Quy Trình Chăm Sóc, Bảo Quản Thiết Bị Sau Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Bảo quản thiết bị sau sự kiện là việc làm cần thiết giúp kéo dài tuổi thọ của trang thiết bị, đảm bảo an toàn khi sử dụng và tiết kiệm chi phí sửa chữa, thay mới. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, trong bài viết này Hoàng Phong Event xin phép chia sẻ về quy trình chăm sóc, bảo dưỡng thiết bị mà chúng tôi đã thực hiện trong những năm vừa qua.

Quy trình bảo quản thiết bị sau sự kiện chuyên nghiệp

Bước 1: tháo dỡ, thu dọn thiết bị sau khi sự kiện kết thúc. Để làm được việc này, chúng ta cần thực hiện các đầu mục công việc:

• Kiểm kê số lượng thiết bị theo danh sách ban đầu. Sau đó phân loại theo từng nhóm để thuận tiện cho quá trình tháo dỡ. Chẳng hạn như các nhóm bàn ghế, nhóm màn LED và đèn chiếu sáng, nhóm thiết bị âm thanh, nhóm dây cáp và kết nối, nhóm bát đĩa…
• Tiến hành tháo dỡ, đóng gói thiết bị theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong. Trong quá trình tháo dỡ, cần đặc biệt cẩn thận với những thiết bị dễ bị trầy xước, nứt vỡ như đèn chiếu sáng, màn LED, bát đĩa, máy tính, loa, các thiết bị điều khiển.
• Vận chuyển thiết bị về kho.

Bước 2: thực hiện quy trình bảo quản thiết bị sau sự kiện. Bao gồm các đầu mục công việc:

• Vệ sinh thiết bị sau khi vận chuyển về kho
• Đóng gói, bảo quản thiết bị
• Lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ
• Kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng ở sự kiện tiếp theo.

Chi tiết cách bảo quản từng loại thiết bị sau sự kiện

Các Thiết Bị Sân khấu

Backdrop, standee

• Tháo dỡ: Backdrop và standee bao gồm phần khung và phần bạt, có thể tháo rời.
• Phần bạt: không thể tái sử dụng, ban tổ chức có thể giữ lại làm kỷ niệm, hoặc đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thu dọn, gấp gọn và vận chuyển về kho để có biện pháp xử lý thích hợp.
• Phần khung sắt: có thể tháo rời thành từng bộ phận nhỏ và tái sử dụng nhiều lần. Sau khi tháo nên kiểm tra lại các chi tiết nhỏ, ốc vít để đảm bảo không làm thiếu hụt trong những sự kiện lần sau. Sau đó đóng gói phần khung lại cho gọn gàng, có thể sử dụng bạt, giấy bìa, dây buộc để cố định bộ khung backdrop trước khi vận chuyển về kho.
• Vệ sinh, bảo quản phần khung: lau bằng khăn ẩm nếu dính nhiều bụi bẩn, bó gọn lại, bảo quản ở nơi khô ráo.

> Cho thuê backdrop sự kiện trọn gói – Thi công thiết kế theo yêu cầu

Sân khấu

• Phần khung sắt: tiến hành tháo theo thứ tự từ ngoài vào trong, sắp xếp các tay giằng, sắt hộp, chân sắt thành từng nhóm.
• Phần bề mặt: được tạo thành từ các ván gỗ ép, do đó khi tháo dỡ cũng thực hiện từng phần.
• Vệ sinh, bảo quản: phần khung sắt nếu dính bụi bẩn có thể lau bằng khăn ẩm, phần bề mặt sân khấu có thể làm sạch bằng chổi. Mặc dù có khả năng chống nước nhưng các thiết bị này cũng nên được bảo quản ở nơi mát mẻ, khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp để khung sắt không bị han gỉ và các tấm ván gỗ không bị cong vênh, ẩm mốc.

> Cho thuê sân khấu sự kiện – Chuyên nghiệp, uy tín hàng đầu Hà Nội

Thảm trải

• Tháo dỡ: dưới thảm có thiết bị gia cố nên trước khi tháo dỡ cần gỡ bỏ hệ thống gia cố trước, sau đó gấp gọn thảm để vận chuyển về kho.
• Vệ sinh, bảo quản: thảm dùng trong sự kiện có nhiều người qua lại sẽ dính nhiều bụi bẩn, thậm chí là đồ ăn, nước ngọt, rượu bia… Hầu như sau mỗi sự kiện thảm đều được giặt sạch sẽ, phơi khô, gấp gọn và bảo quản trong nơi khô ráo để không bị bạc màu và ẩm mốc.

Nhà bạt, dù che nắng

• Tháo dỡ: nhà bạt, dù che nắng và ô lệch tâm đều có phần khung và phần bạt có thể tháo rời.
• Phần khung truss có nhiều khớp nối được rời thành từng chi tiết nhỏ thuận tiện cho việc vận chuyển, khi tháo dỡ cần cẩn thận tháo từng khớp và cất gọn các đinh vít. Phần khung truss có kích thước và khối lượng lớn nên khi tháo dỡ cần đặc biệt chú ý đến an toàn lao động.

Nếu phần khung truss dùng để treo đèn, loa thì tháo dỡ đèn loa trước, sau đó mới đến phần khung.

• Phần bạt có thể tách rời sau khi đã hạ thấp phần khung. Khi tháo dỡ nên nhẹ nhàng tránh làm bạt bị rách, gây mất thẩm mỹ và khó sử dụng lại trong các sự kiện tiếp theo.
• Vệ sinh, bảo quản: Phần khung có thể làm sạch bằng khăn sạch ẩm, phần bạt vệ sinh bằng khăn, chổi hoặc giặt nếu cần thiết. Tất cả đều được xếp gọn gàng, bảo quản trong nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.
• Bảo dưỡng định kỳ: Phần khung truss ngoài dùng trong lắp đặt nhà bạt thì còn dùng để treo backdrop, đèn, loa, giàn khung ánh sáng ngoài trời. Vì vậy, thiết bị này cần được bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra kỹ lưỡng đảm bảo các mối nối không bị mòn, khung không bị gãy hoặc có dấu hiệu han gỉ, hư hỏng để tránh gây nguy hiểm khi sử dụng.

> Cho thuê nhà bạt dù che – Đa dạng kích thước, chất lượng vượt trội

Thiết bị điện tử, âm thanh, ánh sáng

Bao gồm đèn chiếu sáng, màn sao sân khấu, màn LED, máy chiếu, micro, loa, bộ điều khiển.

• Tháo dỡ: đây đều là danh sách các thiết bị “nhạy cảm” dễ bị hư hỏng dù chỉ là va chạm nhỏ, do đó quá trình tháo dỡ cần đặc biệt nhẹ nhàng. Trước khi tháo dỡ cần ngắt kết nối điện. Sau khi tháo sẽ phân thành từng nhóm, bọc kỹ bằng túi chống sốc hoặc hộp đựng chuyên dụng và đưa lên xe để chở về kho.

Vệ sinh, bảo quản:

• Loa có thể tháo lớp màng chắn, sau đó làm sạch bằng chổi lông mềm, tránh dùng nước sẽ làm ẩm và rè loa.
• Đèn, màn LED, nhẹ nhàng làm sạch bằng khăn mềm hoặc kèm theo dung dịch vệ sinh chuyên dụng. Không dùng dung dịch chứa cồn hoặc các loại tẩy rửa không chuyên dụng vì sẽ làm hỏng thiết bị.
• Các thiết bị khác như bộ điều khiển, máy chiếu có thể vệ sinh bằng khăn hoặc chổi lông mềm.
• Các thiết bị này đều cần bảo quản trong hộp chuyên dụng, để ở nơi thoáng mát, tránh nước, hơi ẩm, ánh nắng trực tiếp để kéo dài tuổi thọ.
• Bảo dưỡng định kỳ: thường xuyên kiểm tra định kỳ chất lượng độ sáng của đèn, màn LED, chất lượng âm thanh của loa. Thực hiện bảo dưỡng định kỳ và luôn kiểm tra lại trước khi đưa vào sử dụng ở những lần kế tiếp.

Bàn ghế, bục phát biểu

• Tháo dỡ: kiểm kê số lượng theo danh sách ban đầu, nếu bàn ghế có áo, quây thì tiến hành tháo dỡ áo trước, đóng gói gọn gàng. Bàn ghế gấp gọn hoặc xếp thành chồng để thuận tiện cho việc thu dọn, vận chuyển.
• Vệ sinh, bảo quản: Phần áo, quây bị dính bẩn, nước ngọt, đồ ăn sau sự kiện sẽ được giặt sạch, phơi khô, gấp gọn bảo quản trong túi hoặc thùng đựng chuyên dụng. Phần bàn ghế có thể làm sạch bằng khăn mềm kèm dung dịch vệ sinh chuyên dụng, sau đó bảo quản trong nơi khô ráo, thoáng mát.
• Định kỳ: kiểm tra chất lượng bàn ghế xem có bị gãy hỏng hay không, đặc biệt là với ghế nhựa. Nếu có, cần có kế hoạch bổ sung để đảm bảo luôn đủ số lượng cho các sự kiện sau.

> Cho thuê bàn ghế tại Hà Nội – Đa dạng kiểu dáng, cung cấp số lượng lớn

Quạt mát, cây sưởi ấm

• Tháo dỡ: quạt mát và cây sưởi ấm thường không cần tháo rời các bộ phận mà chỉ cần ngắt kết nối điện, kiểm kê đúng số lượng theo danh sách ban đầu và sắp xếp, vận chuyển về kho theo nhóm. Lưu ý tránh làm rơi, hoặc va đập mạnh sẽ gây gãy bộ phận, hỏng động cơ.
• Vệ sinh, bảo quản: tiến hành vệ sinh sau sự kiện và vệ sinh định kỳ để loại bỏ bụi bẩn. Bảo quản trong không gian khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.
• Bảo dưỡng định kỳ: kiểm tra thiết bị định kỳ, tra dầu, bảo dưỡng động cơ để đảm bảo thiết bị hoạt động thuận lợi, hạn chế gây tiếng ồn lớn.

Các thiết bị trang trí khác

Rối hơi, cổng chào hơi

• Tháo dỡ: rối hơi và cổng chào hơi đều có thể tái sử dụng. Sau sự kiện sẽ tiến hành xả hơi, sau đó gấp gọn vào thùng hoặc túi để vận chuyển về kho. Do đặc tính của các thiết bị này là cần chứa hơi bên trong nên quá trình tháo dỡ, vận chuyển cần cẩn thận tránh làm thủng, rách.
• Vệ sinh, bảo quản: Vệ sinh bụi bẩn bằng khăn ẩm, mềm, phơi khô. Sau đó bảo quản trong thùng chuyên dụng để tránh côn trùng hoặc động vật gặm nhấm phá hoại làm thủng thiết bị.

Hàng rào chắn, trụ chắn inox

• Tháo dỡ: kiểm kê đúng số lượng theo danh sách ban đầu, sau đó tháo dỡ và xếp gọn rào chắn, cột inox lại cùng một khu vực và vận chuyển lên xe để chở về kho.
• Vệ sinh, bảo quản: vệ sinh định kỳ bằng nước hoặc thêm dung dịch vệ sinh để đảm bảo thiết bị luôn sáng bóng và mang tính thẩm mỹ. Bảo quản trong nơi khô ráo, thoáng mát để tránh bị han gỉ, ăn mòn theo thời gian.

Hệ thống dây cáp và dây kết nối

• Tháo dỡ: kiểm tra đủ số lượng theo danh sách ban đầu, sau đó tháo dỡ dây kết nối ra khỏi các thiết bị. Khi thực hiện cần nhẹ nhàng tránh làm hư hỏng các giắc cắm.
• Vệ sinh, bảo quản: vệ sinh bằng cách dùng khăn ẩm lau khô phần dây kết nối. Xếp gọn, bảo quản thiết bị trong thùng chuyên dụng để tránh côn trùng hoặc các động vật gặm nhấm.
• Bảo dưỡng: hệ thống dây dẫn không cần bảo dưỡng, nhưng cần kiểm tra trước khi sử dụng để đảm bảo chức năng kết nối không bị gián đoạn.

Bát đĩa, ấm chén

• Tháo dỡ: kiểm kê số lượng so với danh sách ban đầu. Sau dó xếp chồng gọn gàng, đựng trong thùng để vận chuyển về kho. Bát đĩa, ấm chén là những thiết bị dễ vỡ nên cần nhẹ nhàng hoặc có biện pháp chống sốc, bảo vệ phù hợp.
• Vệ sinh, bảo quản: sau mỗi sự kiện cần rửa sạch bát đĩa, phơi khô hoàn toàn, xếp và bảo quản trong không gian thoáng mát. Rửa sạch lại một lần trước khi sử dụng ở sự kiện tiếp theo.

Hoàng Phong Event – đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện hàng đầu Hà Nội

Là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Hà Nội với hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề, Hoàng Phong Event luôn ý thức được sự quan trọng của việc chăm sóc, bảo quản thiết bị sau sự kiện.

• Quy trình cụ thể và nghiêm ngặt giúp các thiết bị luôn đạt được trạng thái tốt nhất và bền bỉ theo thời gian.
• Hệ thống kho bãi trải khắp các địa bàn Hà Nội cũng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, cũng như dễ dàng sắp xếp, bảo quản thiết bị trong điều kiện không gian tốt nhất.
• Tất cả các thiết bị trước khi đưa vào sử dụng ở bất cứ sự kiện nào đều được test chức năng kỹ lưỡng, đảm bảo hoạt động xuyên suốt và không xảy ra sự cố làm gián đoạn hay mất an toàn tại sự kiện.

Quý khách có nhu cầu thuê thiết bị sự kiện, hoặc tổ chức sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay với Hoàng Phong Event theo Hotline 0968.96.04.96 để được báo giá và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.