Gala dinner biển, Gala dinner ngoài trời – Kinh nghiệm tổ chức

Tiệc gala dinner biển là sự kiện được nhiều công ty, doanh nghiệp tổ chức để kết nối các nhân viên và tri ân khách hàng, đối tác… Gala dinner bãi biển chính là đêm giải trí và ẩm thực ngoài trời, hoà mình cùng với thiên nhiên trong lành… Chính vì thế, tổ chức tiệc gala dinner tại bãi biển đã và đang trở thành xu hướng được mọi người hưởng ứng nồng nhiệt.

Kế hoạch gala dinner biển 

Gala dinner bãi biển thường được tổ chức vào dịp cuối năm, như một cách tổng kết năm vừa qua gặt hái thành tựu gì và đề ra mục tiêu cho năm sau. Khi gala dinner được tổ chức tại bãi biển thì kế hoạch của sự kiện được các doanh nghiệp, công ty chú trọng.

Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức gala

Không riêng gì tiệc gala dinner biển mà bất cứ sự kiện nào của công ty phải hoạch định rõ về khoản thời gian và địa điểm. Về thời gian, ban tổ chức nên chọn ngày nghỉ cuối tuần, gợi ý là thứ 7 để chủ nhật mọi người được nghỉ ngơi. Đồng thời, thời điểm cuối tuần đảm bảo số lượng khách mời dễ sắp xếp thời gian tham dự sự kiện. Khi đã hoạch định được chính xác ngày tổ chức thì mọi công tác liên quan tới việc setup không bị trì trệ.

Còn địa điểm tổ chức tiệc gala dinner biển thì tất nhiên sự kiện được setup tại bãi biển, nên lựa chọn khu vực dễ dàng bố trí, lắp đặt hệ thống âm thanh, sân khấu, backdrop… và hạn chế các rủi ro.

Dự kiến số lượng khách mời

Khách mời là nhân tố quan trọng của sự kiện, quyết định tới yếu tố lựa chọn thời gian và địa điểm. Khi đã xác định chính xác số lượng khách mời tham dự thì việc tổ chức sự kiện gala càng dễ dàng.

Các hoạt động được tổ chức trong gala

Tùy theo mục đích và chủ đề tổ chức của công ty, doanh nghiệp mà các hoạt động trong tiệc gala dinner biển như thế nào. Nội dung chương trình hay, giao lưu với khách mời, ban tổ chức kết hợp khen thưởng, tôn vinh cá nhân, nhóm, phòng….. đạt được kết quả xuất sắc trong năm vừa qua. Nội dung tiệc gala dinner càng hay, phong phú và hấp dẫn sẽ quyết định tới sự thành công của sự kiện.

Dự trù kinh phí

Điều mà bất cứ công ty, doanh nghiệp nào cũng quan tâm khi tổ chức sự kiện là kinh phí bao nhiêu. Phải có bản dự trù kinh phí tổ chức chính xác nhất để cho công ty dễ dàng quản lý chi phí.

Phương án dự phòng

Bên cạnh đó, khi tổ chức gala dinner biển phải có kế hoạch dự phòng để ứng biến với những tình huống xấu nhất như trời mưa… Để đảm bảo được ứng biến và xử lý các vấn đề phát sinh thì phải có phương án dự phòng để chương trình được thành công trọn vẹn.

Kịch bản gala dinner du lịch biển 

Công ty, doanh nghiệp đang băn khoăn không biết lên ý tưởng, nội dung kịch bản cho sự kiện gala dinner du lịch biển sắp tới như thế nào thì sau đây bài viết sẽ gợi ý như sau:

Phần 1: Test chương trình

Toàn bộ đội ngũ nhân sự ekip có mặt tại chương trình test hệ thống âm thanh ánh sáng, đồ ăn, thức uống… đã được đảm bảo hay chưa.

Phần 2: Đại diện công ty đón tiếp khách mời

Quý khách di chuyển tới khu vực bàn tiệc, ổn định chỗ ngồi, để chuẩn bị cho tiết mục khai mạc sự kiện.

Phần 3: Khai mạc

MC có mặt trên sân khấu, gửi lời chào thân ái tới tất cả các quan khách có trong bữa tiệc.  MC giới thiệu ý nghĩa của buổi lễ gala dinner biển.

Phần 4: Phát biểu

Giới thiệu ban lãnh đạo công ty. Mời ban lãnh đạo công ty tuyên bố lý do của chương trình, tuyên bố khai mạc ngày hội của doanh nghiệp.

Phần 5: Chương trình văn nghệ với các tiết mục đặc sắc

Phần 6: Vinh danh

Vinh danh cá nhân, nhóm… năm vừa qua đã đạt được thành tích xuất sắc, cống hiến nhiều công sức và tâm huyết cho sự phát triển của công ty, doanh nghiệp.

Phần 7: Khai tiệc, dùng tiệc

Phần 8: Gameshow

MC tổ chức trò chơi, khuấy động tinh thần, sự gắn kết của mọi quan khách tham dự sự kiện.

Phần 9: Bế mạc gala dinner biển

Trên đây là kịch bản gala dinner du lịch biển mà công ty có thể tham khảo. Nội dung của chương trình có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô tổ chức.

Chia sẻ kinh nghiệm gala dinner ngoài trời

Cứ vào dịp cuối năm, các doanh nghiệp thường hay tổ chức tiệc gala dinner. Tuy nhiên, nhiều công ty muốn thay đổi không gian trong nhà thành ngoài trời, cụ thể là bãi biển để không khí bữa tiệc mới lạ, thú vị và hấp dẫn. Để việc tổ chức gala dinner ngoài trời thành công mỹ mãn, quý công ty cần lưu ý một số điểm như sau:

Hệ thống âm thanh ánh sáng

Khi dàn dựng sân khấu, bố trí hệ thống âm thanh ánh sáng yêu cầu phải hoàn thành trước 1 giờ đồng hồ khai mạc chương trình. Đồng thời đội ngũ ekip phải test trước xem chất lượng âm thanh, ánh sáng có đạt chuẩn hay không.

Việc hoàn thành sớm khâu hệ thống âm thanh ánh sáng, có thời gian để khắc phục các sự cố, trục trặc không mong muốn xảy ra… Để buổi gala dinner ngoài trời, gala dinner biển được thành công, đội ngũ ekip phải phối hợp ăn ý với nhau.

MC là linh hồn của sự kiện, sân khấu

Thêm một nhân tố quyết định tới sự thành công của tiệc gala dinner biển là MC. Vì vậy, ban tổ chức phải chọn MC có đủ kỹ năng làm chủ sân khấu, khuấy động không khí của bữa tiệc. Cần phải hoàn thành kịch bản sớm nhất và hoàn chỉnh nhất có thể để MC có thời gian tìm hiểu, trao đổi kỹ lưỡng với ban tổ chức đi đúng hướng của buổi sự kiện.

Thực đơn chiêu đãi

Tiệc gala dinner ngoài trời không thể thiếu sự hiện diện của các món ăn. Thực đơn ngon miệng từ món ăn khai vị cho tới đầy đủ dưỡng cung cấp năng lượng cho thực khách.

Vì thế khi chọn lựa món ăn cũng phải làm sao mang tới sự hài lòng cho thực khách tham dự sự kiện. Bên cạnh yếu tố ngon miệng, phải lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống chú ý tới khâu vệ sinh an toàn thực phẩm.

Bãi giữ xe

Khi tổ chức sự kiện gala ngoài trời, bãi giữ xe rất quan trọng. Ban tổ chức cần lên phương án, tính toán và chuẩn bị bãi xe sao cho hợp lý dựa trên số lượng khách mời tham dự và phân bổ sao cho phù hợp tránh tình trạng ùn tắc giao thông.

Đảm bảo sự an toàn cho khách mời

Không giống như tiệc gala tổ chức trong khách sạn, sự kiện được tổ chức ngoài trời khó mà kiểm soát được đối tượng tham gia. Có thể xảy ra các trường hợp xô xát với nhau, giữa người ngoài và khách mời dễ dẫn tới các hậu quả đáng tiếc. Vì thế, khi quý công ty, doanh nghiệp có ý định tổ chức gala dinner ngoài trời cần thuê một lực lượng bảo vệ để đảm bảo sự an toàn cho sự kiện.

Dự phòng những rủi ro có thể xảy ra

Tổ chức tiệc gala dinner biển, điều kiện thời tiết thuận lợi quyết định tới sự thành công của sự kiện. Tuy nhiên, việc thời tiết không ủng hộ là chuyện thường tình, vì thế ban tổ chức cần lên phương án dự phòng.

Chú ý khâu trang trí

Những sự kiện được tổ chức ngoài trời thường có không gian rộng lớn, chính vì thế khâu trang trí để làm nổi bật sự kiện rất quan trọng. Nên thiết kế sân khấu làm nổi bật chủ đề của sự kiện.

Đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp giá tốt Hà Nội

Để khách hàng có được bữa tiệc gala dinner biển, ngoài trời ấn tượng, hiện nay có nhiều đơn vị chuyên lĩnh vực tổ chức sự kiện trọn gói được đánh giá cao từ khâu lên ý tưởng gala dinner tới kịch bản, setup… mang tới sự hài lòng tuyệt đối. Trong số đó phải kể tới Hoàng Phong Event, đơn vị có thế mạnh về tổ chức gala dinner.

• Đội ngũ nhân sự ở Hoàng Phong Event được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp và sáng tạo trong việc tổ chức tiệc gala dinner.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng được trang bị đầy đủ và hiện đại.
• Gala dinner được tổ chức đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ tất tần tật mọi khâu.
• Dựa trên yêu cầu của khách hàng mà lên ý tưởng, khảo sát, thiết kế và thi công sự kiện sao cho hợp lý đã được thống nhất giữa hai bên.
• Hỗ trợ, tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhiệt tình và chu đáo.

Trên đây là các thông tin chia sẻ về việc tổ chức tiệc gala dinner biển. Để cho sự kiện được diễn ra thành công, mỹ mãn… quý công ty nên liên hệ với Hoàng Phong Event qua số hotline 0968 96 04 96 để được đội ngũ nhân viên hỗ trợ, set up từ A-Z chắc chắn mang lại sự hài lòng tuyệt đối và để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời tham dự.