Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, ý tưởng là một yếu tố quyết định đến sự thành công và tính độc đáo của mỗi sự kiện. Đối với các eventer, việc tìm kiếm những ý tưởng mới mẻ và thú vị không chỉ là một thách thức mà còn là một nhiệm vụ thường xuyên. Trong bài viết hôm nay, Hoàng Phong Event sẽ gợi ý cho bạn cách tìm nguồn cảm hứng đa dạng và những phương pháp hiệu quả giúp tạo ra ý tưởng độc đáo cho từng loại hình sự kiện của mình nhé.

Cách tìm ý tưởng cho eventer qua từng loại hình sự kiện

Các sự trọng đại của doanh nghiệp

Các sự kiện như lễ khởi công, động thổ hay lễ khánh thành, không chỉ là một sự kiện mang tính thủ tục mà còn cần thể hiện tâm huyết và sứ mệnh của công ty. Nguồn tìm kiếm ý tưởng cho loại hình sự kiện này khá phong phú, bạn có thể tham khảo qua:

Mạng Xã Hội: Khai thác các nền tảng như Pinterest và Facebook để tìm kiếm hình ảnh và chủ đề trang trí cho sự kiện. Các bạn có thể tìm kiếm từ khóa cụ thể như “tổ chức lễ khánh thành”, “hướng dẫn từ A-Z thi công lễ khánh thành” thì sẽ có vô số bài viết cho ta khám phá.
Nghiên cứu doanh nghiệp: Hiểu rõ lịch sử, văn hóa và tầm nhìn của doanh nghiệp sẽ giúp bạn định hình chủ đề và thông điệp cần truyền tải trong sự kiện. Khi đã hiểu rõ câu chuyện phía sau của doanh nghiệp thì tiến hành kết hợp câu chuyện đó vào sự kiện, biến ý tưởng ban đầu trở nên có chiều sâu và phong phú hơn.

Học hỏi từ các sự kiện trước đó: Tham gia các lễ khởi công, động thổ, khánh thành… để có cái nhìn tổng quát về sự kiện sắp tới của bản thân. Quan sát và rút ra bài học, từ đó nâng cao tính sáng tạo cho sự kiện của khách hàng.
Tham khảo về sách phong thủy: Đối với các sự kiện có yếu tố tâm linh như khởi công động thổ, việc tìm hiểu phong thủy có thể giúp bạn chọn ngày giờ và hình thức trang trí phù hợp.
Xin ý kiến chuyên gia: Các thầy cúng hoặc chuyên gia về tâm linh sẽ có nhiều gợi ý cụ thể, hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị và lên kế hoạch cho sự kiện. Không những thế họ còn có nhiều kinh nghiệm trong các sự kiện tâm linh, bạn có thể tham khảo từ họ để hoàn thiện ý tưởng của mình hơn.

Sự kiện về lễ kỷ niệm

Sự kiện kỷ niệm mang tính chất tri ân và gắn kết, chẳng hạn như lễ kỷ niệm thành lập công ty, doanh nghiệp, tiệc sinh nhật hoặc tiệc tất niên v.v… Để tìm kiếm ý tưởng cho những sự kiện này chúng ta có những gợi ý sau:

Nghiên cứu khách hàng: Nắm rõ thông tin về đối tượng khách mời sẽ giúp bạn tạo nên những hoạt động phù hợp và hấp dẫn. Chẳng hạn như sở thích, nhu cầu mong đợi, lý do tham gia… Khi hiểu rõ về khách hàng, bạn sẽ dễ dàng lên ý tưởng cho một sự kiện cụ thể.
Xác định mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu của sự kiện để lựa chọn chủ đề và nội dung phù hợp. Ví dụ sự kiện sinh nhật của một em bé, thì chủ đề sự kiện phải nhiều màu sắc, kết hợp nhiều yếu tố liên quan tới trẻ con như bong bóng, gấu bông, các nhân vật hoạt hình.
Lên kế hoạch ngân sách: Một bảng ngân sách chi tiết là cơ sở để bạn quản lý các chi phí liên quan đến sự kiện. Phân bố phù hợp cho từng ý tưởng có trong sự kiện.

Tổ chức brainstorming: Tham gia các hoạt động nhóm để đưa ra và thảo luận các ý tưởng, chọn lựa ý tưởng phù hợp nhất. Chắc chắn tập hợp nhiều người, nhiều ý kiến sẽ hiệu quả hơn một cá nhân.
Khảo sát xu hướng hiện tại: Theo dõi các xu hướng mới trong tổ chức sự kiện để tìm cảm hứng từ những gì đang thịnh hành. Các bạn có thể follow các nhà sáng tạo nội dung trên facebook, các youtuber, tiktoker để cập nhật các trend thịnh hành đang được nhiều người quan tâm.

> Tham khảo: Cách lập bảng dự trù chi phí trong tổ chức sự kiện – Hoàng Phong Event

Các sự kiện liên quan đến giáo dục, xã hội

Hội nghị, hội thảo là các sự kiện để những chuyên gia trong ngành chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và thảo luận về các xu hướng cấp bách trong xã hội. Chúng thường là các buổi trình bày, thảo luận tương tác, giao lưu chia sẻ giữa những khách mời với nhau.

Một số sự kiện khác như lễ khai giảng, lễ tổng kết, lễ 20/11, 20/10 v.v đều là các sự kiện liên quan đế xã hội, mỗi năm được tổ chức một lần. Sự kiện về giáo dục, xã hội khá đa dạng và ý tưởng cũng vô cùng phong phú, chúng ta có thể tham khảo những nguồn sau đây.

Nghiên cứu xu hướng sự kiện: Tìm hiểu, phân tích những xu hướng mới nổi, những chủ đề được quan tâm và những cách thức tổ chức sự kiện hiệu quả nhất trong các lĩnh vực liên quan đến giáo dục và cộng đồng. Sau đó xem những xu hướng này có phù hợp với sự kiện của doanh nghiệp hay không rồi tiến hành áp dụng.
Đọc sách tại thư viện: Thư viện là nơi của tri thức, tại đây bạn có thể bổ sung bất kì kiến thức nào. Hãy đọc thật nhiều sách về giáo dục, xã hội, các kiến thức tổng hợp sẽ kích thích não bộ tư duy và nâng cao tính sáng tạo trong mọi sự kiện mà bạn dự định thực hiện.

Tham khảo các sự kiện trước: Nghiên cứu các hội nghị, lễ tốt nghiệp v.v.. đã diễn ra trước đó, tập trung quan sát cách vận hành trong môi trường giáo dục, tâm lý của các chuyên gia, các em học sinh sinh viên, từ đó vẽ ra góc nhìn đa chiều để lên ý tưởng và bố trí sự kiện theo màu sắc riêng tạo ấn tướng nhất định với khách mời.
Tham gia các nhóm trên mạng xã hội: Kết nối với các giáo viên và chuyên gia tổ chức sự kiện để chia sẻ và học hỏi từ kinh nghiệm của họ. Hãy tận dụng những chia sẻ từ giáo viên, những thông tin bổ ích từ họ chính là những giá trị thực tế mà bạn cần, từ đó tổng hợp và phát triển ý tưởng thật ấn tượng, thu hút.

Sự kiện quảng bá tiếp thị

Các sự kiện như ra mắt sản phẩm mới hoặc hội chợ, triễn lãm là cơ hội tốt để doanh nghiệp kết nối với khách hàng và xây dựng thương hiệu. Để tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện quảng bá, bạn có thể:

Phân tích thị trường: Nghiên cứu xu hướng và nhu cầu của khách hàng để có được những hiểu biết sâu sắc, từ đó biến nó thành ý tưởng áp dụng vào sự kiện.
Khảo sát khách hàng: Thực hiện khảo sát để thu thập ý kiến và mong đợi của khách hàng, qua đó xác định những hoạt động đáng chú ý. Tổng hợp và lên đề tài cho sự kiện.

Tham khảo từ đối thủ: Phân tích kỹ lưỡng các sự kiện tương tự để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu từ đó rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Tìm kiếm những bài học quý giá từ các sự kiện của họ để nâng tầm sự kiện của mình cũng là một cách hay giúp sự kiện của bạn ghi được điểm trong mắt khách hàng.
Áp dụng công nghệ: Ứng dụng các công nghệ như thực tế ảo và livestream để giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu. Lưu ý đối với các sự kiện áp dụng công nghệ cao, chi phí có thể tăng đột biến, vì thế hãy cân đối tính toán kỹ lưỡng để tạo ra một trải nghiệm ấn tượng cho khách tham dự.

> Tham khảo: Cách đo lường hiểu quả của sự kiện – Đơn giản, chuyên nghiệp

Sự Kiện Thể Thao và Giải Trí

Các sự kiện thể thao và giải trí thu hút đông đảo người tham dự. Để phát triển ý tưởng cho các sự kiện này, bạn có thể tìm kiếm qua:

Theo dõi các xu hướng mới: Nắm bắt những gì đang thu hút sự quan tâm của công chúng trong lĩnh vực thể thao và giải trí.
Nghiên cứu các chương trình thể thao: Nghiên cứu các sự kiện thể thao như các cuộc thi chạy marathon, các giải bóng đá chuyên nghiệp để có góc nhìn tổng thể hơn, và tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện từ những gì bạn quan sát thấy.

Sử dụng mô hình 5W để cụ thể hoá ý tưởng của bạn

5W là một mô hình tuyệt vời để giúp các Eventer phát triển ý tưởng chuyên nghiệp và có thể áp dụng vào bất kỳ sự kiện nào bằng cách trả lời 5 câu hỏi: Why (tại sao), Who (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where(Ở đâu).

Why (Tại sao): Đặt mục tiêu rõ ràng

Một sự kiện thành công hay không được quyết định bởi mục tiêu rõ ràng, hãy trả lời các câu hỏi: Tại sao cần tổ chức sự kiện này?, tổ chức sự kiện này nhằm mục đích gì? Khi đã xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể bạn sẽ dễ dàng liên kết các khía cạnh cốt lõi của sự kiện với câu chuyện đằng sau của doanh nghiệp.

Who (Ai): Xác định đối tượng khách hàng

Hiểu được khách hàng là bạn đã thành công 1/3 sự kiện. Hãy bắt đầu chuyên mục này bằng cách đặt câu hỏi: Bạn đang lên kế hoạch này dành cho ai? Phân tích tâm lý, nhu cầu, những mong muốn của khách hàng và điều chỉnh sự kiện của bạn cho phù hợp với họ. Điều đó giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng cho phía doanh nghiệp cũng như với cá nhân eventer như bạn.

When (Khi nào): Xác định thời gian sự kiện

Chúng ta sẽ có câu hỏi: Thời gian diễn ra sự kiện là khi nào? Một sự kiện đúng thời điểm sẽ gây được tiếng vang hơn, đảm bảo thông điệp mà bạn muốn gửi sẽ đến đúng mục tiêu vào đúng thời điểm. Ví dụ đối với một công ty hành chính thì chúng ta sẽ chọn khung giờ tối thứ 7 hoặc sáng chủ nhật để tổ chức, vì đó là thời gian nghỉ của công ty nên mọi người sẽ có thời gian để sắp xếp đến tham gia sự kiện.

Where (Ở đâu): Lựa chọn địa điểm lý tưởng

Câu hỏi được đặt ra là tổ chức sự kiện ở đâu? Sau khi trả lời xong câu hỏi này là chúng ta đã xác định được không gian tổ chức sự kiện (indoor hay outdoor) thành công. Chẳng hạn với một tiệc cưới theo xu hướng thiên nhiên thì tổ chức tiệc ngoài trời sẽ gây được ấn tượng cực kì tốt với mọi người.

What (Cái gì): Tạo ra trải nghiệm

Danh sách câu hỏi cho phần này bao gồm:

+ Tên sự kiện là gì? Sự kiện hướng về chủ đề gì?

+ Có hoạt động gì trong xuyên suốt sự kiện? Quy định khách mời ra sao?

+ Sự kiện có thu vé hay không? Tiết mục chính sẽ là gì?

+ Có các tiết mục giải trí gì? Khách hàng có được tặng quà gì không? v.v…

Do đây là phần cốt lõi của sự kiện nên bạn phải tập trung giải đáp được tất cả những câu hỏi có trong này, như thế sự kiện sẽ đảm bảo tính liên kết chặt chẽ và đem lại sự hào hứng cho khách mời.

Tìm kiếm ý tưởng cho sự kiện là một nhiệm vụ thú vị nhưng không kém phần thách thức. Bằng cách áp dụng các phương pháp mà Hoàng Phong đã gợi ý như trên và sử dụng mô hình 5W, eventer có thể xây dựng được những sự kiện vô cùng độc đáo và ấn tượng. Hãy biến những ý tưởng trở thành hiện thực và mang lại nhiều trải nghiệm tuyệt vời cho khách mời, đồng thời khẳng định thương hiệu và giá trị cho doanh nghiệp mà bạn cộng tác.

Ngoài ra Hoàng Phong còn là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trọn gói uy tín chất lượng tại Hà Nội. Liên hệ ngay 0968.96.04.96 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí và nhận nhiều ưu đãi chiết khấu hấp dẫn lên đến 30%.

Có thể bạn quan tâm:

> Event Agency là gì? Tiêu chí để lựa chọn Event Agnecy phù hợp

> Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Chuyên nghiệp, tiện lợi, nhanh chóng

Tin tức

Cách Tìm Kiếm Ý Tưởng Sự Kiện Độc Đáo Cho Eventer