Bạn đang muốn tổ chức chương trình giao lưu gặp gỡ, trao đổi thật sôi nổi để tạo ra sự kết nối, khơi nguồn sáng tạo và lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ? Tổ chức giao lưu chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn.
Vậy làm sao để tổ chức một chương trình giao lưu hiệu quả từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị trang thiết bị, nhân sự đến triển khai và tổng kết? Với kinh nghiệm hơn 10 năm tổ chức sự kiện, hãy để Hoàng Phong Event gợi ý cho bạn những ý tưởng tổ chức giao lưu thú vị ngay trong bài viết này nhé!
Một số chương trình giao lưu phổ biến hiện nay
Chi tiết các bước chuẩn bị tổ chức chương trình giao lưu
– Xác định mục tiêu tổ chức: tổ chức giao lưu để làm gì? Để giải trí, rèn luyện sức khỏe, giao lưu học thuật, trao đổi kiến thức, kết nối cộng đồng hay tìm cơ hội phát triển? Với mỗi mục đích cần có kế hoạch triển khai khác nhau.
– Xác định quy mô tổ chức, đối tượng tham gia, số lượng khách mời, gửi thư mời bằng cách nào, khi nào thì gửi?
– Dự kiến ngân sách cho tất cả các hạng mục, dự phòng khoảng 15% chi phí phát sinh.
– Chọn thời gian, địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với đa số khách mời. Một số địa điểm phổ biến là nhà hàng, khách sạn, homestay, phòng họp, hội trường, nhà văn hóa… Nếu cần thuê địa điểm, ban tổ chức cần tìm và đặt cọc sớm để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
– Lên kịch bản, timeline chi tiết cho từng hạng mục.
– Chuẩn bị công tác hậu cần về trang thiết bị, nhân sự, phần này rất quan trọng.
– Ưu tiên tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để triển khai chương trình (với quy mô vừa và lớn).
– Tổng kết, đánh giá hiệu quả chương trình sau khi kết thúc.
Sự kiện Giao lưu văn hóa đa quốc gia tại Học viện bưu chính viễn thông do Hoàng Phong tổ chức
Công tác hậu cần cho chương trình giao lưu
Trang thiết bị
Sân khấu sự kiện
Sân khấu là nơi diễn ra các hoạt động chính của buổi giao lưu. Tùy vào quy mô, kịch bản sự kiện và diện tích không gian mà sẽ thiết kế kích thước, màu sắc, trang trí sân khấu cho phù hợp. Nên khảo sát trước địa điểm thực tế để xác định vị trí và kích thước cho sân khấu.
Lưu ý: Bên cạnh sân khấu chính, có thể bố trí thêm sân khấu check-in, photo booth, đây sẽ là nơi làm sự kiện thêm nổi bật, thu hút mọi người đến chụp ảnh check-in và giúp chương trình viral trên mạng xã hội.
Backdrop
-
Chất liệu bạt hiflex đi cùng các phụ kiện trang trí (tiểu cảnh formex, hoa lá trang trí, bóng bay) là chất liệu phổ biến nhất của backdrop, phù hợp với các buổi giao lưu quy mô nhỏ. Ưu điểm là tiết kiệm chi phí nhưng nhược điểm là chỉ hiển thị được một nội dung nhất định.
-
Tivi, máy chiếu: có khả năng thay đổi nội dung linh hoạt và hiển thị màu sắc, hình ảnh khá tốt. Phù hợp với giao lưu văn nghệ quy mô nhỏ, giao lưu thiên về chia sẻ kiến thức, thuyết trình. Nhược điểm kích thước nhỏ, chỉ có một số size nhất định và không phù hợp với các sự kiện giao lưu lớn.
-
Màn LED: sự lựa chọn tối ưu cho tổ chức giao lưu quy mô vừa và lớn nhờ kích thước đa dạng và khả năng thay đổi nội dung linh hoạt. Nhược điểm là chi phí cao.
Hoàng Phong Event cung cấp màn led tại sự kiện giao lưu văn hóa của trường cao đẳng quốc tế Hà Nội
> Có thể bạn quan tâm: Thi công backdrop trọn gói – Hoàng Phong Event
Âm thanh ánh sáng
Âm thanh ánh sáng là linh hồn của buổi giao lưu, cần được đầu tư kỹ lưỡng. Nếu sự kiện tổ chức trong nhà, không gian nhỏ thì ưu tiên thiết bị công suất vừa. Nếu sự kiện tổ chức ngoài trời, nên chọn loa đài, đèn điện công suất lớn hơn để đảm bảo độ khuếch đại âm thanh, ánh sáng. Có thể đầu tư thêm đèn Moving Beam, Skyline ngoài trời nếu muốn tổ chức giao lưu hoành tráng.
Lưu ý: Cần chạy thử các thiết bị điện tử trước khi chính thức tổ chức chương trình để đảm bảo chúng hoạt động trơn tru, không xảy ra tình trạng rè loa, rú rít hay gián đoạn.
Âm thanh ánh sáng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các sự kiện hiện đại ngày nay
Bàn ghế sự kiện
-
Nếu tổ chức giao lưu quy mô nhỏ, bàn ghế ưu tiên là bàn Xuân Hòa + ghế banquet có áo và nơ.
-
Nếu số lượng khách mời khoảng vài trăm người, có thể dùng bàn Xuân Hòa + ghế banquet (có/không áo) hoặc bàn chữ nhật +ghế inox/ghế nhựa.
-
Nếu số lượng khách lên đến hàng nghìn người, ưu tiên bàn chữ nhật +ghế inox/ghế nhựa.
-
Nếu buổi giao lưu có phần dùng tiệc mặn, có thể dùng bàn bàn tròn + ghế banquet hoặc bàn chữ nhật + ghế inox/ghế nhựa tùy theo quy mô, số lượng khách mời và ngân sách sự kiện.
Tham khảo một số mẫu bàn ghế dùng trong tổ chức giao lưu
> Thuê bàn ghế Hà Nội – Đa dạng mẫu mã & Cung cấp mọi số lượng
Thiết bị che nắng và làm mát
Thiết bị che nắng, làm mát: không thể thiếu nếu tổ chức giao lưu ngoài trời, trong đó phù hợp nhất là nhà bạt với khung truss chắc chắn và linh hoạt điều chỉnh kích thước. Vào mùa hè sẽ cần thêm các loại quạt công nghiệp, quạt hơi nước. Vào mùa đông có thể trang bị cây sưởi, backdrop che sườn để hạn chế gió rét.
Lưu ý: Nên quan tâm đến màu sắc của bàn ghế, nhà bạt, ô dù, sân khấu, backdrop để tổng thể được hài hoà, đẹp mắt.
> Xem thêm: Cho thuê nhà bạt tổ chức sự kiện – Hoàng Phong Event
Thiết bị khác
Các thiết bị và phụ kiện khác phục vụ cho buổi giao lưu theo kịch bản chương trình như thư mời, phiếu khảo sát, bảng tên, hashtag, quà tặng, hòm phiếu bốc thăm… Các phụ kiện này cần được thiết kế và in ấn trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 1 tuần.
Gợi ý: Nên tìm một đơn vị cho thuê có đầy đủ tất cả các loại thiết bị cần dùng để tiết kiệm chi phí và nhân sự quản lý công việc.
Nhân sự
– Nhân sự lập kế hoạch: là những người bước đầu lên kế hoạch cho toàn bộ sự kiện. Những người này thường là người có kinh nghiệm hoặc là chuyên viên của các công ty tổ chức sự kiện.
– Nhân sự được phân công bao gồm: MC, PG, nhân sự hỗ trợ và điều phối sự kiện, nhân sự phụ trách chụp ảnh quay phim, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, nhân sự chịu trách nhiệm phần văn nghệ và các tiết mục khuấy động không khí buổi giao lưu.
Lưu ý: MC đóng vai trò rất quan trọng trong việc dẫn dắt, khuấy động không khí và giữ chân khách mời. Vì vậy nên chọn một người chuyên nghiệp, hoạt ngôn, có kinh nghiệm dẫn chương trình.
MC do Hoàng Phong cung cấp tại lễ hội kim chi Hàn Quốc – Sự kiện giao lưu văn hóa Việt – Hàn
Tổ chức tiệc
– Tiệc trà, finger food: dùng cho những buổi giao lưu kinh nghiệm, kiến thức… diễn ra trong thời gian ngắn.
– Tiệc mặn: dùng cho các buổi giao lưu có quỹ thời gian và ngân sách rộng rãi hơn, chẳng hạn như giao lưu khách hàng, giao lưu cộng đồng…
Lưu ý: Nên có menu các món để khách mời dễ tiếp cận bữa tiệc. Chú ý đặc biệt đến vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt là biện pháp xua đuổi côn trùng.
Tiệc teabreak là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện giao lưu
Đơn vị tổ chức chương trình giao lưu số 1 Hà Nội – Hoàng Phong Event
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình giao lưu chuyên nghiệp, giá tốt nhất thị trường.
Đến với Hoàng Phong, quý khách có thể hoàn toàn yên tâm bởi:
– Dịch vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp: tư vấn chính xác nhu cầu về trang thiết bị, nhân sự và ngân sách cho khách hàng. Sẵn sàng lên ý tưởng tổ chức các buổi giao lưu độc lạ, thu hút.
– Giá cá hợp lý nhờ vào dịch vụ trọn gói, trực tiếp sở hữu hệ thống trang thiết bị đa dạng cùng các dịch vụ thiết kế, in ấn, tổ chức tiệc.
– Uy tín làm nên thương hiệu: trải qua hơn 10 năm làm việc, Hoàng Phong đã trở thành đối tác quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn, thường xuyên tổ chức các chương trình giao lưu văn hóa, thể thao, giao lưu doanh nghiệp và các sự kiện khác cho VNPT, Vingroup, Thu Cúc TCI, Thời trang Việt Tiến, Highland Coffee…
Sự kiện giao lưu văn hóa Quốc tế tại trường cao đẳng quốc tế Hà Nội do Hoàng Phong tổ chức
> Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện trọn gói Hà Nội – Hoàng Phong Event
Quý khách có nhu cầu tổ chức giao lưu hay các sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay Hoàng Phong Event theo Hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn và báo giá chi tiết. Rất hân hạnh được phục vụ quý khách!
