Tổ chức lễ khai trương là một sự kiện quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào. Đây cũng là dịp để quảng bá sản phẩm, thương hiệu công chúng. Trong suốt 12 năm vừa qua, Hoàng Phong Event đã được đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, tổ chức thành công lễ khai trương, tiết kiệm chi phí và thời gian cho khách hàng. Với nhân sự dày dặn kinh nghiệm, thiết bị sự kiện chất lượng, sẵn kho, chúng tôi sẽ mang đến những sự kiện khai trương chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và công sức cho khách hàng. Cùng tìm hiểu dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói trong bài viết sau nhé!
Tổ chức khai trương the New Quarter với sự tham dự của Kào Kào – nhóm nhạc Da Lab
Kế hoạch triển khai tổ chức lễ khai trương
Các đầu mục công việc cần chuẩn bị
Lễ khai trương chính là “cột mốc” đánh dấu khởi đầu mới của doanh nghiệp, sản phẩm cũng như mang đến giá trị tinh thần, phong thủy. Làm sao để tổ chức khai trương hiệu quả là vấn đề đau đầu của nhiều doanh nghiệp. Theo chân Hoàng Phong tìm hiểu những Tipp sau đây nhé:
- Xác định danh sách khách mời tham dự: Xác định rõ đối tượng, số lượng khách mời cho buổi lễ khai trương giúp bạn có được dễ dàng để lên kế hoạch tổ chức, ngân sách cụ thể nhất.
- Địa điểm tổ chức: Thông thường, các sự kiện khai trương được tổ chức ngay tại cửa hàng, doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý lựa chọn địa điểm đủ rộng, đủ thoáng, đáp ứng hoạt động cơ bản của buổi lễ, số lượng khách mời, thiết bị.
- Thiết kế, in ấn ấn phẩm sự kiện: Ấn phẩm sự kiện có vai trò quan trọng, góp phần truyền thông thương hiệu, truyền tải thông tin, tạo ấn tượng sâu sắc đến khách mời. Bộ ấn phẩm sự kiện bao gồm: sơ đồ tổ chức sự kiện, backdrop sân khấu, thiệp mời, túi quà tặng, băng rôn, standee,… Các ấn phẩm nên được chuẩn bị từ sớm để tiến hành sản phẩm, in ấn kịp thời trước khi sự kiện diễn ra.
> Tham khảo: Một số mẫu backdrop khai trương ấn tượng nhất hiện nay
- Trang thiết bị sự kiện: Đây là hạng mục không thể thiếu trong mỗi sự kiện khai trương. Thiết bị sự kiện cần có trong buổi lễ như bàn ghế, sân khấu, âm thanh, đèn chiếu sáng, bộ cắt băng khai trương,… đóng góp một phần không nhỏ, giúp sự kiện trở nên ấn tượng nhất, dễ dàng chạm vào trái tim người tham dự. Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn đơn vị cung cấp thiết bị uy tín, đảm bảo chất lượng cho sự kiện.
Nhân sự sự kiện: Để tổ chức lễ khai trương suôn sẻ thì việc lựa chọn MC, Ca sĩ, PG, Lân sư rồng,… cần phải được cân nhắc kỹ càng, để buổi lễ được diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng cho sự kiện.
Trang trí khai trương: Với bất cứ sự kiện khai trương nào thì cũng cần trang trí các khu vực: sân khấu, khu vực khách mời, khu vực lễ tân, đón khách, lối vào sự kiện,… Để tránh rủi ro, bạn nên thực hiện công việc này từ 12-24h trước khi sự kiện diễn ra và có một buổi tổng duyệt trước chương trình.
Lựa chọn đơn vị tổ chức lễ khai trương có nhiều kinh nghiệm: Đây là điều kiện quyết định đến 70% chất lượng của sự kiện. Đơn vị chuyên nghiệp giúp bạn hoàn toàn yên tâm, đảm bảo các hạng mục được diễn ra suôn sẻ hoặc khắc phục ngay lập tức phát sinh nếu có.
Dự trù rủi ro khi tự tổ chức lễ khai trương
“Có nên tự tổ chức lễ khai trương hay không? Tự tổ chức thì cần phải lưu ý điều gì? – Đây là câu hỏi mà Hoàng Phong Event đã nhận được rất nhiều trong khoảng thời gian qua. Dù tự tổ chức khai trương hay thuê đơn vị sự kiện thì việc dự trù rủi ro là cần thiết để có phương án và khoản ngân sách để xử lý phát sinh nếu có. Một số rủi ro hay gặp phải như:
- Rủi ro về trang thiết bị: Đây là trường hợp rủi ro thường gặp phải nhất, nếu bạn sở hữu trang thiết bị của không đảm bảo chất lượng, không am hiểu thiết bị hoặc không có kỹ thuật viên hỗ trợ kịp thời. Và chỉ cần 1 phút trục trặc về kỹ thuật cũng khiến chương trình dừng lại, ảnh hưởng lớn tới thương hiệu của bạn.
- Rủi ro về nhân sự: Một số vấn đề về nhân sự như: không chú ý về giờ giấc, đến muộn, làm việc không chuyên nghiệp, không có chuyên môn,… cũng khiến lễ khai trương của bạn mất điểm trước người tham dự.
- Rủi ro về thời tiết: Điều kiện thời tiết luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện, dù là sự kiện indoor hay outdoor. Để lên phương án chuẩn bị tốt nhất, bạn hãy liên tục cập nhật thời tiết, tối thiểu 7 ngày trước khi diễn ra sự kiện
Rủi ro nếu tự tổ chức sự kiện: Mỗi sự kiện khác nhau lại có một cách triển khai, phát sinh khác nhau. Các công ty chuyên tổ chức trung thu được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm tải khối lượng công việc lớn và hạn chế rủi ro xảy ra. Bên cạnh đó, với hình thức thuê trọn gói của các đơn vị tổ chức giúp bạn hạn chế rủi ro về chi phí, không phải làm việc cùng quá nhiều nhà cung cấp.
> Tìm hiểu chi tiết: Báo giá tổ chức lễ khai trương – Hoàng Phong Event
Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại Hoàng Phong Event
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event luôn sẵn sàng tư vấn, đồng hành của quý khách trong từng khâu tổ chức, cùng tạo nên một buổi lễ khai trương trọn vẹn, thành công nhất. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói tại Hà Nội bao gồm:
Tư vấn, lên ý tưởng tổ chức khai trương
Ý tưởng độc đáo chính là “chìa khóa” để tạo ấn tượng với khách mời tham dự chương trình. Hoàng Phong Event sẽ phối hợp chặt chẽ với khách hàng để tạo ra những ý tưởng độc đáo, gắn liền với câu chuyện thương hiệu, truyền tải được thông điệp tới khách hàng mục tiêu. Từ những ý tưởng, concept đã được thống nhất với khách hàng, chúng tôi sẽ tiến hành lập kế hoạch, kịch bản chi tiết, checklist hạng mục, công việc đảm bảo tiến độ công việc.
> Xem thêm: Kịch bản tổ chức khai trương ấn tượng, độc đáo
Cung cấp trang thiết bị tổ chức khai trương
Một buổi lễ khai trương trở nên sơ sài nếu không có sự góp mặt của thiết bị sự kiện cần thiết. Đến với Hoàng Phong Event, vấn đề này sẽ không còn là nỗi lo lắng của bạn, bởi chúng tôi có sẵn và sẵn sàng tư vấn thiết bị phù hợp với ngân sách, chương trình:
Tại khu vực sân khấu:
- Thi công bục sân khấu: chất liệu chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ ép sơn chống thấm, phù hợp với mọi địa điểm tổ chức. Màu thảm: Đỏ, đen, xanh lá, xanh dương, màu ghi.Tùy theo diện tích thực tế mà chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn kích thước và chiều cao sân khấu để phù hợp nhất với sự kiện của bạn.
- In ấn, thi công Backdrop, Banner, Poster, Standee,… theo kích thước yêu cầu với công nghệ hiện đại nhất. Cũng như sân khấu, Backdrop luôn có tỉ lệ tiêu chuẩn để phù hợp với sân khấu. Đối với những sự kiện khai trương chúng tôi luôn hỗ trợ thiết kế Backdrop nhằm giúp khách hàng tiết kiệm chi phí cũng như hình dung ra sự kiện của mình
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng kèm nhân viên kỹ thuật: các thiết bị âm thanh, ánh sáng không cần phải quá lớn, chỉ cần đủ công suất và hiệu suất để phục vụ cho chương trình khai trương của Quý khách.
Tham khảo các gói âm thanh, ánh sáng của Hoàng Phong Event cho lễ khai trương:
| Quy mô | Gói âm thanh | Gói ánh sáng |
| Sử dụng trong nhà: 100 khách | Bộ âm thanh 2 loa
|
4 đèn Par Led |
| Sử dụng trong nhà: khoảng 200 khách, sử dụng ngoài trời với không gian hẹp. | Bộ âm thanh 4 loa
|
6 đèn Par Led 2 đèn COB |
| Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, sử dụng ngoài trời không gian vừa, số lượng khoảng 250 khách | Bộ âm thanh 6 loa
|
12 đèn Par Led 2 đèn COB 2 đèn Beam 1 đèn Kino trắng |
| Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, ca sĩ chuyên nghiệp hát, sử dụng ngoài trời không gian lớn, số lượng khoảng 300 khách | Bộ âm thanh 8 loa
|
18 đèn Par Led 4 đèn COB 4 đèn Beam 1 đèn Kino trắng |
- Thiết bị trình chiếu như màn hình LED, máy chiếu, TV… cũng được đặt tại khu vực sân khấu để truyền tải thông tin, video, hình ảnh một cách chân thực nhất tới người tham dự. Một số thiết bị thông dụng như:
| Màn LED trong nhà | Màn hình có độ sáng thấp dưới 2000 nit (cd/m2 ), khả năng chịu nước, chịu bụi kém |
| Màn LED ngoài trời | Màn hình led outdoors là loại màn hình led có độ sáng, độ tương phản cao trên 2000 nit (cd/m2 ), có khả năng chịu được nước, gió và bụi, hiển thị lớn lên tới 16,7 triệu màu |
| TV | Từ 32 inch tới 85 inch kèm giá đỡ |
| Màn chiếu máy chiếu | Máy chiếu có công suất từ 3000 – 7000 ansi Màn chiếu có kích thước từ 100 – 180 inch |
- Bộ cắt băng khai trương bao gồm: 1 khay inox, 1 vải phủ đỏ, 1 hoa đại biểu, 1 kéo, 1 đôi găng tay, 1 dải lụa. Số lượng bộ cắt băng được chúng tôi chuẩn bị phù hợp. Ví dụ số lượng người cắt băng là 5 người thì cần chuẩn bị 6 bộ nghi thức.
- Pháo điện, pháo tràng kim: góp phần trang trí cho khu vực sân khấu, tạo hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt cho những nghi thức quan trọng của buổi lễ.
Tại khu vực khách mời
- Bàn ghế đại biểu: Hiện nay, những mẫu bàn ghế đại biểu được sử dụng nhiều nhất trong các sự kiện khai trương như: bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bộ bàn ghế Xuân Hòa, bàn tròn – ghế banquet, bàn cocktail – ghế bar,…
| Bàn chữ nhật IBM – ghế banquet | – Kích thước bàn 0,4 * 1,6m – 0,5 * 1,6 – Phụ kiện kèm bàn: Khăn trắng / đen; Quây các màu : Trắng, đỏ, ca,, vàng, đen, xanh lá, xanh dương. – Phụ kiện kèm ghế: áo trắng/đen; nơ màu |
| Bàn Xuân Hòa | – Kích thước bàn 0,6 * 1,2m – 0,7 * 1,2m – 0,8 * 1,2m – Khăn trắng / đen – Quây các màu : Trắng, đỏ, đen, vàng, xanh lá, xanh dương, màu cam – Ghế Xuân Hòa cùng áo trắng/đen, nơ kèm theo. |
| Bàn cocktail – Ghế bar | – Kích thước: đường kính 60 cm * cao 1,1m – Khăn trắng / đen – Các màu nơ : Vàng, xanh lá, xanh dương, đỏ, cam – Ghế bar có 2 màu cơ bản: trắng/đen |
| Bàn tròn – Ghế banquet | – Kích thước bàn: đường kính 1,2m phù hợp 6-8 người; đường kính 1,6m cho 10 người – Phụ kiện kèm bàn: khăn trắng/đen; Quây các màu: Trắng, đỏ, đen, vàng, xanh lá, xanh dương, màu cam; Kính xoay. – Bàn tròn thường được sử dụng trong sự kiện có tiệc. |
Thiết bị che nắng, mưa: Nhà giàn, ô (dù) che mưa/nắng được bố trí tại khu vực sân khấu và khách mời, thích ứng kịp thời với điều kiện thời tiết của ngày lễ khai trương.
| Nhà bạt không gian | – Cột nhôm đường kính 0.3mx0.3m hoặc 0.4mx0.4m – Mái bạt trắng xám, cột kéo cao tối đa 6m – Quây bạt hoặc rèm vải, trần vải trắng hoặc mái da chống nóng |
| Dù bạt sự kiện | – Màu trắng đa dạng: trắng đỏ, trắng xanh,… – Kích thước: từ 12 – 24m |
| Ô lệch tâm | – Hình dáng: vuông, tròn – Kích thước: 2.5 x 2.5m, 3 x 3m, 3.5 x 3.5m |
- Thiết bị làm mát bao gồm: Quạt điện, máy sưởi, quạt công nghiệp, quạt điều hòa … với công suất lớn khi thời tiết quá nóng hoặc quá lạnh
Tại khu vực đón khách: Đây được coi là khu vực đầu tiên xuất hiện trước mắt người tham dự, tạo ấn tượng ban đầu. Chúng tôi sẽ bố trí các thiết bị gồm:
- Thảm đỏ dẫn lối: Kích thước ngang 2m * chiều dài thực tế.
- Rào bảo vệ, cột inox phân làn đường dành cho các khách mời
- Cổng chào hơi: các thiết kế cổng hơi hiện nay cũng trở nên phong phú hơn, thu hút sự chú ý của người qua đường, tô điểm cho
- không gian sự kiện. Trên cổng hơi, bạn có thể thiết kế thêm thông tin và khẩu hiệu của chương trình
> Tham khảo: 10 ý tưởng trang trí khai trương ấn tượng
Cung cấp nhân sự: MC, múa lân, ca sĩ, lễ tân,…
Bên cạnh cung cấp trang thiết bị sự kiện, Hoàng Phong Event cung cấp giải pháp nhân sự sự kiện, giảm thiểu nỗi lo lắng cho khách hàng:
- MC sự kiện: Chúng tôi cung cấp nhiều gói MC sự kiện khai trương khác nhau từ MC trẻ chuyên dẫn sự kiện khai trương đến MC nổi tiếng, MC truyền hình,… đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Đội ngũ lễ tân: Hoàng Phong cung cấp đội ngũ lễ tân gương mặt ưa nhìn, dày dặn kinh nghiệm, đảm nhận các công việc ở vị trí như: đón khách, cắt băng,… Trang phục lễ tân như áo dài, váy dạ hội đã được bao gồm trong gói.
Ca sĩ, nghệ sĩ, nhóm múa, vũ đoàn với nhiều lựa chọn, mức giá khác nhau, đáp ứng nhiều dòng nhạc theo yêu cầu của khách hàng. Dàn dựng các tiết mục dựa trên văn hóa doanh nghiệp, thương hiệu.
- Đội múa lân được thực hiện bởi các nghệ nhân chuyên nghiệp. Đội lân của Hoàng Phong sẽ có những màn biểu diễn đón khách từ 30-60 phút, múa chính trong khi sự kiện diễn ra, xông đất khai trương, rước may mắn, tài lộc đến doanh nghiệp, tổ chức.
- Đội ngũ media với các gói dịch vụ như: Livestream sự kiện; Chụp ảnh, quay phim, highlight sự kiện,.. nhằm ghi dấu những khoảnh khắc khó quên của khách hàng tại sự kiện. Đồng thời đây cũng là tư liệu sắc nét, chân thực nhất để truyền thông cho doanh nghiệp, sản phẩm sau này.
Thiết kế sân khấu, background, slogan, thông điệp
Hoàng Phong Event cung cấp dịch vụ thiết kế ấn phẩm sự kiện bao gồm: backdrop, sân khấu, standee, băng rôn, banner, giấy mời, phối cảnh 2D, 3D, không gian sự kiện,….. Từ đó khách hàng có cái nhìn tổng quan về sự kiện.
Cung cấp tiệc trà khai trương
Một trong những yếu tố quyết định thành công của buổi lễ khai trương là khách hàng có thời gian thăm quan, tìm hiểu dịch vụ của công ty. Tiệc chính là cách giữ chân khách ở lại lâu hơn tại chương trình của bạn. Hoàng Phong Event luôn ưu tiên mang đến bữa ăn chất lượng và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong buổi lễ khai trương như: Tiệc Teabreak, tiệc Finger Food, tiệc Buffet, tiệc theo set menu, tiệc cocktail,…
Menu tiệc sẽ được đội ngũ nhân viên của Hoàng Phong thiết kế riêng cho từng sự kiện nhằm phục vụ nhu cầu cũng như sở thích của khách hàng.
Cung cấp quản lý, giám sát sự kiện
Trải qua quá trình thực chiến với nhiều sự kiện lớn nhỏ, nhân sự tại Hoàng Phong được thử lửa, rèn luyện để phát triển, giàu kinh nghiệm để xử lý các sự cố phát sinh.
- Chúng tôi cung cấp đội ngũ nhân sự điều phối sự kiện, giảm tải khối lượng lớn công việc giúp bạn:
- Quản lý sự kiện: Là người lên ý tưởng, lập kế hoạch, xây dựng kịch bản và quản lý toàn bộ sự kiện.
- Giám sát sự kiện giúp khách hàng quản lý theo từng hạng mục trong sự kiện như quản lý PGs, ca sĩ; phụ trách truyền thông; quản lý kỹ thuật, điều phối sự kiện,…và thực hiện những công việc phát sinh theo yêu cầu.
Quy trình tổ chức khai trương nhanh – gọn – chuyên nghiệp tại Hoàng Phong Event
- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc của khách hàng.
- Bước 2: Hỗ trợ đo đạc, tư vấn miễn phí cho Quý khách hàng, lên ý tưởng, nội dung cho sự kiện khai trương.
- Bước 3: Báo giá khai trương trọn gói phù hợp với nhu cầu ngân sách của khách hàng. Sau khi thống nhất phương án, hai bên tiến hành ký hợp đồng.
- Bước 4: Hoàn thiện kịch bản, bản thiết kế, kế hoạch thi công.
– Hoàn thành công tác chuẩn bị trước buổi lễ, tổng duyệt chương trình.
– Tổ chức khai trương, đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện hạn chế sơ suất gì và kịp thời xử lý sự cố (nếu có). - Bước 5: Kết thúc sự kiện. Thực hiện thanh toán và các thủ tục thanh lý hợp đồng.
Báo giá tổ chức khai trương trọn gói tại Hoàng Phong Event
Phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, số lượng trang thiết bị, số lượng nhân sự, ngân sách,… Hoàng Phong Event sẽ tư vấn gói dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói phù hợp nhất với khách hàng.
Nhân tháng tri ân khách hàng, Hoàng Phong Event thực hiện chương trình siêu khuyến mãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói.
>> Tìm hiểu: Báo giá chi phí khai trương mới nhất – Hoàng Phong Event
Liên hệ ngay qua hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn miễn phí và rinh ưu đãi tại Hoàng Phong Event.
Hình ảnh thực tế sự kiện khai trương Hoàng Phong Event đã phục vụ
Cùng Hoàng Phong nhìn lại những sự kiện khai trương ấn tượng cùng khoảnh khắc khó quên:
TỔ CHỨC KHAI TRƯƠNG THẨM MỸ VIỆN QUỐC TẾ KING BEAUTY ACADEMY | HOÀNG PHONG EVENT
Sự kiện khai trương bóng rổ The New Quarter
Khai trương thẩm mỹ viện King Beauty
Tổ chức khai trương Wrap Studio – Long Biên
Lý do nên lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương tại Hoàng Phong Event?
Nhân sự giàu kinh nghiệm, ý tưởng sáng tạo
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức khai trương, đội ngũ nhân sự của Hoàng Phong Event luôn được “thử lửa”, học hỏi và phát triển để mang lại những sự kiện khai trương chuyên nghiệp cùng những ý tưởng độc đáo, mang đến những trải nghiệm mới dành cho khách mời tham dự. Từ đó, in đậm dấu ấn thương hiện trong tâm trí bạn bè, đối tác và công chúng mục tiêu.
Trang thiết bị hiện đại
Sở hữu hệ thống kho bãi rộng rãi tại Hà Nội cùng đầy đủ trang thiết bị đáp ứng quy mô sự kiện lên tới hơn 1000 người là lợi thế của Hoàng Phong, mang tới dịch vụ chất lượng, giá tốt, không qua trung gian tới khách hàng. Bên cạnh đó, thiết bị luôn được chọn lọc kỹ càng, liên tục kiểm tra và thay mới nhằm đảm bảo chất lượng.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp
Chuyên nghiệp – Chu đáo – Nhanh gọn là kim chỉ nang của chúng tôi trong mọi hoạt động. Từ quy trình, triển khai, đến giám sát đều được thực hiện chuyên nghiệp, thủ tục hợp đồng báo giá, có cam kết rõ ràng, xuất hóa đơn đầy đủ nhằm tiết kiệm thời gian và ngân sách cho khách hàng.
Cam kết đúng thời gian yêu cầu, không phát sinh chi phí
Dù Hà Nội rơi vào mùa cao điểm của sự kiện, Hoàng Phong Event cam kết đúng thời gian – không phát sinh chi phí khi khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Toàn bộ thiết bị sự kiện sẽ được lắp đặt từ 12-24 giờ trước khi diễn ra sự kiện, đảm bảo chất lượng cho sự kiện của quý khách hàng.
Đội ngũ nhân sự tận tâm
Đến với Hoàng Phong Event, bạn sẽ được nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ nhân viên thân thiện, nhiệt tình và chu đáo. Nhân viên chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản với kinh nghiệm nhiều năm, xử lý tốt với mọi sự cố phát sinh.
Chi phí tiết kiệm
Trong suốt 2 năm hứng chịu hậu quả của đại dịch Covid, các doanh nghiệp đã chịu không ít tổn thất về kinh tế. Hiểu được điều đó, Hoàng Phong Event đã cho ra nhiều gói dịch vụ tổ chức khai trương SIÊU TIẾT KIỆM, chủ động cân đối chi phí để phù hợp với nhu cầu của tất cả Quý khách hàng.
Để được báo giá hay tư vấn về dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, liên hệ ngay với Hoàng Phong Event qua hotline 0968 96 04 96.
