Bữa tiệc tất niên không chỉ có sự tham gia của thành viên nội bộ công ty mà còn có cả đối tác và khách mời. Vì thế kế hoạch tất niên cuối năm cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo để bữa tiệc được diễn ra thành công, mỹ mãn và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự.
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên Year End Party chi tiết từ A-Z
Cuối năm là thời điểm mà hầu như công ty nào cũng phải dồn hết sức lực để hoàn thành công việc. Và một sự kiện được các doanh nghiệp quan tâm vào dịp cuối năm là tổ chức tiệc Year End Party. Để cho chương trình được đặc sắc, ấn tượng, chuyên nghiệp và hấp dẫn thì cần xây dựng kế hoạch tổ chức cho cụ thể và chi tiết.
Xác định mục đích tổ chức tiệc tất niên
Kế hoạch tất niên cuối năm hãy cụ thể hóa mục tiêu để cho sự kiện được diễn ra thành công. Đa phần mục tiêu khi tổ chức tiệc tất niên là:
- Tri ân cán bộ, nhân viên đã cống hiến xuất sắc cho doanh nghiệp một năm vừa qua.
- Tri ân tới khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng công ty trong thời gian qua.
- Công bố định hướng, mục tiêu của doanh nghiệp phát triển trong những năm tiếp theo.
- Giải trí, giao lưu thuần túy dịp cuối năm.
Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Trong kế hoạch tất niên cuối năm, công ty nên lựa chọn một trong những ngày cuối năm. Tuy nhiên, lời khuyên cho doanh nghiệp đừng chọn những ngày cuối cùng của năm. Đây là thời gian mọi người rất bận bịu, lo dọn dẹp nhà cửa, đi thăm họ hàng…
> Xem thêm: 10 Địa điểm tổ chức tất niên công ty lý tưởng Hà Nội
Lên danh sách khách mời tham dự chương trình
Số lượng khách mời tham dự sự kiện ảnh hưởng trực tiếp tới chương trình. Phải hoạch định cụ thể, chính xác danh sách khách mời để có dự trù kinh phí về tiệc tất niên. Để lên danh sách khách mời, công ty hãy bắt đầu phân loại bao gồm:
- Khách mời VIP.
- Khách tham dự chính.
- Danh sách dự bị.
- Khách mời từ các đơn vị truyền thông…
Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên
Sau khi đã xác định được số lượng khách mời tham dự, bước tiếp theo trong kế hoạch tất niên cuối năm là hình thành chủ đề cho sự kiện. Chủ đề của End Year Party phải chứa các thông tin cơ bản như sau: hình thức tổ chức, chủ đầu tư, nội dung của sự kiện…
Đa phần, cuối năm là thời điểm có rất nhiều tiệc tùng. Vì thế, để tiệc End Year Party không bị lu mờ và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự, cần phải có ý tưởng sao cho đặc biệt. Gợi ý cho công ty một số ý tưởng trong kế hoạch tất niên cuối năm, đó là:
Dạ tiệc đen và trắng: Bữa tiệc với hai tông màu chủ đạo là đen và trắng. Hai gam màu này mang tính chất thể hiện sự sang trọng và quý phái. Khách mời tham dự sự kiện yêu cầu mặc dresscode theo quy định của chương trình trong kế hoạch tất niên cuối năm.
Tiệc Pool Party: Tổ chức tiệc tất niên cuối năm được diễn ra tại bể bơi. Khách mời tham dự được mặc những trang phục nóng bỏng, cùng tham gia và trải nghiệm các trò chơi dưới nước. Tổ chức tiệc tại bể bơi được xem là xu hướng mới mẻ, hiện đại, phù hợp cho những khách mời tham dự ở độ tuổi trẻ trung và năng động.
Tiệc picnic/cắm trại: Không gian bữa tiệc tất niên được tổ chức ở ngoài trời, có thể ở bãi biển, một bãi cỏ rộng hay khu du lịch sinh thái. Tiệc End Year Party được tổ chức theo ý tưởng picnic, cắm trại được bài trí đơn giản, thân thiện, bao gồm bàn tiệc bằng gỗ, các món ăn dân dã. Mọi người cùng nhau nướng, thưởng thức, đàn ca vui vẻ bên nhau. Ý tưởng tổ chức tiệc theo khuynh hướng này phù hợp với các công ty có số lượng tương đối ít.
Hiện đại với phong cách phương Tây: Thêm một gợi ý khác khi lên ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm là thử đầu tư cách trang trí hiện đại theo phong cách phương Tây. Hãy mạnh dạn trang trí ton sur ton theo gam màu chủ đạo như trắng, xanh hay nude… khách mời tham dự được thưởng thức các món ăn mang đậm phong cách đó là bít tết và rượu vang chẳng hạn…
Bùng nổ với đại tiệc âm nhạc: Thật hấp dẫn và thú vị khi kế hoạch tất niên cuối năm Year Party được tổ chức với sự tham dự góp mặt của các nghệ sĩ có tiếng. Thêm vào đó là sự hòa mình vào bữa tiệc âm nhạc có sự tham gia của các nhân sự trong công ty. Mọi người được đắm chìm trong không gian bữa tiệc âm nhạc đa dạng các thể loại như nhạc trẻ, nhạc bolero, nhạc sôi động…
> Xem thêm: Ý tưởng tổ chức tất niên mới lạ, độc đáo
Xây dựng kịch bản, timeline chương trình tất niên cuối năm
Trong bảng kế hoạch tất niên cuối năm công ty, phần kịch bản được chia thành 2 phần, đó là: kịch bản tổng quát (general plan) và kịch bản chi tiết (detailed plan).
Phần kịch bản tổng quát bao gồm tất cả các hạng mục có trong chương trình, và kế hoạch nhân sự đảm nhận đính kèm cho từng mục riêng. Trong bản kế hoạch này được chia thành hai phần, đó là lễ và hội. Phần lễ trong kịch bản của chương trình tất niên bao gồm:
- Đón tiếp khách mời, ổn định vị trí chỗ ngồi.
- Triển khai, biểu diễn tiết mục chào đón tiệc tất niên.
- MC phát biểu khai mạc, tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu và khách mời tham dự.
- Trình chiếu các thước phim và hình ảnh hoạt động của công ty trong một năm qua.
- Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu và gửi lời cảm ơn chân thành tới đối tác, khách mời đã đồng hành thời gian qua.
- Tôn vinh các cá nhân đã cống hiến cho công ty thời gian qua đã có thành tích xuất sắc.
- Lãnh đạo công ty bắt đầu tuyên bố khai tiệc.
- Khách mời và cán bộ nhân viên dùng tiệc tất niên.
Phần lễ hội
Khác với phần lễ, phần hội trong kế hoạch tất niên cuối năm mang tính chất vui nhộn, chính là những gameshow hấp dẫn, có những phần quà hấp dẫn đi kèm, khuyến khích sự tham gia của mọi người. Phần hội trong kịch bản kế hoạch tổ chức Year End Party đó là:
- Các tiết mục văn nghệ có sự góp mặt của các nhân viên công ty.
- Các trò chơi teambuilding.
- Bốc thăm trúng thưởng.
Lên ngân sách chương trình
Trong bảng kế hoạch tất niên cuối năm không thể thiếu hạng mục lên ngân sách. Để có được một bảng ngân sách cụ thể, doanh nghiệp cần phải lên chi tiết các điều khoản được chi, đó là:
- Địa điểm tổ chức tiệc tùng.
- Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên.
- Dịch vụ ăn uống.
- Quà tặng – khen thưởng.
- Đội ngũ nhân sự.
- Hệ thống âm thanh – ánh sáng.
- Chi phí dự phòng và phát sinh.
> Xem thêm: Danh sách thiết bị tổ chức tất niên – Hoàng Phong Event
Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình
Bên cạnh đó, trong kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty cần chuẩn bị các tiết mục văn nghệ như ca hát, nhảy múa, đóng kịch… Công ty và doanh nghiệp lựa chọn các tiết mục đặc sắc và hấp dẫn nhất để trình diễn trên sân khấu.
Chọn đơn vị tổ chức tất niên cuối năm cho công ty trọn gói
Cuối năm là thời điểm doanh nghiệp rất bận rộn, việc tự tay để bộ phận nhân sự và các nhân viên đảm nhận tổ chức tiệc tất niên là không thể được. Tất cả các hạng mục trong kế hoạch tất niên cuối năm đòi hỏi sự hiểu biết, am rõ nếu không sẽ không đạt được hiệu quả, tốn kém chi phí và để lại ấn tượng không tốt cho khách mời và đối tác tham dự.
Hiểu rõ được vấn đề đó, hiện nay có nhiều đơn vị có dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty trọn gói. Trong đó phải kể tới Hoàng Phong Event, đơn vị được khách hàng đánh giá cao trong việc tổ chức sự kiện từ A-Z với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm cũng như hệ thống trang thiết bị hiện đại, giá cả phải chăng… chắc chắn làm hài lòng quý khách hàng cũng như đảm bảo sự thành công mỹ mãn cho sự kiện.
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cuối năm trọn gói [Giá thành tốt nhất – Cùng chiết khấu LÊN ĐẾN 30%]
Gợi ý các bước lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên tại công ty
Sau đây gợi ý cho bạn các bước lên kế hoạch tất niên cuối năm tại công ty
Trang trí văn phòng công ty theo chủ đề
Tiệc tất niên mang không khí đầm ấm, gắn kết mọi người với nhau, mang tới sự thịnh vượng và may mắn cho văn phòng. Do đó, khi trang trí văn phòng trong kế hoạch tất niên cuối năm, các nhân viên có thể cùng nhau lên ý tưởng, có thể gợi ý một số chủ đề mà bạn có thể tham khảo:
- Trang trí tiệc tất niên bằng tiểu cảnh năm đó, ví dụ như tái hiện dòng thời gian, quay về quá khứ như cô Ba Sài Gòn, concept Retro 1975…
- Trang trí tất niên tại văn phòng theo phong cách riêng, độc đáo của công ty.
- Trang trí tiệc cuối năm bằng hoa tươi.
- Trang trí tiệc cuối năm bằng bong bóng.
Tổ chức chơi trò chơi vui và ý nghĩa cho tiệc tất niên
Các trò chơi trong bữa tiệc tất niên là điều không thể thiếu. Sau đây gợi ý cho công ty một số trò chơi vui và ý nghĩa trong kế hoạch tất niên cuối năm, đó là:
- Trò chơi xổ số nhận quà.
- Trò chơi mò vật đoán tên.
- Trò chơi truy tìm kho báu.
- Trò chơi bịt mắt đập lu.
- Trò chơi dùng mông đập bong bóng.
Chuẩn bị bài phát biểu kèm lời chúc hay và ý nghĩa
Công việc cần chuẩn bị trong kế hoạch tất niên cuối năm không thể thiếu bài phát biểu kèm lời chúc hay và ý nghĩa. Văn phong bài phát biểu cần ngắn gọn, súc tích, trang trọng đồng thời thể hiện được tình cảm, sự trân trọng dành cho người nghe.
Thực đơn cho tiệc tất niên công ty
Để quyết định tới sự thành công của bữa tiệc tất niên công ty thì thực đơn đóng vai trò quan trọng. Dưới đây là mẫu thực đơn trong kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty, bạn có thể tham khảo:
- Các món ăn khai vị có thể là món súp hoặc món chiên rán.
- Món chính trong thực đơn tất niên kết hợp với nhiều phương pháp chế biến như chiên, rán, nướng, hầm.
- Nguyên tắc khi lên thực đơn cho bữa tiệc cuối năm ở công ty đó là: món khô như nướng, chiên, xào được dọn lên trước, còn món hầm, luộc, om được dọn lên sau.
Chuẩn bị chương trình văn nghệ giao lưu
Để góp vui trong kế hoạch tất niên cuối năm cần chuẩn bị một số tiết mục chuyên nghiệp và “cây nhà lá vườn”. Mọi thành viên của công ty có thể trình diễn các tiết mục văn nghệ như đàn hát, nhảy múa, diễn kịch, kể chuyện…
> Xem thêm: Báo giá chi phí tiệc tất niên cuối năm mới nhất – Hoàng Phong Event
Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tất niên (End Year Party)
Khi lên kế hoạch tất niên cuối năm End Year Party cần lưu ý một số điều như sau:
Tổng kết thành tựu và cột mốc quan trọng
Điều mà trong hạng mục tổ chức tiệc tất niên là công ty cần phát biểu những thành tựu trong một năm vừa qua doanh nghiệp đã đạt được gì, tổng doanh thu và lợi nhuận bao nhiêu. Đồng thời, những cột mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển của công ty cũng được phát biểu để khẳng định được hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Cho khách mời biết họ là tâm điểm chú ý
Nhiều công ty tổ chức tiệc tất niên mời quan khách nhưng lại không quan tâm chu đáo, hoặc phó thác. Như vậy hình ảnh doanh nghiệp đã bị mất điểm trong mắt của khách tham dự. Vì thế, công ty phải quan tâm, giới thiệu sự hiện diện để khách mời biết họ là tâm điểm chú ý.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về kế hoạch tất niên cuối năm để bữa tiệc được chu đáo, kỹ lưỡng. Nếu bạn quá bận rộn, hoặc không có kinh nghiệm trong kế hoạch tổ chức Year End Party thì hãy liên hệ Hoàng Phong Event qua số hotline 0968 96 04 96 để được nhân viên hỗ trợ từ A-Z, báo giá cụ thể chi tiết.
