Tổng Hợp 7 Sai Lầm Người Làm Nghề Sự Kiện Hay Mắc Phải

Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chuyên môn cao trong từng công đoạn. Tuy nhiên, không ít người đã mắc phải những sai lầm không đáng có, khiến sự kiện không đạt hiệu quả như kỳ vọng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event sẽ tổng hợp 7 lỗi thường gặp nhất, đồng thời chỉ ra nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả, giúp bạn tổ chức được những sự kiện chất lượng và chuyên nghiệp hơn.

Tổng hợp 7 sai lầm thường gặp nhất trong ngành tổ chức sự kiện

1. Quản lý công việc không khoa học

Trong ngành sự kiện, việc quản lý công việc khoa học đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều sự cố xảy ra do thiếu sót trong khâu này. Ví dụ, các hạng mục đã được xác nhận với khách hàng như âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị hỗ trợ khác thường bị bỏ quên, dẫn đến thiếu hụt thiết bị và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. Điều này không chỉ gây khó khăn trong tổ chức mà còn làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty, làm giảm niềm tin của khách hàng và đối tác.

Nguyên nhân:

Nguyên nhân chính của vấn đề này thường là do thiếu sự phân công, theo dõi và kiểm tra thường xuyên. Mặc dù các hạng mục dịch vụ có thể đã được xác nhận với khách hàng từ rất sớm, nhưng nếu không có một quy trình quản lý chặt chẽ, dễ dàng xảy ra tình trạng thiếu sót vào phút cuối.

Cách khắc phục:

• Thiết lập hệ thống công việc rõ ràng: Các công việc cần được phân công cho từng cá nhân cụ thể, đồng thời tạo các checklist ở từng thời điểm rõ ràng, chi tiết.

• Theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc: Theo dõi thường xuyên và sử dụng phần mềm quản lý dự án là cách hiệu quả để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào trong quá trình tổ chức sự kiện.

2. Không có kế hoạch dự trù rủi ro

Một trong những sai lầm thường thấy trong ngành tổ chức sự kiện nữa là không có kế hoạch dự trù rủi ro. Các sự cố không lường trước như mất điện, mất kết nối internet, thiết bị hỏng hóc, hay rủi ro về nhân sự và thời tiết có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, gây gián đoạn sự kiện, ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và phía công ty.

Nguyên nhân:

Lỗi này thường là do sự chủ quan, thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng và chưa lường trước được các tình huống xấu. Các bạn chỉ tập trung vào khâu chuẩn bị ban đầu mà bỏ qua việc lập kế hoạch ứng phó khi sự cố xảy ra.

Cách khắc phục:

• Xây dựng kế hoạch dự phòng chi tiết cho từng loại rủi ro: Như chuẩn bị nguồn điện dự phòng và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ sự cố thiết bị, ứng phó với thay đổi thời tiết.

• Kiểm thử các thiết bị trước ngày diễn ra sự kiện: Kiểm thử thiết bị trước sự kiện để đảm bảo tính ổn định và phát hiện sớm các bất thường.

3. Không hiểu rõ về địa điểm và trang thiết bị

Một sai lầm thường gặp trong tổ chức sự kiện là không hiểu rõ về địa điểm và trang thiết bị. Điều này có thể dẫn đến các sự cố không mong muốn như không gian không đủ rộng, âm thanh kém chất lượng, thiếu thiết bị cần thiết hoặc lộn xộn trong khâu sắp xếp không gian sự kiện.

Nguyên nhân:

Lý do của vấn đề này thường xuất phát từ sự thiếu sót trong khâu làm việc giữa người tổ chức và các đối tác cung cấp dịch vụ. Đôi khi, vì vội vàng hoặc thiếu kinh nghiệm, những yêu cầu cụ thể về địa điểm, âm thanh, ánh sáng… không được thông báo rõ ràng.

Cách khắc phục:

• Tạo danh sách kiểm tra chi tiết: Trước khi tổ chức sự kiện, người phụ trách cần chuẩn bị một danh sách kiểm tra kỹ lưỡng về mọi yếu tố, từ địa điểm cho đến thiết bị.

• Làm việc với nhà cung cấp có kinh nghiệm: Đảm bảo rằng bạn làm việc với các đối tác uy tín, có kinh nghiệm trong ngành sự kiện để giảm thiểu các rủi ro.

• Kiểm tra thực tế địa điểm trước sự kiện: Thực hiện một buổi kiểm tra địa điểm trước vài ngày diễn ra sự kiện để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu kỹ thuật được đáp ứng.

4. Sử dụng ngân sách không hợp lý

Một trong những vấn đề phổ biến nhất trong việc tổ chức sự kiện là việc sử dụng ngân sách không hợp lý. Nhiều người tổ chức sự kiện không có kế hoạch chi tiêu rõ ràng, dẫn đến việc phân bổ ngân sách không đúng, bỏ sót các hạng mục quan trọng hoặc đầu tư quá nhiều vào những chi phí không cần thiết.

Nguyên nhân:

Điều này có thể đến từ việc thiếu kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch ngân sách, hoặc không kiểm soát tốt các chi phí phát sinh. Ngoài ra, một số người tổ chức sự kiện có thể tập trung quá nhiều vào các yếu tố nổi bật, như trang trí hay ăn uống, mà bỏ qua các yếu tố quan trọng khác như công tác bảo vệ, an ninh, hay các khoản chi cho marketing sự kiện.

Cách khắc phục:

• Lập bảng dự trù ngân sách: Lập bảng dự trù ngân sách hợp lý cho tất cả hạng mục, từ địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng đến quảng bá và an ninh.

• Kiểm soát chi phí: Kiểm soát chi phí chặt chẽ tránh phát sinh ngoài kế hoạch.

• Ưu tiên các khoản chi quan trọng: Ưu tiên chi cho các hạng mục quan trọng như bàn ghế, âm thanh ánh sáng…đồng thời tiết kiệm ở các khoản ít quan trọng.

 

 >Tham khảo: Cách lập bảng dự trù chi phí cho sự kiện – Hoàng Phong Event

5. Không đặt trọng tâm vào khách hàng

Một lỗi sai nghiêm trọng khác mà nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện mắc phải là không đặt trọng tâm vào khách hàng. Việc quá chú trọng vào các yếu tố tổ chức sự kiện mà bỏ qua việc tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời. Điều này có thể khiến khách hàng cảm thấy không hài lòng, dẫn đến sự kiện không thành công như kỳ vọng.

Ví dụ, trong sự kiện khai trương cửa hàng dụng cụ âm nhạc, nếu thiếu nhân viên hỗ trợ hoặc nhân viên không đủ kiến thức, khách mời sẽ không được trải nghiệm sản phẩm đúng cách, ảnh hưởng đến tâm trạng và ấn tượng của họ về sự kiện.

Nguyên nhân:

Nguyên nhân dẫn đến điều này có thể do sự thiếu thấu hiểu về mục tiêu của sự kiện. Khâu tổ chức chỉ tập trung vào mục tiêu chính mà không quan tâm đến trải nghiệm của người tham dự.

Cách khắc phục:

• Đặt mình vào vị trí khách mời: Lắng nghe ý kiến, yêu cầu và mong muốn của khách tham gia để cải thiện chất lượng dịch vụ.

• Tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ: Tạo ra không gian ấn tượng, đầu tư vào quà tặng độc đáo hoặc các món ăn nhẹ giữa sự kiện.

• Thực hiện khảo sát sau sự kiện: Thực hiện khảo sát khách hàng để rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau.

> Tham khảo: Cách đo lường hiệu quả của một sự kiện – Cụ thể và chi tiết

6. Phân bổ thời gian không hợp lý

Một trong những yếu tố quan trọng để tổ chức sự kiện thành công là quản lý thời gian. Lỗi phân bổ thời gian không hợp lý có thể dẫn đến việc chương trình diễn ra chậm trễ, thiếu thời gian cho các hoạt động quan trọng, hoặc thậm chí làm khách mời cảm thấy chán nản với các tiết mục sáo rỗng.

Nguyên nhân:

Đây thường là kết quả của việc không lập kế hoạch chi tiết hoặc không đánh giá đúng mức độ thời gian cần thiết cho từng hạng mục. Một số sự kiện có thể bị kéo dài quá lâu mà không có thời gian nghỉ ngơi cho khách mời, hoặc một số hạng mục hay nhưng diễn ra quá nhanh, chưa đọng lại gì nhiều cho người xem.

Cách khắc phục:

• Lập timeline cụ thể chi tiết: Trước sự kiện, hãy xây dựng một timeline chi tiết cho từng phần của sự kiện và đảm bảo có đủ thời gian cho mỗi hoạt động.

• Theo dõi chặt chẽ tiến độ: Trong suốt sự kiện, cần có đội ngũ nhân sự chuyên chịu trách nhiệm theo dõi và điều chỉnh thời gian hợp lý.

• Tạo thời gian dự phòng: Đảm bảo luôn có một khoảng thời gian dự phòng trong lịch trình để có thể xử lý những tình huống bất ngờ.

7. Chưa chú trọng quảng bá sự kiện

Một trong những lỗi sai và thường xuyên xảy ra trong ngành tổ chức sự kiện chính là thiếu chú trọng đến công tác quảng bá sự kiện. Có một số sự kiện cần quảng bá tiếp cận khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu, ví dụ như lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới v.v… Thì các bạn lại bỏ qua không tư vấn hoặc không có chiến lược quảng bá đúng đắn. Dù sự kiện có được chuẩn bị tốt như thế nào, nếu không có sự quảng bá rộng rãi và đúng đối tượng, khả năng thu hút người tham gia sẽ giảm đáng kể.

Nguyên nhân:

Lý do dẫn đến việc thiếu chú trọng quảng bá có thể do một số đơn vị tổ chức sự kiện chưa hiểu rõ tầm quan trọng của việc marketing. Một số tổ chức chỉ tập trung vào việc chuẩn bị nội dung, địa điểm và các yếu tố vật lý mà không dành đủ thời gian và ngân sách cho việc tiếp cận và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Cách khắc phục:

• Lập kế hoạch quảng bá chi tiết: Xác định kênh truyền thông phù hợp như Facebook, Instagram, tiktok, và truyền thông trực tiếp.

• Tăng cường tương tác với khách hàng: Tạo ra những chiến dịch thu hút sự chú ý như chiến dịch trải nghiệm sản phẩm, hoặc chia sẻ các bài viết liên quan đến sự kiện qua báo đài v.v…

• Hợp tác với người ảnh hưởng (influencers): Liên kết với các nhà sáng tạo nội dung như tiktoker, youtuber…có lượng followers cao để tăng độ phủ sóng cho sự kiện.

> Tham khảo: Những cách truyền thông sự kiện hiệu quả – Hoàng Phong Event

Hoàng Phong Event – Đơn vị mang lại giải pháp sự kiện hiệu quả

Tổ chức sự kiện là một công việc đầy thử thách, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng. Những lỗi sai phổ biến mà Hoàng Phong đã chỉ ra trong bài viết này đều là những giá trị thực tế mà chúng tôi đã từng trải qua trong những ngày đầu bước chân vào nghề. Hy vọng đây sẽ là thông tin quý giá giúp các bạn có được những sự kiện thành công hơn trong tương lai, cũng như mang lại được nhiều trải nghiệm độc đáo đáng nhớ cho khách hàng.

> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Uy tín hàng đầu tại Hà Nội

Ngoài ra nếu các bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói thì Hoàng Phong Event là một trong những lựa chọn hàng đầu tại Hà Nội. Liên hệ hotline: 0968 96 04 96 để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cũng như nhận nhiều ưu đãi chiết khấu lên đến 30%.