Bạn băn khoăn làm sao lên mẫu kịch bản khai trương hay quy trình cho buổi lễ khai trương được chỉn chu, gây ấn tượng với khách hàng, đối tác. Bởi lễ khai trương là cách marketing hữu hiệu, đánh dấu sự xuất hiện của doanh nghiệp, tổ chức trên thị trường. Tùy thuộc vào mỗi loại hình và mục đích của chủ doanh nghiệp, bạn sẽ lên những kịch bản khác nhau. Cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu mẫu kịch bản khai trương chi tiết nhất nhé!
Mẫu kịch bản khai trương chi tiết
Kiểm tra thiết bị, nhân sự
Trước khi sự kiện diễn ra, việc kiểm tra toàn bộ thiết bị, nhân sự theo danh sách sẽ giúp bạn không bị bỏ sót bất cứ hạng mục công việc nào trong kịch bản khai trương. Đồng thời, bạn có thể khắc phục sự cố kịp thời nếu có bất cứ thiết bị, nhân sự nào gặp trục trặc, từ đó giúp buổi lễ khai trương trở nên trọn vẹn nhất.
Về nhân sự, cần kiểm tra số lượng nhân sự đầy đủ, trang phục chỉnh tề, nắm rõ nhiệm vụ của mình và sẵn sàng đón tiếp khách mời. Đặc biệt là đội ngũ lễ tân cắt băng khai trương.
Về thiết bị, kiểm tra kỹ càng chất lượng thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt, âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu,…thật chỉn chu trước giờ G.
Ngoài ra, về tiệc trà hay số lượng quà tặng cho khách mời, bạn cũng cần lưu ý và chuẩn bị thật tốt.
Đón tiếp khách mời
Thông thường, khoảng thời gian đón tiếp khách mời sẽ kéo dài từ 30 – 45 phút. Đây là khoảng thời gian để khách mời, đối tác và doanh nghiệp, tổ chức giao lưu, trò chuyện.
Để ghi điểm với khách mời thì ngay từ khâu đón khách, đơn vị cần chuẩn bị chuyên nghiệp. Một số công việc cần lưu ý như sau:
- Sắp xếp đội ngũ nhân sự đón khách, hướng dẫn chỗ đậu xe cho khách mời, tránh gây ùn tắc, ảnh hưởng tới giờ lành tổ chức lễ khai trương.
- Bố trí đội ngũ PG, PB đón khách, nhận hoa chúc mừng, hướng dẫn khách vào đúng vị trí chỗ ngồi hay sử dụng tiệc trà.
Trong khoảng thời gian này, đội ngũ chụp ảnh, máy quay sẽ luôn túc trực, để lưu giữ những khoảnh khắc đẹp nhất của người tham dự. - Phía ngoài hội trường, đội múa lân đón khách tại cổng, tạo không khí hứng khởi, thu hút sự chú ý của người xung quanh.
- Ngoài ra, trên màn hình máy chiếu hoặc màn Led có thể trình chiếu hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp,…để quảng cáo, truyền tải thông điệp đến người tham dự.
Ổn định vị trí khách mời
Ở khung thời gian này, bạn cần kiểm tra lại danh sách khách mời đã có mặt tại sự kiện hay chưa, đặc biệt đại biểu VIP. Đồng thời, bạn cần cập nhật danh sách này với MC kịp thời và giới thiệu trong phần mở đầu của buổi lễ khai trương.
Tiết mục mở màn
Để thu hút sự chú ý của khách mời về sân khấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị tiết mục văn nghệ mở màn đặc sắc, khuấy động không khí. Có thể sắp xếp một số tiết mục mở màn phù hợp với thuần phong mỹ tục cũng như văn hóa của doanh nghiệp như: tiết mục nhảy hiện đại sôi động, múa đương đại hoặc múa lân mở màn,….
Khai mạc chương trình
Kịch bản khai mạc chương trình sẽ được diễn ra cơ bản như sau:
- Trong mẫu kịch bản khai trương, cần chuẩn bị chi tiết cho lời dẫn MC, nêu rõ lý do tổ chức chương trình, giới thiệu khách mời.
- Trình chiếu giới thiệu câu chuyện thương hiệu, tầm nhìn sứ mệnh mà doanh nghiệp hướng tới. Từ đó, người tham dự có cái nhìn tổng quan cũng như để lại ấn tượng khó phai về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
- Lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức phát biểu chào mừng và chia sẻ sự tâm huyết cũng như đường hướng phát triển của đơn vị mình.
- Đại diện khách mời có đôi lời chúc mừng, tặng hoa tới doanh nghiệp, tổ chức.
Nghi thức cắt băng khai trương
Nghi thức cắt băng khai trương là giây phút thiêng liêng nhất của buổi lễ, đánh dấu sự hình thành của doanh nghiệp mới, sản phẩm, dịch vụ mới chính thức có mặt trên thị trường.
- Lễ tân sẽ chuẩn bị bộ cắt băng khai trương, khay đỏ, kéo rồng, hoa khai trương tiến lên khu vực sân khấu chính.
- MC mời lãnh đạo doanh nghiệp, đại diện khách mời, đại biểu quan trọng lên sân khấu, cắt băng.
- Sau khi cắt băng, hậu đài sẽ nổ pháo, khui sâm panh chúc mừng.
- Đội ngũ quay phim, chụp ảnh tập trung tại khu vực này để có những bức ảnh đẹp nhất cho doanh nghiệp.
- Đội múa lân, trống chiêng, thần tài sẽ xuất hiện, xông đất, góp phần tạo nên sự long trọng cho buổi lễ.
- Sau đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể cùng khách mời đi tham quan và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình.
Giao lưu cùng khách mời
Trong kịch bản sự kiện khai trương thường sau khoảng thời gian diễn ra phần lễ, bạn có thể chuẩn bị thêm phần hội để giao lưu, tương tác, đến gần hơn với đối tác, khách hàng mục tiêu thông qua những tiết mục văn nghệ, chơi minigame, tặng quà cho khách hàng may mắn.
Hoàng Phong Event gợi ý một số phần quà như voucher giảm giá khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc sản phẩm mới của doanh nghiệp.
Kết thúc chương trình
Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu, gửi lời cảm ơn đến khách mời và cùng khách mời chụp ảnh, ghi hình lưu niệm, tặng quà cho người tham dự (nếu có).
Bố trí đội ngũ nhân sự tiễn khách chuyên nghiệp, tận tình.
Trước khi lên kịch bản khai trương cần chuẩn bị gì?
Lên mẫu kịch bản khai trương theo trình tự, danh sách các công việc cần làm cùng tiến độ hoành thành từ ban đầu là “kim chỉ nang”, giúp bạn định hướng cách thức tổ chức sao cho phù hợp với quy mô và ngân sách được đề ra.
Khu vực sân khấu
Khu vực sân khấu khai trương được ví như tâm điểm của toàn bộ chương trình, nơi thu hút ánh nhìn của người tham dự. Chính vì vậy, khu vực này cần được trang trí trang trọng nhất.
Tại khu vực này, thông thường sẽ cần chuẩn bị:
- Lắp đặt bục sân khấu: Tùy thuộc không gian tổ chức, quy mô người tham dự để lựa chọn kích thước, độ cao của bục sao cho phù hợp. Một số kích thước bục sân khấu phổ biến như 5mx3m, 6mx4m,… cao 0,4m; 0,8m,…
- Sàn sân khấu được thiết kế bởi ván gỗ và khung sắt, tạo độ chắc chắn cho mọi hoạt động trên sân khấu. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn thêm thảm đỏ, xanh,… phù hợp với màu nhận diện thương hiệu.
- Dựng khung treo backdrop hoặc màn hình Led để truyền tải thông tin chương trình, thương hiệu của doanh nghiệp, tổ chức đến với người tham dự.
- Bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu
Ngoài ra, để khu vực sân khấu thêm phần “lộng lẫy” bạn có thể lựa chọn trang trí thêm với cổng bóng nghệ thuật đa màu sắc hoặc những lẵng hoa tươi, pháo điện,…
Khu vực khách mời
Bạn cần bố trí đủ số lượng bàn ghế khai trương cho phù hợp với số lượng người tham dự. Với khách VIP nên đặt thêm bảng tên tạo sự sang trọng.
Bàn ghế thường được ưa dùng trong khai trương như: bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bàn ghế Xuân Hòa, bàn tròn tiệc – ghế banquet,… Màu sắc của khăn quây cho bàn và áo nơ cho ghế, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn theo tone màu phù hợp
Ngoài ra, bạn có thể đặt thêm nước uống, bánh ngọt tại khu vực này dành cho khách mời.
Khu vực check in đón khách
Dựa vào số lượng khách mời tham dự, bạn sẽ có những kế hoạch đón tiếp khác nhau. Khu vực này thường sẽ được bố trí với lễ tân đón khách, bàn lễ tân, thảm đỏ trải lối đi, cột barie,… tạo sự trang trọng cho buổi lễ khai trương.
Bên cạnh đó, bạn có thể thiết kế một khu vực chụp ảnh với backdrop, sân khấu checkin để người tham dự có thể lưu giữ những khoảnh khắc đẹp nhất khi tới tham dự sự kiện. Chắc chắn những bức ảnh này sẽ đóng góp phần không nhỏ trong hoạt động truyền thông của doanh nghiệp, tổ chức sau này.
Khu vực bên ngoài hội trường
Trang trí cổng chào đón khách với cổng hơi, cổng bóng bay hoặc dựng khung cổng bằng formex,… là một ý tưởng không tồi cho buổi lễ của bạn.
Tại các lối vào sự kiện, bạn có thể đặt thêm standee khai trương, banner tại lối đi để giới thiệu về chương trình đến người tham dự và những người xung quanh.
Chia sẻ kinh nghiệm viết mẫu kịch bản khai trương
Muốn xây dựng căn nhà vững chắc, an toàn thì ngày từ bước xây nền móng phải thật chắc chắn. Trong bất cứ sự kiện nào cũng vậy, điều đầu tiên mà bạn cần thực hiện để xây dựng nền móng cho các sự kiện chính là viết kịch bản sự kiện.
Thông thường mẫu kịch bản khai trương sẽ bao gồm kịch bản khung chương trình, kịch bản lời dẫn MC, kịch bản các bài phát biểu, danh sách và tiến độ hoàn thành các hạng mục công việc, phân công công việc, kế hoạch về thời gian, địa điểm cho sự kiện,…. Toàn bộ mẫu kịch bản khai trương bạn nên lên từ sớm để công việc được chuẩn bị kỹ càng, không bị thiếu sót.
Khi viết mẫu kịch bản tổ chức lễ khai trương cần lưu ý điều gì để tránh rủi ro?
- Thời gian phân chia cho cho từng hạng mục công việc cần hợp lý, liên tục bám sát tiến độ để hoàn thành sớm nhất có thể.
- Ý tưởng nội dung cần phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cộng thêm một chút sáng tạo để tạo sự khác biệt cho buổi lễ khai trương, gây ấn tượng cho khách mời tham dự.
- Nhân sự thực hiện cần được hướng dẫn bài bản, tập luyện nhiều lần trước khi diễn ra sự kiện, bởi nếu bạn không phải là đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp thì nhận sự thiếu chuyên môn, kỹ năng khi “chạy” chương trình là điều tất yếu xảy ra.
Lên phương án dự trù nếu xảy ra phát sinh khi thực hiện chương trình.
- Đặc biệt bạn cần lưu ý lưu ý khi làm việc cùng nhà cung cấp cho sự kiện. Trường hợp này thường xuyên xảy ra khi các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhà cung cấp thiết bị, nhân sự,…thay vì dịch vụ cung cấp trọn gói. Từ đó, dẫn tới chi phí bị đội giá lên cao, tốn thời gian và công sức cũng như sự phối hợp giữa các đơn vị khi làm sự kiện,…
- Để sự kiện khai trương diễn ra đúng theo kế hoạch, mẫu kịch bản khai trương, tối ưu thời gian, chi phí, tăng chất lượng chương trình thì sử dụng dịch vụ khai trương trọn gói của đơn vị sự kiện chuyên nghiệp, uy tín là điều tất yếu bạn nên làm.
> Tham khảo: Báo giá tổ chức lễ khai trương trọn gói (ưu đãi lên tới 30% của Hoàng Phong Event).
Giới thiệu dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói
Hoàng Phong Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội và nhiều tỉnh lân cận tại phía Bắc và nhận được sự tin tưởng của khách hàng trong nhiều năm qua. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, bao gồm tư vấn lên mẫu kịch bản khai trương, cung cấp thiết bị, nhân sự sự kiện, tiệc trà khai trương,… Tùy vào ngân sách, quy mô, loại hình kinh doanh Hoàng Phong sẽ lập kịch bản chương trình khác nhau, tạo dấu ấn và sự khác biệt cho sự kiện của doanh nghiệp bạn.
Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương đa dạng quy mô trong suốt 12 năm qua, nhân sự của chúng tôi được “thử lửa” để học hỏi, đúc rút kinh nghiệm và phát triển. Từ đó, chúng tôi biết cách tư vấn, bố trí nhân sự, lựa chọn thiết bị sao cho tối ưu chi phí nhất. Đồng thời, mang lại những sự kiện khai trương thành công nhất, ấn tượng nhất, hạn chế rủi ro xảy ra.
Nhân tháng tri ân khách hàng, Hoàng Phong Event chạy chương trình ưu đãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói. Click xem chi tiết: Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói hoặc gọi hotline để 0968 96 04 96 để nhận ưu đãi.
Hoàng Phong Event
Hotline: 0968 96 04 96
Trụ sở chính: Số 28, ngõ 93, Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội
Email: sukienhoangphong@gmail.com
Website: hoangphongevent.com
