Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, ngoài việc cần một ý tưởng thật độc đáo, một kịch bản thật chặt chẽ thì phần cứng thiết bị thể hiện được nội dung chương trình cũng vô cùng quan trọng. Hệ thống các thiết bị này phụ thuộc rất nhiều vào chi phí tổ chức sự kiện. Vậy làm thế nào để lập bảng dự trù chi phí chi tiết, đạt hiệu quả cao? Hãy cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Tại sao phải lập dự trù chi phí cho sự kiện?
Tầm quan trọng của việc lập dự trù chi phí cho sự kiện
Dự trù chi phí cho sự kiện là một việc làm cần thiết bởi mức ngân sách chi cho sự kiện sẽ tùy vào năng lực tài chính và mức độ quan trọng của sự kiện đối với từng công ty, dự trù chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị thiếu hụt ngân sách đồng thời kiểm soát tốt được kế hoạch của sự kiện.
Khi lập ngân sách cho sự kiện cần quan tâm đến những yếu tố nào?
Thông thường, khi lập dự trù chi phí cho sự kiện thường sẽ cần xem xét 6 yếu tố chính:
Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện sẽ có yêu cầu về địa điểm tổ chức khác nhau, có thể tổ chức ngay tại cơ sở làm việc, sinh hoạt của doanh nghiệp, cũng có những sự kiện cần phải thuê địa điểm bên ngoài. Địa điểm bên ngoài lại chia ra làm 2 loại:
- Các sự kiện trong nhà như nhà hàng, phòng hội nghị, khách sạn,…
- Các sự kiện ngoài trời giao lưu thể thao, teambuilding như sân bóng, công viên, bãi biển,…
Chi phí cho thiết bị sự kiện
Thiết bị sự kiện là những phần cứng của sự kiện như sân khấu, backdrop, bàn ghế, âm thanh – ánh sáng,… các hạng mục decor sự kiện, quà tặng,….. Những hạng mục này sẽ tạo nên không gian của sự kiện, đảm nhận phần nghe – nhìn của sự kiện. Những hạng mục này cần đảm bảo đúng tiến độ, chặt chẽ để đảm bảo thẩm mỹ cũng như độ an toàn của sự kiện, phần chi phí này thường chiếm từ 30 – 35% sự kiện
Chi phí cho nhân sự sự kiện
Nhân sự sự kiện là những người tạo nên linh hồn của sự kiện như MC, nhóm nhảy, ca sĩ, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn, PG,….. Với hạng mục này cần đầu tư chi phí rộng rãi bởi chất lượng nhân sự sẽ sát sườn với chi phí phải bỏ ra, phần này còn tuỳ theo mức độ đầu tư của từng doanh nghiệp cho sự kiện, nhưng sẽ chiếm khoảng 30 – 35% sự kiện
Chi phí đặt tiệc trong sự kiện
Đối với những sự kiện có đãi tiệc, chi phí này sẽ chiến khoảng 30% tổng chi phí tổ chức sự kiện, nếu có thể tích hợp đặt tiệc cùng với địa điểm sẽ thuê (như nhà hàng, khách sạn,…) thì sẽ tối ưu được phần ngân sách cho ăn uống.
Chi phí quản lý sự kiện
Để sự kiện diễn ra thành công và chuyên nghiệp hơn, cần có một đơn vị quản lý sự kiện phụ trách vận hành sự kiện, đây là một hạng mục vô cùng cần thiết. Phần chi phí này thường chiếm khoảng 5 – 10% tổng chi phí cho sự kiện.
Chi phí dự trù cho trường hợp phát sinh
Tuy chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ khoảng 5 – 10% tổng chi phí của sự kiện, những phần dự trù dành cho rủi ro và phát sinh là rất quan trọng và không thể bỏ qua để có thể xử lý kịp thời trong những tình huống bất ngờ.
Hướng dẫn lập bảng dự trù chi phí cho sự kiện chi tiết
Các bước lập bảng dự trù chi phí cho sự kiện
Khi đã nắm được các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dự trù của sự kiện cũng như hiểu được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù chi phí sự kiện, Hoàng Phong Event đưa ra hướng dẫn chi tiết cách lập bảng dự trù chi phí cho sự kiện để quý khách tiện tham khảo
Nghiên cứu kế hoạch sự kiện
Trước tiên, bạn cần hiểu về sự kiện mình định tổ chức và lên được hình dung sơ bộ những thông tin những hạng mục cần thiết có trong sự kiện, để lên được danh sách này có một số vấn đề cần làm rõ là:
- Mục đích tổ chức sự kiện: chương trình tổ chức để làm gì, nhằm mục đích gì?
- Thông tin của sự kiện: Thời gian, địa điểm, quy mô của sự kiện, số lượng người tham gia,…
- Kịch bản chương trình: Thời gian cụ thể từng hạng mục theo timeline
- Thiết kế: cần bao nhiêu thiết kế và thiết kế cho bao nhiêu hạng mục (banner, backdrop, standee, hashtag,…)
- Lên kế hoạch cho từng bước triển khai sự kiện: phân công công việc cho từng thành phần ban tổ chức.
Lập danh sách các hạng mục trong sự kiện
Tiến hành lập danh sách các hạng mục cần có trong sự kiện theo kế hoạch đã đề ra, cần phân chia từng yếu tố cơ bản mà chúng tôi đã đề cập bên trên để tránh bỏ sót hạng mục.
Sau khi hoàn thành xong danh sách chỉ cần điền thêm chi phí của từng hạng mục vào bảng và cân đối lại chi tiết về số lượng, quy cách của từng hạng mục sao cho phù hợp với sự kiện của bạn nhất.
Ước tính những rủi ro khi phát sinh chi phí tổ chức sự kiện
Sau khi đã lên được sơ bộ dự trù chi phí của các hạng mục chính, bạn có thể dự trù thêm 5 – 10% chi phí cho phần dự trù rủi ro. Để biết được gần chính xác ngân sách cho phần này bạn có thể tính toán một số rủi ro có thể xảy ra như yếu tố thời tiết, giao thông, các phương án backup dành cho nhân sự, thiết bị.
Hoàn thành tổng dự trù chi phí sự kiện
Kết hợp dự trù chi phí các hạng mục của sự kiện và phần chi phí cho dự trù rủi ro bạn sẽ có bảng tổng dự trù chi phí cho sự kiện. Nội dung của bảng sẽ bao gồm tất cả thông tin cần thiết về danh sách hạng mục, số lượng, chi phí và những ghi chú đặc biệt của từng hạng mục. Từng sự kiện sẽ có quy mô, tính chất khác nhau do đó bảng dự trù chi phí cho từng sự kiện cũng sẽ không giống nhau.
Mẫu bảng dự trù chi phí khi sự kiện tổ chức
Đối với những người mới chưa có kinh nghiệm, hoặc đã có kinh nghiệm nhưng chưa biết tổ chức bảng dự trù chi phí sao cho khoa học, Hoàng Phong Event cung cấp mẫu bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện để quý khách tham khảo:
| BẢNG DỰ TRÙ CHI PHÍ SỰ KIỆN | |||||||
| STT | Hạng mục | Chi tiết hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Ghi chú |
| I | Chi phí thuê địa điểm | ||||||
| 1 | Chi phí thuê hội trường | ||||||
| 2 | Chi phí thuê bãi đổ xe | ||||||
| 3 | … | ||||||
| II | Chi phí thiết bị sự kiện | ||||||
| 1 | Chi phí thiết kế | Backdrop | |||||
| 2 | Standee | ||||||
| 3 | Banner | ||||||
| 4 | … | ||||||
| 5 | Chi phí thiết bị sự kiện | Sân khấu | |||||
| 6 | Backdrop | ||||||
| 7 | Bàn đại biểu | ||||||
| 8 | Ghế ngồi | ||||||
| 9 | Âm thanh | ||||||
| 10 | Ánh sáng | ||||||
| 11 | … | ||||||
| 12 | Chi phí trang trí | Hoa trang trí | |||||
| 13 | Giỏ hoa để bàn | ||||||
| 14 | … | ||||||
| 15 | Chi phí vận chuyển, setup thiết bị | ||||||
| III | Chi phí nhân sự sự kiện | ||||||
| 1 | MC sự kiện | ||||||
| 2 | Ca sĩ | ||||||
| 3 | … | ||||||
| IV | Chi phí quản lý sự kiện | ||||||
| 1 | Chi phí quản lý sự kiện | ||||||
| V | Chi phí phát sinh | ||||||
| 1 | Chi phí phát sinh sự kiện | ||||||
| TỔNG CHI PHÍ | |||||||
Lưu ý khi lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện
Việc lập dự trù chi phí cho sự kiện thường bị nhiều người bỏ qua hoặc không quản lý chặt chẽ dẫn đến phát sinh nhiều rủi ro về chi phí, khi lập bảng dự trù, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:
- Khi lựa chọn địa điểm tổ chức cần xem xét dự báo thời tiết trước nhiều ngày để tránh rủi ro về thời tiết, đồng thời nên lựa chọn địa điểm phù hợp với sự kiện để tránh lãng phí hoặc thiếu tiện nghi cho sự kiện.
- Đối với thiết bị của sự kiện, cần qua khảo sát địa điểm và làm việc kĩ với đơn vị thi công về checklist, phương án thi công để tránh những phát sinh không đáng có cũng như những lỗi hư hỏng về thiết bị.
- Đối với nhân sự sự kiện, bạn cần phải làm việc rõ, chi tiết với nhân sự về thời gian làm việc, nhiệm vụ của nhân sự trong chương trình để nhận được báo giá chi tiết nhất. Đồng thời cũng nên để ý đến những chi phí có thể phát sinh cho nhân sự như trang phục, di chuyển, vệ sĩ,….
- Đối với phần tiệc đãi khách: khách mời thời sẽ không đến tham dự đầy đủ như trong danh sách, ví thể muốn tiết kiệm chi phí bạn nên chuẩn bị tiệc ít hơn 10% so với dự kiến để tránh lãng phí.
- Khi làm việc cần giám sát chi tiết từng hạng mục cũng như ghi lại tất cả những khoản chi phí trong suốt quá trình tổ chức sự kiện để kiểm soát ngân sách một cách chặt chẽ.
- Cần tham khảo sự tư vấn của những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để quản lý sự kiện tốt hơn tránh những phát sinh không đáng có.
Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Hoàng Phong Event là tổ chức sự kiện trọn gói có kinh nghiệm trên 10 năm tại Hà Nội, chúng tôi tự hào là đối tác thân thiết của nhiều đơn vị khách hàng lớn như Đất Xanh Miền Bắc, Thu Cúc CTI, Heineken, Văn Phú Invest,… Sự tận tâm, chuyên nghiệp đem đến cho khách hàng giải pháp tốt nhất phù hợp với yêu cầu của quý khách.
Tư vấn hạng mục phù hợp với yêu cầu sự kiện: theo thông tin quý khách cung cấp, chúng tôi sẽ lên báo giá chi tiết nhất phù hợp với ngân sách của bạn. Chúng tôi cam kết tư vấn và hỗ trợ khảo sát hoàn toàn miễn phí trước sự kiện.
Đội ngũ kỹ thuật chuyên môn cao: mỗi sự kiện đã bao gồm nhân viên kỹ thuật hỗ trợ setup, tổng duyệt, và chạy chương trình theo suốt sự kiện để xử lý mượt mà cũng như xử lý phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.
Giá cả phải chăng: Hoàng Phong tự tin là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện giá tốt nhất tại Hà Nội, đồng thời khi sử dụng các dịch vụ trọn gói, chúng tôi có nhiều chính sách giảm giá, ưu đãi hỗ trợ để tối ưu chi phí cho khách hàng.
Đối với những sự kiện trọn gói Hoàng Phong có các chính sách chiết khấu lên đến 30%, hỗ trợ tổng duyệt chương trình miễn phí trước một buổi để đảm bảo chương trình. Quý khách nhanh tay gọi đến hotline: 0968 96 04 96 để nhận được tư vấn và báo giá ngay hôm nay.
Tham khảo thêm:
> Tổ chức sự kiện trọn gói – Ưu đãi lên đến 30% – Hoàng Phong Event
> Dự án đã thực hiện – Hoàng Phong Event
