Ưu điểm khi tổ chức hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến là hình thức 4.0 ngày càng phát triển được các công ty sử dụng rộng rãi. Đây là hình thức truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa hai hoặc nhiều bên kết nối qua đường truyền internet để đưa các tín hiệu tới các phòng họp như đang ngồi chung trong một không gian để trao đổi thông tin. Không phải ngẫu nhiên mà hội nghị trực tuyến lại được phổ biến rộng rãi là nhờ vào các điểm ưu việt như sau:
Hạn chế sự di chuyển, xóa bỏ khoảng cách địa lý
Tổ chức hội nghị trực tuyến kết nối mọi người mọi lúc mọi nơi. Người tham gia không cần phải di chuyển tới địa điểm tổ chức cuộc họp truyền thống như trước đây, giờ chỉ cần một chiếc máy tính kết nối đường truyền internet là được. Điều này tiết kiệm được công sức và thời gian di chuyển bằng xe, tàu hay máy bay… Đặc biệt, tổ chức hội nghị trực tuyến là hình thức cực kỳ hữu ích rất phù hợp cho các trường hợp trao đổi thông tin khẩn cấp.
Thông tin được bảo mật, an toàn
Nắm bắt được sự phổ biến của hình thức họp trực tuyến, nhiều người lại băn khoăn không biết thông tin hội nghị có bị rò rỉ ra ngoài hay không. Nhưng đừng lo lắng, hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm uy tín bảo mật thông tin, đảm bảo sự an toàn tối đa.
Xóa bỏ rào cản, tăng cường tính năng tương tác
Thông thường một cuộc họp truyền thống có khoảng 20-25 khách mời. Việc giao tiếp, tương tác là điều khó khăn, nhưng với việc tổ chức hội nghị trực tuyến cho phép người tham gia dễ dàng tương tác, từ đó tăng năng suất làm việc.
Sự ổn định về hình ảnh và âm thanh
Tổ chức hội nghị trực tuyến sử dụng một số thiết bị phần cứng và một số phần mềm. Chất lượng âm thanh, hình ảnh, tài liệu, video, văn bản… đều được cung cấp rõ nét, chất lượng, sống động, tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả. Các thông tin truyền tải tới người tham gia được trình bày bài bản, theo lộ trình hệ thống và tránh sự sai lệch…
Lưu trữ toàn bộ nội dung của cuộc họp
Một ưu điểm của hội nghị trực tuyến là toàn bộ nội dung của cuộc họp đều được lưu trữ. Người tham gia chỉ cần các thiết bị cần thiết là xem lại được mọi thông tin, những vấn đề quan trọng cần thiết của cuộc họp vào bất cứ thời điểm nào phục vụ công việc tối đa.
Tiết kiệm tối đa mọi chi phí
Nếu như quá trình tổ chức một cuộc họp trực tiếp yêu cầu đầy đủ thành viên, vấn đề đi lại, ăn uống, công sức, tiền bạc, thời gian… thì họp trực tuyến tiết kiệm tối đa mọi chi phí, chỉ cần sự hỗ trợ từ các thiết bị cá nhân là đã tham gia được buổi họp.
Kế hoạch chuẩn bị tổ chức hội nghị trực tuyến
Hội nghị trực tuyến được tổ chức bằng các phần mềm như Zoom, Webinar, Microsoft, Webex… Tuy nhiên, để tạo nên sự thành công cho sự kiện yêu cầu hai điều cần thiết là kế hoạch, thiết bị trực tuyến.
Xác định mục tiêu tổ chức
Điều đầu tiên cần xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị này: truyền tải kiến thức, đào tạo… ngoài ra, có thu phí hay không để người tham gia nắm rõ. Sau khi đã xác định được mục tiêu tổ chức cuộc họp online thì mới có thể bắt tay vào quá trình thực hiện cho thành công.
Lựa chọn thời điểm tham gia tổ chức hội nghị trực tuyến
Điều cần thiết khi tổ chức sự kiện trực tuyến là lựa chọn thời điểm thích hợp. Nếu việc lựa chọn thời điểm tổ chức hội nghị trực tuyển khó khăn thì hãy đăng một cuộc thăm dò để khảo sát xem khi nào là hợp lý.
Mời đúng số lượng người tham gia
Để tổ chức hội nghị trực tuyến đạt được hiệu quả cao, hãy cân nhắc việc mời số lượng khách mời tham gia. Hãy chắc chắn những khách mời tham gia cuộc họp có mặt tại thời điểm cần trao đổi thông tin.
Khuyến khích người tham gia chuẩn bị trước
Trước đó vài ngày khi cuộc họp diễn ra, người đóng vai trò là host nên gửi tài liệu về cuộc họp để khách mời dễ dàng nghiên cứu, cũng như chuẩn bị một vài thông tin cần trao đổi. Ngoài ra, việc cung cấp tài liệu trước tạo điều kiện cho khách mời dễ dàng có được các đề xuất đóng góp giúp cho buổi tổ chức hội nghị trực tuyến diễn ra thành công, mỹ mãn.
Chỉ định vai trò của người tham gia
Để thúc đẩy cuộc họp diễn ra hiệu quả, cần tiến hành việc phân công vai trò của từng người. Khi đó mỗi người sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể.
Đảm bảo kỹ thuật không gặp sự cố khi tổ chức hội nghị trực tuyến
Tham gia cuộc họp trực tuyến không thể thiếu các thiết bị như máy tính, điện thoại, phần mềm công nghệ hỗ trợ đi kèm như mic, loa, bảng điện tử, phần mềm giao ban… Do đó, trước khi tổ chức cuộc họp trực tuyến, cho dù lần đầu hay là đã tổ chức nhiều lần trước đó, yêu cầu phải kiểm tra tất cả các thiết bị kỹ thuật… để tránh hoặc hạn chế các sự cố không mong muốn xảy ra.
Các lưu ý khi tổ chức hội nghị trực tuyến
Khi tổ chức hội nghị trực tuyến vấn đề mà nhiều người quan tâm là các yếu tố về kỹ thuật, đó là:
Vị trí lắp đặt camera
Ở cuộc họp trực tiếp, mọi người nhìn thẳng vào đối phương nhưng ở hội nghị trực tuyến lại thông qua camera. Để hình ảnh hiển thị mọi người tham gia rõ nét nhất nên đặt camera theo khoảng cách hợp lý là 2-3 feet (0,6-0,9m).
Trước khi họp test hình ảnh
Thông thường, khoảng thời gian đầu của mỗi cuộc họp lúc nào cũng căng thẳng và trầm tính. Để gỡ bỏ tình trạng này, người chủ tọa cuộc họp nên tạo ra một cuộc nói chuyện để từ đó giúp cho cuộc họp được thành công.
Điều chỉnh ánh sáng
Để hình ảnh được truyền tải rõ nét, đẹp hơn, điều mà mọi người cần quan tâm là điều chỉnh ánh sáng trong phòng sao cho phù hợp. Tổ chức hội nghị trực tuyến không chỉ điều chỉnh ánh sáng từ trên cao mà ngay trước mặt người tham gia.
Kiểm tra đường truyền kết nối
Trước khi cuộc họp trực tuyến diễn ra, điều cần lưu ý là kiểm tra đường truyền kết nối có thực hiện đúng cách không. Đường truyền ổn định giúp cho cuộc họp online diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Đơn vị cho thuê thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến
Tổ chức hội nghị online tiết kiệm thời gian, giải quyết công việc nhanh chóng. Do đó, xu hướng họp online ngày càng tăng cao, nên nhiều công ty cho thuê thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến ra đời.
Đơn vị cho thuê thiết bị hội nghị online đa phần có chung các yêu cầu cơ bản như sau:
- Tùy theo nhu cầu của khách hàng mà kết nối đơn điểm hay đa điểm.
- Cung cấp hình ảnh rõ nét, sống động với độ phân giải full HD 1080p.
- Âm thanh chất lượng cao, xử lý tiếng ồn hiệu quả.
- Hỗ trợ các tính năng chia sẻ từ các đầu cầu của cuộc họp như hình ảnh, video, file trình chiếu… cho việc tổ chức hội nghị trực tuyến.
- Hỗ trợ recording cho cuộc họp, được đánh giá bài bản và chuyên nghiệp có chức năng lưu trữ dữ liệu.
>> Xem thêm: Cho thuê màn hình, máy chiếu – Hoàng Phong Event
Lý do nên thuê thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến – Hoàng Phong Event
Đáp ứng được nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến, hiện nay công ty là Hoàng Phong Event được khách hàng tin tưởng, chọn lựa là nhờ vào các yếu tố:
- Đội ngũ nhân viên tư vấn được đào tạo bài bản, sẵn sàng giải đáp mọi thông tin của khách hàng. Thêm vào đó, đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo các trang thiết bị luôn vận hành ổn định, đảm bảo sự chuyên nghiệp.
- Cho thuê thiết bị hội nghị trực tuyến ở Hoàng Phong Event được đảm bảo đầy đủ, chất lượng nhất như loa, đài, thiết bị tín đẩy tín hiệu trực tuyến, màn chiếu, màn LED, máy chiếu, tivi, phần mềm trực tuyến…
- Thời gian giao hàng và lắp đặt thiết bị nhanh chóng, đảm bảo tiến độ cho khách hàng.
- Hỗ trợ set up phòng họp tổ chức hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp và nhanh chóng.
- Chi phí cho thuê thiết bị hội nghị online cạnh tranh trên thị trường, tiết kiệm chi phí nếu khách hàng đặt dịch vụ tối đa sẽ có nhiều ưu đãi đi kèm.
Trên đây là các thông tin chia sẻ về việc tổ chức hội nghị trực tuyến giúp cho các doanh nghiệp, công ty giảm thiểu chi phí, mang lại hiệu quả cao trong công việc. Với các ưu điểm mang lại như vậy nên hình thức cho thuê thiết bị hội nghị trực tuyến ngày càng phổ biến, rất phù hợp với xu hướng công nghệ 4.0.
> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo trọn gói – Hoàng Phong Event
