Trong năm 2024, đã có 79 giải chạy được tổ chức và đăng ký tổ chức trên mọi miền tổ quốc. Điều đó cho thấy tổ chức giải chạy giờ đây đã trở thành hoạt động quen thuộc, nhằm mục đích lan tỏa tinh thần thể thao đến tất cả mọi người thuộc mọi lứa tuổi, nghề nghiệp; đồng thời truyền tải những thông điệp ý nghĩa, nâng cao tinh thần đồng đội, quảng bá văn hoá, du lịch qua những cung đường.

Các dạng cự ly phổ biến trong tổ chức giải chạy

Cự ly dành cho trẻ nhỏ:

700 m: áp dụng cho trẻ 4 – 6 tuổi
1.5 km: áp dụng cho trẻ 7 – 10 tuổi.
3 km: áp dụng cho trẻ 11 – 15 tuổi.

Cự ly dành cho người trưởng thành:

5 km: dành cho những người mới bắt đầu tập chạy.
10 km: phổ biến và dành cho tất cả mọi người.
21 km: gọi là cự ly bán marathon, đòi hỏi người chạy đã có thời gian luyện tập lâu dài, có sức bền, nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm chạy bộ.
42 km: gọi là cự ly marathon, là cự ly đòi hỏi khá cao về thể chất, tinh thần và kinh nghiệm chạy bộ của người tham dự.

Tổ chức giải chạy cần chuẩn bị những gì?

Xác định mục tiêu và ngân sách

Mục tiêu của giải chạy là gì? Đơn giản là lan tỏa tinh thần yêu thể thao, rèn luyện sức khoẻ đến cộng đồng, để kêu gọi từ thiện hay quảng bá thương hiệu? Đối tượng người tham gia hướng đến là ai, thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp nào? Số lượng dự kiến bao nhiêu?

Sau đó sẽ cần dự kiến ngân sách dành cho tổ chức giải chạy. Chi phí này sẽ bao gồm thuê địa điểm tổ chức, các trang thiết bị đi kèm, nhân sự, chi phí cho quảng bá truyền thông, y tế, an ninh…

Địa điểm tổ chức

Không giống các sự kiện thông thường được tổ chức ở một địa điểm cố định, giải chạy đều diễn ra ở các cung đường, ảnh hưởng trực tiếp đến giao thông nên trước khi tổ chức cần xác định rõ ràng nơi diễn ra và đo đạc cung đường cho phù hợp với mục đích, cự ly tổ chức.

Xin giấy phép tổ chức

Tất cả các giải chạy đều cần xin giấy phép tổ chức, thời gian được cấp phép trung bình là từ 5 – 15 ngày tính từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Các đơn vị tổ chức giải chạy nên tìm hiểu, chuẩn bị và xin giấy phép từ sớm để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép tổ chức giải chạy là Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch.

Quảng bá truyền thông trước giải chạy

Giải chạy cần nhiều người biết đến và đăng ký tham gia, do đó khâu truyền thông trước khi chính thức tổ chức là cực kỳ quan trọng. Hiện nay có nhiều kênh truyền thông chúng ta có thể tận dụng như mạng xã hội (Facebook, Tiktok, Zalo, Instagram, Threads…), website, báo chí, truyền hình… hoặc phát hành các ấn phẩm quảng cáo, các chương trình quảng bá trực tiếp như hội thảo, mini game…

Sau khi quảng bá, ban tổ chức sẽ tiến hành mở cổng đăng ký, bao gồm đăng ký trực tuyến và trực tiếp để thu thập thông tin, số lượng người tham dự và có phương án tổ chức phù hợp.

Các trang thiết bị cần thiết

Trang trí sân khấu, backdrop, cổng chào, sắp xếp bàn ghế khu vực sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng. Đây là những trang thiết bị không thể thiếu, tạo sự chuyên nghiệp cho sự kiện, đồng thời cũng góp phần tăng hiệu quả truyền thông.
Lắp đặt khu vực phát RACE – KIT, đồ ăn nước uống, khu giãn cơ cho runner.
Bộ RACE – KIT là bộ dụng cụ đầy đủ các vật phẩm dành cho trước, trong và sau cuộc đua mà ban tổ chức phát cho người tham gia, bao gồm:

+ Quần áo thi đấu, số BIB (số báo danh) có gắn chip timing để đo thời gian chạy, còi cứu hộ.

+ Túi đựng đồ dùng để đựng ví tiền, điện thoại, chìa khoá và các vật dụng cần thiết.

+ Sổ tay hướng dẫn chứa đựng các thông tin như cung đường chạy, các địa điểm cấp nước uống, đồ ăn, y tế, các giải thưởng, quy định của giải chạy.

Cúp, huy chương, phần thưởng nếu có cơ cấu giải thưởng.
Hệ thống các bảng chỉ dẫn trên từng cung đường.
Thức ăn nhẹ, nước uống tại các điểm phát đồ ăn trên đường chạy.

Đội ngũ nhân sự

Nhân viên y tế: Các sự cố về sức khoẻ trên đường chạy là điều không thể tránh khỏi, do đó cần chuẩn bị một đội ngũ nhân viên có chuyên môn túc trực trên cả cung đường cùng các vật tư y tế, thuốc men để xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp.
Nhân viên an ninh: Nhằm đảm bảo an toàn cho người tham gia và không ảnh hưởng đến an ninh chung của các địa điểm nơi diễn ra giải chạy.
Trọng tài, ban giám khảo: Nếu tổ chức giải chạy có cơ cấu giải thưởng.
Các tình nguyện viên, nhân viên hỗ trợ: Hỗ trợ các hoạt động trong suốt giải chạy như phát RACE – KIT, đồ ăn, nước uống…

Dịch vụ tổ chức giải chạy trọn gói tại Hoàng Phong Event

Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event rất hân hạnh được giới thiệu đến quý khách hàng dịch vụ tổ chức giải chạy trọn gói chuyên nghiệp, tiết kiệm hàng đầu Hà Nội.

Tiếp nhận yêu cầu, báo giá, ký kết hợp đồng

Bước đầu tiên trong tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng là tiếp nhận yêu cầu từ phía ban tổ chức, từ yêu cầu này chúng tôi sẽ tư vấn được tương đối chính xác về kế hoạch, ngân sách dự trù để đưa ra báo giá. Sau khi hai bên thống nhất sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, thanh toán tạm ứng.

Khảo sát địa điểm thực tế

Bước khảo sát địa điểm thực tế trước khi chính thức tổ chức giải chạy để một lần nữa kiểm tra lại các kế hoạch trước đó có thật sự phù hợp hay không, đề xuất các điều chỉnh nếu có. Bước này cũng giúp Hoàng Phong xác định được địa điểm sẽ thi công sân khấu, khu vực phát RACE – KIT, nước uống và các dịch vụ cần thiết khác cho tổ chức giải chạy.

Xin giấy phép tổ chức

Trong dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, chúng tôi đều kèm theo thủ tục hỗ trợ xin giấy phép tổ chức nếu cần thiết. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ, Hoàng Phong tự tin rằng có thể hoàn thành công việc này một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất.

Hỗ trợ truyền thông

Bao gồm truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Ngoài hỗ trợ quảng cáo qua các nền tảng thông thường, Hoàng Phong còn cung cấp dịch vụ book KOLs để bùng nổ hơn nữa hiệu quả truyền thông, giúp giải chạy được nhiều người biết đến và đăng ký tham dự.

Thi công sân khấu

Sân khấu giải chạy thường bao gồm sân khấu chính và sân khấu check – in. Trong đó sân khấu chính là nơi diễn ra các thủ tục khai mạc, trao giải. Còn sân khấu check – in cũng nhộn nhịp không kém khi là nơi các runner ghi lại những hình ảnh đáng nhớ – đồng thời cũng là nguồn tài nguyên quý giá cho mục đích truyền thông.

Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết

Bàn ghế

Chủ yếu là bàn ghế dành cho đại biểu, khách mời, ban giám khảo. Do đó đa phần sẽ dùng bàn đại biểu và ghế banquet có áo để tăng thêm tính chuyên nghiệp, trang trọng cho sự kiện

Thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm

Đặc điểm chung của các giải chạy là tổ chức ngoài trời, nên hệ thống che nắng, làm mát, sưởi ấm ở khu vực sân khấu là vô cùng quan trọng. Các thiết bị được dùng phổ biến là nhà bạt khung truss, ô lệch tâm, dù che nắng, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, quạt sưởi…

Âm thanh, ánh sáng

Âm thanh, ánh sáng cũng rất quan trọng trong khâu tổ chức giải chạy, nó không chỉ thể hiện quy mô, sự chuyên nghiệp của ban tổ chức mà còn là phương tiện thu hút sự quan tâm của những người xung quanh. Các thiết bị âm thanh, ánh sáng được chọn thường có công suất lớn, khả năng kháng nước tốt để tránh các sự cố về thời tiết như nắng, mưa, sương lạnh.

Thiết kế, sản xuất bộ RACE – KIT và các phụ kiện

Bên cạnh bộ RACE – KIT cơ bản, một số phụ kiện như bảng biểu, standee chỉ dẫn trên các cung đường, băng rôn ở vị trí xuất phát, về đích, hashtag chụp ảnh, cổng hơi… cũng sẽ được Hoàng Phong hỗ trợ thiết kế và sản xuất theo yêu cầu của ban tổ chức.

Chuẩn bị khu vực phát RACE – KIT, khu phát nước uống, nghỉ ngơi

Khu phát RACE – KIT sẽ cần các thiết bị che nắng (nhà bạt khung truss, dù đôi, ô lệch tâm), bàn sắp xếp RACE – KIT, ghế cho nhân viên và các runner ngồi chờ.

Còn khu phát nước uống, nghỉ ngơi sẽ cần nhà bạt che nắng, thiết bị làm mát, bàn ghế, thảm trải để các vận động viên massage giãn cơ.

Ngoài các thiết bị này, Hoàng Phong còn cung cấp nước bổ sung điện giải, đồ ăn nhẹ trọn gói cho các vận động viên.

Cung cấp nhân sự

MC dẫn dắt, khuấy động không khí giải chạy, đội ngũ PG hỗ trợ tiếp đón đại biểu, khách mời, người tham dự, hướng dẫn runner đến các khu vực phát RACE – KIT, nghỉ ngơi…
Nhóm nhảy, ca sĩ chuyên nghiệp giúp giải chạy thêm sôi động, đặc biệt ở phần khai mạc.
Nhân viên thi công sân khấu, sắp xếp không gian.
Nhân sự hỗ trợ chạy sự kiện, phát RACE – KIT, đồ ăn thức uống.
Nhân viên hỗ trợ y tế, an ninh.
Team media chịu trách nhiệm ghi lại những hình ảnh, video đáng nhớ về giải chạy.

Tham khảo thêm các dịch vụ liên quan:

> Tổ chức hội thao chuyên nghiệp – Hoàng Phong Event

> Tổ chức sự kiện trọn gói – Hoàng Phong Event

Nghiệm thu, đánh giá, thu dọn sau sự kiện

Sau khi giải chạy kết thúc, team Hoàng Phong cùng ban tổ chức sẽ tiến hành nghiệm thu, đánh giá lại hiệu quả sự kiện và thanh toán nốt phần chi phí còn lại. Hoàng Phong chịu trách nhiệm thu dọn và trả không gian lại tình trạng ban đầu.

Hiện nay, nhu cầu tổ chức giải chạy của các doanh nghiệp, tổ chức ngày một tăng cao. Quý khách có nhu cầu tổ chức giải chạy trọn gói hay các sự kiện khác như giải đạp xe, giải bóng, hội thao, khai trương, khai giảng, khánh thành, khởi công, cất nóc, động thổ… hãy liên hệ ngay theo Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn miễn phí, báo giá và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.