Checklist các hạng mục trước khi tổ chức sự kiện tất niên là việc làm rất cần thiết. Chỉ còn 20 ngày nữa là đến Tết, hãy cùng Hoàng Phong Event kiểm tra lại thật kỹ các hạng mục này để có một bữa tiệc Year End Party thật hoành tráng và chuyên nghiệp nhé!
Các hạng mục cần checklist trước sự kiện tất niên
Ngân sách: Là yếu tố quan trọng, không thể thiếu của sự kiện tất niên. Ngân sách sẽ quyết định đến quy mô và các chương trình sẽ diễn ra trong bữa tiệc. Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, chúng ta cần check kỹ lại ngân sách đã phù hợp với kế hoạch đề ra hay chưa, có cần bổ sung hay dự trù thêm khoản chi phí nào không?
Danh sách khách mời: Ngoài đội ngũ công nhân viên của doanh nghiệp thì bữa tiệc có thêm khách mời đặc biệt nào không? Ban tổ chức sẽ bố trí gửi giấy mời và sắp xếp đón tiếp họ như thế nào?
Phân bố ngân sách và ước tính số lượng khách mời là đều quan trọng cần lưu ý
Địa điểm tổ chức: Nếu tổ chức tiệc tất niên ngay tại doanh nghiệp, chúng ta cần tính toán diện tích có đủ cho số lượng người tham gia không? Sắp xếp không gian như thế nào cho phù hợp? Nếu đi thuê địa điểm tổ chức thì cần tìm và ký hợp đồng từ sớm, vì càng gần Tết nhu cầu thuê địa điểm càng cao khiến chúng ta khó tìm được địa điểm và giá thuê như ý.
Trang thiết bị: Trong tiệc tất niên, trang thiết bị chủ yếu cần là màn LED sân khấu, bàn ghế, thiết bị âm thanh ánh sáng. Tuỳ vào quy mô và số lượng người tham gia mà sẽ cần thuê số lượng trang thiết bị cho phù hợp.
Để tổ chức một bữa tiệc tất niên cần chuẩn bị nhiều loại trang thiết bị khác nhau
Nội dung chương trình: Cần check lại trong sự kiện tất niên sẽ có những chương trình gì, diễn ra trong thời gian nào, cụ thể ra sao, ai sẽ là người phụ trách triển khai các chương trình đó?
Quà tặng trong sự kiện: Bao gồm quà cho khách mời (đối tác, khách hàng thân thiết, khách mời về phía lãnh đạo tỉnh, thành phố…), quà tặng cho các giải thưởng được vinh danh trong bữa tiệc tất niên. Ban tổ chức cần chuẩn bị quà trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tuần và lựa chọn sao cho phù hợp với người nhận cũng như mục đích tặng quà.
Dịch vụ ăn uống: Bao gồm nước uống, đồ ăn nhẹ khi đón tiếp khách mời; thực đơn chính trong bữa tiệc và thực đơn các món tráng miệng. Trong đó, thực đơn chính của bữa tiệc cần được quan tâm đặc biệt, món ăn có thể theo phong cách Á – Âu, hay tổ chức theo kiểu buffet, nhưng nên phù hợp với khẩu vị của đa số người tham gia bữa tiệc.
Một kịch bản hấp dẫn cùng với một ít quà phù hợp sẽ nâng cao trải nghiệm của khách mời
Truyền thông: Thực hiện ở 3 giai đoạn trước, trong và sau bữa tiệc. Đây là cơ hội quý giá để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, tạo ấn tượng về một doanh nghiệp chuyên nghiệp, có vị thế trên thị trường trong mắt khách hàng và đối tác kinh doanh.
Các phương án dự phòng: Trong sự kiện tất niên có thể xảy ra một số sự cố không mong muốn như các sự cố về thiết bị, an ninh… Ban tổ chức cần chuẩn bị trước các phương án dự phòng cũng như đội nhân sự hỗ trợ để kịp thời khắc phục các sự cố này.
Dọn dẹp sau sự kiện: Nếu tổ chức tiệc ngay tại doanh nghiệp, việc dọn dẹp sau sự kiện bao gồm thu dọn trang thiết bị, quét dọn và sắp xếp lại các máy móc sản xuất như ban đầu để sẵn sàng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm mới. Trường hợp thuê địa điểm tổ chức thì sau khi bữa tiệc kết thúc, ban tổ chức cũng cần bố trí nhân sự dọn dẹp để trả không gian về trạng thái ban đầu.
Sau khi sự kiện kết thúc cần dọn dẹp để trả không gian về trạng thái ban đầu
Tham khảo thêm các bài viết liên quan khác:
> Những ý tưởng tổ chức tất niên độc đáo, mới mẻ – Hoàng Phong Event
> Hướng dẫn trang trí tất niên ấn tượng – Xu hướng 2024 mới nhất
Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp
Có thể nói, checklist các hạng mục trước khi tổ chức sự kiện tất niên trong mỗi tập thể, doanh nghiệp là việc làm đòi hỏi chuyên môn, kinh nghiệm và mất nhiều thời gian. Trong khi đó, công việc cuối năm của các công ty lại rất bận rộn, vì vậy giải pháp hoàn hảo chính là tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói.
Với 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện chuyên nghiệp và hàng trăm bữa tiệc tất niên lớn nhỏ, Hoàng Phong Event tự tin mang đến những sự kiện Year End Party chất lượng nhất với mức giá cạnh tranh nhất thị trường.
Một số sự kiện tất niên tiêu biểu do Hoàng Phong tổ chức:
Tất Niên Công Ty Tuấn Việt Media
Tất Niên VTI Group
Tất Niên Xuân Cầu Group
Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói tại Hoàng Phong Event bao gồm:
- Lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, kịch bản chương trình chi tiết.
- Khảo sát địa điểm, thuê địa điểm tổ chức, xin giấy phép tổ chức sự kiện.
- Cung cấp trang thiết bị trọn gói bao gồm thi công sân khấu, cho thuê màn LED, TV, máy chiếu, backdrop, cho thuê bàn ghế số lượng từ nhỏ đến vừa và cực lớn, cung cấp thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
- Cung cấp nhân sự từ A đến Z cho một bữa tiệc tất niên bao gồm: nhân sự vận chuyển lắp đặt và dọn dẹp sau sự kiện, MC, PG, ca sĩ, nhóm nhảy, ban nhạc, nhân sự điều phối hỗ trợ sự kiện, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, Media chụp ảnh quay phim chuyên nghiệp.
- Lên thực đơn và tổ chức tiệc trọn gói theo yêu cầu.
Tết Nguyên Đán đang đến rất gần, hãy liên hệ ngay với Hoàng Phong Event qua Hotline 0968960496 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.
Chỉ cần cho chúng tôi cơ hội, chúng tôi sẽ làm mọi thứ từ A đến Z để quý khách hài lòng!
