Cách Tổ Chức Khai Trương Quán Ăn Thu Hút Khách “Bội Thu” Ngay Ngày Đầu

Ngày khai trương ai cũng mong quán đông kín khách, nhưng để biến sự háo hức trong ngày đầu mở cửa thành lượt khách thực tế lại là điều không dễ. Làm sao để khách biết đến, muốn ghé thử và có ấn tượng tốt với quán ăn ngay từ lần đầu trải nghiệm? Trong bài viết này, Hoàng Phong Event sẽ chia sẻ cách tổ chức khai trương quán ăn bài bản giúp ngày mở cửa thêm sôi động và tạo đà thuận lợi cho hoạt động kinh doanh về sau. 

Checklist những việc cần làm khi tổ chức khai trương quán ăn

Ngày khai trương thường khá bận rộn khi nhiều công việc phải hoàn thiện trong khoảng thời gian ngắn. Hoàng Phong Event thường sẽ lên kế hoạch theo từng giai đoạn cụ thể giúp các hạng mục được thực hiện theo đúng tiến độ – đúng kịch bản. Dưới đây là checklist các hạng mục cần làm mà các chủ quán có thể tham khảo áp dụng:

Chọn thời điểm khai trương

Ngày đẹp là điều nhiều chủ quán quan tâm khi chuẩn bị khai trương, với mong muốn công việc kinh doanh có khởi đầu thuận lợi. Nhiều chủ quán thường lựa chọn ngày hoàng đạo, ngày hợp tuổi để cầu mong công việc làm ăn suôn sẻ, gặp nhiều may mắn và tài lộc. Tuy nhiên, với lĩnh vực kinh doanh quán ăn, chủ quán cũng nên cân nhắc ngày cuối tuần vì khách hàng thường có xu hướng dành nhiều thời gian hơn cho việc ăn uống, gặp gỡ và tụ họp.

Về khung giờ, nên chọn thời điểm gần với giờ dùng bữa để tận dụng lượng khách sẵn có. Quán phục vụ bữa trưa nên tổ chức phần lễ trước 11h, còn nhà hàng, quán lẩu, quán nướng tập trung vào bữa tối nên chọn khoảng thời gian từ 17h – 18h.

Chọn ngày giờ đẹp khai trương giúp công việc kinh doanh khởi đầu thuận lợi và đón nhiều tài lộc

Xác định quy mô, số lượng khách mời 

Quy mô và số lượng khách sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí không gian, lượng món cần chuẩn bị cũng như nhân sự phục vụ trong ngày khai trương. Chủ quán nên dự kiến số lượng người sẽ có mặt như:

• Khách mời: Người thân, bạn bè, đối tác, khách hàng thân thiết, KOL/KOC hoặc Food Reviewer được mời đến trải nghiệm và chia sẻ về quán.
• Khách đến từ chương trình khai trương: Là những khách hàng biết đến quán qua quảng cáo, chương trình ưu đãi, minigame, bài đăng trên mạng xã hội hoặc các kênh truyền thông khác.
• Quy mô tổ chức: Cân đối lượng khách với sức chứa của quán để lựa chọn cách setup, bố trí khu vực làm lễ và khu vực dùng món phù hợp.

Xác định quy mô và lượng khách mời giúp quán ăn bố trí không gian và chuẩn bị nguyên liệu chu đáo

Đồng thời nên dự trù thêm một phần lượng khách phát sinh, khách vãng lai, đặc biệt khi quán có chương trình giảm giá, tặng món hoặc hoạt động thu hút khách trong ngày khai trương.

Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Theo quan niệm dân gian, lễ cúng khai trương mang ý nghĩa thông báo quán chính thức bắt đầu hoạt động, cầu mong việc kinh doanh thuận lợi, buôn may bán đắt và đón nhiều tài lộc. Khi chuẩn bị mâm cúng, chủ quán có thể dựa trên phong tục tại nơi sinh sống để chọn các lễ vật như:

• Lễ vật: Hoa tươi, mâm ngũ quả, nhang, đèn hoặc nến, trầu cau, gạo, muối, trà, rượu và vàng mã.
• Món cúng: Xôi, chè, gà luộc hoặc heo quay tùy theo quy mô và phong tục của gia chủ.
• Vị trí đặt mâm: Thường được bố trí tại khu vực phía trước quán, chọn nơi sạch sẽ và đủ khoảng trống để thực hiện nghi thức.

Chuẩn bị mâm cúng khai trương đầy đủ giúp mang lại sự may mắn và tài lộc cho quán ăn

Lễ cúng nên được thực hiện vào ngày, giờ đẹp đã chọn, hoàn tất phần nghi thức rồi mới bắt đầu các hoạt động khai trương và đón khách.

Setup không gian quán

Không gian khai trương cần được setup chỉn chu, nổi bật ngay từ mặt tiền và thuận tiện cho khách tham dự. Hoàng Phong Event thường bố trí các hạng mục sau:

Khu vực mặt tiền và đón khách

Cổng chào được thiết kế theo màu sắc, logo hoặc concept của quán, kích thước cân đối với mặt tiền để tạo độ thoáng cho lối ra vào. Có thể kết hợp hoa, bóng bay, banner và standee chương trình để tăng nhận diện ngay từ bên ngoài.

Khu vực check-in

• Với backdrop khai trương, Hoàng Phong Event sử dụng key visual riêng của ngày khai trương, ưu tiên logo và tên quán ở vị trí dễ nhìn khi chụp ảnh. Kích thước khung cũng được tính theo mặt bằng và số lượng người chụp.
• Photobooth: Thiết kế theo concept khai trương và phong cách riêng của quán, kết hợp các chi tiết trang trí như mô hình món ăn, logo 3D, hashtag hoặc phụ kiện chụp ảnh. 

Trang trí khu vực check-in ấn tượng giúp thu hút khách tham dự chụp ảnh và chia sẻ lên mạng xã hội

Khu vực làm lễ

Khu vực làm lễ là nơi diễn ra các nghi thức chính và tập trung phần lớn khách mời trong chương trình. Khi setup, Hoàng Phong Event sẽ cân đối từng hạng mục theo diện tích mặt bằng, số lượng khách và concept khai trương của quán:

• Sân khấu – backdrop chính: Sân khấu được thiết kế cân đối với không gian tổ chức, đủ khoảng trống cho phần phát biểu, cắt băng và chụp hình. Phần backdrop phía sau cũng được đồng bộ với concept khai trương, làm nổi bật tên quán, logo và thông điệp chương trình.

• Bộ cắt băng khai trương: Chuẩn bị băng khánh thành, trụ inox, kéo, khay và găng tay theo số lượng đại biểu. Chiều dài băng được căn chỉnh với sân khấu để đội hình đứng cân đối khi thực hiện nghi thức và chụp ảnh.

• Âm thanh – ánh sáng: Loa, mixer, micro và hệ thống đèn được lựa chọn theo quy mô chương trình, đảm bảo phần phát biểu, phát nhạc, múa lân và biểu diễn.

• Bàn ghế sự kiện: Khu vực khách mời được sắp xếp gọn gàng, giữ tầm nhìn hướng về sân khấu và lối đi thuận tiện. Hoàng Phong Event sẽ bố trí bàn IBM kết hợp ghế banquet cho khu vực đại biểu, khách mời để thể hiện sự trang trọng.

• Các phụ kiện đi kèm: Ngoài ra, các phụ kiện như thảm đỏ, bục phát biểu, trụ barrier, bàn lễ tân, hoa trang trí, biển chỉ dẫn sẽ được bổ sung theo nội dung chương trình. 

Tham khảo một số thiết bị cần thiết cho khu vực làm lễ

Bố trí và phân công nhân sự

Nhân sự cần được phân công theo từng vị trí để các hoạt động trong ngày khai trương diễn ra liền mạch và đúng timeline:

• MC: Dẫn dắt xuyên suốt buổi lễ, tạo không khí phù hợp với từng phần và kết nối tự nhiên giữa phát biểu, cắt băng, biểu diễn cùng các hoạt động giao lưu với khách tham dự.

• PG/PB: Xuất hiện chủ yếu tại khu vực đón tiếp, hỗ trợ khách check-in, hướng dẫn vị trí ngồi và tham gia nghi thức khi cần.

• Đội múa lân sư rồng: Mang đến phần mở màn sôi động, thường biểu diễn trước cửa quán để khuấy động không khí và tạo sự chú ý với người đi đường.

• Ca sĩ, vũ đoàn: Các tiết mục được lựa chọn theo phong cách của quán và không khí mong muốn, biểu diễn xen kẽ để chương trình có thêm điểm nhấn.

• Kỹ thuật viên: Hỗ trợ lắp đặt, vận hành và kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED trong suốt chương trình, kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh.
• Quay phim, chụp ảnh: Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong ngày khai trương, từ nghi thức cắt băng, múa lân đến hình ảnh khách trải nghiệm món ăn, tạo nguồn tư liệu đẹp cho quán sử dụng trên fanpage, website và các kênh truyền thông.
• Điều phối sự kiện: Theo sát timeline, kết nối nhân sự và kiểm soát từng hoạt động trong chương trình và xử lý các tình huống phát sinh.

Lên kịch bản và timeline lễ khai trương

Kịch bản sẽ giúp từng hoạt động trong lễ khai trương được kết nối liền mạch, tránh kéo dài phần nghi thức làm ảnh hưởng đến giờ phục vụ của quán. Nội dung thường được sắp xếp theo trình tự đón khách – khai mạc – biểu diễn – đại diện quán phát biểu – cắt băng khai trương – chụp ảnh – mời khách dùng món. 

Từ nội dung kịch bản, timeline khai trương sẽ được chia chi tiết theo từng khung giờ, ghi rõ thời lượng, nhân sự phụ trách và yêu cầu kỹ thuật cho mỗi hoạt động. Thời gian giữa các phần cũng nên được căn chỉnh hợp lý, nhất là thời điểm kết thúc nghi thức và bắt đầu phục vụ món.

Kịch bản và timeline được xây dựng chi tiết giúp các hoạt động khai trương diễn ra trơn tru và đúng tiến độ

> Tham khảo thêm: Mẫu kịch bản khai trương ấn tượng – Cách viết kịch bản khai trương thu hút

Kiểm tra, chạy thử hoạt động của quán

Trước ngày khai trương, quán nên có buổi chạy thử để kiểm tra khả năng vận hành khi lượng khách tăng cao. Nhân viên có thể mô phỏng toàn bộ quá trình đón khách, nhận order, chuyển món xuống bếp, lên món, phục vụ và thanh toán để phát hiện những khâu còn chậm hoặc dễ xảy ra nhầm lẫn.

Riêng các hạng mục âm thanh – ánh sáng, Hoàng Phong Event sẽ tiến hành test thử trước giờ G để đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định, âm thanh rõ ràng và các hiệu ứng ánh sáng khớp với từng nội dung trong kịch bản. 

> Tham khảo chi tiết: Kế hoạch tổ chức lễ khai trương – Kế hoạch chi tiết AZ

Gợi ý 6+ ý tưởng khai trương quán ăn giúp thu hút khách 

Muốn ngày khai trương đông vui và có thêm nhiều khách ghé trải nghiệm, chương trình cần tạo được lý do đủ hấp dẫn để khách quan tâm và tham gia. Với 15 năm kinh nghiệm tổ chức khai trương cho các quán ăn, cửa hàng và doanh nghiệp, Hoàng Phong Event gợi ý một số ý tưởng giúp quán thu hút khách dưới đây:

Giảm giá trong ngày khai trương 

Khách hàng thường có tâm lý muốn thử quán mới khi nhận được mức giá hấp dẫn trong lần đầu trải nghiệm. Chủ quán có thể áp dụng giảm 10 – 20% tổng hóa đơn, đồng giá một số món, mua 2 tặng 1 hoặc tặng món khi hóa đơn đạt giá trị nhất định. Ưu đãi nên tập trung vào các món đặc trưng để khách vừa được hưởng mức giá tốt, vừa có cơ hội biết đến món chủ lực của quán. 

Áp dụng ưu đãi hấp dẫn trong ngày đầu mở cửa giúp quán ăn nhanh chóng gia tăng doanh số

Check-in tại quán nhận quà 

Một bức ảnh check-in của khách có thể đưa hình ảnh quán tiếp cận thêm nhiều bạn bè trên mạng xã hội. Chủ quán có thể thiết kế backdrop, photobooth hoặc góc trang trí bắt mắt, kèm chương trình check-in nhận đồ uống, món tráng miệng hay quà nhỏ giúp khuyến khích khách chủ động chụp ảnh và chia sẻ trải nghiệm tại quán. 

Hoạt động check-in nhận quà giúp quán ăn gia tăng độ nhận diện thương hiệu một cách tự nhiên

Tặng voucher cho lần ghé tiếp theo 

Thay vì dồn toàn bộ ưu đãi vào ngày đầu, chủ quán nên dành một phần ngân sách để kéo khách quay lại lần thứ hai. Voucher có thể được trao kèm hóa đơn với mức giảm cụ thể hoặc tặng món trong lần dùng bữa tiếp theo. Tuy nhiên khoảng thời gian sử dụng không nên quá dài để khách vẫn còn nhớ trải nghiệm và có động lực quay lại quán.

Tổ chức mini game tại quán

Không khí tại quán ăn sẽ sôi động hơn khi khách được trực tiếp tham gia các trò chơi và có cơ hội nhận quà ngay tại chỗ. Chủ quán có thể lựa chọn những hình thức đơn giản như vòng quay may mắn, bốc thăm theo số hóa đơn, đoán tên món ăn hoặc thử thách ăn uống. Phần thưởng nên gắn với quán như món signature, combo dùng thử hoặc suất ăn miễn phí để tăng sự hào hứng cho khách trong ngày khai trương.

Các hoạt động minigame đơn giản giúp kích thích sự tham gia và kéo dài thời gian trải nghiệm của khách tại quán

Mời KOC/Food Reviewer trải nghiệm

Với quán ăn, hình ảnh món ăn và cảm nhận thực tế thường có sức thuyết phục cao hơn những nội dung giới thiệu thông thường. Chủ quán có thể cân nhắc việc book KOC hoặc Food Reviewer có tệp người xem ổn định để trải nghiệm  món, quay không gian và chia sẻ cảm nhận về quán trong dịp khai trương.

Mời KOC và Food Reviewer trải nghiệm giúp lan tỏa hình ảnh món ăn và không gian quán ăn

Múa lân và hoạt náo khai trương

Tiếng trống lân cùng màn biểu diễn ngay trước cửa quán dễ tạo sự chú ý với người đi đường, đặc biệt với các địa điểm nằm trên tuyến phố đông đúc. Hoàng Phong Event cung cấp đội ngũ múa lân có chuyên môn cao, biểu diễn bài bản với nhiều tiết mục như lân khai môn, hái lộc, trống hội và lân tương tác với khách. Các tiết mục được sắp xếp theo kịch bản và thời lượng chương trình, góp phần khuấy động không khí và tạo dấu ấn cho ngày khai trương.

Tổ chức các hoạt động hoạt náo giúp không khí khai trương thêm sôi động và thu hút hơn

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức khai trương quán ăn

Ngày khai trương thường có lượng khách tập trung trong một khoảng thời gian ngắn, khiến áp lực phục vụ cao hơn ngày thường. Để khách có trải nghiệm tốt ngay lần đầu ghé quán, chủ quán cần chú ý một số vấn đề sau:

• Thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói: Nếu chương trình có nhiều hạng mục cần chuẩn bị, lựa chọn một đơn vị đồng hành sẽ giúp chủ quán giảm áp lực tổ chức và điều phối. Hoàng phong Event luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ khâu lên ý tưởng cho đến vận hành trực tiếp giúp ngày khai trương diễn ra trọn vẹn. 
• Chuẩn bị phương án dự phòng: Với chương trình tổ chức ngoài trời, cần tính trước phương án mái che khi trời mưa, nguồn điện dự phòng và vị trí di chuyển thiết bị khi thời tiết thay đổi. Kịch bản cũng nên có khoảng thời gian linh hoạt để điều chỉnh khi khách đến muộn hoặc một tiết mục kéo dài hơn dự kiến.
• Có kế hoạch truyền thông cho ngày khai trương: Không nên chờ đến ngày mở cửa mới bắt đầu thông báo về quán. Trước khai trương 1 – 2 tuần, , chủ quán nên đăng tải những nội dung đầu tiên về địa chỉ, thời gian hoạt động, phong cách quán và các món đặc trưng trên nền tảng mạng xã hội để khách hàng dần nhận diện và thu hút từ sớm. 

 

Một số lưu ý khi tổ chức khai trương quán ăn

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức khai trương quán ăn trọn gói, chuyên nghiệp

Tổ chức khai trương quán ăn đòi hỏi nhiều hạng mục phải phối hợp đúng thời điểm – đúng kịch bản – đúng yêu cầu, trong khi hoạt động đón khách và phục vụ tại quán vẫn phải diễn ra suôn sẻ. Với hơn 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event cung cấp giải pháp tổ chức khai trương trọn gói, phù hợp với quy mô và ngân sách của từng chương trình.

• Đối tác của nhiều thương hiệu lớn: Trong suốt quá trình hoạt động, Hoàng Phong Event đã thực hiện hơn hàng trăm dự án lớn nhỏ và trở thành đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu lớn như Đất Xanh Miền Bắc, Thu Cúc TCI, Bắc Á Bank, Heineken, VNPT,..
• Nguồn thiết bị lớn: Hệ thống kho bãi lớn giúp chúng tôi chủ động cung cấp thiết bị cho khách hàng, đáp ứng linh hoạt về số lượng và quy mô chương trình mà không phải phụ thuộc nhiều vào nguồn thuê ngoài.
• Ưu đãi hấp dẫn: Với các khách hàng lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, Hoàng Phong Event áp dụng mức chiết khấu lên tới 30% chi phí, mang lại chính sách giá tốt hơn khi sử dụng nhiều hạng mục trong chương trình.

Hoàng Phong Event chuyên tổ chức khai trương quán ăn uy tín, chuyên nghiệp

> Xem thêm: Báo giá chi phí khai trương chi tiết 2026 – Hoàng Phong Event

Với kinh nghiệm tổ chức thực tế, nguồn thiết bị chủ động cùng chính sách ưu đãi khi sử dụng dịch vụ trọn gói, Hoàng Phong Event sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong ngày khai trương quán ăn sắp tới. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn phương án tổ chức và nhận báo giá chi tiết cho chương trình.