Concept chính là cốt lõi, linh hồn của một sự kiện, concept đóng vai trò như kim chỉ nam điều hướng tất cả các hạng mục có trong chương trình. Để trình bày một cách cụ thể, chi tiết và dễ hình dung nhất ý tưởng concept đến với khách hàng và được lựa chọn trở thành đơn vị triển khai sự kiện, bạn cần viết một bản Proposal.
Vậy làm thế nào để viết một Proposal sự kiện đầy đủ, chi tiết và dễ dàng nhận được cái gật đầu của khách hàng? Cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu cách làm proposal event chuyên nghiệp thông qua bài viết dưới đây nhé!
Cách làm proposal event chuyên nghiệp – Hoàng Phong Event
Proposal sự kiện là gì? Ai là người đọc proposal?
Proposal sự kiện là gì?
Proposal sự kiện là một tài liệu trình bày cụ thể các thông tin của một sự kiện: Mục tiêu tổ chức, thời gian – địa điểm, concept chính, nội dung chương trình, ý tưởng setup dự kiến và ngân sách của chương trình.
Ai là người đọc Proposal sự kiện?
Đối tượng đọc Proposal sự kiện của bạn có thể là khách hàng, nhà đầu tư hay đối tác. Proposal của bạn cần đáp ứng được những kỳ vọng và yêu cầu riêng:
-
Mục tiêu, ý nghĩa của sự kiện
-
Concept chính của chương trình
-
Các hạng mục có trong chương trình
-
Nội dung chương trình
-
Chi phí, giá cả
-
…..
Tại sao phải viết Proposal sự kiện?
Proposal là công cụ thể hiện ý tưởng của bạn dành cho sự kiện thông qua câu từ, hình ảnh, âm thanh và cách trình bày đẹp mắt. Mục đích của Proposal chính là khiến cho khách hàng hiểu, tin tưởng và lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện chương trình.
Các bước viết Proposal sự kiện chi tiết, chuyên nghiệp.
Nghiên cứu kỹ lưỡng đề bài sự kiện
Trước khi bắt đầu viết Proposal, bạn cần nghiên cứu đề bài của khách hàng đưa ra bao gồm rất nhiều thông tin:
-
Thời gian – địa điểm sự kiện
-
Loại sự kiện cần tổ chức
-
Số lượng khách tham gia – đối tượng khách tham gia
-
Nghiên cứu kỹ về doanh nghiệp, văn hoá công ty của khách hàng
-
Yêu cầu cụ thể, mục tiêu, kỳ vọng của khách hàng vào sự kiện.
Xây dựng ý tưởng
Sau khi nghiên cứu tất cả thông tin ban đầu của sự kiện, bạn cần xây dựng ý tưởng chính của sự kiện sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Ý tưởng của bạn cần chạm được đến cảm xúc của khách hàng và đáp ứng được những yêu cầu của đề bài.
Đồng thời cũng cần lên ý tưởng trình bày vào Proposal sao cho đẹp mắt và dễ hiểu, khơi gợi trí tưởng tượng của khách hàng.
Trình bày proposal chi tiết
Trình bày tất cả kế hoạch bạn đã xây dựng vào Proposal theo hệ thống cụ thể, minh hoạ thông qua hình ảnh, âm thanh, câu chữ, tone màu,….. để khách hàng hiểu, cảm nhận và bị thuyết phục bởi ý tưởng của bạn.
Một Proposal chuyên nghiệp cần có bố cục như sau:
Trang bìa
Trang bìa cần thiết kế ấn tượng và có những thông tin cơ bản sau:
-
Tên sự kiện
-
Tên đơn vị tổ chức
-
Logo công ty và đối tác (nếu có)
Giới thiệu tổng quan về công ty của bạn
-
Tên công ty
-
Địa chỉ online – offline
-
Một số năng lực tổ chức những sự kiện tương tự
Trình bày ý tưởng sự kiện
- Mục lục có trong Proposal
- Concept chính của sự kiện
Các hạng mục có trong sự kiện:
-
Những thiết kế của sự kiện
-
Những thiết bị có trong sự kiện
-
Nhân sự sự kiện
-
Kế hoạch truyền thông sự kiện
-
Các hạng mục khác:……
- Timeline của chương trình
- Ngân sách dự trù
- Bìa cuối: dành lời cảm ơn đến sự chú ý, quan tâm của độc giả đến bản proposal của bạn
Có thể bạn quan tâm:
Lưu ý quan trọng khi viết Proposal trong tổ chức sự kiện
Khi viết Proposal chuyên nghiệp cần lưu ý những yếu tố sau:
-
Ngắn gọn và súc tích: bên cạnh chú trọng vào nội dung cần thể hiện ý tưởng một cách sinh động bằng nhiều phương tiện khác cũng như ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể.
-
Cung cấp đủ thông tin: ngắn gọn không phải là thiếu sót, cần cung cấp thông tin súc tích nhưng cũng đầy đủ các dữ liệu cần thiết để tránh hiểu lầm không rõ ràng giữa các bên.
-
Tạo sự khác biệt: tạo dấu ấn riêng cho đơn vị của bạn để khách hàng lưu tâm lựa chọn bạn giữa vô vàn đơn vị cùng đấu thầu.
Ví dụ về mẫu proposal sự kiện Hoàng Phong đã thực hiện
Mời bạn cùng tham khảo mẫu Proposal mà Hoàng Phong Event đã từng thực hiện nhé:
> Proposal Sự Kiện Trung Thu – Hoàng Phong Event
Trên đây là mẫu Proposal sự kiện đơn giản, cơ bản nhất. Bạn có nhu cầu cần xây dựng Proposal sự kiện chuyên nghiệp, chỉn chu cùng những ý tưởng độc đáo, hãy liên hệ ngay tới hotline 0946.96.04.96 để được tư vấn cụ thể nhé!
