Khai trương công ty là sự kiện quan trọng đánh dấu khởi đầu mới của doanh nghiệp. Một buổi lễ khai trương được tổ chức chu đáo, ấn tượng không chỉ giúp công ty tạo dựng hình ảnh thương hiệu uy tín, thu hút sự chú ý của khách hàng mà còn giúp quảng bá rộng rãi sản phẩm, dịch vụ. Vì thế, việc tổ chức cần được lên kế hoạch cẩn thận, kỹ càng để đảm bảo đây sẽ là một cột mốc đáng nhớ cho sự nghiệp phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Nếu quý khách còn đang băn khoăn, chưa biết nên tổ chức buổi khai trương công ty của mình như thế nào thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của Hoàng Phong Event!
Các bước lên kế hoạch tổ chức khai trương công ty
Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng
- Đầu tiên là xác định mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến và lập danh sách đối tượng tham dự, nắm chắc thông tin về từng nhóm đối tượng để sự kiện có thể tiếp cận tới nhiều người.
Bước 2: Thời gian, địa điểm tổ chức
- Nên chọn ngày tốt, giờ tốt; sắp xếp phù hợp với lịch trình của khách tham dự.
- Về địa điểm, thường diễn ra ở cơ sở, văn phòng sẽ hoạt động trong tương lai để tiện cho việc quảng bá, trải nghiệm sản phẩm/dịch vụ mới.
Bước 3: Lên ý tưởng tổ chức, chủ đề của sự kiện
- Đưa ra các ý tưởng, concept độc đáo, mới lạ nhằm làm nổi bật thương hiệu, thể hiện được sự khác biệt của công ty so với các doanh nghiệp khác.
>> Tham khảo: Cách marketing cho ngày khai trương hiệu quả
Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức khai trương
- Lên kế hoạch tổng thể cho toàn bộ sự kiện.
- Kế hoạch cần chi tiết, từ khâu thiết kế đến chuẩn bị vật tư và tiến hành thi công.
Bước 5: Chuẩn bị thiết bị cho buổi lễ:
- Sân khấu: Sân khấu cần đặt ở trung tâm, dễ quan sát, đủ lớn để tổ chức các hoạt động chính như phát biểu, cắt băng,.. thiết kế hài hòa với không gian tổng thể của buổi lễ.
Backdrop: Lựa chọn backdrop phù hợp với chủ đề của sự kiện và hình ảnh công ty, đảm bảo thông điệp truyền tải phù hợp, rõ ràng.
- Thiết bị ánh sáng và âm thanh: Hệ thống ánh sáng, đèn led, beam moving, đèn follow,.. giúp sân khấu nổi bật hơn. Hệ thống âm thanh phải được sắp xếp kỹ càng, thường được đặt hai bên cánh gà, đảm bảo mọi người có thể nghe rõ phần phát biểu, biểu diễn trên sân khấu.
Bộ cắt băng khai trương, pháo điện, pháo trang kim: Thường được làm từ vải hoặc băng lụa có màu sắc, họa tiết phù hợp với chủ đề, in nhãn hiệu của công ty. Pháo góp phần trang trí, tạo hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt.
- Bàn ghế: Các mẫu bàn ghế được sử dụng nhiều nhất trong lễ khai trương là: bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bàn ghế Xuân Hòa, bàn tròn – ghế banquet, bàn cocktail – ghế bar..
- Thiết bị che nắng, mưa như nhà giàn, ô (dù) che nắng, mưa được bố trí tại khu vực sân khấu và khách mời, thích ứng nhanh với điều kiện thời tiết.
- Thiết bị làm mát như quạt điều hòa hoặc quạt công nghiệp, nếu như lễ khai trương của bạn diễn ra vào mùa hè.
Bước 6: Phân công nhân sự
PG, Lễ tân: Có trách nhiệm đón tiếp khách tham dự, ổn định chỗ ngồi, ngoài ra còn là người nâng khay cắt băng khai trương.
MC: Giới thiệu chương trình và khách mời tham dự, dẫn dắt các phần nội dung theo đúng kịch bản.
Người nổi tiếng, ca sĩ: thu hút sự chú ý của giới truyền thông và người tham dự, nâng cao hình ảnh của công ty.
Nhân sự chạy sự kiện, phụ trách setup âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trong buổi lễ.
Ngoài ra, còn các nhân sự quan trọng khác như đội múa lân, đội múa (nhảy) văn nghệ,..
Bước 7: Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện
Kịch bản cần phải đảm bảo các nội dung sau:
- Đón tiếp khách mời tham dự.
- Tuyên bố lý do chính và giới thiệu đại biểu.
- Khai mạc.
- Đại diện phát biểu và cắt băng khai trương.
- Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của công ty.
- Bế mạc.
Những lưu ý về rủi ro khi tổ chức sự kiện khai trương công ty
- Kỹ thuật và thiết bị: Sự cố kỹ thuật có nguy cơ ảnh hưởng nghiêm trọng, thậm chí buộc phải tạm dừng chương trình. Bởi vậy trước khi sự kiện diễn ra, hãy kiểm tra cẩn thận các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, và đề ra các phương án dự phòng. Nên kết hợp với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để giảm thiểu nguy cơ xảy ra sự cố.
- Điều kiện thời tiết: Bất kể là sự kiện trong nhà hay ngoài trời, thì yếu tố thời tiết đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Việc lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức và hướng xử lý phù hợp để đảm bảo an toàn và thành công cho sự kiện.
- Chậm tiến độ: Chỉ cần một hạng mục bị chậm so với kế hoạch, nó có thể ảnh hưởng dây chuyền đến các hạng mục khác. Do đó, hãy phân công rõ ràng nhiệm vụ, theo dõi sát sao tiến độ công việc và lựa chọn đơn vị đồng hành chất lượng.
- Ngân sách: Thiếu hụt ngân sách do chênh lệch giữa dự trù và chi phí thực tế. Hãy thường xuyên so sánh dự trữ với chi phí thực tế để kịp thời phát hiện sai lệch và dự trù thêm một khoản ngân sách dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh.
Đơn vị tổ chức khai trương trọn gói chi phí tối ưu Hà Nội – Hoàng Phong Event
Hoàng Phong Event – nơi nâng tầm sự kiện khai trương công ty của quý khách. Chúng tôi là đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi hứa hẹn mang đến cho bạn những trải nghiệm dịch vụ uy tín, chất lượng.
- Cho thuê các thiết bị sự kiện: bàn ghế, quạt công nghiệp, điều hòa, thiết kế và thi công backdrop, sân khấu, âm thanh ánh sáng, bộ cắt băng khai trương,..
- Cung cấp nhân sự: Lễ tân, PG, MC, đội múa lân sư rồng, nhóm múa, ca sĩ,..
- Dịch vụ chuyên nghiệp, cam kết đúng tiến độ với chi phí tối ưu nhất.
Hãy để Hoàng Phong Event trở thành đối tác đáng tin cậy của quý khách trong mọi sự kiện khai trương công ty. Liên hệ ngay Hotline: 0968 96 04 96 để được tư vấn tận tình, miễn phí!
