Tết đến, công ty nào cũng tổ chức tiệc Year End Party, nhưng có lẽ vì mỗi năm chỉ có một lần nên những sai lầm thường gặp khi tổ chức tiệc tất niên cứ lặp lại qua hết năm này tới năm khác. Vậy làm sao để tổ chức được một chương trình cuối năm hoàn hảo, chuyên nghiệp và suôn sẻ nhất, hãy cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu nhé!
5 sai lầm thường gặp khi tổ chức tiệc tất niên
Không giống như các dịp kỷ niệm 20/10, 8/3 của doanh nghiệp, buổi tiệc cuối năm có thể coi là ngày lễ lớn, là dịp cả tập thể nhìn lại thành quả của suốt 1 năm cố gắng và lên kế hoạch phát triển cho năm mới. Vì vậy buổi lễ này cần được chuẩn bị chu đáo, tươm tất hơn tất cả mọi bữa tiệc thông thường.
Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong nhận thấy rằng những sai lầm mà các công ty, tổ chức thường gặp nhất trong tiệc Year End Party là vấn đề kế hoạch, thời gian và chi phí.
Kịch bản sự kiện rời rạc, nhàm chán
Vừa trang trọng, lại vừa gần gũi, vui vẻ và ấm áp là không khí nên có của một bữa tiệc tất niên. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng kịch bản chương trình độc đáo và chi tiết.
Tuy nhiên trên thực tế, một sai lầm thường gặp khi tổ chức tiệc tất niên là Ban tổ chức chỉ quan tâm đến tiệc ăn uống, mà bỏ quên những hoạt chương trình quan trọng khác (như văn nghệ, vinh danh nhân viên xuất sắc…), khiến bữa tiệc trở nên rời rạc, nhàm chán.
Không gian tổ chức chưa phù hợp
Có thể là không gian quá rộng hoặc quá chật so với số lượng người tham gia, hoặc bố trí bàn ghế, các hạng mục trong bữa tiệc chưa hợp lý gây khó khăn cho việc di chuyển của khách mời. Một số chương trình được tổ chức kéo dài đến tối muộn còn gặp những sai lầm về bố trí ánh sáng.
Thời gian tổ chức không theo kế hoạch
Không có kịch bản timeline chi tiết là lý do khiến bữa tiệc tất niên hay bị lố thời gian. Ví dụ như khai mạc quá muộn, nội dung các đề mục dài dòng, chiếm sang thời gian của các chương trình khác trong kịch bản. Đôi khi doanh nghiệp không dự trù các sự cố xảy ra khiến bữa tiệc bị gián đoạn, bắt đầu và kết thúc muộn hơn dự kiến.
Không dự trù được chính xác ngân sách
Nếu không có kinh nghiệm tổ chức thì doanh nghiệp rất dễ mắc một sai lầm, đó là không dự trù được kinh phí, rồi xảy ra tình trạng phát sinh, thâm hụt quỹ. Bởi để chuẩn bị cho một bữa tiệc tất niên cần nhiều yếu tố, bao gồm cả trang thiết bị và nhân sự.
Tổ chức buổi tiệc mang tính tự phát, thiếu chuyên nghiệp
Sai lầm này thường gặp ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều người lầm tưởng rằng tự tổ chức tiệc tất niên, việc gì cũng tự làm từ A đến Z sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhưng thật ra không phải. Sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu kinh nghiệm ngược lại còn khiến chúng ta tốn kém nhiều thời gian, chi phí hơn, mà hiệu quả lại chưa chắc được như mong muốn.
Thay vào đó, các công ty, tổ chức nên tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói. Họ chắc chắn sẽ đảm bảo được một bữa tiệc cuối năm chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn. Đặc biệt với những bữa tiệc Year End Party không chỉ có sự tham gia của nội bộ nhân viên mà còn có khách hàng, đối tác thì việc thuê công ty tổ chức sự kiện lại càng cần thiết.
Tham khảo chủ đề liên quan :
> Ý tưởng tổ chức tất niên cuối năm – Độc đáo mới mẻ, hợp trend
> Mẫu kế hoạch tổ chức tất niên – Đầy đủ chi tiết nhất 2024
Một số sự cố bất ngờ trong buổi tiệc cuối năm và hướng xử lý
Rủi ro về trang thiết bị
Chẳng hạn như đèn đang sáng tự nhiên tắt, loa đang phát nhạc đột ngột dừng lại, micro bị rú rít liên tục trong sự kiện, hoặc mất điện trong thời gian tổ chức. Đây đều là những rủi ro thường gặp trong các sự kiện nói chung, và tiệc tất niên nói riêng.
Cách xử lý rủi ro này là test trước tất cả trang thiết bị trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng và thay mới định kỳ. Ngoài ra có thể chuẩn bị hệ thống trang thiết bị dự phòng để thay thế ngay khi xảy ra sự cố.
Rủi ro về thời tiết
Rất hay gặp với các chương trình tiệc cuối năm được tổ chức ngoài trời. Các rủi ro về thời tiết bao gồm nắng mưa, ở miền Bắc thì do tổ chức vào mùa đông nên nếu kéo dài chương trình đến tối, khách mời sẽ phải chịu thêm sương và gió lạnh.
Cách xử lý là trang bị hệ thống nhà bạt, nhà dù che nắng, làm mát. Với những sự kiện tiệc cuối năm tổ chức trong mùa đông thì có thể trang bị thêm quạt sưởi, cây sưởi, backdrop che sườn nhà bạt để giảm bớt cái lạnh giá, đặc biệt khi đêm xuống.
Rủi ro về an ninh, con người
Trong thực đơn bữa tiệc cuối năm, ngoài đồ ăn thì đồ uống có cồn chắc chắn không thể thiếu. Mặc dù không phổ biến, nhưng tình trạng mất an ninh trong bữa tiệc sau khi uống bia rượu là điều hoàn toàn có thể. Hoặc một số sự cố khác về an ninh như trộm cắp, quấy rối trên thực tế cũng đã xảy ra. Nó không chỉ khiến bữa tiệc mất vui mà đôi khi còn gây ra những hậu quả đáng tiếc.
Cách đề phòng là trong bữa tiệc sẽ có một đội nhân sự chuyên hỗ trợ, quan sát và can thiệp kịp thời trong các tình huống khẩn cấp; trang bị camera an ninh, hay lắp hàng rào khu vực tiệc nếu sự kiện diễn ra ở không gian mở.
Hoàng Phong – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp trọn gói
Để phòng tránh những sai lầm thường gặp và đề phòng các rủi ro khi tổ chức tiệc tất niên, giải pháp hoàn hảo nhất là tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện thuộc đủ mọi loại hình và lĩnh vực, tổ chức hàng trăm bữa tiệc tất niên lớn nhỏ; Hoàng Phong Event tự tin có thể mang đến những bữa tiệc Year End Party hoành tráng, chuyên nghiệp nhất với mức giá cạnh tranh nhất thị trường.
Tham khảo thêm:
> Tổng hợp các mẫu backdrop tất niên đẹp nhất 2024 – Hoàng Phong Event
> Tổ chức tất niên trọn gói – Nhiều ưu đãi hấp dẫn, chiết khấu lên đến 30%
Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói của Hoàng Phong bao gồm:
-
Hỗ trợ lên kịch bản, dự kiến chi phí, xin giấy phép tổ chức.
-
Tư vấn và thuê địa điểm tổ chức.
-
Cho thuê đầy đủ trang thiết bị: bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu…
-
Cung cấp nhân sự từ A đến Z: nhân viên quản lý và điều phối sự kiện, nhân viên hỗ trợ, nhân viên kỹ thuật, Media chụp ảnh quay phim, MC, PG, nhóm nhảy, ca sĩ, ban nhạc…
-
Lên thực đơn, tổ chức tiệc theo yêu cầu và đảm bảo an toàn thực phẩm.
Tết Nguyên Đán đã cận kề, quý khách hàng có nhu cầu tổ chức tiệc tất niên hãy liên hệ ngay Hotline 0968.96.04.96 để được tư vấn chi tiết và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.
