Trong chiến lược kinh doanh, tổ chức hội nghị khách hàng là một phần quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp bày tỏ tấm lòng tri ân tới các khách hàng, mà còn tạo ra mối quan hệ gắn kết, mở ra nhiều cơ hội để tăng doanh thu và xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Tổ chức hội nghị khách hàng đòi hỏi sự chỉn chu và chuyên nghiệp. Dưới đây là kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết và cách tổ chức một hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp, hãy cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu nhé!
 |
 |
Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết nhất 2025
Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết
Chuẩn bị trước hội nghị
Mục đích: hội nghị khách hàng có thể được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn để tri ân khách hàng thân thiết, ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới, thu thập các phản hồi và ý kiến của khách hàng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ… Với mỗi mục đích chúng ta sẽ có một kịch bản hội nghị khách hàng khác nhau.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức, dự kiến chi phí thuê địa điểm tổ chức.
Dự kiến ngân sách dựa vào quy mô, số lượng khách mời, chi phí cho thuê địa điểm tổ chức, quà tặng cho khách hàng, trang thiết bị, nhân sự và công tác truyền thông.
Lập danh sách khách mời cụ thể, thiết kế, in ấn và gửi thư mời. Công tác gửi thư mời nên chuẩn bị trước ngày diễn ra hội nghị khoảng 1 tháng và gửi nhắc lại 2 – 3 ngày trước khi sự kiện chính thức bắt đầu.
> Có thể bạn quan tâm: Địa điểm tổ chức hội nghị – Không gian sang trọng, giá tốt
 |
 |
Lên danh sách khách mời giúp tăng tính chuyên nghiệp và kiểm soát tốt số lượng người tham dự
Xây dựng kịch bản chương trình hội nghị khách hàng chi tiết.
Chuẩn bị kế hoạch truyền thông trước, trong và sau hội nghị.
Bố trí nhân sự cho từng vị trí: MC, PG, nhân viên kỹ thuật, nhân sự hỗ trợ sự kiện, người đại diện phát biểu, tặng quà khách hàng…
Chuẩn bị, thiết kế và in ấn các trang thiết bị: tài liệu, backdrop, standee, banner, băng rôn, phiếu bốc thăm, quà tặng, sân khấu, âm thanh ánh sáng…
Tổng duyệt kịch bản chương trình hội nghị khách hàng và chạy thử tất cả các trang thiết bị trước khi sự kiện chính thức bắt đầu.
> Tham khảo: Cho thuê bàn ghế hội nghị – Cung cấp số lượng lớn, có hỗ trợ vận chuyển
 |
 |
Tổng duyệt kịch bản hội nghị khách hàng trước giờ G để tránh phát sinh không đáng có
Kịch bản chi tiết chương trình hội nghị khách hàng
Kịch bản hội nghị khách hàng sẽ gồm các phần: đón tiếp khách mời, phát biểu khai mạc, phần vinh danh/tri ân/tặng quà, mini game giao lưu, dùng tiệc và kết thúc.
Dưới đây là một mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng:
Tổng thời gian diễn ra hội nghị: 2, 5 – 3 tiếng.
| STT | Chương trình | Thời lượng | Hoạt động |
| 1 | Đón tiếp khách mời | 30 phút | – PG đón tiếp hỗ trợ khách mời di chuyển vào khu vực tổ chức hội nghị.
– Khách hàng ký tên kỷ niệm, chụp ảnh check-in. – PG hỗ trợ khách hàng di chuyển vào chỗ ngồi, dùng tiệc nhẹ (nước uống, đồ ăn nhẹ) trong thời gian chờ đợi. – Kỹ thuật phát nhạc vừa phải để tạo không khí sôi động cho sự kiện. – Có thể phát livestream ngay từ khâu chuẩn bị và đón tiếp để phục vụ công tác truyền thông. |
| 2 | Khai mạc | 10 phút | – MC dẫn dắt chương trình, giới thiệu đại biểu, khách mời.
– Đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu khai mạc. |
| 3 | Tri ân/vinh danh khách hàng | 20 phút | – Đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu bày tỏ tấm lòng tri ân đến khách hàng và chia sẻ về mong muốn tiếp tục hợp tác trong tương lai.
– Tặng quà tri ân, vinh danh các khách hàng thân thiết, đại lý có doanh số ấn tượng. – Đại diện khách hàng lên phát biểu trước hội nghị. – Chụp ảnh lưu niệm. |
| 4 | Giới thiệu sản phẩm mới (nếu có) | 20 phút | – Trong kịch bản hội nghị tri ân khách hàng, chúng ta có thể tận dụng cơ hội để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới của doanh nghiệp.
– Tặng sản phẩm dùng thử, tổ chức trải nghiệm sản phẩm miễn phí. |
| 5 | Dùng tiệc | 60 – 90 phút | – Tiệc trong hội nghị khách hàng thường là tiệc mặn nên khi bố trí bàn ghế, nên ưu tiên bàn tròn + ghế banquet để khách mời tiện di chuyển.
– MC kết hợp chương trình bốc thăm trúng thưởng trong thời gian dùng tiệc. – MC dẫn dắt các tiết mục giao lưu văn nghệ do ban tổ chức chuẩn bị hoặc tiết mục góp vui từ phía khách mời. – MC phỏng vấn nhanh khách hàng để xin đóng góp của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng như công tác tổ chức hội nghị khách hàng. – Dùng tiệc, chúc mừng và chụp ảnh lưu niệm trong quá trình dùng tiệc. |
| 6 | Chụp ảnh lưu niệm và bế mạc | 10 phút | – MC mời ban lãnh đạo và khách mời lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm.
– Đại diện ban lãnh đạo gửi lời cảm ơn đến các khách mời đã tham dự hội nghị. – MC gửi lời cảm ơn một lần nữa, tuyên bố kết thúc hội nghị. – Hỗ trợ đưa khách mời ra về. |
> Tham khảo: Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo – Mới nhất 2025
 |
 |
Một hội nghị khách hàng cơ bản diễn ra từ 2,5 – 3 tiếng
Những lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng
Bên cạnh một kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết và chuyên nghiệp, chúng ta cũng cần một số lưu ý quan trọng trong khâu tổ chức để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công thuận lợi:
- Xác định chính xác đối tượng khách mời phù hợp với mục đích sự kiện.
- Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức hợp lý nhất với sự di chuyển của khách hàng. Có thể bố trí xe đưa đón để thể hiện thiện chí của doanh nghiệp.
- Chuẩn bị kỹ lưỡng về quà tặng, ưu tiên những món quà sang trọng, gợi nhớ đến hình ảnh hoặc các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Nên tìm một đơn vị tổ chức sự kiện phụ trách khâu hậu cần (trang thiết bị, nhân sự, hỗ trợ lên kịch bản chương trình hội nghị khách hàng) để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng sự chuyên nghiệp.
- Tận dụng các hình ảnh, video về sự kiện để quảng bá truyền thông.
 |
 |
Nắm rõ những lưu ý khi lên kịch bản hội nghị tri ân khách hàng giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có
Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp – Hoàng Phong Event
Với hơn 10 năm trong ngành, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, là đối tác của nhiều tên tuổi lớn như VNPT, Vingroup, Thu Cúc TCI, thời trang Việt Tiến, Bệnh viện 103, Highlands Coffee, ngân hàng SHB, ngân hàng Agribank…, Hoàng Phong Event tự tin là một trong những đơn vị tổ chức và triển khai kịch bản hội nghị khách hàng chuyên nghiệp số 1 Hà Nội.
 |
 |
 |
 |
 |
 |
Một số hình ảnh tiêu biểu trong chương trình hội nghị khách hàng
Dịch vụ của chúng tôi hiện nay bao gồm:
- Hỗ trợ lập kế hoạch, lên kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết theo ý tưởng của ban tổ chức.
- Tìm và thuê địa điểm tổ chức, hỗ trợ xin giấy phép tổ chức.
- Cung cấp trang thiết bị: backdrop, sân khấu, màn LED, Tivi, âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, thiết kế và in ấn thư mời, tờ rơi, banner, băng rôn, bảng tên, standee, quà tặng cho khách hàng…
- Cung cấp nhân sự: MC, PG, ca sĩ, ban nhạc, Media chụp ảnh quay phim và hỗ trợ livestream, nhân sự điều phối và hỗ trợ sự kiện.
- Cung cấp dịch vụ book KOLs để bùng nổ hiệu quả truyền thông cho sự kiện.
- Lên thực đơn và tổ chức tiệc nhẹ, tiệc mặn theo yêu cầu.
> Xem thêm: Tổ chức hội nghị hội thảo – Dịch vụ trọn gói, chuyên nghiệp
Quý khách có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng hay các sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay Hoàng Phong Event theo Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.
