Kế Hoạch Tổ Chức Lễ Ký Kết Hợp Tác Chi Tiết Từ A-Z

Tổ chức lễ ký kết hợp tác là một trong những hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển và mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp đó trên thương trường, Vậy lễ ký kết cụ thể là gì? Một lễ ký kết hợp tác được tổ chức như thế nào? Cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

Lễ ký kết hợp tác là gì? 

Lễ ký kết hợp tác là sự kiện đánh dấu bước ngoặt mới của doanh nghiệp trong việc mở rộng, phát triển mối quan hệ hợp tác với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác. Lễ ký kết hợp tác được coi như là “bộ mặt” của doanh nghiệp trước đối tác, khách hàng và truyền thông, mang ý nghĩa thông báo, đánh dấu sự kết hợp, giao kèo mới có sự tham gia chứng kiến của nhiều đối tượng khách mời, báo chí và các bên liên quan. 

Kế hoạch tổ chức lễ ký kết hợp tác 

Lễ ký kết hợp tác là một sự kiện phổ biến và đơn giản, tuy nhiên việc tổ chức một lễ ký kết hợp tác chỉn chu cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần thiện chí của doanh nghiệp. Quy trình tổ chức lễ ký kết hợp tác bao gồm những bước sau: 

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện 

Bước đầu tiên để tổ chức một lễ ký kết là xác định thời gian, địa điểm tổ chức hợp lý. Thời gian, địa điểm tổ chức phần lớn sẽ phụ thuộc vào lịch trình, chỗ nghỉ của đối tác tham gia trực tiếp lễ ký kết, chính vì thế cần kiểm tra kĩ lịch trình di chuyển, mức độ thuận tiện cho đối tác để xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Thông thường, khi tổ chức lễ ký kết, địa điểm thường được lựa chọn sẽ là khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện hoặc là văn phòng của doanh nghiệp.

Xác định danh sách khách mời tại sự kiện 

Khi tổ chức lễ ký kết hợp tác, ngoài đại diện các bên trực tiếp tham gia ký kết, buổi lễ còn có sự chứng kiến của những khách mời khác như đối tác, khách hàng quan trọng, các bên báo chí và truyền thông. Cần xác định danh sách khách mời cụ thể để lên kế hoạch gửi thư mời sau này. 

Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ cần có trong buổi ký kết 

Để thực hiện nghi lễ ký kết, cần chuẩn bị kỹ càng những hạng mục bắt buộc phải có, bao gồm: 

• Bàn ghế ký kết bao gồm một bát hoa trang trí

• Cờ in logo của các bên tham gia ký kết đặt tại vị trí ngồi của đại biểu

• Bộ file trình ký, bút ký, hợp đồng, giấy tờ tương ứng với số lượng đại biểu

Lên danh sách các hạng mục có trong sự kiện 

Các hạng mục cần thực hiện trong lễ ký kết bao gồm thiết bị và nhân sự của sự kiện, cần lên checklist các hạng mục từ sớm để tránh sai sót và xử lý phát sinh kịp thời. Để tiết kiệm thời gian và công sức thì nên thông qua một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để đỡ sai sót hạng mục.

Gửi lời mời đến khách mời tham dự 

Khách mời tham gia sự kiện thường là những người bận rộn vì thế cần chuẩn bị thư mời từ trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 tháng để khách mời có thời gian sắp xếp công việc, tham gia sự kiện. Đồng thời cũng để doanh nghiệp nắm được lịch trình, có kế hoạch tiếp đón chu đáo.

Setup và tổng duyệt sự kiện

Thường sự kiện sẽ được setup trước ngày chính thức để chuẩn bị sẵn sàng, đồng thời để chắc chắn thì toàn bộ nhân sự và ekip điều phối sự kiện sẽ có mặt tại buổi tổng duyệt để chạy chương trình. 

Tổ chức sự kiện chính thức 

Vào ngày tổ chức sự kiện cần kiểm tra lại check list một lần cuối cũng như điểm danh toàn bộ đội ngũ nhân sự để tiến hành chạy sự kiện. 

> Mời bạn tham khảo: Kịch bản MC lễ ký kết hợp tác – Hoàng Phong Event 

Các hạng mục trong sự kiện lễ ký kết hợp tác

Thiết bị sự kiện 

Sân khấu – backdrop sự kiện 

Sân khấu – backdrop sự kiện chính là khu vực để diễn ra hoạt động ký kết và sử dụng hình ảnh để truyền thông, vì thế cần được thiết kế sao cho sang trọng, lịch sự phù hợp với địa điểm tổ chức.

Bàn ghế sự kiện

Bàn ghế ký kết thường là bàn chữ nhật có khăn quây và ghế có áo nơ tone màu phù hợp với doanh nghiệp, bàn ghế ký kết cần được lựa chọn kỹ càng vì sẽ là nơi chính thức đặt bút ký kết.

Bàn ghế dành cho khách mời cũng là loại bàn ghế banquet sang trọng sắp xếp theo sơ đồ hợp lý để khách mời dễ dàng chứng kiến được khoảnh khắc trọng đại. 

> Tham khảo: Cho thuê bàn ghế Hà Nội – Hoàng Phong Event

Bộ âm thanh – ánh sáng sự kiện 

Bộ âm thanh – ánh sáng cho sự kiện cần đáp ứng yêu cầu đủ công suất, đủ cấu hình, bố trí gọn gàng để tạo không khí cho sự kiện. 

Teabreak

Để tỏ lòng hiếu khách, doanh nghiệp thường chuẩn bị thêm teabreak để khách mời thưởng thức, thông thường sẽ do các đơn vị tổ chức sự kiện setup hoặc đã bao gồm trong giá thuê địa điểm khi tổ chức trong các khách sạn.

> Tham khảo: Dịch vụ teabreak – [Đa dạng menu, dễ dàng lựa chọn] – Hoàng Phong Event 

Ngoài ra, các hạng mục khác như: hoa tươi, biển tên đại biểu, máy in,… cũng cần được chuẩn bị thật đầy đủ và kỹ lưỡng.

Nhân sự sự kiện 

MC sự kiện 

MC là người dẫn dắt sự kiện diễn ra theo trình tự, cần lựa chọn MC kĩ càng đáp ứng được tiêu chí: ngoại hình ưa nhìn, giọng nói hay, khả năng ngoại ngữ tốt, khả năng ứng biến linh hoạt và viết được kịch bản tốt.

PG 

PG sẽ là đội ngũ nhân sự đón khách khi bắt đầu sự kiện, đồng thời cũng hỗ trợ nghi lễ ký kết thành công tốt đẹp, sự góp mặt của PG sẽ nâng cao sự chuyên nghiệp của sự kiện lên nhiều lần.

Các tiết mục biểu diễn

Các tiết mục biểu diễn như nhóm nhảy, nhóm múa, hát,… sẽ tạo thêm không khí vui tươi cho sự kiện, các tiết mục và nghệ sĩ cũng cần được chọn lọc để phù hợp với doanh nghiệp. 

Media 

Với mục đích thông báo, truyền thông, đội ngũ Media quay phim, chụp ảnh là hạng mục không thể thiếu trong bất kỳ lễ ký kết nào.

Những lưu ý khi tổ chức lễ ký kết hợp tác

Khi tổ chức lễ ký kết hợp tác cần chú ý những điều sau để hạn chế rủi ro cho sự kiện:

• Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện phù hợp với lịch trình của đối tác và khách mời VIP của sự kiện. 

• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, chuyên nghiệp và tiện lợi trên cung đường di chuyển của khách mời (gần sân bay, gần khách sạn lưu trú của khách mời, gần nhà hàng sử dụng tiệc sau sự kiện,…) 

• Chuẩn bị kỹ tài liệu, giấy tờ và bộ dụng cụ ký kết tránh sai sót 

• Nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện ký kết trọn gói để đảm bảo tính chuyên nghiệp, đồng thời cũng tránh sai sót, thiếu hạng mục và được cập nhật tiến độ một cách kịp thời cũng như xử lý phát sinh trong khi tổ chức sự kiện.

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức lễ ký kết hợp tác chuyên nghiệp tại Hà Nội 

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Sự kiện Hoàng Phong tự tin đem đến những sự kiện ký kết hợp tác chỉn chu, chuyên nghiệp, làm hài lòng những khách hàng khó tính nhất.

• Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, ý tưởng sáng tạo, được học hỏi và phát triển để mang lại những sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng nhất. 

• Trang thiết bị hiện đại: sở hữu hệ thống số lượng lớn thiết bị tại Hà Nội, Hoàng Phong Event luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Không những vậy, thiết bị luôn được chọn lọc kỹ càng, liên tục kiểm tra và thay mới nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất. 

• Quy trình làm việc chuyên nghiệp, minh bạch trong công việc. Từ quy trình, cách thức triển khai, đến giám sát đều được thực hiện chuyên nghiệp. 

• Dịch vụ tận tâm, chu đáo: đến với chúng tôi, bạn sẽ được đội ngũ nhân viên tư vấn và hỗ trợ khảo sát địa điểm miễn phí, đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản với tay nghề cao, xử lý tốt sự cố phát sinh. 

Đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Hoàn Phong Event, quý khách còn có cơ hội nhận được mức chiết khấu cao lên đến 30%, Gọi ngay Hotline 0968 96 04 96 để nhận được báo giá mới nhất.