Khách mời ngồi sai vị trí, khu vực VIP thiếu sự phân tách, lối di chuyển chồng chéo hay tầm nhìn sân khấu bị hạn chế là những tình huống không hiếm gặp trong các chương trình sự kiện. Dù sở hữu sân khấu chỉn chu và kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng, một phương án bố trí chỗ ngồi chưa hợp lý vẫn có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách tham dự.
Với 15 năm kinh nghiệm setup nhiều hội nghị, hội thảo và sự kiện doanh nghiệp, trong bài viết sau Hoàng Phong Event sẽ hướng dẫn cách sắp xếp chỗ ngồi khi tổ chức sự kiện “đúng chuẩn” với những lưu ý quan trọng giúp chương trình diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp hơn, cùng tìm hiểu nhé!
Lý do cần lựa chọn sơ đồ chỗ ngồi phù hợp?
Sự chỉn chu của một sự kiện không chỉ nằm ở sân khấu, âm thanh hay kịch bản chương trình, mà còn thể hiện qua cách từng vị trí khách mời được sắp xếp trong không gian. Một sơ đồ chỗ ngồi phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích như.
- Nâng cao trải nghiệm khách mời: Khách tham dự dễ dàng tìm đúng vị trí của mình và theo dõi chương trình thuận tiện hơn, hạn chế mất thời gian tìm kiếm hay chờ đợi.
- Tạo dấu ấn chuyên nghiệp: Khu vực VIP, khách mời danh dự hay đối tác được phân chia rõ ràng giúp công tác đón tiếp diễn ra chỉn chu, chuyên nghiệp.
- Điều hướng lối di chuyển: Một layout hợp lý sẽ giúp phân luồng khách rõ ràng ngay từ đầu, hỗ trợ quá trình di chuyển thuận lợi và tránh tình trạng ùn tắc cục bộ.
- Tăng khả năng kết nối: Với các hội thảo, workshop hay sự kiện doanh nghiệp, cách bố trí phù hợp sẽ tạo cơ hội để khách tham dự dễ dàng trao đổi, tương tác với nhau trong suốt chương trình.
- Khai thác hiệu quả mặt bằng: Mỗi địa điểm đều có những giới hạn riêng về diện tích và kết cấu không gian. Một sơ đồ được tính toán kỹ sẽ giúp tận dụng tối đa khu vực tổ chức nhưng vẫn duy trì được cảm giác dễ chịu cho khách tham dự, tránh tình trạng quá chật hay quá thưa.
Gợi ý 5 layout chỗ ngồi phổ biến trong tổ chức sự kiện
Không có một layout nào phù hợp với tất cả chương trình. Một hội nghị khách hàng, workshop chuyên môn hay gala dinner đều sẽ cần những cách bố trí hoàn toàn khác nhau. Dưới đây, Hoàng Phong Event sẽ gợi ý cho quý khách 5 layout được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay mà các bạn có thể tham khảo:
Kiểu nhà hát
Khi mục tiêu là truyền tải nội dung đến số lượng lớn khách tham dự trong cùng một thời điểm, doanh nghiệp có thể lựa chọn layout kiểu nhà hát. Toàn bộ ghế ngồi sẽ được sắp xếp hướng về sân khấu hoặc màn hình trình chiếu, tạo nên một “tâm điểm chung”, vừa giúp tối ưu sức chứa, vừa giữ sự tập trung của khách mời.
Layout này thường xuất hiện trong các hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm hoặc các chương trình có phần trình bày nội dung chiếm tỷ trọng lớn.
Kiểu lớp học
Với những chương trình đào tạo, workshop hoặc khoá huấn luyện nội bộ, layout lớp học thường được ưu tiên nhờ khả năng hỗ trợ người tham dự ghi chép, sử dụng laptop và theo dõi nội dung một cách thuận tiện.
Layout lớp học sẽ được thiết kế với các dãy bàn ghế xếp song song, cùng hướng sân khấu giúp người tham dự có đủ không gian làm việc cá nhân và tập trung vào phần nội dung được truyền tải.
Kiểu chữ U
Nếu chương trình cần nhiều phần trao đổi, thảo luận hoặc phản biện trực tiếp, layout chữ U là phương án đáng cân nhắc. Các bàn được sắp xếp thành hình chữ U với khoảng trống ở trung tâm giúp người tham dự dễ quan sát lẫn nhau và tạo điều kiện để diễn giả kết nối với toàn bộ khán phòng.
Cách bố trí này thường xuất hiện trong workshop chuyên sâu, họp quản lý hoặc các buổi đào tạo cần tăng tương tác hai chiều.
Kiểu bàn tiệc tròn
Trong các buổi gala dinner, tiệc tri ân hay sự kiện khách hàng, bàn tiệc tròn luôn mang lại cảm giác gần gũi và thoải mái. Mỗi bàn sẽ trở thành một nhóm kết nối riêng, nơi những cuộc trò chuyện được diễn ra tự nhiên. Đây cũng là yếu tố giúp layout bàn tiệc tròn được ứng dụng rộng rãi trong nhiều chương trình tiệc doanh nghiệp hiện nay.
Tham khảo: Cho thuê bàn tròn sự kiện [ Giá tốt, setup nhanh gọn, chuyên nghiệp]
Kiểu Cocktail
Khác với các layout cố định, Cocktail mang đến không gian mở, nơi khách mời có thể chủ động gặp gỡ và kết nối theo cách tự nhiên hơn. Các bàn cocktail cao được bố trí đan xen trong khu vực tổ chức, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển, trò chuyện và giao lưu giữa nhiều nhóm khách khác nhau.
Tham khảo: Cho thuê bàn ghế Bar Cocktail [giá tốt, tư vấn tối ưu layout miễn phí]
Cách sắp xếp chỗ ngồi khi tổ chức sự kiện theo từng loại bàn ghế
Tại Hoàng Phong Event, phương án bố trí chỗ ngồi luôn được cân nhắc song song với việc lựa chọn bàn ghế nhằm tạo nên tổng thể hài hoà và thuận tiện cho khách tham dự. Tùy theo tính chất chương trình, khách hàng có thể lựa chọn những mẫu bàn ghế dưới đây:
Bàn tròn – Tâm điểm của những buổi tiệc
Tại các gala dinner, lễ kỷ niệm hay tiệc tri ân khách hàng, bàn tròn thường xuất hiện như một phần quen thuộc của không gian sự kiện. Khi được bố trí hợp lý, những cụm bàn tròn sẽ tạo nên một tổng thể “có chiều sâu” – nơi sân khấu, khu vực khách mời và lối di chuyển được kết nối hài hòa với nhau.
- Số lượng khách phù hợp: Bàn tròn 1,2m thường bố trí từ 6 – 8 khách, bàn 1,5m dành cho từ 8 – 10 khách và bàn 1,8m từ 10 – 12 khách
- Cách sắp xếp: Khu vực trung tâm, gần sân khấu nên ưu tiên cho khách VIP, ban lãnh đạo hoặc đối tác chiến lược. Còn bàn khách mời sẽ được bố trí theo dạng vòng cung hướng về sân khấu để mở rộng góc quan sát.
Mẹo setup: Thay vì phân bổ khách ngẫu nhiên, hãy sắp xếp theo từng nhóm đối tượng như khách hàng, đối tác,.. với bảng tên đi kèm giúp bầu không khí tại mỗi bàn trở nên tự nhiên hơn.
Bàn IBM chuyên nghiệp
Nếu bàn tròn phù hợp với những buổi tiệc đề cao trải nghiệm, bàn IBM lại thường xuất hiện trong các chương trình cần tính tương tác với diễn giả như hội nghị, hội thảo doanh nghiệp,..
- Số lượng khách phù hợp: Với kích thước tiêu chuẩn 1,6m x 0,4m x 0,75m, bàn IBM thường được bố trí từ 4 – 6 khách.
- Cách sắp xếp: Có thể bố trí theo kiểu lớp học, chữ U hoặc từng dãy song song hướng về sân khấu và màn hình chiếu.
Mẹo setup: Duy trì khoảng cách giữa mỗi bàn là 1m và cần chuẩn bị sẵn nước uống để thể hiện sự chỉn chu.
Bàn Bar hiện đại
Trong những buổi khai trương, ra mắt sản phẩm hay tiệc cocktail, bàn bar thường góp phần tạo nên một không gian cởi mở, nơi khách tham dự có thể vừa di chuyển, vừa trò chuyện và kết nối một cách tự nhiên.
- Số lượng khách phù hợp: Với đường kính khoảng 0,6m, chiều cao 1,1m, phù hợp cho 3 – 5 khách đứng quanh bàn.
- Cách sắp xếp: Nên bố trí thành các cụm nhỏ tại khu vực đón khách, quầy đồ uống hoặc khu vực teabreak, tránh đặt quá sát sân khấu để khách thuận tiện di chuyển.
Mẹo setup: Để tăng điểm nhấn có thể trang trí thêm hoa tươi, rượu vang hoặc dùng khăn với tông màu đồng bộ concept sự kiện.
Ghế nhựa, ghế Inox
Từ lễ khai giảng, sự kiện cộng đồng đến các chương trình ngoài trời, ghế nhựa và ghế inox luôn là lựa chọn quen thuộc nhờ tính linh hoạt trong vận chuyển, setup và bố trí số lượng lớn.
- Số lượng khách phù hợp: Dành cho những chương trình có quy mô từ vài chục đến hàng trăm khách tham dự.
- Cách sắp xếp: Ghế được bố trí theo kiểu rạp hát, hướng về sân khấu hoặc khu vực trung tâm. Mỗi hàng thường từ 10 – 20 ghế, khoảng cách giữa các hàng khoảng 0,5m để bảo đảm thuận tiện cho việc di chuyển.
Mẹo setup: Nếu tổ chức ngoài trời, có thể kết hợp thêm nhà bạt không gian hoặc dù tròn lớn để đem lại sự thoải mái cho khách tham dự.
Ghế Xuân Hoà
Nhờ thiết kế gọn nhẹ và dễ di chuyển, ghế Xuân Hòa thường được sử dụng trong các hội thảo, triển lãm, tiệc công ty hoặc những chương trình cần thay đổi phương án bố trí trong thời gian ngắn.
- Số lượng khách phù hợp: Sử dụng độc lập theo từng hàng hoặc kết hợp cùng bàn chữ nhật với 6 – 8 khách tham dự.
- Cách sắp xếp: Có thể xếp thành các hàng ghế hướng về sân khấu theo mô hình lớp học hoặc kết hợp với bàn chữ nhật để tạo khu vực thảo luận, đào tạo và làm việc nhóm.
Mẹo setup: Khi bố trí theo hàng, có thể chia thêm lối đi giữa các cụm ghế thay vì xếp thành một khối liền mạch giúp khách tham dự di chuyển thuận tiện hơn.
Hoàng Phong Event – Đơn vị cho thuê và setup bàn ghế sự kiện uy tín tại Hà Nội
Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê bàn ghế, tổ chức sự kiện cùng hệ thống 6 kho bãi tại Hà Nội, Hoàng Phong Event cung cấp đa dạng các loại bàn ghế phục vụ hội nghị, hội thảo, gala dinner, lễ khai trương và sự kiện doanh nghiệp. Không chỉ hỗ trợ cho thuê thiết bị, chúng tôi còn đồng hành cùng khách hàng trong khâu lựa chọn layout, vận chuyển và setup theo không gian thực tế.
Đặc biệt, khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, khách hàng sẽ được nhận ưu đãi chiết khấu lên đến 30% chi phí, góp phần tối ưu ngân sách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp cũng đang tìm kiếm giải pháp setup bàn ghế đồng bộ, đa dạng kiểu dáng với chi phí tối ưu, Hoàng Phong Event là lựa chọn lý tưởng.
Liên hệ ngay qua hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn và báo giá nhanh chóng!
