Kế Hoạch Khai Trương Trung Tâm Thương Mại Chi Tiết

Trong thời đại ngày nay, với nhu cầu mua sắm ngày càng cao, các trung tâm thương mại quy mô lớn đang mọc lên ngày càng nhiều với tiện ích đa dạng như mua sắm, vui chơi, giải trí. Tuy nhiên, để có thể tạo được tiếng vang lớn và thu hút đông đảo khách hàng ngay từ những ngày đầu hoạt động, việc tổ chức một sự kiện khai trương trung tâm thương mại chỉn chu, chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng.

Vậy làm thế nào để buổi lễ khai trương trở thành trải nghiệm đáng nhớ đối với khách hàng? Hãy cùng Hoàng Phong Event đi tìm câu trả lời thông qua bài viết sau đây!

Hoàng Phong Event chuyên tổ chức khai trương trung tâm thương mại

Kế hoạch tổ chức khai trương Trung tâm thương mại

Một bản kế hoạch chi tiết, bao gồm việc xác định rõ mục tiêu, đối tượng, ngân sách, thời gian địa điểm và các công đoạn thực hiện luôn được coi là “bản đồ” dẫn đường cho sự kiện. Mọi yếu tố đều cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả cao nhất.

Xác định quy mô 

Việc đầu tiên trong kế hoạch cần làm đó là xác định được quy mô tổ chức của sự kiện. Cụ thể ở đây là khai trương trung tâm thương mại, việc xác định chính xác số lượng khách mời là một trong những yếu tố cốt lõi. Bằng cách ước tính số lượng cụ thể của khách mời, khách vip, người tham dự,.. chúng ta mới có thể bố trí không gian sự kiện, chuẩn bị khu vực tiếp đón và thiết kế các hoạt động và chương trình khuyến mãi phù hợp. 

Xác định ngân sách 

Sau khi xác định rõ quy mô, số lượng khách mời cụ thể của sự kiện, thì ta sẽ tiến hành lập một bảng dự toán chi tiết. Bảng dự toán này sẽ liệt kê đầy đủ các hạng mục chi phí, từ những khoản lớn như trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, tiệc cho đến những chi phí nhỏ hơn như in ấn tài liệu, quà tặng,.. Việc lập bảng ngân sách chi tiết sẽ giúp quản lý tài chính hiệu quả, phân bổ nguồn lực hợp lý và tránh tình trạng phát sinh chi phí không mong muốn. 

Xác định mục tiêu rõ ràng 

Theo quy chế ban hành, các trung tâm thương mại thường được phân loại dựa trên quy mô diện tích: hạng 1 (trên 50.000m²), hạng 2 (30.000 – 50.000m²) và hạng 3 (10.000 – 30.000m²). Việc phân loại này giúp xác định mục tiêu cụ thể (doanh số thế nào, bao nhiêu khách tham quan, bao nhiêu khách sử dụng dịch vụ,..) cho từng hạng khác nhau, từ đó xây dựng chiến lược marketing hiệu quả.

Chẳng hạn, các trung tâm thương mại hạng 2 có thể tập trung vào việc tổ chức nhiều hoạt động hấp dẫn như khu ẩm thực đa dạng, trò chơi dân gian, biểu diễn nghệ thuật và các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức 

Những ngày cuối tuần được đánh giá là thời điểm vàng để tổ chức sự kiện khai trương trung tâm thương mại. Bởi đây là khoảng thời gian mà phần lớn khách hàng có nhiều thời gian rảnh rỗi để tham gia các hoạt động mua sắm, giải trí. Về địa điểm, các hoạt động khai trương thường được tổ chức tại những vị trí đắc địa như cổng chính hoặc sảnh chính. Đó là nơi có mật độ giao thông người qua lại cao nhất, khách hàng sẽ dễ dàng tiếp cận được các hoạt động và dịch vụ của trung tâm. 

Quảng bá, truyền thông cho sự kiện 

> Xem thêm: Báo giá tổ chức khai trương trọn gói – Mới nhất 2024

Chuẩn bị thiết bị và đội ngũ nhân sự cần thiết cho buổi lễ khai trương 

Sau đây là danh sách chi tiết về thiết bị và nhân sự mà bạn cần chuẩn bị cho sự kiện: 

Thiết bị sự kiện

• Thiết kế khu vực sân khấu: Thi công lắp ráp sân khấu chắc chắn, thiết kế backdrop ấn tượng, đồng bộ với chủ đề sự kiện, cùng với bục phát biểu và các phụ kiện đi kèm sẽ tạo nên một không gian chuyên nghiệp. 

• Trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng: Tùy vào quy mô, không gian tổ chức để lựa chọn các thiết bị phù hợp. Ưu tiên chọn thiết bị chất lượng cao, công suất phù hợp để tránh rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.

• Đạo cụ khai trương: Bao gồm bộ cắt băng khai trương, pháo tràng kim và rượu champagne.

• Bàn ghế sự kiện: Bàn chữ nhật IBM và ghế banquet bọc nệm là sự kết hợp hoàn hảo, vừa tạo nên một không gian tiếp khách sang trọng, vừa đảm bảo sự thoải mái, thuận tiện cho khách hàng tham dự.

• Các thiết bị làm mát: Trong điều kiện thời tiết nóng bức của mùa hè, việc trang bị đầy đủ các thiết bị làm mát như ô dù, nhà bạt, quạt công nghiệp, quạt điều hòa… là vô cùng cần thiết. Việc kết hợp sử dụng các thiết bị này sẽ giúp tạo nên một không gian sự kiện mát mẻ, dễ chịu, góp phần làm cho lễ khai trương trở nên thành công hơn.

• Các ấn phẩm truyền thông: Các ấn phẩm như banner, postcard, standee, voucher,.. được thiết kế bắt mắt, sinh động sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên và tăng tỉ lệ khách hàng tham gia sự kiện

> Xem thêm: Cho thuê thiết bị sự kiện – Hoàng Phong Event

Nhân sự sự kiện

Các nhân sự cần thiết cho sự kiện bao gồm:

• MC, PG, ca sĩ, nhóm nhảy nhóm múa, vũ đoàn, đội múa lân sự rồng,..
• Các nhân sự khác như điều phối sự kiện, kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng, nhân viên quay phim chụp hình, nhân sự setup, nhân viên phục vụ tiệc,..

Những lưu ý cần nắm rõ khi tổ chức khai trương trung tâm thương mại

• Lên kế hoạch chi tiết: Xây dựng chiến lược, kế hoạch cụ thể càng sớm càng tốt, bởi đây là một sự kiện lớn nếu liên hệ quá sát thời gian diễn ra thì sẽ không có đơn vị nào chuẩn bị và tổ chức kịp. Ngoài ra nếu chương trình của bạn được tổ chức ngoài trời thì nên có phương án dự phòng về rủi ro thời tiết. 

• Thiết bị, nhân sự: So với việc thuê riêng lẻ từng hạng mục, thuê trọn gói thường giúp tiết kiệm chi phí đáng kể do các đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói có thể tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu chi phí trung gian. 

• Ngân sách: Phân chia ngân sách cụ thể cho từng hạng mục, áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả bằng cách lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện uy tín.

Kịch bản khai trương trung tâm thương mại chi tiết

Phần mở đầu:

• Khai mạc chương trình: MC giới thiệu về trung tâm thương mại, ban lãnh đạo, các khách mời tham dự. 
• Video (nếu có): Trình chiếu video giới thiệu về quá trình xây dựng, thiết kế và các tiện ích của trung tâm.
• Phát biểu khai mạc: Đại diện lãnh đạo phát biểu khai mạc, chia sẻ về tầm nhìn và sứ mệnh, các sản phẩm, dịch vụ nổi bật của trung tâm. 
• Nghi lễ cắt băng: Các đại biểu quan trọng, ban lãnh đạo cấp cao cùng nhau cắt băng khai trương.

Phần chính:

• Tham quan: Khách mời được tham quan tự do các khu vực trong trung tâm.
• Biểu diễn nghệ thuật: Các tiết mục văn nghệ, xiếc, ảo thuật,… tạo không khí vui tươi, sôi động.
• Minigame: Tổ chức các trò chơi tương tác với khách hàng, tặng quà hấp dẫn.
• Triển lãm: Trưng bày các sản phẩm, dịch vụ đặc biệt của các thương hiệu.

Phần kết thúc:

• Bốc thăm trúng thưởng: Tổ chức bốc thăm trúng thưởng với các giải thưởng giá trị.
• Phát biểu cảm ơn: MC cảm ơn các khách mời, đối tác đã đến tham dự.
• Kết thúc chương trình: MC tuyên bố kết thúc chương trình, mời mọi người tiếp tục tham quan và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của trung tâm. 

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức khai trương trọn gói uy tín tại Hà Nội:

Với hơn 12 năm đồng hành cùng các doanh nghiệp, Hoàng Phong Event đã khẳng định vị thế là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội. Đặc biệt, chúng tôi là đối tác lâu dài của nhiều thương hiệu nổi tiếng như Vinmec, Viettien House, Fagi Food,.. Với dịch vụ trọn gói, từ A đến Z, Hoàng Phong Event sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất cho sự kiện.

> Tham khảo dịch vụ Tổ Chức Khai Trương – Hoàng Phong Event

Dịch vụ trọn gói của Hoàng Phong bao gồm: lên ý tưởng concept, cung cấp thiết bị và nhân sự cùng các dịch vụ khác như in ấn ấn phẩm, quay hình, chụp ảnh sự kiện,.. cam kết hỗ trợ theo nhu cầu của quý khách.

Dưới đây là một số sự kiện quy mô lớn mà Hoàng Phong Event đảm nhận:

Sự kiện khai trương FAGI COFFEE&TEA

Sự kiện Kỷ niệm 15 năm khai trương Kickfit Sports

Sự kiện The Sailing – Đại Tri Ân

Vậy còn chần chừ gì nữa? Hãy để Hoàng Phong đồng hành cùng bạn, biến những ý tưởng thành hiện thực và tạo nên những kỷ niệm đáng nhớ. Liên hệ ngay với chúng tôi qua số Hotline: 0968 96 04 96 để được tư vấn tận tình và báo giá miễn phí!