Trong vài năm gần đây, hình thức tổ chức workshop ngày càng trở nên phổ biến. Workshop không chỉ tạo ra cộng đồng chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, mà còn giúp quảng bá thương hiệu cá nhân, hình ảnh doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Vậy cụ thể workshop là gì? Làm sao để tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp và thành công? Cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
 |
 |
Workshop là gì?
Workshop là gì? Workshop có thể hiểu là một sự kiện được tổ chức để mọi người có cơ hội gặp gỡ, thảo luận, trao đổi kiến thức, đào tạo hoặc nâng cao kỹ năng về một ngành nghề, lĩnh vực nào đó. Chẳng hạn như workshop kỹ thuật nối mi Douyin, workshop dũa form móng Taiwan, workshop nuôi con bằng sữa mẹ…
So với hội thảo, workshop có quy mô nhỏ hơn, phong cách gần gũi và thân mật hơn. So với tọa đàm thì workshop thiên về thực hành, đào tạo kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn hơn. Cũng vì thế mà workshop luôn đề cao sự tương tác giữa người hướng dẫn với người tham gia, cũng như giữa những người tham gia với nhau.
 |
 |
Workshop luôn đề cao sự tương tác và thực hành
Các bước tổ chức workshop
Sau khi tìm hiểu workshop là gì, chúng ta sẽ xác định 8 bước cơ bản để tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp:
Bước 1: Xác định chủ đề, mục đích tổ chức workshop: Đơn thuần là chia sẻ kiến thức đến cộng đồng hay lồng ghép quảng bá thương hiệu, quảng bá sản phẩm?
Bước 2: Lên kế hoạch tổng thể:
- Hình thức tổ chức: online hay offline? Hiện nay hình thức tổ chức workshop online đang dần phổ biến, nhưng chủ yếu phù hợp với dạng chia sẻ kỹ năng mềm, đào tạo nâng cao. Còn với workshop thiên về rèn luyện tay nghề thì tổ chức offline sẽ thực tế và hiệu quả hơn.
- Đối tượng, số lượng tham gia dự kiến.
- Diễn giả/người hướng dẫn: là những người có kiến thức chuyên sâu về chủ đề của buổi workshop.
- Thời gian, địa điểm tổ chức dự kiến: thời gian tổ chức sẽ được chọn phù hợp với đối tượng tham gia. Địa điểm tổ chức workshop có thể là hội trường, quán cà phê, homestay, văn phòng…
- Ngân sách dự kiến: bao gồm tổng chi phí cho nhân sự, thuê địa điểm tổ chức, thiết bị sự kiện, …
Bước 3: Chuẩn bị nội dung, timeline chi tiết, các tài liệu, công cụ thiết bị cần thiết để trình chiếu và biểu diễn trong buổi workshop.
Trong đó về nội dung, một buổi workshop sẽ gồm có 2 phần chính:
- Phần diễn giả chia sẻ kiến thức, hướng dẫn thực hành: chiếm 30 – 50% thời lượng chương trình.
- Phần thảo luận, thực hành và tương tác: chiếm 50 – 70% thời lượng.
 |
 |
Phần diễn giải thường chiếm thời lượng cao trong các buổi workshop
Bước 4: Lên kế hoạch truyền thông trước, trong và sau khi tổ chức workshop.
Bước 5: Tiến hành truyền thông trước sự kiện như in banner, standee quảng cáo, phát tờ rơi, gửi thư mời, đăng bài trên các nền tảng mạng xã hội, tạo form đăng ký online… Nên thu thập SĐT của người đăng ký và đặt nhắc hẹn trước 1 – 2 ngày qua Zalo để đảm bảo rằng họ không quên lịch tổ chức workshop.
Bước 6: Điều chỉnh lại một lần nữa về ngân sách, quy mô, địa điểm, thời gian tổ chức sau khi chốt được cụ thể số lượng người tham dự.
Bước 7: Tìm một đơn vị tổ chức workshop chuyên nghiệp để tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho công tác hậu cần. Thực hiện kế hoạch truyền thông trong khi buổi workshop diễn ra.
Bước 8: Thực hiện kế hoạch truyền thông sau workshop. Tổng kết, đánh giá lại hiệu quả và rút kinh nghiệm sau khi kết thúc.
 |
 |
Tổng kết và đánh giá hiệu quả sau khi tổ chức workshop là cần thiết rất quan trọng
Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức workshop trọn gói chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm hơn 10 năm tổ chức sự kiện, đặc biệt là các cuộc họp báo, hội thảo, tọa đàm, workshop…, Hoàng Phong Event đang là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức workshop trọn gói chất lượng và giá tốt nhất thị trường.
Hiện nay, dịch vụ tổ chức workshop trọn gói chuyên nghiệp tại Hoàng Phong Event bao gồm:
Hỗ trợ lên kế hoạch
Cùng khách hàng lên ý tưởng phù hợp với mục tiêu của workshop.
Lên timeline chi tiết.
Hỗ trợ thuê địa điểm tổ chức và xin giấy phép tổ chức.
Chuẩn bị hậu cần
Bao gồm toàn bộ hệ thống trang thiết bị cần dùng cho buổi workshop:
Sân khấu chính: Bục sân khấu có chiều cao phù hợp với quy mô và không gian sự kiện, đảm bảo khả năng quan sát và theo dõi của người tham gia. Backdrop sân khấu chính đa phần sẽ là các thiết bị trình chiếu như màn LED, Tivi, máy chiếu để hỗ trợ cho các bài thuyết trình hoặc hướng dẫn thực hành.
Sân khấu chính của sự kiện workshop
> Cho thuê sân khấu – Thi công lắp đặt nhanh chóng, an toàn
Sân khấu check-in: Tùy vào nhu cầu của sự kiện, và chất liệu được ưa chuộng nhất là bạt hiflex.
Backdrop check-in thi công thiết kế bởi Hoàng Phong Event
Thiết bị âm thanh, ánh sáng: Cũng là một phần quan trọng khi tổ chức workshop. Chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu cũng như giúp khách hàng tối ưu chi phí.
> Cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện – Thiết bị chất lượng cao, có kỹ thuật viên hỗ trợ
Bàn ghế: Có thể dùng bàn tròn hoặc bàn Xuân Hòa kết hợp cùng ghế banquet có áo và nơ để tạo sự chỉn chu và sang trọng, cũng giúp người tham gia cảm thấy thoải mái trong suốt thời gian diễn ra workshop.
> Cho thuê bàn ghế sự kiện – Cung cấp số lượng lớn, hỗ trợ vận chuyển
Thiết bị, phụ kiện hỗ trợ diễn giả và người tham gia: Bảng trắng, bút lông, sổ tay, bút viết, in ấn tài liệu, thư mời, phiếu khảo sát, thư cảm ơn, hòm thư góp ý, bảng tên, bảng nhóm, đồng hồ đếm giờ, tờ rơi, khăn giấy, thùng rác, quà tặng…
Setup không gian: Bằng các phụ kiện như hoa lá, bóng bay, thảm đỏ và các thiết bị trang trí khác theo concept yêu cầu.
Setup tiệc trà: Lên thực đơn và cung cấp đồ uống, đồ ăn nhẹ, tổ chức tiệc trà, tiệc finger food hoặc tiệc khác theo yêu cầu.
 |
 |
Một số phụ kiện liên quan khác
Cung cấp nhân sự
MC, PG dẫn dắt chương trình và đón tiếp khách mời.
Kỹ thuật hỗ trợ về âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trình chiếu xuyên suốt quá trình diễn ra workshop.
Media chụp ảnh và quay video chuyên nghiệp, có hỗ trợ quay chụp, livestream và kết nối với các thiết bị trình chiếu.
Nhân sự hỗ trợ, điều phối sự kiện.
Kỹ thuật vận chuyển, thi công hai chiều.
Hoàng Phong cung cấp nhân sự hỗ trợ từ A-Z cho toàn bộ sự kiện
Hỗ trợ truyền thông
Hỗ trợ lên kế hoạch truyền thông trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
Cung cấp dịch vụ book báo, book KOLs để tăng hiệu quả truyền thông cho workshop.
Dịch vụ tổ chức workshop trọn gói tại Hoàng Phong vẫn đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn. Quý khách có nhu cầu tổ chức workshop hay các sự kiện khác hãy liên hệ ngay Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn và báo giá chi tiết.
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Hoàng Phong Event
