Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời: Rủi Ro Và Giải Pháp Từ Hoàng Phong Event

Tổ chức sự kiện ngoài trời: Dễ hay khó? Dễ vì có nhiều diện tích để trang trí theo nhiều concept khác nhau. Khó vì phải đối mặt với thời tiết thất thường, khách mời dễ lạc lối trong không gian rộng lớn, thiếu tiện nghi, khó đảm bảo an ninh… Những rắc rối này không chỉ làm chậm tiến độ sự kiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của ban tổ chức.

Vậy với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event đã giải quyết như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Một số rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Rủi ro về giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời

Nhiều sự kiện tổ chức ngoài trời đòi hỏi phải có giấy phép tổ chức cùng với các tiêu chuẩn an toàn. Quá trình chuẩn bị khoảng 1 tháng trước khi sự kiện bắt đầu. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp dễ thiếu sót hồ sơ, dẫn đến mất nhiều thời gian, chi phí sửa đổi và ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức sự kiện.

Giải pháp từ Hoàng Phong: cung cấp dịch vụ tư vấn chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ và hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí.

Rủi ro về thời tiết

Sự cố thời tiết là rủi ro lớn nhất đối với các sự kiện ngoài trời, trong đó phổ biến là nắng mưa, gió bão, nóng bức… Công tác chuẩn bị không chu đáo có thể khiến sự kiện bị gián đoạn, khách mời có trải nghiệm không tốt, khiến ban tổ chức trở nên thiếu chuyên nghiệp.

Và giải pháp từ Hoàng Phong: trang bị các thiết bị che chắn và khắc phục thời tiết như nhà bạt khung truss, backdrop che sườn nhà bạt, dù che nắng, ô lệch tâm, quạt mát, cây sưởi…

Hệ thống nhà giàn, dù và ô che nắng là thiết bị không thể thiếu với các sự kiện ngoài trời

> Xem thêm: Cho thuê dù che sự kiện – Giá tốt, chất lượng vượt trội

Âm thanh, ánh sáng không ổn định

So với không gian trong nhà, các sự kiện ngoài trời khó kiểm soát âm thanh hơn do ảnh hưởng từ gió, tiếng động từ môi trường xung quanh. Về phần ánh sáng, nếu tổ chức ban ngày thì có lợi thế ánh sáng mặt trời, nhưng nếu kéo dài đến buổi tối thì lại gặp khó khăn về khả năng tạo hiệu ứng.

Và giải pháp từ Hoàng Phong: trang bị các thiết bị đèn chiếu sáng, âm thanh có công suất lớn để mang đến những âm thanh sắc nét, mượt mà cho sự kiện.

> Tham khảo: Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng – Chuyên nghiệp, có KTV hỗ trợ

Luồng di chuyển và bãi giữ xe

Thường khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ có ưu thế diện tích rất rộng, nhưng nó cũng gây khó khăn cho khách mời khi khó tìm được vị trí tổ chức, bãi đỗ xe hoặc khó khăn trong việc tìm lối di chuyển vào sự kiện.

Và cách giải quyết từ Hoàng Phong: treo banner, dựng cổng chào nhận diện; tổ chức bãi giữ xe, phân luồng di chuyển với các biển chỉ dẫn, thảm đỏ, standee, cột chắn inox, hàng rào chắn inox, PG đón tiếp để hướng dẫn khách mời.

Hệ thống banner, cổng chào vừa để trang trí, vừa hỗ trợ khách mời dễ dàng di chuyển vào nơi tổ chức sự kiện

Cột chắn inox và thảm đỏ phân luồng lối đi

Vấn đề vệ sinh

Như nơi tập trung rác thải, nơi rửa tay, nhà vệ sinh… cũng là những hạn chế của các sự kiện ngoài trời và có thể gây bất tiện cho khách mời nếu không được xử lý khéo léo.

Và cách Hoàng Phong giải quyết: bố trí thùng rác công cộng, dựng biển chỉ dẫn đến khu vệ sinh, bố trí nhân viên dọn dẹp thường xuyên và hướng dẫn khách mời di chuyển.

An ninh trật tự

Không gian mở khiến sự kiện khó kiểm soát được số lượng, đối tượng người tham dự dẫn đến một số rắc rối như khách mời đến quá đông so với dự kiến, các biểu hiện kích động quá mức, xô xát, cháy nổ, bạo lực hoặc trộm cắp.

Và cách Hoàng Phong giải quyết: kiểm soát vé vào (giấy mời tham dự), dựng hàng rào chắn inox, phân chia các khu vực trong sự kiện để dễ dàng quản lý, chuẩn bị sẵn các biện pháp PCCC, bố trí camera giám sát, nhân viên điều phối và hỗ trợ luôn theo dõi để kịp thời phản ứng trước các tình huống bất ngờ, dự trù các phương án xử lý sự cố.

Dựng hàng rào chắn inox và phân chia các khu vực trong sự kiện để dễ dàng quản lý

Nguồn điện và điện dự phòng

Sự kiện ngoài trời cũng dễ gặp khó khăn về nguồn điện hoặc các sự cố như mất điện, ngắt điện đột ngột. Đây là cản trở lớn với tiến độ sự kiện.

Và cách Hoàng Phong giải quyết: chuẩn bị hệ thống ổ điện, dây dẫn, cáp nối có công suất chịu tải lớn, trang bị sẵn nguồn điện dự phòng (máy phát điện) để sẵn sàng xử lý sự cố.

Tham khảo: Top 4 mẫu sân khấu ngoài trời được sử dụng phổ biến hiện nay

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói

Trong suốt hơn 10 năm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong tự tin là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời uy tín nhất thị trường.

Đến với Hoàng Phong Event, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm bởi:

• Kinh nghiệm dày dặn: chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện ngoài trời, là đối tác của nhiều tên tuổi lớn như Thu Cúc TCI, VNPT, Vingroup, thời trang Việt Tiến, Học viện Bưu Chính Viễn Thông, UBND Quận Hoàn Kiếm, bệnh viện Quân Y, Hapam Việt Nam, Highlands Coffee… 

• Đội ngũ nhân viên: Được đào tạo chuyên nghiệp, phản ứng linh hoạt với các tình huống, đặc biệt là các sự cố trong sự kiện.

• Hệ thống kho bãi: Trải dài khắp các quận Hà Nội, sẵn sàng cung cấp số lượng lớn trang thiết bị hiện đại, tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển và lắp đặt.
• Giá cả hợp lí: Khách hàng sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời khi Hoàng Phong luôn có các chương trình khuyến mãi và chiết khấu đi kèm.
• Dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói: Đảm bảo ATVSTP, thực đơn đa dạng, trang trí đẹp mắt và ngon miệng.

• Dịch vụ book KOLs, book báo: giúp sự kiện bùng nổ hiệu quả truyền thông.

Một số sự kiện ngoài trời do Hoàng Phong thực hiện

> Tham khảo: Tổ chức sự kiện trọn gói – Hoàng Phong Event

Hiện nay, Hoàng Phong Event còn cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói tất cả các sự kiện thuộc đủ mọi loại hình trong mọi không gian (trong nhà, ngoài trời). Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay Hotline 0968.96.04.96 để được báo giá chi tiết và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.