Gala Dinner là một trong sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức nhằm kỷ niệm công ty, tri ân khen thưởng cán bộ nhân viên, quảng bá thương hiệu, dịch vụ. Các loại hình gala dinner như kỷ niệm thành lập, tất niên cuối năm, gala dinner du lịch, Gala Dinner kết hợp team building, Gala Dinner tri ân khách hàng,… Hoàng Phong Event cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói từ A-Z, đảm bảo sự thành công trong mỗi sự kiện của khách hàng. Cùng tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
Các bước lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner
Những bữa tiệc Gala Dinner mang nhiều ý nghĩa quan trọng. Đối với cán bộ nhân viên, đây là cách để doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng những cống hiến, đóng góp của họ, thúc đẩy tinh thần nhân viên sau những ngày tháng làm việc vất vả.
Đối với đối tác, khách hàng, đây là cơ hội để gặp mặt, tri ân những vị khách trung thành, luôn đồng hành, ủng hộ doanh nghiệp trong suốt quãng thời gian qua cũng như củng cố mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, đối tác.
Đối với doanh nghiệp, Gala Dinner mang lại nhiều ý nghĩa, là thời điểm tốt nhất để quảng bá thương hiệu, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường. Đồng thời, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Vì vậy, khi tổ chức Gala Dinner, bạn cần đặc biệt lưu ý những điều sau:
Xác định ngân sách tổ chức
Dựa vào mục đích tổ chức chương trình, bạn cần xác định ngân sách cụ thể cho sự kiện Gala Dinner. Ngân sách đưa ra cần đảm bảo chất lượng của chương trình, tạo không gian sự kiện thoải mái, mang đến sự hài lòng cho người tham dự
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Đây là một trong những yếu tố quyết định thành công của buổi Gala Dinner. Về thời gian, bạn có thể lựa chọn vào cuối tuần, kỳ nghỉ dài,… để nhiều người có thể tham dự
Về địa điểm, có hai phương án tổ chức: trong nhà và ngoài trời. Một vài địa điểm tổ chức Gala Dinner trong nhà như: khách sạn, trung tâm tổ chức hội nghị, hội trường lớn của công ty,…. Còn ở ngoài trời thì có thể lựa chọn bãi biển, không gian khách sạn ngoài trời, công viên, khu du lịch văn hóa,… Dù lựa chọn địa điểm nào, cũng cần đáp ứng được số lượng người tham dự, sự thuận lợi di chuyển, xin giấy phép tổ chức để có chương trình thành công.
Xác định số thành viên tham gia
Xác định rõ số lượng, thành phần khách mời sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm, phong cách tổ chức chương trình phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng sắp xếp công tác tổ chức đón tiếp đại biểu quan trọng cho phù hợp.
Lên ý tưởng, chủ đề, mục tiêu
Mục tiêu chương trình bạn đặt ra là kết nối, tìm kiếm khách hàng hay tri ân nhân viên,….. Dựa vào mục tiêu đã đề ra, bạn có thể lựa chọn phong cách tổ chức khác nhau, chủ đề, tiết mục, các trò chơi cho bữa tiệc Gala Dinner. Ý tưởng càng rõ ràng thì chương trình sẽ dễ dàng triển khai hơn.
> Tham khảo: Ý tưởng Gala dinner độc đáo – Hoàng Phong Event
Lên kịch bản Gala Dinner
Kịch bản chương trình được ví như xương sống, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình chuẩn bị, triển khai sự kiện. Chương trình Gala Dinner thường được chia làm hai phần chính là phần Lễ và phần Hội. Phần lễ mang phong cách trang trọng, bao gồm tiết mục mở màn, giới thiệu, phát biểu, tri ân cá nhân, tập thể có thành tích tốt. Phần hội trẻ trung, vui tươi hơn với khai tiệc, các tiết mục văn nghệ, minigame, bốc thăm trúng thưởng.
Bên cạnh đó, đừng quên đề phòng những trường hợp rủi ro, có thể phát sinh trong sự kiện, đồng thời lên phương án ứng phó.
> Tham khảo: Top 5 trò chơi Gala dinner khuấy động không khí – Hoàng Phong Event
Thiết bị, nhân sự sự kiện, tiệc
Thiết bị sự kiện là phần không thể thiếu trong bất cứ chương trình Gala Dinner nào. Một số thiết bị cơ bản như: sân khấu, bàn ghế, backdrop, màn hình Led, bàn ghế, âm thanh ánh sáng,… đóng góp phần không nhỏ, giúp bữa tiệc Gala Dinner trở nên trọn vẹn nhất.
Song hành cùng trang thiết bị là nhân sự sự kiện. Để chương trình được suôn sẻ thì việc lựa chọn MC, ca sĩ, vũ đoàn, PG, nhân sự điều phối,… cần được cân nhắc kỹ càng, tránh rủi ro xảy ra
Một yếu tố vô cùng quan trọng trong Gala Dinner là tiệc, bản chất của sự kiện này là tiệc ăn tối. Bạn có thể lựa chọn hình thức như: tiệc truyền thống, tiệc buffet, tiệc trà Teabreak,… Tùy vào ngân sách, chủ đề chương trình cũng như sở thích ăn uống của người tham dự để có thể lựa chọn những món ăn đầy hấp dẫn. Việc chuẩn bị tiệc khá phức tạp, nên bạn có thể kết hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc khách sạn, nhà hàng để thực hiện hạng mục này.
> Tham khảo: Kinh nghiệm tổ chức Gala dinner – Hoàng Phong Event
Lựa chọn đơn vị tổ chức Gala Dinner nhiều kinh nghiệm
Đây là điều kiện quyết định đến 70% chất lượng của sự kiện. Đơn vị chuyên nghiệp giúp bạn hoàn toàn yên tâm, đảm bảo các hạng mục được diễn ra suôn sẻ hoặc khắc phục ngay lập tức phát sinh nếu có.
Tổ chức Gala Dinner trọn gói, chi phí tiết kiệm tại Hà Nội
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event luôn sẵn sàng tư vấn, đồng hành của quý khách trong từng khâu tổ chức, cùng tạo nên một bữa tiệc Gala Dinner trọn vẹn, đáng nhớ, thành công nhất. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói tại Hà Nội bao gồm:
Tư vấn ý tưởng, kế hoạch tổ chức
Hiện nay, Gala Dinner không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, công ty và được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau, tránh nhàm chán cho người tham dự. Dựa trên yêu cầu của khách hàng, Hoàng Phong giúp bạn làm nổi bật chủ đề chương trình, tạo sự thích thú, gây ấn tượng thông qua ý tưởng, concept chương trình mới lạ, hấp dẫn. Đồng thời, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ lập kế hoạch, kịch bản chương trình rõ ràng, kịch bản MC dẫn dắt chuyên nghiệp cùng phân công công việc cụ thể, giúp khách hàng hoàn toàn có thể bám sát tiến độ cũng như chỉnh sửa kịp thời.
Cung cấp trang thiết bị tổ chức
Một bữa tiệc Gala Dinner trở nên sơ sài nếu không có sự góp mặt của thiết bị sự kiện cần thiết. Đến với Hoàng Phong Event, vấn đề này sẽ không còn là nỗi lo lắng của bạn, bởi chúng tôi có sẵn và sẵn sàng tư vấn thiết bị phù hợp với ngân sách, chương trình:
Thiết kế và trang trí không gian buổi tiệc
- Thiết kế, trang trí sân khấu bắt mắt, thu hút toàn bộ ánh nhìn người tham dự. Chúng tôi cung cấp bục sân khấu với chất liệu chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ ép sơn chống thấm, phù hợp với mọi địa điểm tổ chức. Màu thảm: Đỏ, đen, xanh lá, xanh dương, màu ghi. Kích thước sân khấu sẽ được tư vấn tùy vào địa điểm, quy mô chương trình.
- In ấn, thi công Backdrop, Banner, Poster, Standee,… theo kích thước yêu cầu với công nghệ hiện đại nhất. Cũng như sân khấu, Backdrop luôn có tỉ lệ tiêu chuẩn để phù hợp với sân khấu.
- Cung cấp màn hình Led indoor, outdoor với độ phân giải cao, tạo hiệu ứng đa dạng trên sân khấu, biến sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, quy mô hơn. Nhờ sự hỗ trợ của màn hình Led, những hình ảnh, video giới thiệu doanh nghiệp hay slide thuyết trình đều được truyền tải sống động tới người tham dự.
- Thiết kế, thi công backdrop Gala Dinner với đa dạng chất liệu như Hiflex, formex, decal, PP,…. Backdrop hoàn toàn được sử dụng linh hoạt, truyền tải thông tin ở trên sân khấu hoặc là phông nền cho photo booth – nơi ghi dấu những bức ảnh đẹp nhất của người tham dự.
Cung cấp bàn ghế cho tiệc gala dinner
Cung cấp bàn ghế đại biểu, bàn ghế đón tiếp,… Hiện nay, những mẫu bàn ghế đại biểu được sử dụng nhiều nhất trong các sự kiện khai trương như: bàn chữ nhật IBM – ghế banquet, bộ bàn ghế Xuân Hòa, bàn tròn – ghế banquet, bàn cocktail – ghế bar,…
Các hạng mục bàn ghế Hoàng Phong Event cung cấp
| STT | Sản Phẩm | Mô Tả |
| 1 | Bàn chữ nhật IBM – ghế banquet |
|
| 2 | Bàn Xuân Hòa |
|
| 3 | Bàn cocktail – Ghế bar |
|
| 4 | Bàn tròn – Ghế banquet |
|
Cung cấp âm thành ánh sáng
Cung cấp âm thanh – phần hồn của các tiết mục. Âm thanh cơ bản bao gồm: loa monitor, loa subwoofer, loa full, amply, bàn mixer, mic,…
Cung cấp ánh sáng – tạo sự lung linh cho bữa tiệc. Thiết bị ánh sáng cơ bản gồm: đèn par led, beam moving, đèn follow, đèn cob, bàn điều khiển,…
Tùy thuộc vào số lượng người tham dự, địa hình tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event sẽ tư vấn lựa chọn công suất, số lượng âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp nhất.
Tham khảo các gói âm thanh, ánh sáng của Hoàng Phong Event cho Gala Dinner:
| TT | Quy Mô | Gối Âm Thanh | Gói Ánh Sáng |
| 1 | Sử dụng trong nhà: 100 khách | Bộ âm thanh 2 loa
|
|
| 2 | Sử dụng trong nhà với số lượng khoảng 200 khách, sử dụng ngoài trời với không gian hẹp |
Bộ âm thanh 4 loa
|
|
| 3 | Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, sử dụng ngoài trời không gian vừa phải với số lượng khoảng 250 khách | Bộ âm thanh 6 loa
|
|
| 4 | Sử dụng biểu diễn, liên hoan văn nghệ, ca sĩ chuyên nghiệp hát, sử dụng ngoài trời không gian lớn, số lượng khoảng 300 khách | Bộ âm thanh 8 loa
|
|
Cung cấp ô dù che sự kiện
Cung cấp nhà giàn, ô (dù) che mưa/nắng được bố trí tại khu vực sân khấu và khách mời, thích ứng kịp thời với điều kiện thời tiết của chương trình
| STT | Sản Phẩm | Mô Tả |
| 1 | Nhà giàn không gian |
|
| 2 | Dù sự kiện |
|
| 3 | Ô lệch tâm |
|
Cung cấp nhân sự sự kiện
Đặc trưng của Gala Dinner là tính giải trí cao, vì vậy vai trò của MC, nghệ sĩ biểu diễn cần được lựa chọn chỉn chu. Bên cạnh cung cấp trang thiết bị sự kiện, Hoàng Phong Event cung cấp giải pháp nhân sự sự kiện, giảm thiểu nỗi lo lắng cho khách hàng:
- MC sự kiện: Chúng tôi cung cấp nhiều gói MC sự kiện Gala Dinner từ MC trẻ đến MC nổi tiếng, MC truyền hình,… đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
- Ca sĩ, nghệ sĩ, nhóm múa, vũ đoàn với nhiều lựa chọn, mức giá khác nhau, đáp ứng nhiều dòng nhạc theo yêu cầu của khách hàng. Dàn dựng các tiết mục dựa trên văn hóa doanh nghiệp, thương hiệu.
- Đội ngũ lễ tân: Hoàng Phong cung cấp đội ngũ lễ tân gương mặt ưa nhìn, dày dặn kinh nghiệm, đảm nhận các công việc theo yêu cầu như: đón khách, trao thưởng,… Trang phục lễ tân như áo dài, váy dạ hội đã được bao gồm trong gói.
- Đội ngũ điều phối sự kiện bao gồm: quản lý sự kiện, giám sát sự kiện, điều phối viên,… dày dặn kinh nghiệm về nghiệp vụ cũng như kỹ năng mềm, đem đến sự hài lòng cho khách hàng, giúp khách hàng quản lý theo từng hạng mục trong sự kiện như quản lý PGs, ca sĩ; phụ trách truyền thông; quản lý kỹ thuật, điều phối sự kiện,…và thực hiện những công việc phát sinh theo yêu cầu.
- Đội ngũ media với các gói dịch vụ như: Livestream sự kiện; Chụp ảnh, quay phim, highlight sự kiện,.. nhằm ghi dấu những khoảnh khắc khó quên của khách hàng tại sự kiện. Đồng thời đây cũng là tư liệu sắc nét, chân thực nhất để truyền thông cho doanh nghiệp, sản phẩm sau này.
Cung cấp tiệc
Bên cạnh những tiết mục văn nghệ sôi động, thì thực đơn chính là một yếu tố được quan tâm. Hoàng Phong Event cung cấp đa dạng hình thức tiệc như tiệc truyền thống, buffet, teabreak,… giúp khách hàng có nhiều sự lựa chọn. Menu tiệc sẽ được đội ngũ nhân viên của Hoàng Phong thiết kế riêng cho từng sự kiện nhằm phục vụ nhu cầu cũng như sở thích của khách hàng. Chúng tôi luôn ưu tiên mang đến bữa ăn chất lượng và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, đảm bảo sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt nhân viên và khách hàng.
> Thảm khảo: Dịch vụ teabreak trọn gói, chuyên nghiệp – Hoàng Phong Event
Quản lý rủi ro
Đây là một phần quan trọng nhất trong quá trình lên kịch bản chương trình. Trong bất cứ sự kiện nào diễn ra đều tiềm ẩn rủi ro. Dựa vào kiến thức, kinh nghiệm thực tế, đội ngũ chuyên viên sự kiện của chúng tôi sẽ giúp khách hàng đề phòng rủi ro và lên phương án dự phòng, người chịu trách nhiệm khắc phục sự cố, nếu có. Khi có sự cố xảy ra sẽ không ảnh hưởng đến chương trình.
Báo giá tổ chức Gala Dinner
Phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, số lượng trang thiết bị, số lượng nhân sự, ngân sách,… Hoàng Phong Event sẽ tư vấn gói dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói phù hợp nhất với khách hàng.
Nhân tháng tri ân khách hàng, Hoàng Phong Event thực hiện chương trình siêu khuyến mãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện Gala Dinner trọn gói.
Nhanh tay liên hệ ngay qua hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn miễn phí và rinh ưu đãi tại Hoàng Phong Event.
Lý do nên lựa chọn Hoàng Phong Event tổ chức Gala Dinner
Trong suốt khoảng thời gian qua, Hoàng Phong Event đã nhận nhiều sự lựa chọn của các doanh nghiệp lớn, nhỏ khác nhau. Chúng tôi luôn trau dồi cũng như cải thiện dịch vụ để mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
- Nhân sự giàu kinh nghiệm, ý tưởng sáng tạo: Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cùng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, thường xuyên được trải nghiệm với sự kiện lớn nhỏ, học hỏi và phát triển để mang lại những sự kiện Gala Dinner thành công cho khách hàng.
- Trang thiết bị hiện đại cùng hệ thống kho bãi trải khắp nội thành Hà Nội, tiết kiệm chi phí cho khách hàng. Bên cạnh đó, thiết bị luôn được chọn lọc kỹ càng, liên tục kiểm tra và thay mới nhằm đảm bảo chất lượng cho chương trình.
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp, dịch vụ tận tâm: Chuyên nghiệp – Chu đáo – Nhanh gọn là kim chỉ nang của chúng tôi trong mọi hoạt động. Từ quy trình, triển khai, đến giám sát đều được thực hiện chuyên nghiệp, thủ tục hợp đồng báo giá, có cam kết rõ ràng, xuất hóa đơn đầy đủ nhằm tiết kiệm thời gian và ngân sách cho khách hàng.
- Cam kết đúng thời gian yêu cầu, không phát sinh chi phí
- Ngay cả khi Hà Nội bước vào thời kỳ cao điểm, khi được khách hàng lựa chọn, chúng tôi cam kết: Thực hiện công việc theo đúng thời gian đã thỏa thuận giữa hai bên – Lắp đặt thiết bị từ 24h – 48h trước khi sự kiện diễn ra – Giá cả cạnh tranh, không phát sinh chi phí
Liên hệ ngay 0968 96 04 96 để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói.
Hotline: 0968 96 04 96
Trụ sở chính: Số 28, ngõ 93, Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội
