Lên kế hoạch tổ chức Trung Thu trọn gói đảm bảo chất lượng, chi phí phải chăng

Tết Trung Thu là sự kiện lớn, quan trọng dành cho các em nhỏ. Đây là dịp các em thiếu nhi tham gia đêm hội trăng rằm, với nhiều hoạt động vui chơi vui nhộn bổ ích. Để kế hoạch tổ chức trung thu được diễn ra chu đáo từ A-Z cùng tham khảo bài viết chia sẻ sau đây để có được một ngày Tết đầy ý nghĩa và đáng nhớ.

Kế hoạch tổ chức Trung Thu A-Z

Tết Trung Thu sự kiện diễn ra giữa tháng 8 âm lịch. Để ngày lễ diễn ra chu toàn nhất, bạn cần có kế hoạch tổ chức chu đáo sau đây:

Xác định mục đích tổ chức Tết Trung Thu, đối tượng và số lượng khách mời tham dự 

Mục đích của việc tổ chức Tết Trung Thu là mang đến cho các em nhỏ một đêm hội đáng nhớ, tạo ra một sân chơi bổ ích giúp cho bé tiếp cận được các trò chơi dân gian. Đồng thời thông qua sự kiện Tết Trung Thu còn kết nối tinh thần đoàn kết của các em thiếu nhi. Sau khi xác định được mục đích kế hoạch tổ chức Trung Thu, bước tiếp theo trong bảng kế hoạch là dự kiến số lượng khách mời tham dự là bao nhiêu để từ đó dự trù ngân sách cho buổi lễ.

Lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức Tết Trung Thu 

Sau khi xác định được số lượng khách mời tham gia, bước tiếp theo trong việc lên kế hoạch tổ chức Trung Thu là lựa chọn không gian, địa điểm. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức cần phải yêu cầu hoặc đảm bảo không gian có đủ sức chứa để trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, sắp xếp bàn ghế….

Tết Trung Thu được tổ chức như thế nào? Nếu việc tổ chức Tết Trung Thu ngoài trời thì cũng có phương án dự trù đối phó với thời tiết xấu như mưa, gió… Tuy nhiên không gian ngoài trời lại phù hợp để tổ chức teambuilding, trải nghiệm các trò chơi dân gian một cách trọn vẹn hơn.

Lựa chọn thời gian, dự trù ngân sách tổ chức Tết Trung Thu 

Khi đã xác định được không gian tổ chức Tết Trung Thu, tới khâu lựa chọn thời gian cho sự kiện được diễn ra. Thông thường kế hoạch tổ chức Trung Thu không thể vào đúng ngày 15/8 âm lịch vì thời điểm này giá thành sẽ cao hơn so với ngày thường. Đồng thời, ngày này là dịp để gia đình quây quần bên nhau, cùng nhau thưởng bánh, ngắm trăng… thay vì phải đi chơi, giao lưu.

Xây dựng kịch bản tổ chức Trung Thu 

Trong khâu xây dựng kịch bản kế hoạch tổ chức Trung Thu, cần có các hạng mục như sau:

Thiết kế, in ấn và trang trí sân khấu, thi công backdrop, thiệp mời với các họa tiết mang không khí vui tươi, nhộn nhịp… nên sử dụng hình ảnh các con vật ngộ nghĩnh, đáng yêu với các gam màu tươi sáng, phù hợp với không khí đêm hội.

Trong bản kịch bản của chương trình không thể thiếu các trò chơi như giao lưu văn nghệ, trò chơi dân gian hoặc làm lồng đèn ông sao… phát quà cho trẻ em. Tiếp tục, chuẩn bị quà bánh, mâm ngũ quả, thực đơn ăn uống cho khách mời tham dự Tết Trung Thu.

Kế hoạch thuê thiết bị, nhân sự sự kiện tổ chức trung thu

• Thuê sân khấu, backdrop, âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu (đèn lồng, bóng bay,…): Tùy vào quy mô và chủ đề hướng đến, nhân viên sẽ tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn đúng màu sắc, trang trí sân khấu hoành tráng, ấn tượng nhất.
• Thuê bàn ghế phù hợp cho các bé và khách mời: Bàn ghế được cung cấp bởi dịch vụ tổ chức trung thu trọn gói rất đa dạng về mẫu mã, kích thước, kèm theo váy quây, nơ trang trí góp phần giúp không gian buổi lễ thêm phần rực rỡ, thu hút hơn.
• Thuê thiết bị che mát: Nếu buổi lễ trung thu được tổ chức ngoài trời, khách hàng sẽ được tư vấn thuê thiết bị che mát như ô dù sự kiện, nhà giàn, nhà bạt rút, nhà dù tròn… nhằm đảm bảo các bé và khách mời luôn cảm thấy thoải mái, vui vẻ khi tham dự.
• Thuê thiết bị làm mát: Quạt hơi nước, quạt sự kiện, quạt công nghiệp là những thiết bị không thể thiếu giúp không gian sự kiện luôn thoáng đãng, tạo cảm giác mát mẻ để các bé và khách mời hòa mình vào không khí tưng bừng, hân hoan của buổi lễ.

• Thuê đội múa lân sư rồng trung thu: Những tiết mục văn nghệ lồng ghép vào sự kiện trung thu giúp khuấy động không khí và thu hút sự quan tâm của các em nhỏ. Bên cạnh đó, đội múa lân chuyên nghiệp với 1 người đội đầu lân, chỉ huy những người còn lại hòa theo nhịp trống cũng là biểu tượng đặc sắc trong đêm trung thu, mang đến điềm lành, mong ước những điều tốt đẹp cho mọi người.
• Thuê MC hoạt náo, chị Hằng, chú Cuội: Hình ảnh chị Hằng, chú Cuội được tái hiện một cách chân thực giúp các bé liên tưởng đến những câu chuyện cổ tích và cảm nhận sự chân thật khi được gặp chị Hằng, chú Cuội ngoài đời thực. MC dẫn dắt chương trình được đào tạo bài bản, góp một phần không nhỏ đến không khí vui vẻ và thành công của sự kiện trung thu.
• Chú hề nặn bóng: Tiết mục biểu diễn chú hề nặn bóng trong đêm trung thu không chỉ thu hút sự chú ý của khách mời và các em nhỏ mà còn mang đến màn biểu diễn tinh xảo với sản phẩm tạo ra đẹp mắt, món quà thú vị dành tặng các cháu thiếu nhi.
• Nhóm xiếc – ảo thuật gia: Những màn biểu diễn xiếc – ảo thuật chuyên nghiệp giúp không gian thêm phần huyền bí, tạo sự tò mò và kích thích các bé hòa mình vào sự kiện trung thu đầy ấn tượng.
• Vũ đoàn thiếu nhi: Tiết mục ca hát do các bạn nhỏ thể hiện như càng khuấy động thêm không khí náo nhiệt và giúp buổi lễ diễn ra thành công ngoài mong đợi.

Lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức Trung Thu

Sau khi nắm được kế hoạch, sau đây là một số kế hoạch tổ chức Tết Trung Thu bạn cần lưu ý như sau:

Lựa chọn MC cho chương trình

Người dẫn chương trình cho Tết Trung Thu đòi hỏi phải có khả năng hóa thân thành các nhân vật để giao lưu với các bé. Đồng thời, MC phải có kỹ năng nắm bắt được tâm lý của trẻ, khéo léo dẫn dắt lời nói vào câu chuyện.

Đảm bảo tính an toàn 

Bất cứ tổ chức một sự kiện nào đi chăng nữa, không riêng gì Tết Trung Thu, yêu cầu phải đảm bảo được sự an toàn. Trong tất cả các khâu bố trí trang thiết bị cần phải để ý từng chút một. Đồng thời, bên khâu kế hoạch tổ chức Trung Thu cũng phải có phương án dự bị phòng trường hợp xấu xảy ra.

Bãi giữ xe

Một lưu ý khi Tết Trung Thu được tổ chức ở ngoài trời thì ban tổ chức cần tìm bãi xe cho khách mời tham dự. Dựa trên số người đăng ký, lập danh sách số lượng xe cần giữ, từ đó ban tổ chức chủ động sắp xếp và tìm kiếm bãi giữ xe gần đó.

Lựa chọn trò chơi phù hợp 

Các trò chơi trong Tết Trung Thu là dịp để giúp các bé tự tin, dễ dàng kết nối với những người bạn cùng trang lứa. Vì thế, trong khâu kế hoạch tổ chức Trung Thu yêu cầu lựa chọn các trò chơi có tính chất lành mạnh, bổ ích… phù hợp với độ tuổi, thể lực và tâm sinh lý của trẻ em.

Quà tặng cho trẻ em 

Nhiều ban tổ chức băn khoăn không biết nên tặng quà gì cho trẻ em nhân dịp Tết Trung Thu. Với các trẻ nhỏ thì quà tặng rất đơn giản, bạn có thể tặng các cháu những hộp bánh, chiếc đèn ông sao, đồ dùng học tập… được gói bắt mắt và cẩn thận.

> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức trung thu trọn gói – Hoàng Phong Event

Đơn vị tổ chức Trung Thu trọn gói Hà Nội

Tết Trung Thu được tổ chức như thế nào? Để kế hoạch tổ chức Trung Thu được diễn ra thành công, từ khâu thời gian thực hiện, số lượng, quy mô, địa điểm, chi phí… đòi hỏi bạn phải có sự tính toán kỹ lưỡng. Đối với những người không chuyên tổ chức sự kiện là một vấn đề gian nải, đôi khi rơi vào tình cảnh, tốn khá nhiều chi phí nhưng độ hiệu quả mang lại không cao.

Thấu hiểu được tình cảnh đó, hiện nay ở Hà Nội có nhiều đơn vị tổ chức Tết Trung Thu từ A-Z trọn gói, trong số đó có Hoàng Phong Event. Không phải ngẫu nhiên mà Hoàng Phong Event lại được khách hàng đánh giá cao trong việc tổ chức sự kiện là nhờ vào các ưu điểm nổi bật như sau:

• Cung cấp ý tưởng độc đáo, có 102, đổi mới tư duy và sáng tạo tạo nên độ thương hiệu cho sự kiện tổ chức Tết Trung Thu cho bé.
• Công tác chuẩn bị, lên kế hoạch tổ chức Trung Thu từ A-Z được chi tiết và cụ thể.
• Đảm bảo đúng tiến độ, deadline cho khách hàng.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn, hiện đại và sắc nét đảm bảo mang tới bầu không khí của sự kiện tính sôi động.
• Chi phí tổ chức Tết Trung Thu cạnh tranh, ưu đãi trên thị trường.
• Đội ngũ nhân sự giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm luôn tâm huyết và tận tâm với nghề, sẵn sàng giải quyết các vấn đề, tình huống bất ngờ.
• Thiết kế không gian tổ chức sự kiện, sân khấu, băng rôn, giấy mời khách mời tham dự.
• Cho thuê MC, chị Hằng, chú Cuội, các nhóm nhảy thiếu nhi, nhân vật hoạt hình… theo yêu cầu của khách hàng.
• Cho thuê đội múa Lân Sư Rồng biểu diễn Trung Thu, phá cỗ, rước đèn
• Thủ tục giấy tờ tổ chức sự kiện rõ ràng, đảm bảo theo quy định của Nhà nước.

Mọi thông tin chi tiết khách hàng liên hệ với Hoàng Phong Event qua số hotline 0968 96 04 96 để được báo giá cụ thể về việc tổ chức Tết Trung Thu trọn gói.

Trên đây là các thông tin chia sẻ về kế hoạch tổ chức Trung Thu trọn gói từ A-Z giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Tết Trung Thu không chỉ là niềm vui của thiếu nhi mà là dịp để bậc phụ huynh gần với con, chia sẻ tình cảm và niềm vui. Hy vọng qua bài viết này bạn có được các kiến thức hữu ích trong việc kế hoạch tổ chức Trung Thu cũng như lựa chọn cho mình một đơn vị uy tín, chất lượng với mức giá phải chăng để sự kiện được diễn ra thành công, mỹ mãn.