng là một bước khá đơn giản nhưng lại có thể quyết định rất nhiều đến phương án tổ chức Trung Thu. Chỉ khi trực tiếp khảo sát hiện trường, hàng loạt vấn đề mới bắt đầu xuất hiện – từ vị trí sân khấu có thuận lợi không, thiết bị vận chuyển lối nào hay khu vực nào có nguy cơ ùn tắc khi đông người. Đặc biệt với các chương trình Trung Thu có nhiều trẻ nhỏ và phụ huynh tham dự, mặt bằng càng cần tính toán kỹ về cách bố trí, vận hành và đảm bảo an toàn.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều chương trình Trung Thu tại trường học, khu đô thị và doanh nghiệp, Hoàng Phong Event sẽ chia sẻ những kinh nghiệm khảo sát mặt bằng tổ chức Trung Thu chi tiết giúp ban tổ chức đánh giá chính xác địa điểm và chủ động lên phương án phù hợp ngay từ khâu chuẩn bị.
Lý do nên khảo sát mặt bằng trước khi tổ chức Trung Thu?
Ý tưởng có thể được xây dựng trên bản kế hoạch nhưng mặt bằng thực tế mới quyết định phương án có được thực hiện hay không. Từ diện tích, kết cấu không gian đến hệ thống điện và lối vận chuyển đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí và thi công. Khảo sát mặt bằng tổ chức Trung Thu ngay từ đầu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho ban tổ chức như:
- Đánh giá tính khả thi của phương án: Khảo sát mặt bằng giúp ban tổ chức có thể xác định được ý tưởng có hợp lý không, hạng mục nào triển khai được, hạng mục nào cần điều chỉnh về kích thước hoặc vị trí sao cho phù hợp với mặt bằng.
- Đảm bảo an toàn cho người tham dự: Với chương trình Trung Thu, trẻ nhỏ thường di chuyển giữa sân khấu, khu trò chơi và các khu vực hoạt động nên yêu cầu an toàn cần được đặt lên hàng đầu. Khảo sát trực tiếp sẽ giúp ban tổ chức biết đâu là vị trí tiềm ẩn rủi ro và tính toán cách bố trí hợp lý để tạo không gian vui chơi an toàn cho trẻ.
- Dự trù chi phí hợp lý: Khi nắm rõ đặc điểm mặt bằng, ban tổ chức có thể xác định tương đối chính xác khối lượng cần triển khai và xây dựng ngân sách sát hơn với chương trình, hạn chế phát sinh chi phí.
- Hạn chế sự cố khi thi công & vận hành: Phát hiện sớm vấn đề luôn dễ xử lý hơn chờ đến ngày triển khai. Những vấn đề liên quan đến nguồn điện, vận chuyển hay không gian thi công có thể được tính toán phương án xử lý từ đầu để tránh làm gián đoạn tiến độ chương trình.
Những lợi ích khi bạn khảo sát mặt bằng tổ chức trung thu
> Tham khảo thêm: Chi phí tổ chức Trung thu – Cách dụ trì kinh phí hiệu quả
Những thông tin cần nắm rõ trước khi khảo sát mặt bằng
Khảo sát mặt bằng chỉ thực sự có giá trị khi đội ngũ biết rõ chương trình Trung Thu cần triển khai những gì tại địa điểm. Ban tổ chức nên thống nhất trước quy mô khách tham dự, nội dung chương trình, hạng mục thi công và thời gian sử dụng mặt bằng để dễ lên phương án thực hiện.
Quy mô & đối tượng tham dự
Chương trình dành cho 50 – 100 người chắc chắn sẽ có yêu cầu về mặt bằng khác với đêm hội Trung Thu quy tụ tới hàng nghìn cư dân. Ban tổ chức cần dự kiến số lượng người tham gia, trong đó cần xác định rõ số trẻ em, phụ huynh, khách mời cũng như nhân sự phục vụ chương trình.
Đặc biệt với trẻ nhỏ, không gian cần đủ diện tích cho các em ngồi xem biểu diễn, di chuyển và tham gia hoạt động mà không xảy ra tình trạng chen chúc. Số lượng khách dự kiến cũng là cơ sở tính khu vực khán giả, lối đi và diện tích dành cho các hoạt động khác.
Nắm rõ quy mô, số lượng khách tham dự sự kiện
Nội dung, hoạt động dự kiến trong chương trình
Kịch bản chương trình càng cụ thể, đội ngũ khảo sát càng dễ hình dung mặt bằng sẽ được sử dụng ra sao trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Trước khi khảo sát mặt bằng, ban tổ chức cần xác định nội dung dự kiến, trình tự triển khai và cách khách tham dự di chuyển trong từng thời điểm. Từ đó có thể tính toán diện tích theo từng khu vực, khoảng cách giữa các hạng mục và phương án bố trí phù hợp.
Tìm hiểu kỹ nội dung và các hoạt động diễn ra tại sự kiện
Các hạng mục cần thi công và trang trí
Nếu kịch bản cho biết chương trình diễn ra như thế nào thì các hạng mục thi công và trang trí sẽ quyết định phần diện tích thực tế cần tổ chức. Khi đã có danh sách hạng mục dự kiến, đội ngũ khảo sát sẽ dễ hình dung mặt bằng cần phân chia ra sao và khu vực nào phải kiểm tra kỹ hơn trong quá trình đo đạc.
Đồng thời, tại từng vị trí lắp đặt cần đối chiếu kích thước hạng mục với diện tích, khoảng trống xung quanh và điều kiện thi công tại chỗ. Việc kiểm tra này sẽ giúp ban tổ chức lên phương án thi công sát với điều kiện thực tế và hạn chế phát sinh khi lắp đặt.
Bên cạnh đó cần nắm được các hạng mục thi công, trang trí
Thời gian tổ chức và tháo dỡ
Mặt bằng phù hợp về diện tích nhưng quỹ thời gian thi công quá ngắn vẫn có thể khiến phương án tổ chức gặp khó khăn. Bởi các hạng mục sân khấu, trang trí, âm thanh hay ánh sáng đều cần thời gian lắp đặt, căn chỉnh và tháo dỡ. Đội ngũ khảo sát cần nắm rõ thời điểm được phép tiếp cận địa điểm, giờ bắt đầu chương trình và thời gian phải hoàn trả mặt bằng để tính toán thời gian triển khai từng hạng mục phù hợp với tiến độ chung.
Kinh nghiệm khảo sát mặt bằng tổ chức Trung Thu từ A – Z
Không phải mặt bằng rộng và thuận tiện là có thể triển khai chương trình theo kế hoạch. Qua nhiều lần trực tiếp khảo sát, thi công và vận hành sự kiện Trung Thu, Hoàng Phong Event đã đúc kết nhiều kinh nghiệm khảo sát mặt bằng tổ chức giúp đánh giá địa điểm sát với nhu cầu thực tế. Dưới đây là những hạng mục quan trọng mà ban tổ chức nên kiểm tra kỹ:
Đo đạc diện tích, đánh giá đặc điểm không gian
Diện tích ghi trên hồ sơ chưa phản ánh đầy đủ không gian thực tế có thể sử dụng cho chương trình. Khi khảo sát, cần đo cụ thể chiều dài, chiều rộng, chiều cao và chia theo từng khu vực thay vì chỉ lấy một kích thước tổng. Các vị trí có cột, cây xanh, bồn hoa, bậc cấp, lối đi cố định hay nền chênh cao cũng nên được đánh dấu ngay trên sơ đồ mặt bằng. Từ đó, ekip mới xác định được diện tích khả dụng cho sân khấu, khán giả, khu vui chơi cũng như hạng mục trang trí.
Đo đạc diện tích kỹ lưỡng đồng thời đánh giá đặc điểm không gian
Chọn vị trí sân khấu có tầm nhìn thuận lợi
Sân khấu là khu vực tập trung phần lớn sự chú ý nên cần được xem xét ngay từ đầu. Ngoài việc đủ diện tích lắp dựng, góc nhìn từ khu vực khán giả, ban tổ chức cũng cần tính khoảng cách biểu diễn và các vật cản phía trước để không ảnh hưởng đến các hoạt động và trải nghiệm của khách mời.
Khi tổ chức, Hoàng Phong Event thường ưu tiên vị trí ít vật cản và bố trí diện tích sân khấu khoảng 25 – 30% so với khu vực tổ chức. Trong đó kích thước sân khấu sẽ được thiết kế linh hoạt theo từng vị trí, với các chương trình trong nhà sân khấu có thể cao khoảng 40cm trở xuống nhưng với chương trình ngoài trời sẽ từ 60 – 100cm để hỗ trợ tầm nhìn cho khách ngồi từ xa. Đồng thời backdrop trung thu và màn Led cũng được linh hoạt sử dụng phù hợp từng sự kiện và nhu cầu của đơn vị tổ chức.
Lưu ý chọn vị trí sân khấu có tầm nhìn thuận lợi
> Tham khảo thêm: Thiết kế sân khấu trung thu đẹp – Hoàng Phong Event
Tính toán vị trí lắp đặt âm thanh, ánh sáng
Một chương trình Trung Thu dù trang trí đẹp đến đâu nhưng âm thanh rè, hiệu ứng ánh sáng kém cũng đủ khiến khán giả “tụt mood” ngay tức khắc. Khi khảo sát mặt bằng, Hoàng Phong Event luôn kiểm tra kỹ diện tích cần phục vụ, khoảng cách với khán giả, chiều cao trần và các vị trí có thể lắp thiết bị để tính toán số lượng loa, đèn cũng như cách bố trí phù hợp.
- Âm thanh: Cần xác định hướng đặt loa sao cho phủ đều toàn bộ khu vực khán giả, tránh hiện tượng vọng âm hoặc “chỗ nghe rõ, chỗ nghe rè”, nhất là với những mặt bằng có trần thấp, tường bao kín hoặc nhiều vách kính dễ gây dội âm.
Lựa chọn hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian sự kiện
- Ánh sáng: Ngoài hệ thống đèn sân khấu, ban tổ chức cần khảo sát thêm nguồn sáng tự nhiên và đèn chiếu sáng sẵn có tại khu vực, từ đó tính toán công suất đèn bổ sung để đảm bảo hiệu ứng ánh sáng lung linh mà không bị chói với không gian xung quanh.
Lưu lý khảo sát nguồn sáng sẵn có tại địa điểm tổ chức để tối ưu trải nghiệm cho khách tham dự
Kiểm tra nguồn điện và đường dây cấp điện
Khối lượng thiết bị sử dụng trong một đêm Trung Thu có thể khá lớn – từ màn Led, hệ thống đèn, loa công suất cao cho đến các hạng mục khác. Trong quá trình khảo sát, ban tổ chức cần kiểm tra công suất nguồn điện tại địa điểm, vị trí tủ điện, aptomat và các điểm có thể lấy điện để tính toán khả năng đáp ứng cho tổng thiết bị dự kiến sử dụng.
Bên cạnh đó, đường cấp điện cũng cần được khảo sát kỹ thông qua việc đo khoảng cách kéo dây, xác định tuyến đi phù hợp hoặc hạn chế dây điện chạy qua khu vực khán giả hoặc nơi trẻ nhỏ vui chơi. Với chương trình quy mô lớn hoặc nguồn điện tại địa điểm không đáp ứng đủ công suất, Hoàng Phong Event sẽ chủ động tính thêm máy phát điện dự phòng để duy trì hoạt động ổn định cho các thiết bị trong suốt đêm hội.
Khảo sát tủ điện, đo đạc đường dây cấp điện và tính toán phương án điện dự phòng
Bố trí khu vực khán giả
Khu vực khán giả là nơi cảm xúc người tham dự chạm gần nhất với chương trình. Một vị trí ngồi thoải mái, quan sát rõ và thuận tiện di chuyển sẽ giúp trẻ nhỏ lẫn phụ huynh tận hưởng trọn vẹn không khí đêm hội. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình Trung Thu, Hoàng Phong Event luôn tính toán khu vực này dựa trên số lượng khách, đặc điểm mặt bằng và cách khán giả tham gia các hoạt động trong suốt đêm hội.
Không gian cần có độ thoáng, khoảng cách giữa từng dãy ghế để trẻ dễ dàng di chuyển, đi lại hay giao lưu. Trường hợp chương trình có khách VIP, đại biểu hay khu dành riêng cho các bé cũng nên phân khu rõ ràng để khách mời vào đúng vị trí, tránh tình trạng ùn tắc.
Bố trí chỗ ngồi, lối đi cho khán giả một cách khoa học tránh ùn tắc
Xác định vị trí đặt photobooth và khu vực trang trí
Trung Thu là dịp để lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ nên không thể thiếu khu vực photobooth và tiểu cảnh trang trí để khách mời check-in. Khi khảo sát mặt bằng tổ chức cần tính toán cả vị trí đặt photobooth sao cho vừa đáp ứng yếu tố thẩm mỹ lẫn sự thuận tiện trong quá trình khách chụp ảnh và di chuyển. Khu vực này nên nằm ở vị trí dễ quan sát, có phông nền gọn và đủ khoảng trống phía trước để nhiều gia đình có thể dừng lại check-in mà ít ảnh hưởng đến lối đi chung.
Xác định rõ vị trí đặt booth chụp ảnh
Kích thước cũng cần cân đối với diện tích trang trí, tránh thiết kế quá lớn mà không làm không gian trở nên chật chội. Ngoài ra, ban tổ chức cũng có thể trang trí tiểu cảnh đèn lồng, mô hình trăng, thỏ,…để tạo điểm nhấn cho khu vực.
Lưu ý cân đối kích thước photo booth so với không gian diễn ra sự kiện
Khảo sát lối vận chuyển và tập kết thiết bị
Thi công thuận lợi hay mất nhiều thời gian đôi khi lại phụ thuộc vào con đường đưa thiết bị vào khu vực tổ chức. Với màn LED, truss, bục sân khấu hay các hạng mục trang trí kích thước lớn, ekip cần kiểm tra lối xe tiếp cận, chiều rộng cửa, hành lang, cầu thang và thang hàng để xác định cách vận chuyển phù hợp. Nếu địa điểm nằm trong toà nhà, trung tâm thương mại hay khu đô thị, nên tìm hiểu về khung giờ xe tải được phép ra vào và vị trí xe có thể dừng để bốc dỡ thiết bị. Nhờ đó có thể chủ động sắp xếp phương tiện, nhân sự vận chuyển cũng như lựa chọn vị trí tập kết thiết bị thuận tiện.
Lưu ý khảo sát lối vận chuyển và tập kết thiết bị
Khảo sát khu vực gửi xe
Chương trình Trung Thu thường có đông phụ huynh đưa trẻ nhỏ tham dự nên khu vực gửi xe cần được tính toán theo số lượng khách và phương tiện dự kiến. Ban tổ chức nên kiểm tra sức chứa bãi xe, lối ra vào và phương án phân luồng để tránh ùn tắc vào giờ cao điểm. Đối với địa điểm đã có bãi xe riêng, cũng cần bố trí vị trí phù hợp cho khách mời, ekip và nhân sự biểu diễn để thuận tiện di chuyển.
Chuẩn bị phương án cho thời tiết nếu tổ chức ngoài trời
Trung Thu thường được tổ chức vào tháng 9, 10 hàng năm – giai đoạn giao mùa nên thời tiết luôn là biến số cần được tính đến với các chương trình ngoài trời. Hoàng Phong Event thường kiểm tra khu vực có mái che, hệ thống thoát nước, tình trạng nền và khoảng trống có thể dựng nhà bạt để chuẩn bị phương án dự phòng khi trời mưa. Nếu địa điểm tổ chức có thêm không gian trong nhà, ekip có thể khát sát khu vực này để chủ động phương án chuyển đổi khi thời tiết diễn biến bất lợi.
Lưu ý chuẩn bị phương án B khi có bất lợi về thời tiết
Kiểm tra quy định của địa điểm tổ chức
Trường học, khu đô thị, chung cư hay trung tâm thương mại đều có những quy định riêng về tổ chức sự kiện. Ban tổ chức cần tìm hiểu kỹ khung giờ thi công, thời gian hoạt động, giới hạn âm lượng, yêu cầu PCCC, quy định ra vào và các thủ tục xin phép cần thiết ngay trong giai đoạn chuẩn bị. Nắm rõ quy định ngay từ đầu sẽ giúp ekip lên phương án phù hợp và hạn chế phát sinh thủ tục hay cần điều chỉnh kế hoạch trong ngày diễn ra chương trình.
Lưu ý check kỹ các quy định của địa điểm tổ chức
Tham khảo thêm:
Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói, uy tín
Khảo sát mặt bằng kỹ lưỡng sẽ tạo cơ sở quan trọng giúp chương trình Trung Thu lên được phương án sát với thực tế ngay từ khâu chuẩn bị. Hoàng Phong Event, với hơn 15 năm thực chiến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói, hỗ trợ khách hàng từ A – Z. Từ quá trình khảo sát địa điểm, lên ý tưởng, thiết kế layout cho đến chuẩn bị thiết bị, thi công và vận hành đều được thực hiện trọn một đầu mối.
Đặc biệt, với các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện Trung Thu trọn gói tại Hoàng Phong Event còn được nhận ưu đãi lên tới 30% chi phí tổ chức. Đây là chính sách được chúng tôi áp dụng để mang đến mức giá tốt hơn cho khách hàng trong mùa Trung Thu năm nay mà vẫn đảm bảo đầy đủ các hạng mục theo phương án đã thống nhất.
Hoàng Phong Event chuyên tổ chức Trung Thu trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức trung thu trọn gói cho bé – Nhận ưu đãi lên đến 30%!
Nếu quý khách hàng cũng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện Trung Thu và cần tìm một đơn vị hỗ trợ khảo sát mặt bằng cũng như lên ý tưởng concept độc đáo, Hoàng Phong Event sẵn sàng đồng hành cùng bạn ngay hôm nay!
Liên hệ hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn & nhận báo giá nhanh trong vòng 30 phút!
Hotline
Gọi Zalo