Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Văn Phòng Trọn Gói: Hạng Mục, Chi Phí Và Quy Trình Chi Tiết

Sự kiện khai trương văn phòng thường gồm những bước nào, cần những hạng mục gì với chi phí bao nhiêu,… là những băn khoăn mà không phải ai cũng biết ngay từ lần đầu tiên tổ chức, chính vì thế bạn luôn cần một nhà cung cấp đủ uy tín để đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy để Hoàng Phong Event cùng bạn giải đáp ngay những thắc mắc cơ bản nhất về một lễ khai trương văn phòng mới trong bài viết dưới đây nhé!

Dịch vụ khai trương văn phòng trọn gói, uy tín – Hoàng Phong Event 

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng bao gồm những hạng mục nào?

Một sự kiện khai trương văn phòng thường có những hạng mục truyền thống chính không thể thiếu và các hạng mục bổ sung để giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu, gây ấn tượng với khách hàng và đối tác. Hoàng Phong giới thiệu tới bạn hệ thống các hạng mục thường có trong một lễ khai trương văn phòng.

Khu vực sân khấu chính

Là vị trí trung tâm của buổi lễ, diễn biến của chương trình và mọi nghi thức được thực hiện tại đây, khu vực này thường bao gồm:

• Backdrop chính: Backdrop chính sẽ thể hiện nội dung chính của chương trình như tên doanh nghiệp, chủ đề sự kiện cũng như thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra. Ngoài ra, backdrop khai trương sẽ được thiết kế theo tone màu chủ đạo của công ty để khách hàng, đối tác có thể ấn tượng và ghi nhớ thương hiệu dễ hơn. Đối với những địa điểm như trong văn phòng nhỏ, thường chỉ cần một tấm backdrop ghi nội dung chính của chương trình và trải thảm bên dưới là đủ để tạo thành một không gian sự kiện khai trương cơ bản.

Backdrop chính cần thể hiện rõ tinh thần thương hiệu cũng như không khí long trọng của buổi lễ khai trương 

• Sân khấu khai trương: Tùy vào mặt bằng mà sân khấu chính sẽ được thiết kế phù hợp với kích thước của backdrop, đảm bảo những yếu tố như độ thẩm mỹ, số lượng đại biểu thực hiện nghi lễ khai trương hay các tiết mục diễn ra trong chương trình. Đối với những sự kiện khai trương hướng tới sự cao cấp, sang trọng, có thể sử dụng thêm màn LED để giúp khu vực sân khấu chính trở nên hoành tráng hơn cũng như đem lại nhiều hiệu ứng hình ảnh thú vị.

Hình ảnh sân khấu chính một số buổi lễ khai trương Hoàng Phong đã tổ chức

• Hệ thống âm thanh – ánh sáng: hệ thống âm thanh – ánh sáng là một yếu tố rất quan trọng để thể hiện linh hồn của chương trình, giúp cho diễn biến trên sân khấu trở nên sống động hơn. 

• Nghi thức khai trương văn phòng: có nhiều hình thức để thực hiện lễ khai trương văn phòng (khui rượu vang, dùng quả cầu LED,..) nhưng phổ biến nhất vẫn là một lễ cắt băng khai trương truyền thống trang nghiêm và tinh tế. Nghi thức khai trương thường được làm cho ấn tượng hơn bằng cách sử dụng pháo điện/pháo giấy giúp giây phút quan trọng của buổi lễ trở nên hoành tráng hơn.

• Một số hạng mục khác như: Bục phát biểu, hoa trang trí bục,….

Khu vực tổ chức sự kiện

• Bàn ghế sự kiện: Khu vực này thường được bố trí bàn ghế theo layout phù hợp tùy theo mục đích sử dụng mà chủ doanh nghiệp hướng tới. Ví dụ sự kiện khai trương văn phòng của bạn cần sự trang trọng có thể sử dụng bàn ghế chữ nhật, hay cần thể hiện sự ấm cúng có thể thay thế bằng bàn tròn, hoặc thậm chí là phong cách phương tây phóng khoáng cùng tiệc đứng. 

Bàn ghế chữ nhật theo kiểu lớp học là layout phổ biến nhất, ứng dụng được mọi không gian

Bàn tròn mang lại cảm giác ấm cúng cho sự kiện của bạn, có thể kết hợp ăn tiệc luôn sau khi sự kiện kết thúc

Bàn cocktail và tiệc đứng mang lại cảm giác phóng khoáng, thoải mái

• Thiết bị che chắn và làm mát: Ngoài ra khi tổ chức khai trương văn phòng ở ngoài trời cũng cần lưu ý đến các thiết bị che chắn và làm mát để tạo không gian thoải mái nhất, tránh các rủi ro đến với khách hàng tham dự sự kiện như chuẩn bị ô, dù che chắn hay các loại quạt tùy vào tình hình thời tiết.

Ô lệch tâm mái trắng/mái đỏ – lựa chọn hoàn hảo cho không gian nhỏ

Khu vực đón tiếp khách mời

Sự tinh tế của chủ doanh nghiệp thường được thể hiện qua những chi tiết nhỏ mà vô cùng ý nghĩa thông qua những hạng mục như:

• Background check in mang đậm phong cách của công ty mang tinh thần của văn phòng mới này đến với khách hàng từ giây phút đầu tiên tiếp xúc. Hoặc là một band nhạc chơi những bản nhạc nhẹ nhàng du dương giúp không gian trở nên ấm áp.

Background checkin gây ấn tượng với khách mời ngay khi bước vào sự kiện

• Khu vực tiệc ngọt (Teabreak) trang trí đẹp mắt và ngon miệng mang đến cảm giác hiếu khách và được trân trọng tuyệt đối dành cho khách hàng khi đến với sự kiện của bạn, mang đến ấn tượng về sự khác biệt so với các lễ khai trương văn phòng thông thường.

Tiệc ngọt do Hoàng Phong chuẩn bị, decor và setup trọn gói

> Mời bạn tham khảo: Dịch vụ tiệc ngọt khai trương – Đa dạng menu, tha hồ lựa chọn!

Đối với sự kiện khai trương văn phòng quy mô nhỏ khoảng từ 30 – 50 khách mời, muốn tổ chức đơn giản, ấm cúng thường chỉ cần sử dụng những hạng mục cơ bản như Backdrop chính, bộ âm thanh nhỏ, nghi thức cắt băng và bàn ghế là đủ để chương trình diễn ra trọn vẹn. Tuy nhiên, khi sự kiện quy mô lớn hơn, có những khách mời quan trọng đối với doanh nghiệp, để mang đến ấn tượng, sự chuyên nghiệp và trải nghiệm tốt cho họ, thì nên sử dụng thêm các hạng mục khác mang tính cá nhân hóa có dấu ấn riêng giúp ghi dấu ấn đẹp đối với những người tham gia tại sự kiện.

Nhân sự, kịch bản chương trình và trải nghiệm khách hàng

Nếu hệ thống thiết bị chính là diện mạo của sự kiện thì kịch bản chương trình lễ khai trương chính là linh hồn quyết định sự kiện sẽ “sống” trong lòng khách mời như thế nào. Bạn có thể có nhiều lựa chọn trong hệ thống nhân sự có thể phục vụ chương trình khai trương văn phòng của mình, Hoàng Phong sẽ gợi ý cho bạn một số hạng mục nhân sự quan trọng. 

• MC dẫn chương trình: một người dẫn dắt từ đầu đến cuối, kết nối mọi cảm xúc của sự kiện lại với nhau, tùy theo lĩnh vực kinh doanh có thể chọn MC nam/nữ và phong cách dẫn phù hợp. 
• Đội Lân sư Rồng là hạng mục không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện khai trương nào, đem đến không chỉ là sự đẹp mắt về mặt hình thức, sự hoạt náo về mặt âm thanh, mà còn là sự may mắn thịnh vượng từ mặt duy tâm cho văn phòng mới của bạn.

Ngoài ra, một số hạng mục nhân sự khác giúp thể hiện sự sinh động, lôi cuốn hơn nữa cũng như thể hiện độ đầu tư và chuyên nghiệp đối với chương trình như:

• Đội ngũ PG (lễ tân) sự kiện chuyên nghiệp tiếp đón khách mời và mang đến trải nghiệm được trân trọng khi tới tham dự sự kiện.

• Ekip Media quay – chụp tại sự kiện, những người ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ tại sự kiện bằng hình ảnh và video, giúp cho việc truyền thông thương hiệu hiệu quả hơn.

• Các nhân sự biểu diễn là người nâng tầm cảm xúc của sự kiện trong mỗi giây phút khách mời đang còn hiện diện tại không gian văn phòng của bạn, có nhiều lựa chọn như nhóm nhảy, ca sĩ, trống hội,….hay là sự xuất hiện của một người nổi tiếng tại sự kiện.

Những tiết mục biểu diễn hấp dẫn giúp cho chương trình trở nên lôi cuốn

Sự xuất hiện của những nghệ sĩ nổi tiếng giúp nhiều người biết đến sự kiện của bạn hơn.

Sẽ thật khó để có thể tự lựa chọn được hạng mục phù hợp với doanh nghiệp của bạn, chính vì thế Hoàng Phong là giải pháp tối ưu có thể tư vấn cụ thể những gì tốt nhất để lễ khai trương của bạn không chỉ là một buổi lễ truyền thống, mà còn là một trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời.

Chi phí tổ chức sự kiện khai trương văn phòng mới là khoảng bao nhiêu?

Tổ chức khai trương văn phòng mới có tốn kém không là câu hỏi khá quan trọng khi quyết định tổ chức sự kiện, kinh phí nhiều hay ít phụ thuộc rất nhiều vào mặt bằng thực tế, hạng mục được lựa chọn để thực hiện cũng như mong muốn của chủ doanh nghiệp. Hoàng Phong hiện tại có nhiều gói Dịch vụ tổ chức trọn gói khai trương văn phòng để bạn tham khảo. Chúng tôi sẽ tư vấn và điều chỉnh cụ thể để phù hợp với doanh nghiệp của riêng bạn đồng thời cũng có nhiều chương trình ưu đãi, chiết khấu cao dành tặng cho khách hàng khi lựa chọn sử dụng dịch vụ. 

> Tham khảo ngay: Báo giá chi phí tổ chức khai trương – Tư vấn, báo giá chi tiết 

Hoặc bạn cũng có thể liên hệ ngay đến Hoàng Phong Event qua hotline 0968 96 04 96 để nhận tư vấn trực tiếp, nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí.

Quy trình cơ bản để thực hiện lễ khai trương văn phòng mới

Quy trình tổ chức một sự kiện khai trương văn phòng cũng khá đơn giản, bạn cần xác định một số thông tin cơ bản liên quan đến doanh nghiệp và sự kiện mà mình muốn tổ chức như:

Thời gian, địa điểm dự kiến

Một lễ khai trương văn phòng thường sẽ được tổ chức vào buổi sáng để mang lại ý nghĩa về sự khởi đầu mới, năng lượng mới. Đặc biệt, khai trương văn phòng mới sẽ được tổ chức chủ yếu vào ngày trong tuần, vì đối tượng khách mời thường là khách hàng, đối tác, đối tượng làm ăn của chủ doanh nghiệp, chính vì vậy thời gian trong tuần là thích hợp để họ có thể sắp xếp công việc tới tham dự mà không ảnh hưởng tới thời gian nghỉ ngơi cuối tuần cá nhân. 

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể là trong nhà hoặc ngoài trời tuy theo mặt bằng văn phòng của bạn như thế nào, tổ chức ngoài trời sẽ có không gian thoáng đãng, rộng rãi, trong khi một lễ khai trương ấm cúng như nhà sẽ mang lại cảm giác gần gũi, tự nhiên.

Số lượng khách mời sẽ tham dự

Xác định số lượng khách mời sẽ tham dự sự kiện sẽ giúp bạn ước lượng được số lượng bàn ghế, kích thước sân khấu, số lượng tiệc,… để tránh phát sinh những chi phí không đáng có.

Những trải nghiệm nào bạn muốn dành riêng cho khách mời của mình

Chỉ có chủ doanh nghiệp mới hiểu rõ nhất chân dung khách mời, khách hàng sẽ tham gia sự kiện, những thông tin mà bạn cung cấp chính là công cụ hữu ích nhất giúp cho các nhà cung cấp có thể đưa ra được ý tưởng sát sườn nhất phù hợp với sự kiện khai trương của bạn.

Khi đã có cái nhìn sơ bộ về sự kiện bạn chỉ cần liên hệ với Hoàng Phong Event, chúng tôi sẽ tiến hành tư vấn, khảo sát thực tế để đưa ra phương án thực hiện, xây dựng kịch bản chương trình đúng với mong muốn của bạn, giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như tài chính mà vẫn có một lễ khai trương chỉn chu, ý nghĩa và may mắn thuận lợi trong ngày đầu ra mắt.

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức trọn gói khai trương văn phòng uy tín, chuyên nghiệp

Hoàng Phong Event luôn thấu hiểu và đồng hành cùng quý khách hàng trong mọi hành trình, mọi sự kiện giúp bạn có thể yên tâm giao đứa con tinh thần của mình cho chúng tôi. Với gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện nói chung và tổ chức khai trương nói riêng, khi đến với chúng tôi bạn sẽ nhận được:

• Đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình, có kinh nghiệm: ngay khi nhận thông tin Hoàng Phong Event có thể đưa ra cho bạn ngay báo giá sơ bộ và tiến hành khảo sát, đo đạc mặt bằng hoàn toàn miễn phí cũng như tư vấn tại chỗ ngay phương án thi công, tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị mới, đa dạng: Thiết bị sự kiện tại Hoàng Phong Event luôn có sẵn, đầy đủ các hạng mục cần có cho một lễ khai trương chỉn chu, chỉ cần bạn lựa chọn, Hoàng Phong có thể setup được, ngay cả trong trường hợp phát sinh.
• Ekip thực hiện chương trình chỉn chu, tỉ mỉ: Ekip nhân sự thực hiện chương trình và điều hành sự kiện tại Hoàng Phong đều có nhiều năm kinh nghiệm và thực chiến với hàng ngàn sự kiện khai trương mỗi năm, vì thế có thể dẫn dắt cảm xúc của sự kiện và xử lý linh hoạt mọi tình huống giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ.
• Giá cả phải chăng: Hoàng Phong Event xây dựng báo giá và các gói dịch vụ dựa trên ngân sách tối ưu giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn được gói tổ chức khai trương văn phòng phù hợp với túi tiền, đồng thời khách hàng cũng có cơ hội nhận được mức ưu đãi lớn lên tới 30% khi chọn chúng tôi làm người đồng hành cho sự kiện của mình.

Hoàng Phong Event tự hào sở hữu 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện trọn gói 

> Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương trọn gói Hà Nội – Hoàng Phong Event

Nếu bạn chưa biết nên chọn những hạng mục nào để tối ưu ngân sách, đừng chần chừ hãy gọi ngay tới hotline 0968 96 04 96, nhân viên của Hoàng Phong Event sẽ tư vấn và báo giá cho bạn sớm ngay hôm nay!