Tổ chức tất niên là sự kiện văn hóa đặc trưng, thể hiện tầm cỡ của các doanh nghiệp. Một buổi tất niên thành công là vừa phải đảm bảo trong dự trù ngân sách nhưng các thành viên công ty vẫn vui vẻ, hào hứng. Làm sao để công ty vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế khi thực hiện chương trình tất niên? Hãy tham khảo ngày bài viết sau đây để tìm ra giải pháp!
Các loại chi phí căn bản cần chi cho tiệc tất niên công ty
Để tổ chức một buổi tất nên thành công thì cần rất nhiều khâu chuẩn bị, đồng nghĩa với việc tốn nhiều loại chi phí khác nhau. Ngoài chi phí có thể tính toán trước để chuẩn bị thì sẽ xuất hiện các loại chi phí có thể phát sinh một cách ngẫu nhiên trong khi chuẩn bị sự kiện tất niên nếu ban tổ chức chưa có kinh nghiệm dự toán. Đây cũng là nguyên nhân khiến các công ty thường thiếu hụt ngân sách khi tổ chức tất niên.
Để có thể thuận lợi tổ chức sự kiện cuối năm, bạn cần nắm chắc các loại chi phí dưới đây:
Chi phí thuê địa điểm tất niên
Ngân sách sự kiện quyết định cho quy mô của sự kiện tất niên, số lượng khách mời tham gia, chủ đề của bữa tiệc, và trang thiết bị đi kèm. Một trong những chi phí đắt đỏ nhất khi tổ chức sự kiện đó là chi phí địa điểm, hội trường.
Lưu ý trước khi lựa chọn địa điểm hãy xác định chính xác số khách mời bao nhiêu để có lựa chọn tối ưu chi phí nhất.
- Indoor: Đối với những bữa tiệc ấm cúng và không kém phần quan trọng thì địa điểm trong nhà sẽ là lựa chọn tối ưu nhất. Bên cạnh việc dễ dàng trang trí đúng theo ý tưởng của chương trình, BTC còn có thể kiểm soát bữa tiệc tốt hơn. Một số lựa chọn tiêu biểu: Hội trường công ty, nhà hàng, khách sạn,…
 |
 |
- Outdoor: Lựa chọn địa điểm outdoor cho buổi tiệc tất niên của công ty mang đến phong cách năng động và thoải mái hơn. Các địa điểm outdoor mà khách hàng có thể cân nhắc như: Sân vườn, bãi biển hoặc tiệc Rooftop. Ưu điểm của outdoor là sự thoáng đãng cùng khung cảnh tuyệt đẹp của thiên nhiên mang đến cho bữa tiệc không gian tuyệt vời.
 |
 |
Chi phí thi công, lắp đặt trang thiết bị
Đây là hạng mục quan trọng khi tổ chức tiệc tất niên cũng như dự trù kinh phí sao cho cân đối. Tùy theo việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên mà chi phí khoản này sẽ thay đổi linh hoạt.
Đối với sự kiện trong nhà, thường chi phí cho khu vực sân khấu sẽ tiết kiệm hơn bởi bạn được sử dụng dịch vụ trọn gói do địa điểm cung cấp. Nhưng nếu bạn chọn địa điểm ngoài trời thì chi phí sẽ cao hơn, do yêu cầu về chất lượng và loại hình thiết bị phù hợp. Đặc biệt, chi phí sẽ cao hơn khi bạn thuê riêng nhỏ lẻ từng thiết bị bởi nhiều nhà cung cấp khác nhau.
Một số chi phí trang thiết bị cơ bản khi tổ chức tiệc tất niên cơ bản như sau:
Sân khấu
Khu vực sân khấu thường bao gồm: backdrop, màn led, hệ thống âm thanh ánh sáng, trang thiết bị decor khác tùy theo nhu cầu: pháo tràng kim, bóng bay, hoa tươi…
 |
 |
| Sân khấu ngoài trời do Hoàng Phong cung cấp | Sân khấu trong nhà |
Âm thanh, ánh sáng
Tùy theo không gian sự kiện trong nhà hay ngoài trời, loại hình sự kiện và quy mô tổ chức mà BTC cần lựa chọn thiết bị có công suất phù hợp.
Bàn ghế sự kiện
Tùy theo mục đích sử dụng mà khách hàng có thể lựa chọn bàn ghế hội nghị, trang trọng như bàn IPM, ghế banquet. Đối với sự kiện tiệc mặn thì có bàn tròn kèm kính xoay luôn là lựa chọn tối ưu nhất, và bàn cocktail, ghế bar nếu bạn lựa chọn tiệc ngọt.
Thiết bị trang trí tiệc tất niên
Tùy theo nhu cầu và ngân sách mà bạn có thể sáng tạo trong hạng mục trang trí tiệc tất niên đa dạng phong cách. Một số thiết bị trang trí phổ biến như: bóng bay, hoa, bộ trang trí tiểu cảnh ngày Tết, cây đào giả….
Để tiết kiệm chi phí cho hạng mục này, bạn nên lựa chọn trang trí theo concept chính của sự kiện và mua đồ theo concept đó từ một nhà cung cấp.
 |
 |
| Trang trí backdrop tất niên với tiểu cảnh xuân | Mẫu backdrop được trang trí với bong bóng và chữ nổi có gắn đèn led |
> Có thể bạn quan tâm: Kế hoạch tổ chức tất niên – Hoàng Phong Event
Chi phí hạng mục thuê nhân sự
Nhắc tới chi phí tiệc tất niên thì không thể bỏ qua hạng mục này. Để có một chương trình tất niên thành công và bùng nổ thì nhân sự là yếu tố quan trọng và cần đầu tư thời gian lựa chọn.
Đội ngũ nhân sự cần thiết cho một buổi tiệc tất niên sẽ bao gồm: MC, ca sĩ, PG, PB, nghệ sĩ biểu diễn, nhóm nhạc…
Tùy theo nhu cầu và quy mô sự kiện tất niên mà bạn có thể loại bỏ những nhân sự không cần thiết và cân đối số lượng để tối ưu chi phí một cách tốt nhất.
Chi phí tiệc tất niên
Tiệc ngọt, tiệc mặn là một phần quan trọng không thể thiếu trong khâu chuẩn bị sự kiện tất niên. Bạn sẽ cần lưu ý về quy mô sự kiện, số lượng khách mời, ngân sách cho phép để đảm bảo đưa ra lựa chọn tối ưu chi phí cho hạng mục này nhưng vẫn phải đảm bảo vệ sinh thực phẩm và trải nghiệm của người tham gia.
Hoàng Phong Event sẽ cung cấp đầy đủ cho quý khách hàng menu đa dạng về chi phí và món ăn để quý khách hàng có thể lựa chọn.
 |
 |
Ngân sách hạn chế nên tổ chức sự kiện tất niên như thế nào?
Tiệc tất niên là sự kiện không thể thiếu của các công ty vào dịp cuối năm. Tuy nhiên, nhiều công ty gặp các vấn đề khi tổ chức do thời tiết, địa điểm, kịch bản,…Những nguyên nhân này chủ yếu bằng nguồn từ việc không cân bằng được chi phí và sử dụng sao cho phù hợp.
- Quản lý dự toán ngân sách sự kiện không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán ban đầu. Việc tiết kiệm chi phí ở các hạng mục cũng là cách giúp bạn sử dụng ngân sách một cách tốt nhất.
- Tránh việc lãng phí tiền vào việc mua quá nhiều thứ không cần thiết hoặc nằm ngoài dự kiến của bạn. Với những vật dụng dùng 1 lần nên tìm những nhà cung cấp để thuê sẽ giúp hạn chế chi phí cho bạn
- Đối với hạng mục tiệc, bạn nên kiểm soát kỹ lưỡng số lượng khách mời tham gia. Thường chỉ nên order ít hơn 10% số lượng khách mời so với dự kiến, đơn giản vì số lượng khách tham dự sự kiện hiếm khi khách đi đủ 100%.
- Tận dụng nhân sự nội bộ. Việc kêu gọi tinh thần tình nguyện tham gia đóng góp tiết mục biểu diễn trong tiệc tất niên từ nhân sự công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí biểu diễn thuê ngoài. Bên cạnh đó, tinh thần cống hiến, đoàn kết trong công ty cũng sẽ tăng vọt.
Một trong những giải pháp hữu hiệu nhất khi bạn muốn tổ chức tất niên nếu ngân sách eo hẹp đó là thuê trọn gói dịch vụ từ công ty tổ chức sự kiện.
> Tham khảo: Chi phí tiệc tất niên cuối năm – Báo giá và tư vấn cách tối ưu ngân sách hiệu quả
Hoàng Phong Event cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói, chuyên nghiệp với bảng niêm yết giá rõ ràng để quý khách hàng có thể lựa chọn gói tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách công ty. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp gói thiết kế sự kiện riêng để linh hoạt với ngân sách mà vẫn đảm bảo tính độc nhất cho sự kiện cuối năm của khách hàng.
Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, chi phí tối ưu – Hoàng Phong Event
Tổ chức một bữa tiệc tất niên cuối năm là điều không hề đơn giản. Việc thiếu kinh nghiệm tổ chức có thể làm ngân sách sự trù vượt quá so với dự định ban đầu, gây ảnh hưởng xấu đến ngân sách của công ty. Vì vậy, phương án tối ưu nhất để giảm bớt các chi phí khi tổ chức sự kiện tiệc tất niên cuối năm là liên hệ ngay đến Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, chi phí tối ưu.
- Sử dụng dịch vụ tại Hoàng Phong Event bạn sẽ được:
- Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức, kịch bản MC sáng tạo, mới mẻ, ấn tượng, thú vụ và cuốn hút.
- Hỗ trợ hoàn toàn khâu thiết kế không gian, backdrop, trang trí sự kiện
- Cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị giải trí hiện đại, luôn có sẵn với số lượng kho bãi rộng bố trí khắp các quận ở Hà Nội
- Trực tiếp vận hành, giám sát sự kiện một cách chuyên nghiệp
- Mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện tiệc tất niên trọn gói, giá tốt nhất trên thị trường hiện nay.
> Tham khảo ngay: Dịch vụ tổ chức tất niên – Hoàng Phong Event
Hoàng Phong Event hiện đang SIÊU HOT với Chương trình chiết khấu lên đến 30% cho dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên khi quý khách sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói.
Liên hệ ngay hotline 0968 96 04 96 để nhận tư vấn tận tâm – tận tình – chuyên nghiệp
Chủ đề liên quan:
