Trong ngân sách tổ chức tiệc tất niên của doanh nghiệp thì chi phí thuê thiết bị là một khoản không nhỏ. Nếu không có kinh nghiệm, người đi thuê rất dễ gặp phải tình trạng thuê thừa, thiếu, hoặc đội chi phí lên nhiều lần so với dự kiến.
Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, trong bài viết này Hoàng Phong Event sẽ chia sẻ một số lưu ý để tối ưu chi phí thuê thiết bị, giúp doanh nghiệp có một bữa tiệc cuối năm đầy đủ nhưng vẫn tiết kiệm.
Cách tối ưu chi phí khi thuê thiết bị tổ chức tất niên
-
Lên danh sách và số lượng cần thuê: Thiết bị cần thuê cho tiệc tất niên có rất nhiều đề mục, bao gồm sân khấu, màn LED, máy chiếu, Tivi, bàn ghế, âm thanh ánh sáng, bát đĩa… Ban tổ chức cần tính toán số lượng theo quy mô, số lượng người tham gia để thuê đúng theo nhu cầu cần thiết.
-
Xác định thời gian thuê cụ thể: Chi phí thuê thiết bị sẽ tính theo thời gian (một số tính theo giờ, một số khác tính theo ngày). Do đó cần dựa vào kịch bản sự kiện để xác định được thời gian thuê thiết bị, đảm bảo bữa tiệc diễn ra đúng theo kế hoạch.
-
Tính toán khoảng cách địa lý: Nên chọn những đơn vị cho thuê ở gần để tiết kiệm thời gian, chi phí vận chuyển. Trong trường hợp cần bổ sung thiết bị do thiếu hụt thì rõ ràng là những đơn vị ở gần sẽ đáp ứng tốt hơn so với các địa điểm ở xa.
-
Làm việc với một đầu mối duy nhất: Bên cho thuê thường có mức giá ưu đãi hơn với những khách hàng thuê nhiều thiết bị hoặc thuê trọn gói. Làm việc chỉ với một đầu mối duy nhất không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm chi phí mà còn cả thời gian vì tránh phải ký kết, thoả thuận với nhiều bên.
-
Tận dụng các chương trình khuyến mại: Trong dịp cuối năm, nhu cầu tổ chức tiệc tất niên tăng cao, đây cũng là thời điểm các công ty tổ chức sự kiện chạy nhiều chương trình khuyến mại. Khách hàng nên tận dụng các chương trình này để tối ưu ngân sách.
-
Ký hợp đồng đầy đủ: Dù là khách hàng thân thiết thì quá trình thuê và cho thuê thiết bị cũng cần có hợp đồng với các điều khoản được ký kết rõ ràng. Giấy tờ này sẽ đảm bảo quyền lợi và ràng buộc nghĩa vụ của cả hai bên.
-
Kiểm tra kỹ tình trạng thiết bị khi giao nhận: Sau khi sự kiện kết thúc, nếu thiết bị gặp tình trạng hỏng hóc, nứt vỡ… thì bên thuê sẽ phải bồi thường theo thoả thuận trong hợp đồng. Để tránh bị “phạt oan”, bên thuê cần kiểm tra thật kỹ tình trạng thiết bị và ký kết biên bản giao nhận cụ thể.
-
Sử dụng dịch vụ tất niên trọn gói: Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói, trong đó bao gồm cả cho thuê thiết bị, mà mức giá thường ưu đãi hơn so với thuê thiết bị nhỏ lẻ thông thường. Đây được xem là một biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả cho các doanh nghiệp.
Tham khảo thêm:
> Báo giá chi phí tất niên cuối năm trọn gói – Hoàng Phong Event
> Hướng dẫn trang trí tất niên cuối năm – Đơn giản nhưng ấn tượng
Hoàng Phong Event – công ty cho thuê thiết bị tất niên và tổ chức tiệc tất niên trọn gói
Ngoài thuê trang thiết bị thì để có một bữa tiệc tất niên trọn vẹn, chúng ta cần chuẩn bị rất nhiều yếu tố khác như nhân sự hỗ trợ sự kiện, người phụ trách MC, PG đón tiếp khách mời, các tiết mục văn nghệ, nhân sự chụp ảnh quay phim, lên thực đơn tổ chức tiệc… Nếu doanh nghiệp tự bố trí nhân sự phụ trách các đề mục nhỏ lẻ này thì sẽ rất tốn kém thời gian và chi phí, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của cả tập thể.
Do đó, thay vì tự tổ chức, doanh nghiệp có thể tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói. Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, Hoàng Phong Event đã tổ chức thành công hàng trăm bữa tiệc cuối năm và nhận được những phản hồi rất tích cực từ phía khách hàng. Nhờ những kinh nghiệm đúc rút được trong thời gian hoạt động, chúng tôi tự tin rằng có thể mang đến những bữa tiệc Year End Party chuyên nghiệp nhất với mức giá tốt nhất thị trường:
-
Kinh nghiệm nhiều năm trong nghề giúp Hoàng Phong dễ dàng lên kế hoạch chi tiết, tính toán chính xác số lượng thiết bị cần thiết và dự kiến cụ thể chi phí theo mục đích và quy mô sự kiện. Vì vậy khách hàng sẽ không cần lo lắng về tình trạng thừa, thiếu thiết bị.
-
Hệ thống kho bãi trải dài khắp các quận Hà Nội, số lượng thiết bị khổng lồ, chúng tôi sẵn sàng cung cấp số lượng cho các bữa tiệc tất niên quy mô từ vài chục đến hàng nghìn người trong thời gian nhanh nhất với chi phí vận chuyển thấp nhất.
-
Dịch vụ cung cấp trọn gói cả về trang thiết bị và nhân sự, bao gồm: thiết kế thi công sân khấu, trang trí không gian, cho thuê bàn ghế, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, cung cấp MC, PG, ca sĩ, nhóm nhạc, đội kỹ thuật âm thanh ánh sáng, đội Media chụp ảnh quay phim, nhân sự điều phối hỗ trợ sự kiện.
-
Dịch vụ lên thực đơn, tổ chức tiệc, trang trí tiệc theo yêu cầu.
> Dịch vụ tổ chức tất niên trọn gói – Chuyên nghiệp, uy tín số một Hà Nội
Ngoài ra, Hoàng Phong Event còn hỗ trợ thuê địa điểm tổ chức, xin giấy phép tổ chức (nếu cần thiết). Khách hàng chỉ cần đưa ra yêu cầu, chúng tôi sẽ hoàn thành nhiệm vụ từ A đến Z. Mọi sự kiện đều diễn ra minh bạch, rõ ràng với hợp đồng và hoá đơn đầy đủ.
Chỉ còn chưa đầy một tháng nữa là đến mùa tổ chức tiệc tất niên, Quý khách có nhu cầu thuê thiết bị hay tổ chức sự kiện cuối năm trọn gói hãy liên hệ ngay Hoàng Phong Event theo Hotline 0968960496 ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.
