Cách Đo Lường Hiệu Quả Của Một Sự Kiện Hiệu Quả

Với các đơn vị tổ chức sự kiện, việc đánh giá, đo lường hiệu quả trong và sau khi sự kiện diễn ra là việc làm cần thiết và quan trọng. Từ các kết quả đo lường này, chúng ta có thể nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và người tham dự trong sự kiện, đồng thời đúc rút được kinh nghiệm, để cải thiện chất lượng dịch vụ, công tác tổ chức cho những sự kiện trong tương lai.

Các phương pháp đo lường hiệu quả của một sự kiện

Đo lường hiệu quả sự kiện có thể thực hiện ở hai giai đoạn, đó là trong và sau khi sự kiện diễn ra.

Trao đổi trực tiếp với ban tổ chức tại sự kiện

Trong mỗi sự kiện, tuỳ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ mà sẽ có một, hoặc một nhóm người đóng vai trò là Event Management – người chịu trách nhiệm từ A đến Z về các yếu tố hậu cần của một sự kiện.

Ngay khi sự kiện diễn ra, Event Management có thể thông qua việc thường xuyên trao đổi với ban tổ chức để thu thập ý kiến, đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về sự kiện, hoặc kịp thời điều chỉnh nhân sự, trang thiết bị để phù hợp với mong muốn và yêu cầu của ban tổ chức.

Quan sát để đánh giá cảm nhận của khách mời tại sự kiện

Ngoài ý kiến của ban tổ chức thì cảm nhận của khách mời, người tham gia cũng rất quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Tuy nhiên, trong lúc sự kiện diễn ra thì không gian thường khá ồn ào, nên sẽ khó khăn nếu chúng ta tiến hành phỏng vấn để khảo sát khách hàng. Vì vậy, cách tốt nhất là Event Management sẽ sử dụng kinh nghiệm của mình để quan sát và đánh giá:

• Địa điểm tổ chức, đường đi, chỗ đỗ xe có thuận tiện cho khách mời không?
• Dịch vụ lễ tân đón tiếp, hướng dẫn khách mời đã chu đáo, dễ hiểu chưa?
• Chỗ ngồi của khách mời có dễ chịu không, các thiết bị làm mát/sưởi ấm, che nắng đã đầy đủ và phù hợp chưa?
• Âm thanh có gây khó chịu cho khách mời không?
• Dịch vụ nước uống, tiệc tại sự kiện có khiến khách mời hài lòng không?

Tiến hành khảo sát ý kiến của khách mời sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, đa phần khách mời sẽ ra về và họ không muốn dành thời gian cho những câu hỏi khảo sát hay các bài phỏng vấn. Vì vậy để tiết kiệm thời gian, có thể sử dụng những mẫu khảo sát in sẵn với các đáp án đơn giản như có/không. Cũng có thể tặng kèm một số phần quà nhỏ để thể hiện thiện chí và cũng là động lực để khách mời nhiệt tình hơn với các bài khảo sát của chúng ta.

Mẫu khảo sát phản hồi của khách tham gia sự kiện:

Kính gửi quý khách, Hoàng Phong Event rất trân trọng sự hiện diện của Quý khách trong sự kiện này.

Để cải thiện chất lượng dịch vụ và tổ chức các sự kiện trong tương lai, chúng tôi rất mong muốn nhận được những phản hồi quý báu từ Quý khách.

1. Quý khách cảm thấy thế nào về chất lượng tổng thể của sự kiện?

• Thích
• Bình thường
• Không thích

2. Quý khách thấy địa điểm, chỗ ngồi có thoải mái không?

• Có
• Bình thường
• Không

3. Hệ thống âm thanh, ánh sáng có làm quý khách hài lòng không?

• Có
• Bình thường
• Chưa hài lòng

4. Quý khách thấy thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm có phù hợp không?

• Đầy đủ
• Còn thiếu

5. Theo quý khách, các chương trình, nội dung sự kiện có đủ phong phú và hấp dẫn không?

• Có
• Bình thường
• Không

6. Quý khách thấy các món ăn trong bữa tiệc thế nào?

• Ngon
• Bình thường
• Không hợp

7. Quý khách vui lòng chấm điểm sự kiện

• Xuất sắc
• Tốt
• Bình thường
• Chưa tốt

8. Quý khách có mong muốn tiếp tục tham gia các sự kiện do Hoàng Phong tổ chức trong tương lai không?

• Có, chắc chắn rồi
• Tôi không chắc
• Không

Quý khách có đề xuất, hay góp ý gì để chúng tôi có thể cải thiện các sự kiện trong tương lai không?

Góp ý của quý khách: ……………………

Một lần nữa, Hoàng Phong Event xin chân thành cảm ơn quý khách đã dành chút thời gian quý báu cho chúng tôi! Xin kính chúc quý khách một ngày an lành, tràn đầy năng lượng.

> Có thể bạn quan tâm: Những xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay

Xin feedback từ phía khách hàng sau sự kiện

Feedback này có thể thông qua việc trao đổi trực tiếp trong bước nghiệm thu, thanh toán sau khi sự kiện hoàn thành. Với những khách hàng thân thiết, có thể gửi email xin feedback định kỳ để kịp thời rút kinh nghiệm cho những lần hợp tác sau.

Đánh giá hiệu quả truyền thông sau sự kiện

Với những sự kiện thông thường, chúng ta có thể theo dõi các bài đăng của khách hàng, khách mời, người tham dự trên các trang mạng xã hội. Thông qua lượt tương tác, các bình luận, đánh giá, cũng có thể phần nào đánh giá được hiệu quả của sự kiện đó.

Với những sự kiện cần đặc biệt quảng bá truyền thông, thuê KOLs, thì bước đánh giá hiệu quả truyền thông sau sự kiện lại càng quan trọng. Có thể là thông qua lượt theo dõi trang, chia sẻ, bình luận, bày tỏ cảm xúc về bài đăng sự kiện trên mạng xã hội, thứ hạng từ khoá của khách hàng trên Google, hay doanh số bán hàng sau khi sự kiện diễn ra…

Họp team sau khi sự kiện kết thúc

Các công việc cần làm bao gồm:

• Đốc thúc team media chỉnh sửa, chọn lọc hình ảnh, video nhanh chóng để trả khách hàng, và dùng để đăng lên web, mạng xã hội của công ty vì mục đích truyền thông.
• Đánh giá lại hiệu quả của từng bộ phận trong sự kiện. Ngay cả khi team đã được đào tạo bài bản thì việc xảy ra một số sai sót cũng là điều khó tránh khỏi. Vì vậy sau mỗi sự kiện, cả team cần họp lại, để đánh giá lại một lần nữa, đồng thời tìm giải pháp khắc phục để sai sót đó không lặp lại trong những sự kiện lần sau.

> Tham khảo: Cách lập bảng dự trù kinh phí trong tổ chức sự kiện – Hoàng Phong Event

Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện số 1 Hà Nội

Tại Hoàng Phong, mặc dù có 10 năm xây dựng và phát triển, kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ, nhưng việc đánh giá, đo lường hiệu quả sau mỗi sự kiện vẫn là việc làm không thể thiếu.

Điều này đã giúp Hoàng Phong Event từng bước trở thành đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói số 1 tại Hà Nội. Chúng tôi là đối tác quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như Thu Cúc, Đất Xanh Miền Bắc, Highlands, Vinmec… 

Sở hữu hệ thống kho bãi trải khắp các quận của Thủ đô Hà Nội với những trang thiết bị hiện đại đón đầu xu hướng, đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, được đào tạo bài bản, mỗi sự kiện do Hoàng Phong tổ chức đều nhận được sự hài lòng cao nhất.

> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện – Hoàng Phong Event

Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay Hoàng Phong Event qua Hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu đến 30% giá trị đơn hàng.