Dự trù kinh phí luôn là một trong những hạng mục được ban quản lý xem xét kỹ trước khi chương trình Tết Trung Thu được phê duyệt. Một bảng ngân sách đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp HR chủ động giải trình, rút ngắn thời gian trình duyệt và hạn chế tình trạng điều chỉnh nhiều lần trong quá trình triển khai. Với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện trung thu cho các doanh nghiệp, trường học và khu chung cư, Hoàng Phong Event sẽ chia sẻ cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức trung thu chi tiết cùng cách phân bổ hợp lý giúp các bạn dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát ngân sách hiệu quả, cùng tìm hiểu nhé!

Bóc tách các hạng mục kinh phí tổ chức Trung thu cần có

Nhiều bảng dự trù ngân sách thường bị điều chỉnh nhiều lần do chưa phân chia rõ từng nhóm chi phí. Khi được bóc tách theo từng hạng mục ngay từ đầu, HR và Ban Quản Lý sẽ dễ dàng kiểm soát chi phí hơn và hạn chế được những sai sót trong quá trình triển khai. Dưới đây là các hạng mục thường được đưa vào dự trù kinh phí tổ chức Tết Trung thu mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Chi phí thuê thiết bị sự kiện

Ngân sách dành cho thiết bị thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí tổ chức Trung Thu. Khi quy mô chương trình càng lớn, số lượng thiết bị càng nhiều và yêu cầu kỹ thuật cũng cao hơn. Bởi vậy, ngay từ khi lên kế hoạch dự toán, doanh nghiệp nên xác định rõ địa điểm tổ chức, số lượng khách mời và các hoạt động sẽ diễn ra để bóc tách đầy đủ từng hạng mục.

Danh sách các thiết bị thường có trong một sự kiện trung thu gồm:

Sân khấu và bục biểu diễn
Hệ thống âm thanh gồm loa đài, micro không dây, mixer,…
Hệ thống ánh sáng gồm đèn Beam, đèn Par Led, Spotlight,..
Màn hình LED và máy chiếu (tuỳ theo yêu cầu khách hàng)
Thiết kế backdrop chương trình Trung thu, backdrop check-in, standee,..
Bàn ghế cho khách mời và đại biểu
Quạt công nghiệp, quạt hơi nước và nhà bạt, mái che cho các sự kiện tổ chức ngoài trời
Thảm đỏ, cột inox phân luồng, cổng chào
Bục phát biểu

Với các chương trình có thêm khu vực trò chơi hoặc workshop, doanh nghiệp cũng nên dự trù riêng phần thiết bị phục vụ từng khu vực để tổng ngân sách sát với thực tế hơn.

dự trù kinh phí tổ chức sự kiện trung thu

dự trù kinh phí tổ chức chương trình trung thu

Một số thiết bị sự kiện cần thiết khi tổ chức chương trình Trung thu

Chi phí nhân sự biểu diễn & vận hành

Một chương trình Trung thu hoàn chỉnh luôn có nhiều vị trí phối hợp xuyên suốt từ lúc đón khách đến khi kết thúc sự kiện. Ngoài các tiết mục biểu diễn trên sân khấu, đội ngũ vận hành phía sau cũng cần được đưa vào bảng dự trù để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản và xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

Nhân sự biểu diễn: MC, chị Hằng, chú Cuội, đoàn múa lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy, ban nhạc, ảo thuật, xiếc, chú hề hoặc các tiết mục nghệ thuật theo kịch bản.
Nhân sự workshop & trải nghiệm: Nghệ nhân nặn tò he, hướng dẫn làm lồng đèn, tô tượng, viết thư pháp,..
Nhân sự hoạt náo: Mascot, hoạt náo viên, quản trò, nhân sự phụ trách minigame và khu vực trò chơi.
Nhân sự vận hành: Điều phối chương trình, kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, kỹ thuật sân khấu và nhân sự hậu cần.
Nhân sự đón tiếp & truyền thông: PG đón tiếp, lễ tân, nhiếp ảnh, quay phim, đội ngũ y tế và các vị trí hỗ trợ khác theo quy mô chương trình.

> Mời bạn theo dõi: Kịch bản Trung thu hay – Hoàng Phong Event

mẫu dự trù kinh phí tổ chức tết trung thu

cách dự trù kinh phí tổ chức tết trung thu

hướng dẫn dự trù kinh phí tổ chức tết trung thu

Chi phí thuê nhân sự chương trình Trung thu

Chi phí trang trí & Phụ kiện

Phần lớn hình ảnh được lưu lại sau chương trình đều đến từ khu vực sân khấu, check-in và các tiểu cảnh trang trí. Mỗi hạng mục đều cần được đưa vào bảng dự trù ngay từ đầu để doanh nghiệp chủ động ngân sách và dễ dàng đối chiếu với báo giá của đơn vị tổ chức.

Chi phí cho phần trang trí thường sẽ tập trung vào các vật phẩm theo concept như đèn lồng, dây cờ, hoa giấy, mô hình Trung thu, mâm cỗ, vật liệu trang trí, decal, hashtag cầm tay, bảng tên khu vực, bảng hướng dẫn, phụ kiện trang trí sân khấu và các vật phẩm theo nhận diện thương hiệu.

Nếu chương trình xây dựng concept riêng hoặc có nhiều khu vực trải nghiệm, doanh nghiệp cũng nên dự trù thêm chi phí thiết kế, in ấn, gia công mô hình và các phụ kiện khác.

Chi phí trang trí, phụ kiện, quà tặng,…

Chi phí hậu cần & Phát sinh

Không ít chương trình phải điều chỉnh ngân sách vào sát ngày tổ chức do bỏ sót những khoản chi nhỏ trong giai đoạn lập kế hoạch. Dù giá trị từng hạng mục không lớn nhưng tổng chi phí phát sinh có thể tạo ra chênh lệch đáng kể nếu không được dự trù từ đầu. Doanh nghiệp nên dành riêng một phần ngân sách cho các khoản hậu cần và phát sinh như:

Chi phí hậu cần: Bao gồm vận chuyển và bốc xếp vật tư, thi công tháo dỡ, quà tặng phá cỗ, nước uống, in ấn tài liệu, vệ sinh sau chương trình và các khoản phục vụ công tác cũng như vận hành tại địa điểm.
Quỹ dự phòng: Nên dành khoảng 5 – 10% tổng ngân sách để chủ động xử lý các thay đổi ngoài kế hoạch như tăng thiết bị, tăng số lượng khách tham dự, kéo dài thời gian thuê địa điểm hay các phát sinh mới trong quá trình triển khai. Khoản này nên được tách riêng trong bảng kinh phí để HR và Ban Quản Lý dễ theo dõi.

dự trù chi phí tổ chức trung thu — Dự trù khoảng 5-10% chi phí phát sinh

Hướng dẫn lập file dự trù kinh phí Trung thu cho Công ty/ Chung cư

Khi lập dự toán Trung thu, doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng câu hỏi “ngân sách bao nhiêu?” mà cần xác định dựa trên quy mô thực tế của chương trình. Từ số lượng khách mời, diện tích khu vực tổ chức đến kịch bản tổ chức, mỗi đầu mục đều là cơ sở giúp doanh nghiệp tính toán được chi phí sân khấu, thiết bị và các khoản chi liên quan.

Chốt số lượng khách tham dự

Danh sách đăng ký thực tế sẽ là cơ sở để HR/ Ban Quản Lý tính các khoản chi theo đầu người, đặc biệt là quà tặng, suất ăn, bánh kẹo và hoạt động trải nghiệm dành cho trẻ. Khi lên file dự trù, số lượng khách có thể chia thành các nhóm riêng để tính toán chính xác hơn:

Trẻ em: Tính số phần quà, bánh kẹo, suất phá cỗ, nguyên vật liệu workshop và đạo cụ cho các hoạt động trải nghiệm.
Phụ huynh/ người lớn: Tính vào tổng lượng khách tham dự để chuẩn bị chỗ ngồi, nước uống, tiệc nhẹ và các hạng mục phục vụ chung.
Khách mời/ Ban lãnh đạo: Nếu chương trình có đại biểu hoặc khách VIP, nên thống kê riêng để chuẩn bị khu vực đón tiếp, vị trí ngồi và quà tặng theo kế hoạch.

Chẳng hạn chung cư dự kiến có 300 người tham dự, trong đó có 180 trẻ em, 100 phụ huynh và 20 thành viên Ban Quản Lý. Khi lập file dự trù kinh phí, 300 người sẽ được tính vào các hạng mục phục vụ chung như bàn ghế, mái che,…riêng quà trung thu, suất workshop hoặc bánh kẹo sẽ tính theo 180 trẻ và cộng thêm khoảng 5-10% dự phòng.

Số lượng khách tham dự tác động lớn đến tổng chi phí tổ chức

Tính diện tích sân khấu/ backdrop

Kích thước sân khấu nên được tính dựa trên mặt bằng tổ chức và nội dung sẽ diễn ra trên sân khấu thay vì chọn theo một kích thước cố định cho mọi chương trình. Với các chương trình chủ yếu gồm MC, chị hằng – chú Cuội, ca sĩ có thể sử dụng sân khấu gọn hơn với các sự kiện có tiết mục nhảy múa, đội múa lân biểu diễn.

Khi khảo sát mặt bằng, ban tổ chức nên đo trước chiều ngang, chiều sâu khu vực đặt sân khấu và khoảng cách từ sân khấu đến hàng ghế cuối. Backdrop sau đó sẽ được tính theo tỷ lệ sân khấu và chiều cao thực tế của địa điểm. Cách làm này sẽ giúp chương trình tránh được tình trạng sân khấu quá nhỏ khi biểu diễn hoặc backdrop bị lọt thỏm so với tổng thể.

Tính toán diện tích sân khấu phù hợp với địa điểm và quy mô tổ chức

> Xem thêm: Sân khấu Trung thu – Cách decor cực đẹp, thu hút các bé!

Chọn gói âm thanh theo số lượng người tham dự

Âm thanh cho chương trình 100 khách trong hội trường sẽ khác đáng kể so với sự kiện 300 – 500 khách ngoài sân chung cư. Quy mô khách càng lớn, không gian càng mở thì hệ thống loa, công suất và số lượng thiết bị xử lý âm thanh càng cần được tính kỹ.

Khi gửi yêu cầu báo giá, nên cung cấp cho đơn vị tổ chức các thông tin về số lượng khách, diện tích khu vực tổ chức, trong nhà hay ngoài trời, có tiết mục ca hát – biểu diễn hay chi MC dẫn chương trình. Từ đó, kỹ thuật viên mới có thể đề xuất cấu hình âm thanh phù hợp, phủ đều toàn khu vực.

> Tham khảo thêm: Kế hoạch tổ chức Trung thu – Hoàng Phong Event

Cách tối ưu kinh phí tổ chức Trung thu tiết kiệm 20 – 30%

Chi phí tổ chức trung thu hoàn toàn có thể được tối ưu nếu doanh nghiệp xác định đúng những hạng mục nên đầu tư và tránh các khoản chi phí phát sinh qua nhiều khâu trung gian. Với kinh nghiệm triển khai nhiều chương trình thực tế, Hoàng Phong Event sẽ gợi ý một số phương án giúp doanh nghiệp cân đối ngân sách hợp lý hơn, tập trung chi phí vào các hạng mục thực sự cần thiết mà vẫn giữ trọn được trải nghiệm của chương trình.

Ưu tiên đơn vị sở hữu khi thiết bị trực tiếp tại Hà Nội: Những đơn vị có sẵn nguồn thiết bị tại Hà Nội như Hoàng Phong Event thường sẽ mang đến mức giá cạnh tranh hơn nhờ chủ động được số lượng và thời gian setup. Khi chương trình cần bổ sung thiết bị sát giờ G, ekip sẽ dễ xử lý hơn so với phương án phải liên hệ với bên thứ ba và thời gian vận chuyển cũng nhanh hơn.
Tuỳ chỉnh nhân sự theo thời lượng thực tế của kịch bản: Chương trình Trung thu thường kéo dài khoảng 2-3 giờ, nhưng không phải vị trí nào cũng cần thuê xuyên suốt toàn bộ thời gian. Nghệ nhân tò he, workshop hoặc mascot có thể bố trí khoảng 60 phút trong khung giờ đón khách, các tiết mục biểu diễn văn nghệ sẽ tính theo thời lượng biểu diễn nhưng với MC, điều phối hay kỹ thuật cần theo suốt chương trình. Khi nhân sự được sử dụng theo đúng khung giờ sẽ hạn chế tình trạng thuê dư thời lượng mà vẫn đảm bảo được trải nghiệm cho khách tham dự.

kinh phí tổ chức tết trung thu cho trẻ em — Ưu tiên những đơn vị sở hữu thiết bị sự kiện trực tiếp, không qua trung gian

Xem bảng báo giá chi tiết từng hạng mục tổ chức Trung thu tại Hoàng Phong Event

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp, trường học và khu dân cư trong các chương trình Trung thu. Không chỉ sở hữu hệ thống thiết bị rộng lớn tại Hà Nội, chúng tôi còn có đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và sáng tạo, luôn sẵn sàng có mặt khi khách hàng cần và hỗ trợ xuyên suốt chương trình. Nhờ vậy, Hoàng Phong Event có thể chủ động từ khâu chuẩn bị thiết bị, bố trí nhân sự đến setup tại địa điểm tổ chức, hạn chế các khoản chi trung gian giúp mang lại mức chi phí tối ưu cho khách hàng.

Dưới đây là bảng báo giá chi tiết cho từng hạng mục tổ chức Trung thu tại Hoàng Phong Event mà doanh nghiệp có thể tham khảo và dự trù kinh phí cho chương trình của mình.

Chi phí cho thuê thiết bị sự kiện

STT	Danh mục	Chi tiết	Đơn giá
THIẾT BỊ SỰ KIỆN
Khu vực sân khấu
1	Sân khấu	– Chất liệu: Khung sắt sơn tĩnh điện, mặt sàn gỗ ép chống thấm – Phụ kiện đi kèm: Gồm bọc thảm đỏ/quây vải, bậc lên xuống theo chiều cao sân khấu – Diện tích: Thi công theo diện tích thực tế	Chỉ từ 120.000 – 180.000 đ/m²
2	Backdrop	– Chất liệu: Bạt ghi chống xuyên sáng hoặc bạt căng khung sắt (Miễn phí thiết kế khi sử dụng dịch vụ trọn gói)	Chỉ từ 120.000 – 150.000 đ/m²
3	Tiểu cảnh trang trí sân khấu	– Tiểu cảnh: Ông trăng, đèn ông sao,.. thi công theo yêu cầu với chất liệu Formex – Dịch vụ: In ấn và thi công – Kích thước: Theo kích thước thực tế của sân khấu	Chỉ từ 650.000đ
4	Màn hình LED	– Module 0,5*1m sử dụng công nghệ hiện đại (trình chiếu trong nhà và ngoài trời) – Gồm: LED 1 màn hoặc LED có 2 cánh phụ – Kỹ thuật túc trực 24/24 và xử lý các hiệu ứng	Chỉ từ 600.000 – 650.000 đ/m²
5	Hệ thống âm thanh	– Bộ âm thanh từ 6 loa – 4 đến 6 micro không dây Sennheiser EW 100 G3 – G4 – 01 bàn mixer số MIDAS M32R LIVE – 03 cục đẩy, bộ lọc âm – 02 loa EVOX12 Active RCF – 02 loa Sub RCF 1500W – Bao gồm nhân viên kỹ thuật	Chỉ từ 3.500.000đ
6	Hệ thống ánh sáng	– 16 đèn Par LED 54 bóng 9W – 01 bàn điều khiển DMX512 – 02 đèn Moving Beam 440 – 02 chân đèn chữ T cao 2,5m – 01 máy tạo khói 1.500W – Dây rắc đi kèm	Chỉ từ 3.500.000đ
7	Standee	– Kích thước 0,81,8m hoặc 0,82m – Chân X, chân cuốn hoặc chân sắt	Chỉ từ 150.000 – 350.000 đ/cái
8	Hashtag cầm tay	Thiết kế theo key visual sự kiện	Chỉ từ 100.000đ/cái
Khu vực tổ chức sự kiện
1	Bàn đại biểu	– Khăn phủ trắng/đen – Kích thước 0,41,6m hoặc 0,51,6m – Nhiều màu khăn phủ	Chỉ từ 100.000đ/cái
2	Ghế Banquet	– Ghế tiêu chuẩn khách sạn (có áo ghế) – Nơ các màu đỏ, xanh lá, xanh dương, vàng đồng,..	Chỉ từ 25.000đ/cái
3	Ghế inox/Ghế nhựa	– Ghế inox cao – Ghế nhựa cao thấp	Chỉ từ 7.000đ/cái
4	Dù tròn	– Đường kính từ 12m – 26m	Chỉ từ 3.000.000đ
5	Nhà giàn không gian	– Cột 0,3*0,3m, khung nhôm với cột cao 6m – Mái bạt màu trắng/ xám – Các phụ kiện đi kèm: cuốn cột, trần và quây nhà giàn	Chỉ từ 60.000đ/m²
6	Nhà bạt rút	– Kích thước 3*3m phù hợp gian hàng hội chợ, khu vui chơi trải nghiệm – Mái trắng, đỏ, xanh dương đi kèm quây	Chỉ từ 500.000đ/gian
Hạng mục khác
1	Mâm ngũ quả	– Theo số lượng và loại trái cây thực tế	Chỉ từ 5.000.000đ/mâm
2	Bục phát biểu	– Kích thước 1,1*0,6m (cao x rộng) – Các thiết bị đi kèm – Logo in PP bồi Formex: 200.000/c – Hoa tươi bục phát biểu: 400.000/c	Chỉ từ 700.000đ/bục
3	Thảm sự kiện	– Nhiều màu đỏ, đen, xanh lá, xanh dương, ghi,..	Chỉ từ 35.000đ/m²
4	Quạt công nghiệp	Quạt đường kính 75cm	Chỉ từ 150.000đ/cái
5	Quạt hơi nước	Quạt công suất lớn	Chỉ từ 350.000đ/cái

Chi phí cho thuê nhân sự tổ chức

STT	Danh mục	Mô tả	Đơn giá
1	Múa lân trung thu	Lân trống gồm 2 lân, 1 trống, 1 chiêng, 1 thần tài phục vụ hoạt náo chương trình	Chỉ từ 3.500.000đ/gói
2	MC	– MC chuyên nghiệp có kinh nghiệm dẫn chương trình thiếu nhi – Đã bao gồm trang phục	Chỉ từ 3.500.000đ/người
3	Ảo thuật	Biểu diễn ảo thuật trong khoảng 15 – 20 phút, kết hợp giao lưu với các bé	Chỉ từ 2.700.000đ/người
4	Xiếc	Tiết mục xiếc thú, xiếc vớ đạo cụ – Biểu diễn khoảng 15 phút	Chỉ từ 3.500.000đ/người
5	Nhóm nhảy nhí	Nhóm gồm 04 thành viên, biểu diễn 03 tiết mục	Chỉ từ 2.300.000đ/nhóm
6	Chụp ảnh	Nhiếp ảnh gia ghi lại các hoạt động trong chương trình	Chỉ từ 2.000.000đ/người
7	Nhân sự quản lý	Giám sát, điều phối và hỗ trợ vận hành chương trình	Chỉ từ 500.000đ/người
8	Chú hề vặn bóng	Tạo hình bóng nghệ thuật và tặng các bé trong 01 giờ	Chỉ từ 1.700.000đ/người
9	Nghệ nhân nặn tò he	Biểu diễn và nặn tò he tặng các bé trong 01 giờ	Chỉ từ 2.200.000đ/người

Lưu ý:

Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT và các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi báo giá.
Giá thuê thiết bị, nhân sự và các hạng mục hỗ trợ có thể thay đổi theo thời điểm tổ chức, số lượng, thời gian sử dụng, địa điểm setup và yêu cầu riêng của chương trình.

Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo và được tính dựa trên từng hạng mục riêng lẻ để doanh nghiệp dễ lựa chọn, dự trù ngân sách. Trường hợp doanh nghiệp cần tổ chức trung thu trọn gói, Hoàng Phong Event mang đến chính sách ưu đãi lên đến 30% chi phí giúp tối ưu ngân sách hiệu quả mà vẫn đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn, chỉn chu.