Cách lên kế hoạch tổ chức Trung Thu chi tiết từ A-Z

Tết Trung Thu không chỉ là ngày hội trăng rằm dành cho thiếu nhi, mà còn là sự kiện văn hóa quan trọng, nơi các em nhỏ được vui chơi, giao lưu và lưu giữ những ký ức tuổi thơ đẹp đẽ. Đây cũng là dịp để gia đình, nhà trường và cộng đồng cùng chung tay tạo nên không gian ấm áp, gắn kết.

Để một chương trình diễn ra trọn vẹn và ý nghĩa, kế hoạch tổ chức Trung Thu cần được chuẩn bị chi tiết từ ý tưởng, sân khấu, trang trí đến hoạt động vui chơi. Trong bài viết này, Hoàng Phong Event sẽ chia sẻ những kinh nghiệm hữu ích giúp bạn xây dựng kế hoạch bài bản, đảm bảo mang đến cho các em nhỏ một mùa trăng thật đáng nhớ.

Các bước lên kế hoạch tổ chức Trung Thu

Tết Trung Thu thường diễn ra vào giữa tháng 8 âm lịch. Để ngày lễ được chuẩn bị chu toàn, bạn cần xây dựng một kế hoạch tổ chức Trung Thu cụ thể và chi tiết.

Xác định mục đích tổ chức Tết Trung Thu, đối tượng và số lượng khách mời

Bước đầu tiên là xác định rõ mục đích tổ chức và đối tượng tham dự. Với thiếu nhi, Trung Thu là dịp mang đến niềm vui, tạo nên sân chơi bổ ích, giúp các em trải nghiệm trò chơi dân gian và lưu giữ ký ức tuổi thơ đẹp đẽ. Đồng thời, sự kiện cũng góp phần gắn kết tinh thần đoàn kết trong cộng đồng.

Sau khi đã làm rõ mục tiêu, bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức Trung Thu là ước lượng số lượng khách mời. Con số này sẽ giúp bạn dễ dàng phân bổ ngân sách, lựa chọn không gian tổ chức cũng như lên phương án chuẩn bị hợp lý cho toàn bộ chương trình.

Lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức Tết Trung Thu 

Sau khi xác định số lượng khách mời, bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức Trung Thu là lựa chọn không gian, địa điểm phù hợp. Khi chọn địa điểm, cần đảm bảo sức chứa đủ lớn để lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu cũng như bố trí bàn ghế cho khách mời.

Nếu tổ chức Tết Trung Thu ngoài trời, bạn nên chuẩn bị phương án dự phòng cho trường hợp thời tiết không thuận lợi như mưa hay gió lớn. Tuy vậy, không gian ngoài trời lại có lợi thế đặc biệt, rất phù hợp cho hoạt động teambuilding và trải nghiệm các trò chơi dân gian, giúp chương trình thêm phần sôi động và trọn vẹn.

Lựa chọn thời gian, dự trù ngân sách tổ chức Tết Trung Thu 

Khoảng thời gian phù hợp nhất để tổ chức Trung Thu là từ trước Rằm khoảng một tuần cho đến ngày 15 tháng 8 âm lịch. Đây là lúc không khí lễ hội đang rộn ràng, các em nhỏ háo hức, phụ huynh cũng dễ dàng sắp xếp thời gian tham gia. Tùy quy mô và mục đích, doanh nghiệp hay trường học có thể tổ chức sớm vài ngày để tránh trùng với lịch đoàn viên gia đình, đồng thời vẫn giữ trọn tinh thần đêm hội trăng rằm.

Để sự kiện diễn ra chỉn chu, nên bắt đầu lên kế hoạch trước vài tháng và đặt dịch vụ với công ty tổ chức sự kiện uy tín. Việc này giúp đơn vị chủ động hơn trong thiết kế – thi công, có nhiều lựa chọn về ý tưởng, đồng thời tối ưu ngân sách hiệu quả hơn so với việc chuẩn bị gấp rút.

Xây dựng kịch bản tổ chức Trung Thu 

Trong kế hoạch tổ chức Trung Thu, phần kịch bản đóng vai trò quan trọng giúp chương trình diễn ra trôi chảy và hấp dẫn. Một kịch bản cần xác định rõ các mốc thời gian, phân bổ hợp lý giữa phần lễ và phần hội, có cao trào, có điểm nhấn để giữ cảm xúc xuyên suốt.

Khi xây dựng kịch bản, bạn nên chú ý cân đối giữa các tiết mục văn nghệ, trò chơi tương tác và hoạt động truyền thống như rước đèn, phát quà, phá cỗ. Đặc biệt, cần lưu ý thời lượng từng phần để tránh kéo dài gây loãng chương trình hoặc quá ngắn khiến thiếu điểm nhấn.

Ngoài ra, mỗi hạng mục trong kịch bản nên kèm phương án dự phòng cho tình huống phát sinh (thời tiết, kỹ thuật, nhân sự), đảm bảo sự kiện luôn được xử lý trọn vẹn và an toàn.

Kế hoạch thuê thiết bị, nhân sự sự kiện tổ chức trung thu

Để một chương trình Trung Thu diễn ra trọn vẹn, việc chuẩn bị và thuê thiết bị, nhân sự sự kiện là hạng mục không thể thiếu. Mỗi chi tiết đều góp phần tạo nên sự chỉn chu, chuyên nghiệp và ấn tượng cho đêm hội.

Thuê sân khấu, backdrop, âm thanh – ánh sáng, trang trí sân khấu: Tùy quy mô và concept, đội ngũ sự kiện sẽ tư vấn giải pháp phù hợp nhất về màu sắc, thiết kế và bố trí không gian. Từ sân khấu trung tâm, backdrop chủ đề, cho đến đèn lồng, bóng bay…, tất cả đều được sắp đặt hài hòa để tạo nên không khí lễ hội sống động và thu hút.

Thuê bàn ghế cho khách mời và các bé: Bàn ghế sự kiện đa dạng về kiểu dáng, kích thước, đi kèm váy quây, nơ trang trí. Sự chỉn chu trong từng chi tiết này không chỉ giúp khách ngồi thoải mái mà còn mang lại tổng thể sang trọng, rực rỡ cho buổi lễ.

Thuê thiết bị che mát ngoài trời: Với những chương trình tổ chức ngoài trời, đơn vị sự kiện sẽ cung cấp giải pháp che mát như ô dù, nhà giàn, nhà bạt rút, nhà bạt tròn…, đảm bảo không gian thoải mái, an toàn cho cả các bé và khách mời.

Thuê thiết bị làm mát: Quạt hơi nước, quạt công nghiệp, quạt sự kiện là lựa chọn cần thiết để giữ không gian thoáng đãng, tạo cảm giác dễ chịu. Đây là yếu tố quan trọng giúp mọi người có thể tận hưởng trọn vẹn bầu không khí rộn ràng, hân hoan của đêm Trung Thu.

Bên cạnh phần trang trí và thiết bị, nhân sự biểu diễn chính là “linh hồn” tạo nên bầu không khí rộn ràng, gắn kết cảm xúc trong đêm hội.

Đội múa lân – sư – rồng: Tiết mục múa lân sôi động cùng tiếng trống dồn dập không chỉ khuấy động sân khấu mà còn mang ý nghĩa cầu may, đem đến niềm vui và sự hứng khởi cho các em nhỏ. Hình ảnh lân sư rồng rực rỡ sắc màu luôn là biểu tượng đặc sắc không thể thiếu trong Tết Trung Thu.

MC hoạt náo, chị Hằng – chú Cuội: Sự xuất hiện của chị Hằng và chú Cuội tái hiện sinh động câu chuyện cổ tích quen thuộc, giúp các bé như được bước vào thế giới thần thoại ngay giữa đời thực. Kết hợp với MC hoạt náo chuyên nghiệp, chương trình được dẫn dắt linh hoạt, duy trì bầu không khí sôi nổi và liền mạch.

Chú hề nặn bóng: Những màn nặn bóng ngộ nghĩnh, khéo léo vừa khiến các em nhỏ thích thú, vừa tạo nên những món quà bất ngờ, đáng nhớ dành tặng các bé trong đêm hội.

Nhóm xiếc – ảo thuật: Các tiết mục xiếc và ảo thuật chuyên nghiệp mang lại cảm giác kỳ bí, mới lạ, khơi gợi trí tò mò và khiến không khí chương trình thêm phần hấp dẫn, cuốn hút.

Vũ đoàn thiếu nhi: Những tiết mục ca múa do chính các bạn nhỏ biểu diễn luôn đem đến sự hồn nhiên, tươi mới và góp phần tạo cao trào, lan tỏa năng lượng tích cực khắp không gian.

Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức tết Trung Thu

Lựa chọn MC cho chương trình

MC chính là cầu nối cảm xúc của toàn bộ sự kiện. Với Trung Thu, người dẫn không chỉ cần kỹ năng hoạt náo để khuấy động bầu không khí mà còn phải có khả năng hóa thân vào vai chị Hằng, chú Cuội nhằm tạo sự gần gũi với các em nhỏ. Một MC giỏi sẽ khéo léo nắm bắt tâm lý, dẫn dắt câu chuyện mượt mà, giúp chương trình luôn sinh động và cuốn hút.

Quản lý thời lượng chương trình

Một kế hoạch Trung Thu thường kéo dài từ 60–90 phút là hợp lý. Cần phân bổ thời gian cân đối giữa văn nghệ, trò chơi, rước đèn, phát quà để vừa giữ sự hào hứng, vừa tránh kéo dài gây loãng nội dung.

Đảm bảo an toàn cho trẻ nhỏ

Trong mọi hoạt động, đặc biệt là trò chơi tập thể, cần có đội ngũ hỗ trợ giám sát để đảm bảo an toàn tuyệt đối. Không gian đi lại, khu vực sân khấu và chỗ ngồi của khách mời cũng phải được bố trí hợp lý, tránh chen lấn hoặc vướng mắc thiết bị.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Yếu tố bất ngờ như thời tiết, sự cố âm thanh – ánh sáng hay thay đổi lịch trình có thể ảnh hưởng đến chương trình. Do đó, nên luôn có kịch bản dự phòng, sắp xếp nhân sự kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ để sự kiện diễn ra mượt mà.

Bãi giữ xe

Một lưu ý khi Tết Trung Thu được tổ chức ở ngoài trời thì ban tổ chức cần tìm bãi xe cho khách mời tham dự. Dựa trên số người đăng ký, lập danh sách số lượng xe cần giữ, từ đó ban tổ chức chủ động sắp xếp và tìm kiếm bãi giữ xe gần đó.

Lựa chọn trò chơi phù hợp 

Các trò chơi trong Tết Trung Thu là dịp để giúp các bé tự tin, dễ dàng kết nối với những người bạn cùng trang lứa. Vì thế, trong khâu kế hoạch tổ chức Trung Thu yêu cầu lựa chọn các trò chơi có tính chất lành mạnh, bổ ích… phù hợp với độ tuổi, thể lực và tâm sinh lý của trẻ em.

Quà tặng cho trẻ em 

Nhiều ban tổ chức băn khoăn không biết nên tặng quà gì cho trẻ em nhân dịp Tết Trung Thu. Với các trẻ nhỏ thì quà tặng rất đơn giản, bạn có thể tặng các cháu những hộp bánh, chiếc đèn ông sao, đồ dùng học tập… được gói bắt mắt và cẩn thận.

> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức trung thu trọn gói – Hoàng Phong Event

Đơn vị tổ chức Trung Thu trọn gói Hà Nội

Tết Trung Thu được tổ chức như thế nào? Để kế hoạch tổ chức Trung Thu được diễn ra thành công, từ khâu thời gian thực hiện, số lượng, quy mô, địa điểm, chi phí… đòi hỏi bạn phải có sự tính toán kỹ lưỡng. Đối với những người không chuyên tổ chức sự kiện là một vấn đề gian nải, đôi khi rơi vào tình cảnh, tốn khá nhiều chi phí nhưng độ hiệu quả mang lại không cao.

Thấu hiểu được tình cảnh đó, hiện nay ở Hà Nội có nhiều đơn vị tổ chức Tết Trung Thu từ A-Z trọn gói, trong số đó có Hoàng Phong Event. Không phải ngẫu nhiên mà Hoàng Phong Event lại được khách hàng đánh giá cao trong việc tổ chức sự kiện là nhờ vào các ưu điểm nổi bật như sau:

• Cung cấp ý tưởng độc đáo, có 102, đổi mới tư duy và sáng tạo tạo nên độ thương hiệu cho sự kiện tổ chức Tết Trung Thu cho bé.
• Công tác chuẩn bị, lên kế hoạch tổ chức Trung Thu từ A-Z được chi tiết và cụ thể.
• Đảm bảo đúng tiến độ, deadline cho khách hàng.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn, hiện đại và sắc nét đảm bảo mang tới bầu không khí của sự kiện tính sôi động.
• Chi phí tổ chức Tết Trung Thu cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường.
• Đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm luôn tâm huyết và tận tâm với nghề, sẵn sàng giải quyết các vấn đề, tình huống bất ngờ.
• Thiết kế không gian tổ chức sự kiện, sân khấu, băng rôn, giấy mời khách mời tham dự.
• Cho thuê MC, chị Hằng, chú Cuội, các nhóm nhảy thiếu nhi, nhân vật hoạt hình… theo yêu cầu của khách hàng.
• Cho thuê đội múa Lân Sư Rồng biểu diễn Trung Thu, phá cỗ, rước đèn
• Thủ tục giấy tờ tổ chức sự kiện rõ ràng, đảm bảo theo quy định của Nhà nước.

Mọi thông tin chi tiết khách hàng liên hệ với Hoàng Phong Event qua số hotline 0968 96 04 96 để được báo giá cụ thể về việc tổ chức Tết Trung Thu trọn gói.

Trên đây là các thông tin chia sẻ về kế hoạch tổ chức Trung Thu trọn gói từ A-Z giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Tết Trung Thu không chỉ là niềm vui của thiếu nhi mà là dịp để bậc phụ huynh gần với con, chia sẻ tình cảm và niềm vui. Hy vọng qua bài viết này bạn có được các kiến thức hữu ích trong việc kế hoạch tổ chức Trung Thu cũng như lựa chọn cho mình một đơn vị uy tín, chất lượng với mức giá phải chăng để sự kiện được diễn ra thành công, mỹ mãn.