Từ Bản Thảo Đến Sân Khấu: Cách Biến Ý Tưởng Thành Hiện Thực

Tổ chức sự kiện cần trải qua nhiều bước: Từ tiếp nhận yêu cầu, lắng nghe ý tưởng, đến xây dựng kế hoạch và cuối cùng là hiện thực hoá trên sân khấu. Để làm được điều này, điểm mấu chốt là phải thấu hiểu mong muốn của khách hàng, sau đó là đảm bảo nguồn nhân lực, hệ thống thiết bị. 

Và tại Hoàng Phong, chúng tôi đã từng bước biến các ý tưởng của khách hàng thành hiện thực như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Cách Hoàng Phong Event biến ý tưởng của khách hàng thành hiện thực

Tiếp nhận yêu cầu, lắng nghe ý tưởng

Ở bước này, Hoàng Phong sẽ tiếp nhận yêu cầu và trao đổi với khách hàng về các yếu tố:

• Ý tưởng, mục đích tổ chức sự kiện: ý tưởng phải phù hợp với mục đích. Ví dụ với sự kiện tổ chức nội bộ, chúng ta có thể triển khai những ý tưởng hài hước, bất ngờ; nhưng với sự kiện tri ân khách hàng, đối tác thì ý tưởng cần chỉn chu và nghiêm túc.
• Quy mô, đối tượng tham gia sự kiện: sự kiện có bao nhiêu người tham gia, đối tượng tham gia là những ai (cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, khách mời bên chính quyền, khách hàng, đối tác, người thân, bạn bè…), hình thức gửi thư mời như thế nào?
• Thời gian, địa điểm tổ chức dự kiến: sự kiện tổ chức vào ngày giờ nào, có cần thuê địa điểm tổ chức, xin giấy phép tổ chức hay không? Nếu có, Hoàng Phong Event sẽ hỗ trợ xin giấy phép tổ chức; tìm và thuê địa điểm tổ chức dựa vào thời gian, quy mô cùng các yêu cầu khác của sự kiện.

• Các yêu cầu khác: như màu sắc chủ đạo, concept trang trí, hình thức tổ chức tiệc… Sau đó Hoàng Phong sẽ tổng hợp lại, lên danh sách các trang thiết bị, nhân sự cần thiết, báo giá cụ thể để tiến tới ký kết hợp đồng và đặt cọc.

Để hoàn thành được một sự kiện như thế này, bước tiếp nhận và lắng nghe ý tưởng cần làm rất chỉn chu, chi tiết

Biến ý tưởng thành kế hoạch, bản thảo hoàn chỉnh

Lên kế hoạch

• Lên kế hoạch, kịch bản, timeline chi tiết cho sự kiện: Sự kiện sẽ gồm các chương trình nào, diễn ra trong khoảng thời gian nào?
• Bố trí nhân sự cho từng đầu mục công việc cụ thể: Số lượng nhân sự cần cho sự kiện là bao nhiêu, ai sẽ phụ trách từng hạng mục (MC, PG, ca sĩ, điều phối…).
• Lên thực đơn tiệc: Nếu có.

Khảo sát địa điểm thực tế

• Khảo sát thực tế tại địa điểm tổ chức hoặc tìm và thuê địa điểm tổ chức (nếu cần thiết).
• Xác định vị trí sắp xếp sân khấu cùng các thiết bị khác (cổng chào, bàn ghế, nhà bạt…).
• Lên ý tưởng thiết kế sân khấu: kích thước, bố cục tổng thể, phong cách thiết kế, chủ đề màu sắc, lựa chọn vật liệu, cách sắp xếp các thiết bị trên sân khấu (như màn hình LED, bục phát biểu…).
• Xác định vị trí treo thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng như chủng loại, số lượng các thiết bị để mang lại hiệu ứng tốt nhất cho sự kiện.
• Thiết kế bản thảo dạng 3D để khách hàng dễ hình dung về tổng thể sự kiện.
• Lựa chọn vật liệu và chất liệu thi công phù hợp với thiết kế kèm theo cam kết thời gian hoàn thành thực tế.
• Thiết kế, in ấn backdrop cùng các phụ kiện khác (banner, standee, băng rôn, hashtag…) để chuẩn bị cho sự kiện.

Ví dụ về bản thảo 3D sau khi khảo sát địa điểm tổ chức

Hiện thực hoá trên sân khấu

• Test tất cả các trang thiết bị trước khi đưa vào sử dụng, đặc biệt là các thiết bị điện tử (màn LED, loa đài, dây dẫn điện…).
• Đóng gói và vận chuyển trang thiết bị đến địa điểm tổ chức, tiến hành thi công theo kế hoạch. Quá trình này thường được thực hiện trước khi sự kiện diễn ra khoảng 1 – 2 ngày.
• Dựng sân khấu theo bản vẽ đã phác thảo: dựng khung và nền sân khấu, lắp đặt backdrop, hệ thống ánh sáng, âm thanh.
• Dựng thiết bị che nắng, làm mát và trang trí không gian theo kế hoạch đã thống nhất.
• Kiểm tra và chạy thử hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng: kiểm tra độ chắc chắn của sân khấu, chất lượng âm thanh ánh sáng có rõ ràng, sắc nét không và thực hiện các điều chỉnh (nếu có).

• Bàn giao sân khấu cho ban tổ chức sau khi hoàn thành.

• Các nhân sự vào vị trí như đã phân công và triển khai chương trình theo kịch bản, timeline chi tiết, hỗ trợ xuyên suốt sự kiện.
• Thường xuyên trao đổi với ban tổ chức để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.
• Sau khi kết thúc sự kiện, tiến hành tháo dỡ sân khấu, trang thiết bị, đóng gói và vận chuyển về kho, trả hiện trường về tình trạng ban đầu.
• Trả ảnh, xuất video cho khách hàng trong thời gian cam kết.

• Cùng với ban tổ chức đánh giá hiệu quả sự kiện, thanh toán nốt phần chi phí còn lại.

Hiện thực hoá trên sân khấu sau khi tổng duyệt bản thảo 3D

Có thể bạn quan tâm:

> Sân khấu trong nhà – Đa dạng các mẫu hot nhất hiện nay

> Sân khấu ngoài trời – Tổng hợp các mẫu phổ biến và được sử dụng nhiều

Tại sao nên tổ chức sự kiện tại Hoàng Phong Event?

Đến thời điểm này, chúng tôi tự tin khẳng định rằng Hoàng Phong Event  đã và đang là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói số 1 thị trường Hà Nội.

• Kinh nghiệm lâu năm: Hoàng Phong đã có hơn 10 năm hoạt động, tổ chức thành công gần 2000 sự kiện lớn nhỏ, vinh dự là đối tác thường niên của nhiều tên tuổi lớn như Vingroup, VNPT, Thu Cúc TCI, Bệnh viện Quân Y, thời trang Việt Tiến, Highlands Coffee, các trường học trên địa bàn Hà Nội, UBND, Hội phụ nữ các quận huyện…
• Đội ngũ nhân sự: Được đào tạo chuyên nghiệp, chuyên môn giỏi, nhạy bén với mọi xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất trên thị trường, liên tục đổi mới để đưa ra những ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút, phù hợp với từng sự kiện.
• Hệ thống kho bãi: Rộng lớn trải dài khắp các quận Hà Nội, sẵn sàng cung cấp số lượng cho các sự kiện hàng nghìn người trong thời gian ngắn nhất, tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển.
• Dịch vụ trọn gói: Từ khâu lên ý tưởng, cung cấp trang thiết bị, nhân sự, tổ chức tiệc. Khi đến với Hoàng Phong, quý khách hàng chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.
• Giá cả cạnh tranh: Việc cung cấp trực tiếp dịch vụ đa dạng không qua trung gian giúp chúng tôi mang đến cho khách hàng những sự kiện chất lượng tốt nhất đi cùng mức giá cạnh tranh nhất thị trường.
• Minh bạch và rõ ràng: Mọi khâu làm việc đều được báo giá cụ thể, xuất hoá đơn và không phát sinh chi phí.

Một số sự kiện do Hoàng Phong tổ chức trọn gói

> Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Hoàng Phong Event

Với những phản hồi tích cực từ phía khách hàng, Hoàng Phong Event hoàn toàn có cơ sở tự tin về khả năng làm việc cũng như uy tín của mình. Chúng tôi vẫn đang nỗ lực từng giây từng phút để giữ vững vị thế số 1 trên thị trường. Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn và báo giá chi tiết. Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!