Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới ngày càng trở nên quan trọng trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức launching event thành công không hề đơn giản. Chính vì vậy, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của Hoàng Phong Event đã ra đời để mang đến giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì? Ý nghĩa như thế nào?
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động “trình làng” trực tiếp dòng sản phẩm chưa từng có của công ty đến với công chúng, khách hàng và đối tác. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn về sản phẩm và xây dựng thương hiệu trước khi sản phẩm chính thức tung ra thị trường cho người tiêu dùng.
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp:
- Khẳng định vị thế trên thị trường: một buổi lễ ra mắt thành công sẽ thể hiện được năng lực của tổ chức, giúp khẳng định tên tuổi và vị thế của doanh nghiệp trong ngành.
- Tạo mối quan hệ gắn kết: là dịp để doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác và nhà phân phối thông qua các hoạt động giao lưu, trải nghiệm sản phẩm.
- Tăng cơ hội quảng bá: sự kiện ra mắt sản phẩm đủ ấn tượng thường sẽ thu hút sự quan tâm đặc biệt của truyền thông, giúp sản phẩm nhanh chóng lan tỏa đến nhiều đối tượng hơn.
- Tăng cơ hội kinh doanh: khi sản phẩm được giới thiệu một cách thú vị, khách hàng có thể nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng ngay tại đó, giúp thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp.
Một số hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiện nay rất được ưa chuộng như: họp báo ra mắt sản phẩm, Roadshow, Phát sản phẩm dùng thử tại các điểm bán lớn hoặc trong trung tâm thương mại, kết hợp phát livestream quảng bá sự kiện toàn quốc/toàn cầu,….
Quy trình chuẩn để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Một sự kiện ra mắt sản phẩm thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một quy trình tổ chức chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình chuẩn bạn có thể tham khảo:
Tìm hiểu thông tin sản phẩm
Trước khi bắt đầu, bạn cần chắc chắn hiểu chi tiết về sản phẩm, bao gồm đặc điểm nổi bật, công dụng, giá trị cốt lõi và đối tượng khách hàng mục tiêu. Thông tin này sẽ định hướng cho toàn bộ kế hoạch tổ chức và cách thức truyền thông phù hợp, giúp sự kiện thể hiện đúng giá trị sản phẩm và thu hút đúng đối tượng công chúng mục tiêu.
Xác định mục tiêu sự kiện
Việc xác định rõ mục tiêu là bước không thể thiếu để đảm bảo sự kiện đi đúng hướng. Mục tiêu có thể bao gồm: giới thiệu sản phẩm mới, xây dựng thương hiệu, tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc tạo tiếng vang trong ngành. Điều này sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình tổ chức, từ xây dựng kịch bản cho đến triển khai truyền thông.
Lên ý tưởng và thiết kế chương trình
Dựa trên thông tin sản phẩm và mục tiêu sự kiện, ý tưởng sáng tạo sẽ được phát triển để tạo dấu ấn đặc biệt cho buổi ra mắt. Chương trình cần được thiết kế chi tiết, bao gồm tiêu chí chọn địa điểm, bối cảnh trang trí, chủ đề, các tiết mục biểu diễn, hoạt động tương tác, hoạt động giới thiệu sản phẩm một cách hấp dẫn nhằm tạo ấn tượng, chạm tới cảm xúc đến mọi người.
>> Tham khảo: Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới – Kèm lời dẫn MC chi tiết
Lập kế hoạch và dự trù ngân sách
Bước tiếp theo là lập kế hoạch cụ thể cho từng hạng mục, từ thời gian, địa điểm, thiết bị, đến nhân sự. Kế hoạch này cần kèm theo ngân sách dự kiến để quản lý chi phí hiệu quả. Từng chi phí như thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, quà tặng khách mời cần được tính toán chính xác để tránh vượt ngân sách.
Triển khai kế hoạch truyền thông marketing
Để sự kiện thu hút đông đảo khách hàng và tạo sức lan tỏa, kế hoạch truyền thông marketing cần được triển khai bài bản. Bao gồm các hoạt động như:
- Xây dựng nội dung quảng bá: đăng bài viết giới thiệu sự kiện, sản phẩm trên website, blog và mạng xã hội của doanh nghiệp. Tạo sự kiện trên Facebook, Instagram hoặc TikTok để kêu gọi người tham gia và tạo hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ.
- Quảng cáo trên các kênh truyền thông: đặt quảng cáo trên báo chí, truyền hình, mạng xã hội, email marketing, bảng quảng cáo trên đường phố, phương tiện công cộng nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng và đối tác tiềm năng.
- Gửi thư mời báo chí và khách hàng: mời báo chí, các KOLs, khách mời đặc biệt để tăng cường sự hiện diện của thương hiệu và tạo độ phủ truyền thông cho sự kiện.
Chuẩn bị và triển khai
Giai đoạn này đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ về mọi khía cạnh như bố trí không gian, lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng, tập dượt chương trình và các phần trình diễn trước một vài ngày. Đồng thời, đội ngũ nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo mọi khâu đều sẵn sàng trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
Quản lý và điều phối sự kiện
Trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, đội ngũ tổ chức phải giám sát và điều phối mọi hoạt động một cách nhịp nhàng, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, đúng kịch bản. Việc xử lý tình huống phát sinh, đón tiếp khách mời, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng cần được thực hiện chuyên nghiệp và linh hoạt để không làm gián đoạn đến cảm xúc khách mời tham dự.
Đánh giá và tổng kết sự kiện
Sau sự kiện, việc tổng kết và đánh giá kết quả là rất quan trọng. Đánh giá mức độ hài lòng của khách mời, phân tích sự hiệu quả của chiến dịch truyền thông, độ phủ sóng truyền thông và hiệu quả kinh doanh. Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
>> Tham khảo: Cách đánh giá đo lường hiệu quả sự kiện – Hoàng Phong Event
Chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là bao nhiêu?
Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự đầu tư bài bản cả về công sức lẫn tài chính. Đồng thời, chi phí tổ chức cũng linh hoạt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có thể kể đến một số yếu tố chính như sau:
- Quy mô sự kiện, số lượng khách mời tham gia: một sự kiện nhỏ gọn sẽ cần ít diện tích hơn, cần ít trang thiết bị hơn, ít quà tặng hơn, vì vậy sẽ có mức chi phí thấp hơn so với một sự kiện lớn với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn khách mời.
- Địa điểm tổ chức: địa điểm sang trọng, đẳng cấp như khách sạn 5 sao hay trung tâm hội nghị lớn thường có chi phí cao hơn nhưng cũng tạo được dấu ấn khó quên cho khách mời.
- Thiết bị công nghệ: sử dụng các thiết bị hiện đại như màn hình LED, hệ thống âm thanh ánh sáng tiên tiến hay công nghệ thực tế ảo (VR) sẽ tạo điểm nhấn độc đáo nhưng cũng khá tốn kém chi phí tổ chức.
- Chương trình và tiết mục biểu diễn: các tiết mục giải trí, âm nhạc hoặc sự xuất hiện của những nghệ sĩ nổi tiếng sẽ tăng tính hấp dẫn cho sự kiện nhưng cũng đòi hỏi cần một ngân sách lớn để thực hiện điều này.
Chính vì vậy bạn nên tìm đến một đơn vị có dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp để tránh mất thời gian và tiết kiệm được một khoản chi phí lớn.
Tham khảo bài viết có cùng chủ đề:
>> Lễ ra mắt sản phẩm Wolfoo Baby Bell Home – Hoàng Phong Event
Tại sao nên chọn Hoàng Phong Event tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới
Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện là quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện. Hoàng Phong Event, với hơn nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, cam kết mang đến cho bạn những giá trị sau:
- Kinh nghiệm và uy tín hàng đầu: chúng tôi đã tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ cho nhiều doanh nghiệp có tên tuổi trên thị trường. Nhận về được rất nhiều sự hài lòng.
- Quản lý ngân sách thông minh: chúng tôi luôn đề cao tính tối ưu trong việc quản lý ngân sách, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối đa mà không vượt quá ngân sách đã đề ra.
- Dịch vụ trọn gói, chuyên nghiệp: cung cấp đầy đủ từ khâu lên ý tưởng, thiết kế chương trình cho đến quản lý và tổng kết sự kiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian công sức.
- Đội ngũ trẻ trung, nhiệt huyết: với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm và tận tâm, Hoàng Phong Event luôn nỗ lực biến từng chi tiết nhỏ thành những điểm nhấn độc đáo, mới lạ, khác biệt nhất. Đảm bảo mỗi sự kiện đều là một thành công rực rỡ.
- Trang thiết bị hiện đại: trang thiết bị luôn được đầu tư kỹ lưỡng, bảo dưỡng định kỳ nhằm đáp ứng mọi yêu cầu kỹ thuật phức tạp
- Hợp đồng rõ ràng, minh bạch: cam kết không phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Với Hoàng Phong Event, mỗi sự kiện không chỉ là một hoạt động quảng bá mà còn là cơ hội để chắp cánh cho những giấc mơ chinh phục thị trường của doanh nghiệp trở thành hiện thực. Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trọn gói uy tín, liên hệ ngay với Hoàng Phong Event theo số hotline 0968 96 04 96 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí nhé!
