Với mục đích gặp gỡ, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và tạo mối liên kết trong cộng đồng, ngày nay tổ chức tọa đàm diễn ra ngày càng phổ biến. Vậy tọa đàm là gì? Làm sao để tổ chức tọa đàm thành công? Hãy cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu ngay sau đây nhé!
 |
 |
Tọa đàm là gì?
Tọa đàm là gì? Tọa đàm có thể hiểu là một hình thức hội thảo nhỏ, trong đó một nhóm người sẽ cùng nhau thảo luận chuyên sâu về một chủ đề. Người tham gia các buổi tọa đàm có thể là các chuyên gia, hoặc những người có cùng sở thích, sự quan tâm về một lĩnh vực hay vấn đề nào đó, chẳng hạn như y tế, kiến trúc, khoa học, giáo dục…
Vậy tọa đàm được tổ chức với mục đích gì?
- Chia sẻ kiến thức: so với hội thảo thông thường thì tọa đàm có quy mô nhỏ hơn và phong cách gần gũi, thân mật hơn. Tọa đàm mang lại lợi ích cho cả người tổ chức và người tham dự, nhưng chủ yếu là về mặt kiến thức và kinh nghiệm.
- Tạo ra sự kết nối trong cộng đồng những người có cùng một mối quan tâm. Trong cộng đồng đó, chúng ta có thể xây dựng các mối quan hệ và tìm kiếm cơ hội phát triển.
- Đổi mới tư duy và sáng tạo thông qua những chia sẻ và những câu hỏi, thảo luận trong tọa đàm.
 |
 |
Các bước tổ chức tọa đàm
Sau khi đã tìm hiểu tọa đàm là gì, chúng ta sẽ đi vào chi tiết các bước tổ chức tọa đàm hoàn chỉnh. Trong đó gồm 6 bước chính:
Bước 1: xác định mục đích tổ chức buổi tọa đàm và kết quả mong muốn sau buổi tọa đàm, nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm; hay thảo luận về một vấn đề để cùng nhau tìm ra giải pháp.
Bước 2: lựa chọn chủ đề cụ thể để tổ chức buổi tọa đàm.
Bước 3: chọn hình thức tổ chức trực tiếp hay trực tuyến và lên timeline chi tiết.
Bước 4: lập kế hoạch chi tiết
Thời gian, địa điểm tổ chức: tọa đàm có thể được tổ chức tại một khách sạn, resort, khuôn viên công ty hay một địa điểm nào đó sao cho phù hợp với chủ đề, lĩnh vực của buổi tọa đàm.
Danh sách diễn giả và các khách mời.
Chuẩn bị các nội dung và tài liệu cần thiết để trình chiếu, diễn giải trong buổi tọa đàm.
lên kế hoạch truyền thông trước, trong và sau khi tổ chức tọa đàm.
Bước 5: tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để biến ý tưởng thành hiện thực.
Bước 6: đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm sau khi buổi tọa đàm kết thúc.
 |
 |
Dịch vụ tổ chức tọa đàm trọn gói – Hoàng Phong Event
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện; tổ chức thành công nhiều hội nghị, hội thảo; là đối tác của nhiều tên tuổi lớn như Thu Cúc TCI, VNPT, Highlands Coffee, thời trang Việt Tiến, Hapam Việt Nam…; Hoàng Phong Event tự tin là đơn vị tổ chức tọa đàm uy tín và chuyên nghiệp số 1 thị trường.
Hiện nay dịch vụ tổ chức tọa đàm tại Hoàng Phong bao gồm:
Hỗ trợ lên kế hoạch
Bao gồm: tiếp nhận yêu cầu, hỗ trợ lên ý tưởng và lập kế hoạch về:
- Kịch bản, timeline chi tiết chương trình.
- Hỗ trợ tìm và thuê địa điểm tổ chức, xin giấy phép tổ chức.
- Tổng hợp danh sách người tham gia và lên phương án gửi giấy mời.
Cung cấp trang thiết bị
Thiết kế, thi công sân khấu: trong sự kiện tọa đàm thường gồm sân khấu check-in (booth check-in) và sân khấu chính. Trong đó sân khấu check-in phổ biến với chất liệu bạt hiflex. Còn sân khấu chính có thể chọn in bạt hiflex hoặc thêm các thiết bị trình chiếu như màn LED, TV, máy chiếu… tùy thuộc vào kịch bản sự kiện.
Sân khấu check-in in bạt hiflex tại một buổi tọa đàm
 |
 |
Và sân khấu chính với sự góp mặt của TV giúp cho các bài chia sẻ, thảo luận thêm sinh động
Có thể bạn quan tâm:
> Thi công backdrop – Bao gồm lên ý tưởng, thiết kế và in ấn
> Cho thuê sân khấu sự kiện – Chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Hà Nội
Cung cấp các thiết bị khác: bao gồm bàn ghế, phụ kiện trang trí, âm thanh, ánh sáng, các thiết bị làm mát, sưởi ấm…
- Bàn ghế: phổ biến nhất là bàn đại biểu và ghế banquet có áo và nơ để tạo không gian sang trọng, chuyên nghiệp. Nên lưu ý chọn màu áo và màu nơ phù hợp với tổng thể concept chung của sự kiện.
- Âm thanh ánh sáng: tùy vào thời gian và không gian tổ chức mà chọn chủng loại và công suất tương ứng. Với những sự kiện ngoài trời, chúng tôi ưu tiên các thiết bị có khả năng kháng bụi, kháng nước, công suất lớn để cho ra những hiệu ứng sắc nét. Với các sự kiện trong nhà, công suất thiết bị thường vừa phải để tránh cảm giác chói tai, chói mắt cho khách mời.
- Các thiết bị liên quan như: Thiết bị làm mát, sưởi ấm như nhà giàn khung truss, dù che nắng, ô lệch tâm, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, máy sưởi… sẽ được chọn tùy vào điều kiện thời tiết.
 |
 |
 |
 |
Một số thiết bị trong buổi tọa đàm
Tham khảo:
> Cho thuê bàn ghế sự kiện – Đa dạng nhiều mẫu mã, kích thước, có hỗ trợ vận chuyển
> Thuê quạt điều hoà – Giá tốt, công suất lớn, làm mát nhanh chóng
Cung cấp nhân sự
Nhân sự góp mặt trong buổi tọa đàm bao gồm MC, ban nhạc, ca sĩ, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, nhân viên hỗ trợ hậu cần, Media chụp ảnh quay phim… Tất cả đều được đào tạo chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm chạy sự kiện và có thể xử lý mượt mà các tình huống phát sinh.
Lên thực đơn và tổ chức tiệc
Trong tổ chức tọa đàm, tiệc teabreak (tiệc trà) với các món bánh ngọt, hoa quả và nước trái cây rất được ưa chuộng do tiện lợi và mang tính thẩm mỹ cao. Không gian dùng tiệc không chỉ là nơi các khách mời có thời gian nghỉ ngơi, trò chuyện mà còn là một cách trang trí giúp sự kiện chuyên nghiệp và chỉn chu hơn.
Không gian tiệc trà vô cùng đẹp mắt
Hỗ trợ truyền thông
Bên cạnh các dịch vụ tổ chức tọa đàm thông thường, Hoàng Phong còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ truyền thông như lên kế hoạch quảng bá, sản xuất tờ rơi, standee, banner quảng cáo sự kiện, book KOLs, book báo chí… để bùng nổ hiệu quả truyền thông cho sự kiện.
 |
 |
 |
 |
Buổi tọa đàm mang tên Dưới Hiên Nhà Việt do Hoàng Phong Event tổ chức
> Dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo – Ưu đãi chiết khấu lên đến 30%
Ngoài tổ chức tọa đàm, Hoàng Phong Event còn tổ chức trọn gói rất nhiều sự kiện thuộc đủ mọi loại hình như hội nghị, hội thảo, họp báo ra mắt sản phẩm, mở bán, khánh thành, khai trương, động thổ, cất nóc, khai giảng, tốt nghiệp… Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết.
