Tổ chức tiệc tân niên là sự kiện không thể thiếu với bất cứ công ty nào trong dịp đầu năm. Chỉ còn 20 ngày nữa là chúng ta sẽ chính thức khép lại năm cũ 2024 và chào đón năm mới 2025, hãy cùng Hoàng Phong Event tìm hiểu cách tổ chức một sự kiện đầu năm chuyên nghiệp cho đơn vị mình nhé!
Các bước tổ chức tiệc tân niên cho công ty
Bước 1: xác định mục tiêu, khách mời sự kiện tiệc tân niên
Tiệc tân niên hay còn gọi là tiệc khai xuân, là sự kiện đầu tiên của công ty trong năm mới sau thời gian dài nghỉ lễ Tết Nguyên Đán. Các doanh nghiệp thường chọn ngày đẹp đầu năm để tổ chức tiệc tân niên, nhằm nhắc lại những mục tiêu đã đề ra trong sự kiện tiệc tất niên, cũng như mong muốn về một năm mới kinh doanh may mắn, gặt hái được nhiều thành công và tài lộc.
Cũng giống như tiệc tất niên, tiệc tân niên sẽ có sự góp mặt của các vị khách mời (bao gồm khách hàng, đối tác, với những công ty quy mô lớn thì có thể có khách mời từ phía lãnh đạo huyện, tỉnh, thành phố nơi công ty đang hoạt động) cùng toàn thể đội ngũ công nhân viên.
Với khách mời, doanh nghiệp có thể gửi thư mời đến tham dự tiệc tân niên từ trước khi nghỉ Tết Nguyên Đán, hoặc trong sự kiện tiệc tất niên. Với đội ngũ công nhân viên, họ cũng nên được thông báo về thời gian tổ chức tiệc tân niên công ty trước khi nghỉ lễ để có thể sắp xếp thời gian tham dự đông đủ và đúng giờ.
Bước 2: lên kế hoạch các chương trình và dự kiến ngân sách
Trong tiệc tân niên, có một số chương trình thường được tổ chức là:
- Cúng lễ đầu năm tại doanh nghiệp là hoạt động mang ý nghĩa tâm linh, nhằm mong muốn một năm kinh doanh suôn sẻ, gặp nhiều may mắn.
- Tặng quà tri ân đối với các khách mời để cảm ơn họ đã luôn ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của công ty trong suốt thời gian qua cũng như mong muốn về sự hợp tác lâu dài trong thời gian sắp tới.
- Chương trình hái lộc đầu năm dành cho đội ngũ công nhân viên nhằm tạo không khí phấn khởi, sôi động và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong năm mới.
- Hoạt động ăn uống, tổ chức tiệc tại sự kiện (nếu có).
Bước 3: lựa chọn địa điểm tổ chức tân niên
Lễ cúng trong tiệc tân niên sẽ được tổ chức ngay tại nơi diễn ra hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Các chương trình còn lại tuỳ thuộc vào quy mô, kịch bản chương trình mà sẽ lựa chọn một địa điểm phù hợp (có thể ngay tại công ty hoặc đi thuê địa điểm tổ chức khác). Nếu cần thuê địa điểm tổ chức, chúng ta cần chuẩn bị từ trong năm để chắc chắn bữa tiệc tân niên sẽ diễn ra đúng kế hoạch.
Bước 4: xây dựng kịch bản, timeline chi tiết
Sau khi đã lên được kế hoạch chương trình và địa điểm tổ chức, ban tổ chức sẽ tiến hành lên kịch bản và timeline chi tiết. Tổ chức tân niên sẽ được thực hiện theo bảng timeline này.
Bước 5: chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị
Nhân sự và trang thiết bị là hai yếu tố không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào.
- Nhân sự: bao gồm MC, PG, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, Media chụp ảnh quay phim, nhân sự điều phối, hỗ trợ sự kiện, nhân sự phụ trách các chương trình văn nghệ khuấy động bữa tiệc…
-
Trang thiết bị: bao gồm trang trí sân khấu, bố trí không gian, bàn ghế, bát đĩa, thiết bị che nắng, làm mát, sưởi ấm, âm thanh, ánh sáng, phụ kiện cho chương trình lì xì đầu năm, bốc thăm trúng thưởng…
Bước 6: triển khai tổ chức sự kiện tân niên theo kế hoạch đã xây dựng
Bước 7: tổng kết, đánh giá, dọn dẹp sau sự kiện
Sau khi bữa tiệc kết thúc, ban tổ chức sẽ đánh giá lại hiệu quả sự kiện có đạt được như mục tiêu đề ra hay không, từ đó rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau này. Đồng thời sẽ tiến hành thu dọn sau sự kiện để trả lại không gian như tình trạng ban đầu.
Bước 8: gửi lời cảm ơn sau tiệc tân niên công ty
Gửi lời cảm ơn sau khi tổ chức tân niên là một cách thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp của công ty và gây ấn tượng tốt với các khách hàng, đối tác. Vì vậy sau sự kiện, đừng quên gửi thư, quà cảm ơn những vị khách mời đã bớt chút thời gian quý báu của họ đến tham dự bữa tiệc đầu năm của doanh nghiệp mình nhé!
> Có thể bạn quan tâm: Cách lập bảng dự trù chi phí sự kiện chi tiết
Hoàng Phong Event – Đơn vị tổ chức tiệc tân niên trọn gói chuyên nghiệp
Tổ chức tiệc tân niên công ty cần được lên kế hoạch và hoàn thành trước khi bước vào kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán của năm cũ, và hiện tại chính là thời điểm thích hợp để chúng ta làm việc này. Để tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức, các doanh nghiệp nên tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, và một trong số đó là Hoàng Phong Event:
- Hoàng Phong hiện tại là đơn vị tổ chức sự kiện số 1 Hà Nội, có kinh nghiệm 10 năm trong ngành tổ chức sự kiện, tổ chức thành công hàng trăm sự kiện tất niên và chào năm mới, là đối tác quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như Thu Cúc TCI, Vinmec, 247 Express, Vinamedical, VNPT, VTI Group, Xuân Cầu Holdings, các trường Đại học… và đều nhận được những phản hồi rất tích cực từ phía khách hàng.
- Đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, năng nổ, nhiệt huyết, làm việc hết mình và rất chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Hệ thống kho bãi trải khắp các quận Hà Nội, sẵn sàng cung cấp trang thiết bị đa dạng, hiện đại, đón đầu mọi xu hướng với số lượng từ nhỏ đến lớn và cực lớn; tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển và lắp đặt cho khách hàng.
- Thủ tục làm việc rõ ràng, minh bạch và nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi tuyệt đối cho khách hàng.
- Các dịch vụ đi kèm như in ấn thư mời, thư cảm ơn sau sự kiện, phụ kiện cho chương trình lì xì đầu năm, hái lộc, vòng quay may mắn, tổ chức tiệc theo yêu cầu… giúp khách hàng chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất là Hoàng Phong Event.
> Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – Hoàng Phong Event
Những ngày cuối năm đang đến rất gần rồi, đây cũng là thời điểm thích hợp để chúng ta gấp rút lên kế hoạch cho tiệc Year End Party và tổ chức tiệc tân niên. Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện trọn gói hãy liên hệ ngay Hotline: 0968.96.04.96 để được tư vấn miễn phí và cơ hội nhận chiết khấu lên đến 30% giá trị đơn hàng.
